Лабораторная работа 1 по дисциплине Информационные технологии для автоматизации документооборота Маршрутизация документопотоков
 Скачать 69.5 Kb.
|
|
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО СВЯЗИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «ПОВОЛЖИСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ТЕЛЕКОММУНИКАЦИЙ И ИНФОРМАТИКИ» Факультет информационных систем технологий Кафедра Информационные системы и технологии Лабораторная работа № 1 по дисциплине «Информационные технологии для автоматизации документооборота» Маршрутизация документопотоков Выполнил студент группы ИСТ-96 ФИО Проверил: к.п.н., доцент Секлетова Н.Н. Самара 2022 Введение Обеспечивает доставку документов в рамках бизнес-процедур в организации. Собственно, от этой функциональности и пошел термин «электронный документооборот». Маршруты документов могут быть гибкими и жесткими. В случае гибкой маршрутизации следующий получатель документа определяется сотрудником, в ведении которого документ находится в данный момент. В случае жесткой маршрутизации путь прохождения документов определяется заранее на основе некоторой логики. В реальной жизни применяется «смесь» из этих двух подходов: для одних документов и структур в организации уместнее жесткая маршрутизация, для других гибкая. Функция маршрутизации присутствует не во всех СЭД. Обычно, чтобы не путаться, системы без средств маршрутизации называют электронными архивами. Контроль исполнения является неотъемлемой частью маршрутизации. Если у документа "появились ноги", то нужен контроль того, куда он идет и где сейчас находится. Фактически, маршрут определяется в терминах пути прохождения и временных интервалов на исполнение документа каждым из участников процесса прохождения. Под исполнением документа подразумевается выполнение действия, связанного с документом, каждым из участников в рамках его должностных полномочий. При организации систем документооборота одной из основных составляющих являются системы маршрутизации и контроля исполнения, которые оперируют документами, хранящимися в архиве. При построении систем маршрутизации могут применяться два основных подхода. При документо-ориентированном подходе документ является основным объектом системы и маршрутизируется именно он, а все остальные параметры маршрутизации ассоциированы именно с документом. Второй подход носит название работо-ориентированный и его основным объектом является работа. К работе может быть прикреплен самый разнообразный список объектов, в том числе документы. Естественно, работа может существовать и без документов. Второй подход является более общим. Типы систем маршрутизации Свободная маршрутизация. Выделяется два основных типов маршрутов документов. Последовательная маршрутизация – документ последовательно проходит одного исполнителя за другим. Передача документа от одного пользователя к другому может происходить по истечении контрольного времени либо после завершения работы одним из них Рис. 1.  Рис. 1 - Маршрут Параллельная маршрутизация – документ одновременно поступает всем исполнителям, а завершение маршрута происходит, когда один либо все пользователи завершат работу с документом. Системы электронной почты. Минимальной достаточной системой, обеспечивающей маршрутизацию документов является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов (маршрутизация отличается от распространения или рассылки тем, что маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута, например к инициатору, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля факта возврата). С помощью дополнительных приложений система электронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов. Свободная маршрутизация документов с контролем исполнения. Под контролем исполнения понимается следующая функциональность. Контроль доставки документа – отправителю выдается информация о том, что его документ получен исполнителем. Контроль прочтения документа – отправителю выдается информация о том, что с его документом ознакомились сотрудники, для которых это задание было предназначено. Контроль выполнения – отправителю выдается информация о том, что документ исполнен. Мониторинг документа – отправитель всегда может посмотреть, кто и что сейчас делает с его документом. Извещение о нарушении сроков исполнения – система документооборота может известить отправителя о том, что посланный им документ просрочен конкретным сотрудником [1]. Маршрутизация документов по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения (жесткая маршрутизация). Маршруты могут быть более сложными, чем простые последовательные или параллельные: - комбинированные из последовательных и параллельных элементов; - условные, с переходами в зависимости от состояния тех или иных переменных маршрутов. Для создания таких маршрутов используется специализированный графический редактор. Инициатор вызывает созданный и именованный маршрут и прикрепляет к нему документы – инициирует его. Система маршрутизации должна быть интегрирована с архивной системой, и реальные приложения для работы с документами не могут быть основаны только на файловой системе. Любой процесс маршрутизации документов – это движение одного документа, а не множества его копий, как это происходит в системах электронной почты. Посылать один документ необходимо в основном для поддержания его целостности – в процессе маршрутизации многие пользователи могут вносить изменения в документ. Кроме этого, целесообразна интеграция системы маршрутизации с архивной системой по следующим параметрам: - по списку пользователей и системе безопасности. Это означает, что адресаты должны обладать соответствующим набором прав для работы с документом; - интеграция с операцией опубликования документа. Задача состоит в том, что после окончания маршрута документ, ассоциированный с маршрутом, приобретает статус опубликованного документа. Примером такого маршрута является процесс утверждения документа [2]. Вывод Грамотно построенный маршрут прохождения документов обеспечит надежную и слаженную систему. Настроить маршрут не так сложно, достаточно выявить ответственные лица и настроить маршрут в самой системе где будет осуществляться отслеживание системы. За помощью построения и реализации маршрута электронного документооборота обращают с каждым годом все больше организаций. Начиная от крупных корпораций, заканчивая гос. учреждениями [3]. Грамотный маршрут позволит отследить все шаги документа, что повысит эффективность и надежность системы СЭДО в организации. Делаем вывод, что уметь строить маршруты и понимать важность данного процесса необходимо. Список источников 1. Лэммл, Т., Одом, Ш., Уоллес К. - CCNP: Маршрутизация. Учебное руководство. [Текст] / Т. Лэммл, Ш. Одом, К. Уоллес - Лори, 2018. – 444 с. 2. Уэнделл, Одом. - Официальное руководство Cisco по подготовке к сертификационным экзаменам. Учебное руководство. [Текст] / О.Уэнделл - Вильямс, 2018. – 1008 с. 3. Система автоматизации документооборота на примере «Lotus Notes» [Электронный ресурс]: Allbest, 2019. – Режим доступа: https://otherreferats.allbest.ru/ , свободный. – Загл. с экрана Вопросы для самоконтроля: Назовите 3 потока документации. Ответ: Входящие; исходящие; внутренние. Что делают, чтобы достичь прямоточности? Ответ: Чтобы достичь прямоточности, строят схемы документооборота, маршрутные и технологические карты. Что показывает ритмичность? Ответ: Ритмичность показывает равномерность движения документопотоков, выбор оптимального ритма движения. Для чего служит параллельность? Ответ: Для сокращения времени прохождения документации, ускорения документооборота и исполнения документа. Что означает термин «Пропорциональность»? Ответ: Равномерная загрузка каналов движения документов. Тест Входящие документы…. создаются в учреждении и в нем же проходят все этапы существования поступают в учреждение извне: от клиентов, контрагентов, контролирующих органов, общественных организаций, органов местного самоуправления направляются из учреждения в любое другое учреждение, организацию Исходящие документы…. создаются в учреждении и в нем же проходят все этапы существования поступают в учреждение извне: от клиентов, контрагентов, контролирующих органов, общественных организаций, органов местного самоуправления направляются из учреждения в любое другое учреждение, организацию Внутренние документы…. создаются в учреждении и в нем же проходят все этапы существования поступают в учреждение извне: от клиентов, контрагентов, контролирующих органов, общественных организаций, органов местного самоуправления направляются из учреждения в любое другое учреждение, организацию Соотнесите принципы организации документооборота
1-С, 2-D, 3-B, 4-E, 5-А. Какого этапа технологической цепочки обработки документации не существуют? регистрация направление на исполнение пополнение документа контроль исполнения исполнение |