Гуляева Н.П. СПО. НСПК. Методика архивоведения 4.2. Гуляева наталья павловна содержание
 Скачать 1.06 Mb.
|
|
Методика и практика архивоведения Тема 4.2 Составление внутренней описи дели актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению Лекцию читает преподаватель канд. философ. наук, доцент ГУЛЯЕВА НАТАЛЬЯ ПАВЛОВНА СОДЕРЖАНИЕ 2. АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДЕЛ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ 1. СОСТАВЛЕНИЕ ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДЕЛ 1. Составление внутренней описи дел Внутренняя опись документов дела - документ, необходимый для организации учета документов, а также надлежащего их хранения в архиве организации Внутренняя опись документов дела является учетным документом, который содержит перечень документов дела с указанием - порядковых номеров документов дела, - индексов, - дат, Заголовков, - нумерации листов дела Внутренние описи составляются для упрощения нахождения документов после формирования вделано до переплета В обязательном порядке составляются для личных дел трудовых договоров соглашений судебных дел следственных дел особо ценных дел дел, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых недостаточно раскрывают содержание документа с грифом ограниченного доступа о присуждении ученых степеней и званий Необходимость составления внутренней описи документов по категориям дел определяется инструкцией по делопроизводству Наиболее часто внутренние описи составляются для -приказов по основной деятельности - приказов по личному составу, - лицевых счетов Должна содержать - порядковые номера документов - даты составления регистрации подписи документа - индексы – регистрационные номера документов (если отсутствуют, делается пометка б/н); - заголовки -краткое содержание документа номера листов документов - примечания (особенности физического состояния, изъятие, включение, замена на копии и т.д. со ссылками на соответствующие акты. Внутренняя опись документов дела имеет унифицированную форму и заполняется на отдельном листе К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество документов, включенных в опись, и количество листов внутренней описи Внутренняя опись дела должна быть подписана составителем с обязательной расшифровкой подписи Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи, она приклеивается к внутреннее стороне лицевой обложки дела Внутренние описи представляют собой вариант оглавления в обязательном порядке указываются номера листов, на которых размещены документы краткая форм Иванов В.И. – стр. 24 – 31», расширенное описание Приказ о командировке генерального директора в г. Киев (Украина) для открытия филиала организации – стр. 12». Листы внутренней описи нумеруются отдельно арабскими цифрами ив листе-заверителе дела указываются через знак "+". 2. Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению Объектами процесса уничтожения дел, документов являются – дела с истекшими сроками хранения, находящиеся в структурных подразделениях организации, а также документы с истекшими сроками хранения, в том числе копии документов, изъятые из дел, подлежащих передаче в архив организации – дела временных сроков хранения (свыше 10 лет, сроки хранения которых истекли, сформированные, описанные и учтенные в годовых разделах описей дел, документов в архиве организации. Надела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Выделение дел, документов к уничтожению в делопроизводстве осуществляется работником структурного подразделения одновременно с отбором документов постоянного и временного свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации При выделении дел к уничтожению в делопроизводстве необходимо просмотреть номенклатуры дел более ранних лет для выделения к уничтожению дел за соответствующие годы, хранящихся в делопроизводстве Подготовка акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения в делопроизводстве включает - подготовку в структурных подразделениях предложений к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению - подготовку службой делопроизводства проекта акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению всех структурных подразделений организации - согласование и утверждение акта Акт составляется службой делопроизводства по установленной форме надела всей организации Акт составляется с учетом следующих положений - указываются название и выходные данные перечня документов с указанием сроков хранения на основании, которого документы выделяются к уничтожению - если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения графа 2 акта - заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе (графа 2 акта) с указанием общего количества дел данной группы (графа 6 акта. Особенности составления акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, в делопроизводстве - не содержит в заголовке формулировки архивных документов - не содержит № фонда - графа 4 «№ описи и графа 5 «№ ед. хр. по описи акта не заполняются, нов примечаниях целесообразно указать индекс дела по номенклатуре дел - в итоговой записи цифрами и прописью указывается общее количество единиц хранения, выделенных к уничтожению за определенный период, например 5 (пять) ед. хр. за 2008 - 2012 годы Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно- техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов Утверждение актов о выделении к уничтожению электронных документов осуществляется в порядке, установленном для документов на бумажном носителе Процесс выделения документов с истекшими сроками хранения в архиве проводится работниками архива организации - по результатам экспертизы ценности документов, подлежащих передаче в государственный (муниципальный) архив - в процессе проведения плановых работ по упорядочению дел архивного фонда Работник архива организации формирует таблицу со списком дел для включения в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по подготовке акта о выделении документов к уничтожению проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является Передача документов на уничтожение фиксируется в заключительной части акта, где указывается количество и вес, сдаваемых на уничтожение единиц хранения. При уничтожении электронных документов - в заключительной части акта указывается способ уничтожения физическое уничтожение носителя, стирание (размагничивание) или иной - предусматривается защита от возможности несанкционированного восстановления уничтоженных документов ВЫВОДЫ Внутренняя опись документов дела - документ, необходимый для организации учета документов, а также надлежащего их хранения в архиве организации Внутренняя опись документов дела имеет унифицированную форму и заполняется на отдельном листе Выделение дел, документов к уничтожению в делопроизводстве осуществляется работником структурного подразделения одновременно с отбором документов постоянного и временного свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации ВЫВОДЫ Процесс выделения документов с истекшими сроками хранения в архиве проводится работниками архива организации Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по подготовке акта о выделении документов к уничтожению проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ |