Задание 9 бизнес-процесс. Матрица распределения ответственности Описание процесса
 Скачать 110.73 Kb.
|
 Матрица распределения ответственности:  Описание процесса. 1. Планирование закупок 1.1. Планирование закупок осуществляется отделом товарного планирования и распределения. Основанием для планирования закупок являются следующие документы: - план производства; - складские остатки на начало планируемого периода - нормы потребления вспомогательных материалов; - нормы страховых запасов; - заявки подразделений. Долгосрочные планы закупок составляются сроком на один год и уточняются ежеквартально. Процесс годового планирования закупок основного сырья и вспомогательных материалов описан в пунктах 1.2. - 1.13. и схематично представлен в приложении B. Краткосрочные планы закупок составляется ежемесячно. 1.2. Ежегодно, до 5 ноября включительно заместитель генерального директора по коммерческим вопросам подготавливает годовой план продаж на следующий год, утверждает его у руководителя предприятия и передает его руководителю отдела товарного планирования и распределения. 1.3. Руководствуясь ограничениями со стороны производственных мощностей предприятия, начальник отдела товарного планирования и распределения, совместно с заместителем генерального директора по логистике формирует план производства, который при согласовании с заместителем генерального директора по производству, становиться основанием для планирования закупок. 1.4. Для расчета объемов основного сырья, включаемых в план закупок, используется документ “Нормы расхода сырья на 1 ед. готовой продукции”, предоставляемый в отдел закупок начальником технологического отдела. 1.5. Для планирования закупок вспомогательных материалов, начальник технологического отдела разрабатывает и передает в отдел закупок документ “Нормы потребления вспомогательных материалов”. В качестве расчетного периода принимается один месяц. Данный документ оформляется с разбивкой по производственным участкам. В случае изменения норм потребления в отдел закупок передается актуализированный документ “Нормы потребления вспомогательных материалов”. 1.6. Выбор поставщиков, на основе их способности удовлетворять требования контракта (договора) на поставку продукции соответствующего качества в установленные сроки, осуществляет отдел закупок, привлекая при необходимости другие подразделения предприятия. При заключении контрактов на поставку ООО “Компания” строит свою политику на обеспечении долговременных связей с поставщиками. При выборе поставщиков, в том числе и новых, используется реестр поставщиков с учетом следующих критериев, перечисленных ниже: Необходимые критерии: уровень качества; сроки поставок; надежность поставок; условия оплаты; уровень цен; наличие сертификата соответствия на продукцию; наличие сертифицированной СМК. Достаточные критерии: удаленность; положительные опыт и отзывы других предприятий; гибкость; положение на рынке; участие в тендерах; опыт; репутация; встречные интересы; обслуживание покупателей; финансовая оценка обеспеченности на период предполагаемого сотрудничества. При отсутствии у поставщика сертифицированной системы менеджмента качества или сертификата соответствия на продукцию, проводится мониторинг и измерения у поставщика (в случае, если продукция не подлежит входному контролю на предприятии), или внешний аудит, с целью оценки способности поставщика поставлять продукцию стабильного качества в соответствии с установленными и предполагаемыми требованиями (по согласованию с ним). При поставке новых видов продукции, поставщик, по необходимости, предоставляет контрольные образцы (пробы), либо пробные партии, которые подвергаются процедуре мониторинга и измерений. Начальник конструкторского отдела совместно с начальником технологического отдела определяет перечень закупаемых ТМЦ, подлежащих обязательному входному контролю качества, а также перечень товаров, в отношении которых при закупке необходимо требовать от поставщика документы, подтверждающие качество каждой закупаемой товарной партии. Данный перечень передается начальнику отдела закупок, начальнику складского комплекса и начальнику отдела качества. 1.7. В целях профилактики рисков сбоя поставок на предприятии формируются страховые запасы основного сырья и вспомогательных материалов. Нормы страховых запасов рассчитываются руководителем отдела закупок, согласовываются с начальником отдела товарного планирования и распределения и утверждаются заместителем генерального директора по логистике. 1.8. Основываясь на плане производства, нормах страховых запасов, условиях поставок, оговоренных с поставщиками, начальник отдела товарного планирования и распределения составляет предварительный план закупок основного сырья и вспомогательных материалов, который утверждается заместителем генерального директора по логистике. 1.9. Соответствующие статьи предварительного плана закупок направляются в адрес выбранных поставщиков для согласования объемов поставок на планируемый период. Поставщик подтверждает возможность поставок путем направления в адрес ООО “Компания” письменного подтверждения. В случае неподтверждения возможности поставок запрашиваемых объемов, отдел закупок обращается к альтернативным поставщикам. 1.10. Начальник отдела закупок передаетсогласованный с поставщиками план закупок заместителю генерального директора по финансам для включения в расходную часть бюджета. 1.11. При непосредственном участии заместителя генерального директора по финансам и заместителя генерального директора по логистике, в процессе защиты бюджета принимается решение о достаточности доходной части. Если данное решение принимается положительно, то план закупок подлежит утверждению заместителем генерального директора по логистике. В случае если в процессе бюджетирования принимается решение об увеличении доходной части за счет увеличения объемов продаж, то процесс в части пунктов 1.2. - 1.11. повторяется, начиная с составления годового плана продаж, отвечающего требованиям бюджета. 1.12. После утверждения бюджета, план закупок, присутствующий в основе его расходной части утверждается заместителем генерального директора по логистике. 1.13. После утверждения, заместитель генерального директора по логистике доводит план закупок до исполнителей, сотрудников отдела закупок, сотрудников отдела таможенного оформления и сертификации, начальника складского комплекса. 1.14. Завершающим этапом планирования закупок сырья и материалов является заключение (перезаключение, продление) долгосрочных договоров с поставщиками и перевозчиками с целью определения условий сотрудничества с ними на планируемый период. 1.15. Долгосрочное планирование закупок, инициируемых подразделениями предприятия, осуществляется на основании плановых заявок. Плановые заявки регистрируются начальником отдела закупок по мере их поступления в реестре учета плановых заявок. 1.16. Отдел закупок консолидирует плановые заявки, для последующего предоставления заместителю генерального директора по финансам с целью включения стоимостей предполагаемых к приобретению товаров в расходную часть бюджета. 1.17. В процессе защиты бюджета принимается решение о включении в план закупок каждого наименования ТМЦ из указанных в плановых заявках. По результатам бюджетирования ТМЦ, в отношении которых принято положительное решение, включаются в план закупок. Анализ операционных рисков для выбранного бизнес-процесса
|