Лекция 8. Лекция средства административноуправленческой связи система передачи информации. Показатели системы передачи информации. Системы управления электронными документами
 Скачать 22.78 Kb.
|
|
Лекция 8. СРЕДСТВА АДМИНИСТРАТИВНО-УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ СВЯЗИ Система передачи информации. Показатели системы передачи информации. Системы управления электронными документами. Компьютерные системы административно-управленческой связи. В системах административного управления информация передается как путем переноски (перевозки) информационных документов курьером (или по почте), так и с использованием систем автоматизированной передачи информации по каналам связи. Ручная и механическая перевозка документов - весьма распространенный способ передачи информации в учреждениях. Этот способ при минимальных капитальных затратах полностью обеспечивает достоверность передачи информации, предварительно зафиксированной на документах и проконтролированной непосредственно в пунктах ее регистрации Оперативность (скорость) передачи очень низкая и может удовлетворить лишь очень непритязательного пользователя. Для оперативной передачи информации используют системы автоматизированной передачи информации - системы административно-управленческой связи. Совокупность всех средств, служащих для передачи информации, будем называть системой передачи информации (СП). Источник и потребитель информации являются абонентами системы передачи. Лицентами могут быть ЭВМ, системы хранения информации, различного рода датчики и исполнительные устройства, а также люди. В составе структуры СП можно выделить: кану передачи (канал связи), передатчик информации, приемник информации. Передатчик служит для преобразования поступающего от абонента сообщения в сигнал, передаваемый по каналу связи; приемник - для обратного преобразования сигнала в сообщение, поступающее абоненту. В идеальном случае при передаче должно быть однозначное соответствие между передаваемым и получаемым сообщениями. Однако под действием помех, возникающих в канале связи, в приемнике и передатчике, это соответствие может быть нарушено, и тогда говорят о недостоверной передаче информации. Основными качественными показателями системы передачи информации являются: пропускная способность, достоверность, надежность работы. Пропускная способность системы передачи информации - наибольшее теоретически достижимое количество информации, которое может быть передано по системе за единицу времени. Пропускная способность системы обусловливается скоростью преобразования информации в передатчике и приемнике и допустимой скоростью передачи информации по каналу связи, определяемой физическими свойствами канала связи и сигнала, Достоверность передачи информации - передача информации без ее искажения. Надежность канала связи - полное и правильное выполнение системой всех своих функций. Скорость передачи дискретной информации по каналу связи измеряется в бодах. Один бод - это такая скорость, когда передается один бит в секунду (1 бод = 1 бит/с; 1 Кбод = 103 бет/с; 1Мбод=106 бит/с). Каналы связи Каналы связи (КС) являются общим звеном любой системы передачи информации. По физической природе каналы связи делятся следующим образом: - механические - используются для передачи материальных носителей информации; - акустические -передают звуковой сигнал; - оптические - передают световой сигнал; - электрические - передают электрический сигнал. Электрические каналы связи могут быть проводные и беспроводные (или радиоканалы). По форме представления передаваемой информации каналы связи делятся на аналоговые и дискретные. По аналоговым каналам передается информация, представленная в непрерывной форме, т.е. в виде непрерывного ряда значений какой-либо физической величины. По дискретным каналам передается информация, представленная в виде дискретных (цифровых, импульсных) сигналов той или иной физической природы. В системах административно-управленческой связи чаще всего используются электрические проводные каналы связи. По пропускной способности их можно классифицировать на виды: - низкоскоростные, скорость передачи информации в которых от 50 до 200 бод; это дискретные (телеграфные) каналы связи, как коммутируемые (абонентский телеграф), так и некоммутируемые; - среднескоростные, использующие аналоговые (телефонные) линии связи; скорость передачи в них от 300 до 9600 бод, а в новых стандартах МККТТ до 33600 бод (стандарт V.34 бис); - высокоскоростные (широкополосные), обеспечивающие скорость передачи информации выше 36000 бод; по этим каналам связи можно передавать и дискретную, и аналоговую информацию. Физической средой передачи информации в низкоскоростных и среднескоростных. К обычно являются группы либо параллельных проводов, либо скрученных проводов, называемых витая пара (скручивание проводов уменьшает влияние внешних помех). В широкополосных КС используются коаксиальные кабели, оптоволоконные кабели радиоволноводы. К широкополосным относятся и беспроводные радиоканалы связи. Возможности широкополосных каналов связи огромны. Например, по одному каналу-радиволноводу для миллиметровых волн можно одновременно организовать несколько тысяч телефонных каналов, несколько тысяч видеотелефонных и около тысячи телевизионных, при этом скорость передачи может составлять несколько миллионов бод. Не меньше возможности и у волоконно-оптических каналов. Телефонные каналы связи являются наиболее разветвленными и широко используемыми. По телефонным КС осуществляется передача звуковых (тональных) и факсимильных сообщений, они являются основой построения информационно-справочных систем, систем электронной почты и вычислительных сетей (в том числе таких глобальных, как Internet, FidoNet, UseNet, Relcom). КОМПЬЮТЕРНЫЕ СИСТЕМЫ В ОРГТЕХНИКЕ 1. СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ Система управления электронными документами - это набор устройств и программ, позволяющих эффективно организовывать процедуры создания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов. Создание электронных документов. Создание простых текстовых документов может выполняться на пишущих машинках различного вида с последующим вводом текста с бумажного документа в ПК с помощью сканера. Но, безусловно, эффективнее даже простые документы создавать непосредственно на ПК с использованием широкого арсенала программных средств, обеспечивающих удобный и высокоэффективный сервис. Тем более этот сервис важен при создании сложных высокохудожественных документов, предназначенных для последующего тиражирования. Составление таких сложных документов требует исполнения процедур набора текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати. Часто непосредственными источниками материалов для документов служат системы сканирования изображений, факсы, электронная почта, электронные таблицы, графики, чертежи и т.п. Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить на ПК, оснащенной сканером и набором проблемно-ориентированных ППП, в первую очередь программ текстового редактирования или настольной издательской системы. Сканер может использоваться для ввода в документ отдельно подготовленных фрагментов: рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и др. Пример 7.23. В системах управления электронными документами можно использовать; текстовые редакторы: Лексикон, Muiti Edit, Word Perfect, Word 7.0; художественные редакторы: Page Maker, Water Mark Professional; издательские системы; Ventura Publisher, Corel Draw, Frame Maker; редакторы изображений, получаемых от сканеров: Water Mark Professional, Photo Styler, Photo Shop, и многие другие программные продукты. Хранение электронных документов. Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти ЭВМ, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним. Хранилищем специальным образом организованной информации, в том числе и электронных документов, во внешней памяти ЭВМ являются базы данных. Манипулирование электронными документами. Основными функциями этой подсистемы являются: организация работы с электронными документами, контроль исполнения документов, их электронное распространение, распечатка и тиражирование. Отечественная система "Дело 1" (АО "Электронные офисные системы" ) обеспечивает удобную организацию работы с документами и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации, имеющей локальную вычислительную сеть. В частности, система предоставляет следующие возможности: регистрацию электронных документов, на которые заводятся электронные карточки; пересылку электронных документов и их электронных карточек на рабочие места исполнителей; накопление документов в почтовых ящиках исполнителей; контроль перемещения и исполнения документов с оперативным получением соответствующей нформации; ведение списков; пользователей, классификаторов документов, видов их доставки, файлов, используемых в документообороте. Система поддерживает работу с текстовыми, рукописными, графическими документами, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями и др. Существуют интегрированные программные системы (Water Mark Professional, Lotus 3 plus, Works 3,0 for Windows), позволяющие работать с документами различного формата. Широко известна система Microsoft Office for Windows, включающая в себя СУБД Access 2.0, табличный процессор Excel 5.0, текстовый редактор Word 6.0, электронную почту Mail и ее расширение Form Designer, программы обслуживания факс-модемов At Work PC Fax и техники для презентаций Power Point и многое другое. Используя программные средства Microsoft Office, можно обеспечить: обработку входящей и исходящей информации; создание и редактирование электронных документов; сбор и анализ данных (например, отчетности) с наглядным представлением результатов в виде графиков, диаграмм и пр.; хранение электронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом; маршрутизацию и рассылку электронных документов по электронной почте и факсимильной связи; функции диспетчеризации прохождения документов и электронного секретаря; удобное форматирование и распечатку электронных документов и др. Интегрированная система Team Office - полная офисная открытая информационная система, обеспечивающая пользователям доступ к электронным документам, оперативную связь между собой и удобную рабочую среду. Она поддерживает работу со многими актуальными текстовыми процессорами, системами деловой графики, табличными процессорами, системами управления базами данных; имеет программы, организующие свою обширную библиотеку (Team Library), электронную почту (Team Mail), систему телеконференций и доску объявлений (Team Forum), где можно тиражировать информацию, электронный еженедельник (Team Calendar) для планирования различных мероприятий, электронный координатор деловых процедур и маршрутизатор информации между пользователями (Team Flow) и многое другое. Все эти программы входят в наиболее интенсивно развивающуюся область программного обеспечения, ориентированного на рабочие группы - так называемые groupware-продукты (groupware - программное обеспечение для реализации совместной работы с электронными документами многих пользователей). 2. КОМПЬЮТЕРНЫЕ СИСТЕМЫ АДМИНИСТРАТИВНО-УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ СВЯЗИ Как следует из вышесказанного, компьютер из мощного вычислителя превращается в мощное средство управления электронными документами и мощное коммуникационное средство. Действительно, по разнообразным информационно-вычислительным сетям можно отправлять (и получать) сообщения в самые отдаленные пункты всего мира, обмениваться данными и программами с сотнями и тысячами абонентов, получать любую справочную информацию из систем оперативных услуг. Компьютер может быть подключен к абонентской телефонной сети и получить доступ к другим абонентам этой сети, к электронной почте, к телетайпам и телефаксам, работающим с этой сетью (подобные сервисные сети уже имеются: сети "Роснет", RJEX 400 и др.), Для подключения ко всем этим сетям необходим модем. Модем устанавливается в слот (разъем) материнской платы ПК или автономно подключается к ее последовательному порту. Компьютерный модем часто имеет два внешних разъема: один используется для включения в телефонную сеть, второй - для подключения параллельно модему телефонного аппарата. Для компьютеров следует использовать высокоскоростные модемы (14400, 28800 и 33600 бод), ибо они, кроме всего прочего, существенно сэкономят расходы на аренду каналов связи: передача 1 Мбайта данных со скоростью 300 бод занимает около 3 ч, а со скоростью 28800 бод - менее 2 мин. Компьютер с факс-модемом работает намного надежнее (не "зажевывает" бумагу) и устойчивее телефакса, обеспечивает много дополнительных сервисных услуг: существенно более удобная и эффективная автоматизация подготовки текстов факса с использованием всего арсенала компьютерных средств, интеграция с электронной почтой, телексом и базой данных компьютера, наличие больше объемной электронной справочной книги, содержащей самую разнообразную полезную информацию, разграничение права доступа сотрудников и внешних абонентов к факсу, контроль прохождения корреспонденции, подробная статистика работы с факсом и т. п. (так почему же не заменить факсимильный аппарат на персональный компьютер с модемом, сканером и принтером, тем более что ПК н так имеется на столе у секретаря любой уважающей себя фирмы?). Уже выпускаются клавиатуры компьютеров, с которых можно непосредственно набирать номер телефона абонента (клавиатура Compu Phone 2000), уже появились компьютеры, оборудованные видеокамерой и микрофоном (фирмы AT&T), позволяющие не только обмениваться факсами с партнером, но и видеть его, и разговаривать с ним. Ожидается появление многофункциональной консоли, объединяющей в себе миниатюрный компьютер, телефон, факс и видеофон и выполненной в виде наручных часов (сейчас имеется подобная конструкция в виде нарукавной повязки). Поистине уже нельзя будет рассчитывать на неосведомленного бизнесмена: все решения будут приниматься на основе электронной информации. |