док.обеспечение управление. Место и роль документов в управлении на современном этапе
 Скачать 21.98 Kb.
|
|
Место и роль документов в управлении на современном этапе Состояние общества всегда находится в прямой зависимости от организации системы управления, которая, в свою очередь, в определенной степени зависит от документационного обеспечения. Насколько качественно и своевременно осуществляется работа с документами, настолько и успешно будет функционировать система управления. В документах находятся результаты работы различных предприятий, их органов управления, связанных тесным образом с изучением информации, проработкой, подготовкой необходимых решений, оформлением и выпуском соответствующих служебных документов. включает такие основные документируемые операции, как: -сбор и обработку документной информации; -подготовку решения; -принятие и документирование решения; -доведения решения до исполнителей; - исполнение решения; -контроль исполнения; -сбор информации об исполнении; -передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; -хранение и поиск информации. Требования Информации : 1. достоверность 2. точность 3. своевременность. 4. Наполненность для принятия наилучшего решения. У нас в стране 27.07.2006 г. принят ФЗ РФ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". В законе отражены определения “информация” и “документ”. ИНФОРМАЦИЯ - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления; ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ (ДОКУМЕНТ) - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Основные функции документа: -информационная (в документе фиксируются факты, события, явления..) -организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности) -коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия); -юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов; -воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки; -учебная (Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов). Классификация документов Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса: -документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений. -документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта. Все документы также подразделяются на следующие группы: -по способу документирования -рукописные; -электронные; -графические; -кино-, фотодокументы. по сфере использования -организационно-распорядительные; -финансовые; -научно-технические; -отчетно-статистические. по содержанию -простые; -сложные. по месту составления -внутренние; -внешние. по степени гласности -открытые; -с грифом ограничения доступа - по происхождению -официальные или служебные личные - по юридической силе -оригиналы или подлинники -копия -отпуск -заверенные копии -выписки -дубликаты( - по форме изложения (степени унификации) -индивидуальные -трафаретные -типовые -примерные -унифицированные - по срокам исполнения -срочные -несрочные. по срокам хранения -временного хранения (до 10 лет); -долговременного хранения (свыше 10 лет); -постоянного хранения. 2. электронный документооборот Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Основные принципы электронного документооборота Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов. Классификация систем электронного документооборота Универсальные «коробочные» СЭД: стандартный набор функций; невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации; низкие временные затраты на приобретение и установку; относительно низкая стоимость; необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место. Индивидуально разрабатываемые СЭД: максимально персонифицированная система; большие временные затраты; высокая стоимость разработки; сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения. Комбинированные СЭД: базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули; полное соответствие нуждам предприятия; небольшие временные затраты на разработку и внедрение; стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа; передача заказчику прав на продукт; простота освоения и использования; полная локализация; удобный интерфейс; взаимодействие с существующими офисными приложениями. АО «Эра» Приказ № 1 Об изменении графика рабочего времени г. Тобольск 16.01.2021 г. В связи с производственной необходимостью, а также докладной запиской начальника отдела Марьяна С.К. от 16.01.2021 Приказываю: 1. Организовать работу в субботние дни в течении первого полугодия с 1.02.2021 г. по 30.06.2021 г. с режимом работы с 8.00 до 17.00 с перерывом на обед с 12.00-13.00 с понедельника по субботу, с одним выходным днем в неделю (воскресенье). 2. Заключить в срок до 01.02.2021 г. дополнительные соглашения к трудовым договорам об изменении режима рабочего времени с работниками АО «Эра». 3. Утвердить правила внутреннего распорядка и ввести их в действие с 01.02.2021 г. 4. Ответственным за выполнение приказа назначить начальника технического отдела, Марьяну С.К. Директор: Иванов Иванов И.П. С приказом ознакомлен: Марьяна Марьяна С.К. |