ДиД 63 вопроса. ДИД 63 ВОПРОСА. Контрольные вопросы Какую роль играют документы в жизни человека и общества
 Скачать 47.14 Kb.
|
|
Контрольные вопросы Какую роль играют документы в жизни человека и общества? Документ играет важную роль в нашей жизни. В нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак. Еще большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и отражая в законах порядок организации и управления государством, правила поведения людей, порядок их взаимоотношений, принятую мораль. В чем состоит жизненный цикл документа? Все документы проходят через пять основных этапов жизненного цикла: 1) документы создаются; 2) они рецензируются и исправляются: 3) формально или неформально утверждаются; 4) распространяются или публикуются для более широкой аудитории; 5) они выполняют свою основную функцию и попадают в архив; 6) при необходимости извлекаются из архива, а затем снова архивируются 3. Дайте основные понятия по теме? 1 делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. 2 документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами. 3 управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации. 4 архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. 5 служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации. 6 архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов. 7 документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 8 официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке. 9 архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства. 10 электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме. 11 документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе. 12 носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации. 13 автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ. 14 юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера. 15 юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия. 4.Что является объектом, предметом документоведения? Объектом документоведения как является комплексное изучение документа как системного объекта, специально созданного для хранения и распространения информации в пространстве и времени. Предметом документоведения является создание научного знания о документе в единстве его информационной и материальной составляющих Совместно с какими гуманитарными науками решает свои задачи документоведение? Документоведение связано с исторической наукой. Также есть связь документоведения с экономическими науками. Еще социальная информатика, вычислительная техника и программирование, информационная безопасность и защита информации и другие. Совместно с ними документоведение получило возможность эффективно решать на современном уровне теоретические и прикладные задачи, связанные с производством, передачей, поиском, хранением документированной информации. Какие названия могут быть у службы ДОУ? Имеет название: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия. Какая структура службы ДОУ возможна? Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями: - секретариат; - экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.); - подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов; - подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов; - подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан; - подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро); - отдел совершенствования делопроизводства; - копировально-множительное бюро; - протокольная группа; - редакционная группа; - приемная; - архив. Какие нормативные акты регламентируют организацию и функции службы ДОУ? Положение о службе ДОУ - это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ. Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу. Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами. Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает, и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи. Должностная инструкция - это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций. В каком нормативном акте содержится Типовое положение о службе ДОУ "Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации" (утв. Роскомархивом 06.07.1992) (Зарегистрировано в Минюсте РФ 05.08.1993 N 321) (Документ утратил силу) Что понимается под документационным (информационным) Менеджментом? В работах и под документационным менеджментом понимается система управления документацией предприятия и персоналом (в том числе в составе соответствующих структурных подразделений), несущих ответственность за работу с документами. Какие проблемы организации службы документационного обеспечения существуют на современном этапе? Проблема ДОУ в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами: Существует явное освоение темпов научно-технического от темпов нарастание потоков информации и информации управленческой в частности. Способы и методы обработки документов, имеющийся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя распорядительных и иных деловых остаются весьма далёкими от совершенство. Каким документом регламентируется деятельность службы ДОУ? Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации. • Положение о службе ДОУ • Должностная инструкция • Инструкция по делопроизводству • Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Альбом форм документов организации. Каков должностной и численный состав службы делопроизводства? Должностной и численный состав службы ДОУ включает три категории работников: 1) руководители; 2) специалисты; 3) технические исполнители. Наименования должностей и квалификационные требования к работникам установлены Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих. К категории руководителей относятся должности: 1) управляющий делами; 2) заведующий канцелярией; 3) заведующий общим отделом; В категорию специалистов отнесены должности: 1) документовед; 2) помощник руководителя; 3) инспектор по контролю за исполнением поручений; Технические исполнители составляют следующую категорию служащих: 1) экспедитор; 2) делопроизводитель; 3) стенографистка; Какова структура законодательной и нормативно–методической базы делопроизводства? Нормативно–методическая база ДОУ включает:—правовые акты, издаваемые высшими органами государственной власти и управления;—правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: министерствами, комитетами, ведомствами;—правовые акты, издаваемые органами законодательной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации;—правовые акты по ДОУ, издаваемые в организациях. В каких направлениях развивается правовая регламентация делопроизводительных процессов в Российской Федерации? В РФ регламентация документирования и порядка работы с документами развивается, прежде всего, в направлении законодательного регулирования. Законодательное регулирование организации делопроизводства на современном этапе осуществляется путем издания федеральных законодательных актов, включающих комплекс правовых положений, требований и методов, в совокупности устанавливающих нормы создания, обработки и хранения документов. К ним относят: 1) указы Президента РФ и постановления Правительства РФ; 2) законодательные акты Российской Федерации. Какой статус носят национальные стандарты? Национальный стандарт- ГОСТ. Применение стандартов повышает качество оформление документов. Статьей 12 ФЗ от 27 декабря 2002 г. №184-ФЗ «О техническом регулировании» установлен принцип добровольности стандартизации, в соответствии с которым национальные стандарты носят рекомендательный характер. – Какие требования к использованию гербовой символики на бланках органов власти предъявляют законодательные акты? Федеральный конституционный закон Российской Федерации от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». На бланках разрешено использовать Государственный герб как в многоцветном, так и в одноцветном варианте (с геральдическим щитом и без него). Воспроизведение государственного символа обязательно на документах, удостоверяющих личность гражданина РФ, и иных документах государственного образца. Также помещается на печатях государственного органа. –.Какие правовые условия использования электронной цифровой подписи устанавливает Федеральный закон Российской? Федерации от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»? Следующие основные понятия: -электронный документ; -электронно-цифровая подпись; -владелец сертификата ключа подписи. Также закон определяет: -статус удостоверяющих центов; -особенности использования электронно-цифровой подписи –. Какие законодательные акты содержат нормы использования государственного языка в официальных документах? Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках -русском и национальным. Каким законодательным актом устанавливаются правовые основы в области стандартизации? Правовые основы стандартизации в РФ устанавливает ФЗ РФ: 1) «Об обязательном экземпляре документов»; 2) «О техническом регулировании»; 3) «О стандартизации»; 4) «О государственной тайне»; Перечислите законодательные и нормативные акты, регламентирующие порядок работы с документами ограниченного доступа? Документированная информация в соответствии с ФЗ от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации№ подразделяется на: Общедоступную информацию; Информацию, доступ к которой ограничивается. В данном разделе охарактеризованы два вида документированной информации, ограниченного доступа: информация, отнесенная к государственной тайне; информация конфиденциальная. Как законодательством регулируются отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации? Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле» регулирует отношение в сфере организации хранения, комплектования, учета и Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношение в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства. Какие типовые регламенты, регулирующие делопроизводство федеральных органов исполнительной власти, вступили в силу в 2005 г? На основе правил федеральный орган исполнительной власти разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Росархивом. С принятием правил Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 №536, утратила силу (приказ Минкультуры России от 11.05.2010 №260). Какие единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами устанавливает ГСДОУ?- Приведите примеры государственных стандартов, действующих в области делопроизводства ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» Какой нормативный акт устанавливает сроки хранения? Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения утвержден Росархивом 6 октября 2000 г. Данный нормативный акт используется: При составлении номенклатуры дел организации; Для определения сроков хранения; Для проведения экспертизы ценности документов и других операций. Какими нормативно–методическими документами регламентируется деятельность службы ДОУ? Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя следующее: законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации; указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства; нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения; технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; унифицированные системы документации; – нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий. Какие аспекты делопроизводства регулируют правило делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и Методические рекомендации по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти? Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти разработаны в соответствии с пунктом 4 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации от 22 июня 2009 г. № 25, ст. 3060) в целях оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания, и применяются федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами. Какие ведомства принимали участие в разработке нормативно-правовых актов по делопроизводству? Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 01.05.2019) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" Каким федеральным законом закреплена обязательность документирования информации? При разработке Методических рекомендаций учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела: Федеральный закон от 14 июня 1994 г. № 5-ФЗ "О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания" (с изм. от 22 октября 1999 г.). (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 8, ст. 801). Федеральный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (с изм. от 09.07.2002, 30.06.2003) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52 (часть I), ст. 5021). Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (с изм. от 8 ноября 2007 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 2, ст. 127). Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изм. от 4 декабря 2006 г., 1 декабря 2007 г., 13 мая 2008 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169). Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060). Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (часть I), ст. 3448). Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (1 ч.), ст. 3451). Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (вступает в силу с 1 января 2010 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст. 776). Указ Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. № 638 "О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 19, ст. 2257). Указ Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 г. № 763 "О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти" (с изм. от 16 мая 1997 г., 13 августа 1998 г., 28 июня 2005 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 22, ст. 2663). Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с изм. от 23 сентября 2005 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 10, ст. 1127). Постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 "Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (с изм. от 8 августа 2003 г., 4 августа 2006 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 29, ст. 3035). Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (с изм. от 8 июня 2001 г., 14 декабря 2006 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123). Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (с изм. от 11 декабря 1997 г., 6 ноября 1998 г., 11 февраля 1999 г., 30 сентября 2002 г., 7 июля 2006 г., 29 декабря 2008 г., 17 марта 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895). Постановление Правительства Российской Федерации от 01 июня 2004 г. № 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 23, ст. 2313). Постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 "О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (с изм. от 11 ноября 2005 г., 15 октября 2007 г., 21 февраля, 28 марта 2008 г., 10 марта, 15 июня 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4 ст. 305). Постановление Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 "О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" (с изм. от 15 октября 2007 г., 21 февраля, 28 марта, 7 ноября 2008 г., 17 марта, 30 апреля, 15 июня 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233). Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации от 22 июня 2009 г. № 25, ст. 3060). Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614). В каком ведомственном нормативе закреплены требования к составлению номенклатуры дел, формированию и оформлению дел? "ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ" (утв. ПРИКАЗОМ Главархива СССР от 05.09.85 N 263) Что является объектами кодирования в общероссийских классификаторах ТЭСИ? Применение единых кодов и наименований классификационных группировок ОК ТЭСИ, представляющих собой подмножества объектов классификации, является обязательным в межведомственных унифицированных формах управленческой документации. Какие отличительные характеристики можно дать понятию ДОУ? документационного обеспечения имеет следующую характеристику: — наличие специализированных служб документационного обеспечения для ведения регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов; — осуществление централизованного контроля за всем комплексом работы с документами в пределах организации; — вертикальный характер движения документов (руководитель, исполнитель, руководитель) внутри организации; — преимущественная ориентация на работу с документами на бумажных носителях; в журналах и (или) картотеках регистрируются сведения об их перемещениях, поручениях руководителей, контрольных сроках исполнения, отчетах и т.д.; — единые и детально регламентированные правила работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности, вплоть до правил заполнения регистрационных журналов и картотек. Какова структура законодательной, нормативно-методической базы делопроизводства? Функция закона-обусловленные социальным назначением права направления правового воздействия на общественные отношения. Функция постановление-"Положением о федеральной государственной информационной системе "Федеральный реестр государственных и муниципальных услуг, а правилами ведения федеральной государственной информационной системы "Федеральный реестр государственных и муниципальных услуг", "Положением о федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг", "Требованиями к региональным порталам государственных и муниципальных услуг". Функция штатного расписание дает право на укомплектование предприятия и его структурных подразделений работниками. Штатное расписание имеет большое значение, поскольку с его помощью происходит обоснование расходования денежных средств, предназначенных для выплаты заработной платы. Зачем необходима классификация документов? Классификация документов необходимо для того, чтобы выработать определенные принципы составления и оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков. Какие подфункции информационной функции можно дать? Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам Информацию, содержащуюся в документах, можно подразделить на: ретроспективную (относящуюся к прошлому); оперативную (текущую); перспективную (относящуюся к будущему). Дайте понятие «функция документа». Под функцией документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления. В чем заключается социальная природа и информационная сущность документа? Социальная природа документа- передача информации охватывает все уровни социальной системы и различных её подсистем. Она может быть интерактивной, т.е. вестись в диалоговом режиме; может осуществляться в каком-либо одном направлении: сверху - вниз или снизу - вверх. Соответственно возникают и различные категории документов: двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.); Информационная сущность документа - документ создается для хранения и передачи социальной информации во времени и/или пространстве. Именно документ организует, систематизирует информацию, дает ее в фиксированном виде. В любом документе она подается в определенном порядке, обобщении, взаимосвязи различных данных. Назовите функции документа — оперативные и постоянно действующие. Функции оперативного характера, время действия которых ограничено: управленческая; правовая; учета; Функции постоянно действующие: информационная; социальная; исторического источника. В каких документах доминирует политическая функция? Политическую функцию как и правовую могут выполнять документы, специально созданные в политических целях, и приобретающие ее на время. Существуют документы, которые одновременно являются правовыми нормами и выполняют политическую функцию. Существуют политические документы, которые не являются правовыми нормами, не содержат прямых указаний, но способны воздействовать на сознание людей и побуждать их к принятию тех или иных решений и совершению тех или иных действий. Приведите точки зрения специалистов на классификацию функций документа. Что такое «информационная емкость документа»? Информационную емкость (или информационный потенциал), т. е. количество и качество информации. Информационная емкость характеризуется показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ. Почему документы полифункциональны (многофункциональны)? Документ полифункционален (многофункционален), т. е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Существуют два подхода к определению функций документа. Первый подход: основной функцией является информационная, остальные — подфункции. Второй подход: выделяются функции общие и специальные. Общие — это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные — управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета Как связаны понятия «документ» и «информация»? Какое значение имеют информация и документы в жизни человека и общества? Информация — сведения, независимо от формы их представления, воспринимаемые человеком или специальными устройствами Документ - это материальный объект с ИНФОРМАЦИЕЙ, закрепленной человеком для ее передачи во времени и пространстве". Информация выступает главной составляющей документа. Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д. Наличие или отсутствие какого-либо документа может изменить всю жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и отражая в законах порядок организации и управления государством, правила поведения людей, порядок их взаимоотношений. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности человека. Какое определение понятий «документ» и «документированная информация» дано в Федеральном законе Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», в ГОСТ Р 51141–98 и других нормативных актах? Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения, возникающие при: осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации. Закон дал определение ключевых понятий: информация; информационные технологии; документированная информация; электронное сообщение и др. Как развивалось понятие «документ»? В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появились термины «деловая бумага», «служебный документ», «акт» усилилось значение документа в управлении. Выделились «счетные документы», «исторические документы». Под документом понимался только письменный источник информации. Эволюция понятия «документ», которое дает документоведение: документ — материальный объект; документ — носитель информации; документ — документированная информация. Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении документа с материальной составляющей на информационную. Официальное толкование данного термина дает ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Какие способы документирования можете назвать? Различают следующие способы документирования в зависимости от того, какое средство документирования используется: 1. Текстовое документирование. 2. Техническое документирование. 3. Фотокиновидеодокументирование. Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Кинодокумент — изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. 4. Документы на машинных носителях. Электронное документирование. 55.Какие новые носители информации вы знаете? Я знаю такие носители информации, как: •флешк-карта, карта памяти, мини (макро) SD; •CD-диск, DVD-диск, дискета •жесткий диск, винчестер, кассета; •книга, учебник, журнал; •газета, тетрадь, пластинки; •бумага, лист, дерево. 56.Что влияет на приобретение документом юридической силы? Не менее важное влияние на приобретение документами юридической силы оказывает соблюдение ответственными лицами требований к форме документа, к его отдельным элементам (реквизитам). 57.В каком законе дано определение «электронный документ»? Президент РФ подписал Федеральный закон от 29 июля 2010 г. № 227-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг". Документ устанавливает единую терминологию в отношении электронного документооборота как в сфере связи и телекоммуникаций, так и в сфере госуслуг. В частности, теперь в российском законодательстве дано определение термина "электронный документ". Это документированная информация, представленная в электронном виде, т.е. пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по информационно телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. 58.В каком стандарте содержится понятие «копия»? Копия документа – это “документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Виды копий: Отпуск – это копия, которая остаётся в учреждении взамен исходящего оригинала;. Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Выписка – копия части документа; Копия с копии – создаётся в тех случаях, когда отсутствует оригинал, подлинник. По способу воспроизведения копии могут быть: ручные - получаются при переписке оригинала от руки или при перепечатке на пишущей машинке; автоматические – представляют собой точное воспроизведение документа средствами фотографии, печати, репрографии. По степени точности, близости к оригиналу копии могут быть: Графически тождественные (факсимильные) – фотографические, гектографические, стеклографические, ксерокопии и т.п., в т.ч. с изменяемым масштабом изображения; Частично тождественные – обычно изготовленные под копирку вместе с оригиналом. На копии не воспроизводятся типографские элементы бланка документа; Графически не тождественные копии – копии, снятые от руки, машинописным или типографским способом; Рисованные копии – максимально воспроизводящие внешний вид (почерк, размещение, удостоверительные надписи) оригинала. 59. Что является средствами документирования? Средство документирования- это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа (ручные, механизированные и автоматизированные приспособления). Исторически первым способом документирования был начертательный способ закрепления и передачи информации– начертательное письмо, т.е. письмо с использованием графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации и передачи звуковой информации. Этапы развития начертательного письма: - пиктографическое - это фиксация и передача информации с помощью рисунков. - идеографическое (логографическое) - информация фиксируется дословно, графические знаки имеют устойчивые, строго определенные начертания и передают отдельные слова. Высшим этапом - иероглифическое письмо (Египет, Двуречье), в настоящее время музыкальные знаки, денежные символы и др. - слоговое (силлабическое) - каждый графический знак обозначает слог. - буквенно-звуковое (алфавитное, фонемографическое) - каждый графический знак обозначает, как правило, отдельный звук – фонему, поэтому его нередко называют фонемографическим. 60. Какие отрасли науки дают понятие «документ»? Документ — столь универсальное средство фиксации социального опыта, что без него немыслима никакая человеческая деятельность. Множество документов функционируют во всех отраслях науки, искусства, образования, промышленного и сельскохозяйственного производства. Они транслируют информацию, накапливают, хранят и передают последующим поколениям. 61. Дайте определение «подлинность документа». Подлинный документ— это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём, подтверждают достоверность его происхождения- Подлинник официального документа— первый или единичный экземпляр официального документа. Нередко параллельно с термином «подлинник» используется термин «оригинал» Оригинал — уникальный документ, но бывают и так называемые «умноженные оригиналы», т. е. оригиналы, составленные в нескольких экземплярах. Вместе с появлением документов возникла потребность повторять текст, в результате чего стали создаваться копии. В настоящее время под копией понимается «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы»"1. Оригинальность и подлинность документа Традиционное делопроизводство обычно имеет дело с официальными документами. 63. Как влияют информационные технологии на развитие понятия «документ»? Электронные документы имеют не традиционную физическую и логическую структуру. Логическая структура электронных документов определяет смысловые взаимосвязи в различных формах: текст, таблицы, графики, мультимедиа записи и т. п. Физическая структура электронных документов изменчива, и имеет тенденцию устаревать (изменяться), что приводит к утрате доступа к документам. |