КОНТРОЛЬ. Контроль как функция менеджмента
 Скачать 65.5 Kb.
|
|
Тема: Контроль как функция менеджмента Современные предприятия работают в рыночных условиях, характеризующихся высокой неопределенностью и нестабильностью внешней среды. В таких условиях эффективное управление требует от руководителей выполнения значительного объема плановой и контрольной информации. Главная задача менеджера – разработать эффективную систему контроля. Люди – неотъемлемый элемент контроля. Поэтому при разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание особенности их восприятия и поведения. Часто наблюдается отрицательное отношение к контролю со стороны работников (воспринимается как знак недоверия). Учитывая традиции российского управления, предполагающие активное использование «кнута» и крайне скудную раздачу «пряников» по результатам контроля в большинстве случае подчиненных ожидают наказания со стороны недовольного начальства. Слово "контроль", как и слово "власть", рождает, скорее всего, отрицательные эмоции. Для многих людей контроль означает прежде всего ограничение, принуждение, отсутствие самостоятельности и т.п. - в общем все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности. Вследствие такого устойчивого восприятия контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Контроль – это процесс, в ходе которого руководитель устанавливает, достигнуты ли поставленные цели и что нужно предпринять, если цели не достигнуты. Контроль – процесс, с помощью которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в корректировке. Цель контроля - способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были максимально близки к запланированным. Контроль создает предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития предприятия в целом и его подразделений. Контроль призван обеспечивать стабильность и достижение целей организации. Контроль – количественная и качественная оценка и учет результатов работы. Контроль имеет двойственное значение. С одной стороны, он нацелен на выявление всех факторов, препятствующих достижению целей организации. С другой – на оценку добросовестности исполнителей. Контроль нацелен на своевременное выявление ошибок. Контроль оказывает сильное влияние на поведения людей в организации. Сам факт измерения результативности влияет на поведение людей. Такой тип поведения называется поведением, ориентированным на контроль. Менеджер должен таким образом организовать систему контроля, чтобы исключить «показное» отношение сотрудников к работе и направить их на конечный результат. Руководство начинает осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда была создана организация и сформулированы цели и задачи. Руководитель должен четко представлять себе объект контроля в своей деятельности. Например, объект контроля в процессе производства продукции – количество и качество произведенной продукции, соблюдение технологии, сроки выполнения работ. Директор по персоналу предприятия контролирует вопросы обеспеченности предприятия работниками соответствующей квалификации, вопросы трудовой дисциплины, соблюдение трудового законодательства и т.д. Можно выделить еще и внешние, по отношению к предприятию, субъекты контроля, призванные контролировать различные аспекты деятельности, например, налоговая, пожарная, трудовая инспекция и т.д. Бенчмаркинг – это процесс нахождения и изучения самых лучших из известных методов ведения бизнеса. Реализация бенчмаркинга включает в себя: - установление ключевых сфер совершенствования работы предприятия; - идентификацию и изучение опыта лучших предприятий работающих в аналогичной области; - внедрение новых процессов и систем, обеспечивающих рост производительности и качества. Определение, характеризующее сущность контроля
Необходимость контроля в организации 1 предупреждает о возникновении кризисных ситуаций; 2 помогает вовремя обнаружить и исправить ошибки; 3 выявляет позитивные тенденции и поддерживает сильные стороны организации; 4 уменьшает неопределенность, характерную для изменчивой внешней среды организации. Требования, предъявляемые к контролю
Процесс контроля
- личное наблюдение: менеджер получает «не отфильтрованную» другими информацию и при этом сам является свидетелем текущей работы подчиненных и может объективно оценить их действия на рабочем месте, настроение и отношение к работе. Минусом личного наблюдения является присутствие фактора субъективности менеджера и сотрудники могут интерпретировать открыток наблюдение менеджера как признак недоверия.; - статистические (диспетчерские) отчеты: они являются основой для получения достоверных данных о результатах работы и позволяют строить графики для управленческого анализа. Однако статистика фиксирует только некоторые основные моменты и часто игнорирует другие, не менее важные, но не поддающиеся измерению факторы.; - устные отчеты: менеджер получает информацию в процессе делового общения с подчиненными. Один из главных минусов – отсутствие документирования информации, что затрудняет ее последующее использование; - письменные отчеты: надежно фиксируют информацию в виде документа. Менеджеру предстоит определить, насколько достигнутые результаты соответствуют целям и выяснить причины отклонений и дать им оценку с тем, чтобы в дальнейшем принять конкретные меры и изменить ситуацию.
Виды контроля в менеджменте
- предварительный – его главная задача – проверить готовность организации к началу следующего этапа деятельности (к началу активной работы следующего этапа в развитии организации). Он осуществляется в следующих областях: за материальными ресурсами – определение качественных характеристик сырья, материалов…; за финансовыми ресурсами – разработка сметы (бюджета) на планируемую работу; за человеческими ресурсами – проверка уровня соответствия квалификации, знаний и навыков работников; проверка необходимых условий для осуществления работ, например, технологических инструкций…, проверка учредительных документов…; - текущий – осуществляется непосредственно в ходе проведения работ и осуществляется по промежуточным целям с тем, чтобы можно было успеть скорректировать дальнейшую деятельность. Объектом является деятельность подчиненных. Цель – исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Этот вид контроля возможен, когда в системе управления отлажены каналы обратной связи для своевременного получения информации о результатах работы; - заключительный – осуществляется после того, как работа выполнена. Позволяет: предотвратить поступление брака потребителю; дать руководителю информацию для планирования и организации работ; разработать на перспективу эффективную систему мотивации деятельности работников путем оценки качества выполненной ими работы. По форме осуществления все эти виды контроля идентичны, т.к. имеют одну и ту же цель, которая заключается в том, чтобы фактически получаемые результаты были максимально близки к требуемым, но различаются они только временем осуществления.
- сплошной – предполагает наблюдение всех процессов и результатов деятельности; применяется в условиях высоких требований к уровню качества, когда абсолютно недопустим пропуск дефектов в дальнейшее производство (особенно при единичном производстве) и когда качество продукции не может быть проверено на последующих этапах использования продукта; - выборочный – применяется при проверке соблюдения технологических процессов, прежде всего, при изготовлении крупных партий деталей, в массовом производстве. Суть данного метода: проверке подвергаются особым образом отобранные из партии образцы, а выводы делаются для всей партии продукции.
- пассивный (реактивный) – это контроль по отклонениям от запланированного качества, сроков, результатов и т.д. Фактически – это реагирование системы управления на выявленные отклонения. В случае выявления отклонений контроль усиливается. Такой контроль ориентирует руководителей на внесение изменений, если есть объективные причины; - активный – контроль опережающий, призванный предупредить нежелательные последствия. Результаты контроля в менеджменте - положительные (результаты превышают плановые показатели) – необходимо вкладывать средства в развитие производства, поддерживать достигнутые результаты работников посредством разработки эффективной системы мотивации; - отрицательные (результаты ниже плановых показателей) -выявленные факторы позволяет определить направление мер по улучшению сложившейся ситуации (субъективных и объективных причин) - нейтральные - организация функционирует в соответствии с планом и никаких корректировочных действий не требуется. Это не означает прекращение процесса контроля, т.к. баланс между фактическими и запланированными результатами может быть нарушен в любой момент времени. Факторы повышения эффективности контроля
Традиционный и децентрализованный контроль Действующая на предприятии система контроля фактически отражает точку зрения руководства на организацию работы в системе организации. Традиционный (бюрократический) контроль – использует действующую на предприятии иерархию власти (контроль над подчиненными со стороны определенных должностных лиц), систему правил и другие официальные механизмы воздействия на поведение сотрудников. Этот контроль реализуется через административную систему предприятия. Если мастера участков на производстве тратят свое время на жесткий контроль подчиненных, прикрикивая и «нажимая» на них с тем, чтобы они «работали хорошо» или выполняли запланированную норму, это прямо свидетельствует о низких стандартах качества на данном участке производства. Для этого необходимо создать такую среду, в которой люди будут действительно заинтересованы в своей работе, а менеджеры помогут ее хорошо выполнять. В структуре промышленного предприятия создается отдел контроля качества. Децентрализованный контроль – строится на принципиально иной основе, чем бюрократический и возможен там, где работники пользуются доверием руководства предприятия. Руководство полагает, что исполнители осознанно желают выполнять возложенные на ни требования. Контроллинг Контроллинг – это внутрифирменная система интегрированного обеспечения планирования и контроля. Основная задача контроллинга – направить систему управления предприятием на достижение поставленных целей. Составные части контроллинга:
|