неформальные коммуникации. Неформальные коммуникации в организации Оглавление

Название	Неформальные коммуникации в организации Оглавление
Анкор	неформальные коммуникации
Дата	21.04.2023
Размер	99.68 Kb.
Формат файла
Имя файла	Ref.docx
Тип	Документы #1078804

Неформальные коммуникации в организации

Оглавление

Введение 2

1.Понятие коммуникации 4

2.Формальные коммуникации в организации 5

3.Неформальные коммуникации в организации 6

4.Слухи как неформальная коммуникация в организации 10

Заключение 12

Список литературы 15

Введение

Актуальность темы исследования. Хороший бизнес построить достаточно сложно. Дело в том, что нужно не только выбрать направление предпринимательской деятельности, сделать правильные вложения, пройти регистрацию и так далее, но и устроить все так, чтобы сотрудники могли нормально взаимодействовать друг с другом, распространять нужную информацию.

Управление коммуникациями в организации - это вопрос, который любой руководитель должен знать досконально. Сегодня ему уделяется много внимания. Рыночная конкуренция очень большая, а значит, выжить могут только максимально организованные предприятия.

Цель исследования – рассмотреть неформальные коммуникации, а также условия, инструменты и методы, необходимые для построения эффективных коммуникаций.

Для достижения поставленной цели предстоит решить следующие задачи:

1.Дать пониятие коммуникации;

2. Рассмотреть формальные коммуникации в организации;

3.Определить неформальные коммуникации в организации;

4.Исследовать слухи как неформальную коммуникацию в организации.

Структура исследования полностью отвечает поставленной цели и задачам и включает в себя введение, четыре пункта, заключение и список литературы.

1.Понятие коммуникации

Определимся с понятием – «коммуникации».

В известных нам источниках «коммуникации» рассматриваются как процесс двустороннего обмена информацией, ведущий к взаимному пониманию. Коммуникация - в переводе с латыни обозначает «общее, разделяемое со всеми».

Т.М.Орлова определяет коммуникации как «обмен информацией, знаниями, интеллектуальной собственностью»¹. Коммуникации можно считать эффективными в том случае, если на их основе руководитель принял эффективное решение.

Коммуникации является неотъемлемым элементом в функционировании организации. Коммуникационные потоки между сотрудниками, структурными подразделениями создают информационные потоки, которые объединяют организацию в единое целое, и способствуют достижению поставленных целей.

Важнейшей целью внутриорганизационных коммуникаций является «создание среди сотрудников поддержки цели и политики, проводимой руководством организации».

Общепринятыми элементами коммуникаций в организации приняты:

- отправитель,

- идея,

- сообщение,

- коммуникационный канал,

- коммуникационные средства,

- получатель².

Рисунок 1.Общепринятые элементы коммуникаций в организации
Другие авторы помимо представленных выше элементов называют еще код, контекст и шум.

Коммуникационные каналы - это средства, благодаря которым возможна передача информации.

Они классифицируются на информационные (листовки, доски объявлений, внутренние сайты), аналитические (анкетирование, интервьюирование, опросы), коммуникативные (тренинг, мероприятия, адаптационные системы) и организационные (совещания, собрания)³.

2.Формальные коммуникации в организации

Коммуникации в организации могут быть формальными и неформальными.

В виде формальной коммуникации организация доводит до сведения сотрудников все то, что связано со сферой деятельности предприятия, планы развития, результаты работы и так далее. Это могут быть приказы начальства, информационные сообщения, отчеты о результатах работы, различная документация, политики и процедуры. Это также могут быть общие собрания, информационные встречи по отделам или направлениям деятельности, на которых обсуждаются различные проблемы, связанные с деятельностью предприятия. Каналы передачи формальной коммуникации могут быть разными, но в основном формальная коммуникация происходит в письменной форме.

Выделим три основные характеристики формальной коммуникации: она каскадируется сверху вниз она строго регламентирована она носит официальный характер.

3.Неформальные коммуникации в организации

Неформальная коммуникация в организации – это общение между сотрудниками на личностном уровне. Такое общение может быть как во время рабочего дня, так и вне рабочего времени, когда, например, сотрудники компании идут в паб или кафе после работы, чтобы пообщаться друг с другом и обсудить новости. В подобном формате возникают и неформальные коммуникации между организациями, когда например сотрудники разных компаний из одной отрасли встречаются по интересам в неформальной обстановке и обсуждают, что происходит на рынке или в индустрии⁴.

Для неформальной коммуникации характерны две основные особенности.

Во-первых, это относительно высокая скорость распространения информации; во-вторых, относительно высокий риск ее искажения, поскольку при длинной коммуникационной цепи вступает в действие правило «испорченного телефона». Тем не менее, и здесь новейшие исследования рисуют нам другую картину: около 75 % информации, передаваемой через неформальную коммуникационную сеть, доходит до получателя в неискаженном виде. Это связано с тем, что, вопреки сложившемуся мнению, информация в неформальной коммуникационной сети передается не по цепочке: сотрудник А – сотруднику Б; сотрудник Б – сотруднику В; сотрудник В – сотруднику Г и т.д., а от нескольких сотрудников всем участникам коммуникативного процесса.

Здесь возможны два варианта. Вариант 1 – один сотрудник информирует всех остальных участников процесса коммуникации. Такие сети характерны для небольших организаций, хотя при использовании электронной почты охват может быть очень широким. Поскольку источником информации является один сотрудник, аккуратность передачи очень высока. Подобные сети могут эффективно использоваться руководством для распространения важной и чувствительной для сотрудников информации (например, подготовки организационных перемен) при условии знания сотрудников-центров коммуникационных сетей и способности наладить эффективную коммуникацию с ними.

Вариант 2 – несколько сотрудников информируют отдельные группы членов организации. В данной сети, которая характерна для больших организа ций и подразделений, увеличивается риск искажения информации и усложняется задача влияния руководства. Однако такое влияние не является невозможным, поскольку источниками информации по-прежнему остается ограниченное число людей.

К неформальной коммуникации исследователи относят неформальные коммуникативные роли членов организации («связной», «сторож», «лидер

мнения», «космополит» и др.), а также слухи, мифы, легенды, стереотипы, сплетни, функционирующие в информационном поле организации (от слухов последние отличаются, прежде всего, нацеленностью на передачу информации о личных делах сотрудников, а не об общеорганизационных проблемах).

Взаимосвязь организационной структуры и коммуникативного поведения подтверждается существованием индивидов, выполняющих определенные роли в неформальной коммуникации в рамках формальной структуры. Одной из таких специфических ролей является роль «связного».«Связной» – это индивид, связующий на межличностной основе две или большее число групп в организации и не принадлежащий ни к одной из них. «Связной» размещается на пересечении информационных потоков в организации «Связных» называют цементом, скрепляющим структурные «кирпичи» системы: при удалении «связных» система начинает разваливаться на изолированные подгруппы. С утратой «связного» разрушается единство системы, поэтому его роль является принципиально важной⁵.

Если сотрудник, выполняющий роль «связного», является слабым звеном, организация испытывает большие затруднения. По-видимому, роли «связных» должны быть введены в организации формальным образом, если они не возникают спонтанно.

Другим видом специальной коммуникативной роли в организации является «сторож» – индивид, расположенный в структуре коммуникации так, что он регулирует потоки сообщений, идущие по данному каналу.

Одна из функций «сторожа» состоит в уменьшении информационных перегрузок. «Сторож» фильтрует потоки сообщений, отсеивает маловажные сообщения и передает более важные.

Любопытно, что сам термин «сторож» был предложен на основе исследования поведения домашних хозяек, регулирующих расход продуктов в семьях. Таким образом, первые «сторожа» действовали в неформальных коммуникационных структурах. В организации первые исследования функции «сторожа» были проведены в системе средств массовой информации – изучались редакторы газет, работавшие с телетайпной лентой.

Сегодня наиболее яркие примеры «сторожей» в организации – это секретари руководителей и системные администраторы.

«Лидер мнения» - это лицо, способное оказывать достаточно заметное неформальное влияние на установки или поведение других индивидов в желаемом направлении.

Понятие «лидер мнения» было введено П. Лазарсфельдом как элемент коммуникационной модели, в которой предполагалось, что потоки сообщений движутся от источника по каналам средств массовой информации к «лидерам мнений», а затем и ко всем остальным⁶.

«Лидеры мнений» имеют больший доступ к внешним источникам информации, и их основная функция состоит в том, чтобы обеспечить контакты организации с релевантной частью ее внешней среды. Для «лидеров мнений» характерно более частое обращение к внешним компетентным источникам информации; доступность для последователей; большая приверженность ценностям возглавляемых ими групп.

«Космополит» – это индивид, который чаще, чем остальные, взаимодействует с внешней средой системы.

Так как любая организация в принципе является открытой, она должна иметь по крайней мере нескольких «космополитов».

«Космополиты» чаще, чем остальные сотрудники, осуществляют деловые поездки, читают корреспонденцию, поступающую из внешней среды, участвуют в совещаниях, выставках, презентациях.

В большинстве организаций «космополиты» располагаются на вершине и у основания иерархической лестницы. В определенном смысле они являются особым типом «сторожей», поскольку контролируют коммуникационные каналы, по которым новые идеи поступают в организацию.

Таким образом, каждая из коммуникативных ролей выполняет особую, необходимую функцию в сети коммуникации: «сторож» предотвращает информационную перегрузку, фильтруя и отсеивая сообщения; «связной» интегрирует и объединяет группы в организации; «лидер мнения» оказывает достаточно заметное неформальное влияние на установки или поведение других сотрудников.

Итак, к основные характеристикам неформальной коммуникации относятся:

её источником может быть кто угодно;
её распространение носит хаотичный и, как правило, волнообразный характер;
распространение информации при такой коммуникации происходит намного быстрее, чем по формальным каналам;
часто этой коммуникации доверяют больше, чем формальной коммуникации.

Основная функция неформальной коммуникации заключается:

в заполнении информационных лакун, оставшихся в ходе официального распространения информации;

в предоставлении возможности отрефлексировать свои переживания и страхи, связанные с происходящим в организации.

Также к доминированию в сфере неформальной коммуникации зачастую прибегают люди, стремящиеся утвердиться в позиции неформального лидера.

Несомненно, есть риск, что неформальная информация может доходить по длинной цепочке распространения в искаженном виде, однако, как показывают опросы и исследования, в большинстве случаев эффект «испорченного телефона» минимален⁷.

4.Слухи как неформальная коммуникация в организации

Слухи как неформальная коммуникация является неотъемлемой частью любой компании. Слухами, как известно, земля полнится. Ими же полнится и офисная жизнь.

Слухи в офисе распространяются чаще всего, когда в организации ожидаются большие перемены, реорганизации, грядет смена руководства, сокращения, передислокация офиса и так далее. Слухи в офисе могут играть как негативную, так и позитивную роль. Отрицательную роль слухи начинают играть, когда это утечка информации сверху, которая, как правило, имеет негативный или алармистский характер и нервирует сотрудников. Вот тут, особенно на фоне отсутствия какой-либо официальной коммуникации, слухи и небылицы начинают расти как на дрожжах.

Все это связано с особенностью человеческой психики. Дело в том, что любые возможные перемены наш мозг классифицирует как потенциальную угрозу. Еще большая угроза для человека — это ситуация неопределенности. Поэтому в качестве защитной реакции, наш мозг ищет и, если не находит, сам рождает недостающую информацию, чтобы побыстрее выйти из зоны дискомфорта. То есть слухи - это защитная реакция нашей психики на возможные изменения⁸.

Еще одна особенность нашей мозговой деятельности - это желание приготовиться к самому худшему. Этим объясняется тот факт, что из всех возможных сценариев развития, наш мозг часто выбирает самый негативный. Вот почему порожденные слухи в большинстве случаев озвучивают все наши страхи и опасения.

Чтобы коридорные разговоры и кулуарные беседы играли позитивную роль в информационном поле организации, менеджмент компании и отдел кадров должны прикладывать усилия для распространения нужной информации по неформальным каналам и специально контролировать процесс внутри офисного общения⁹.

Здесь в ход пойдут любые методы: вброс информации, инсайдерский слив, использования коммуникационных каналов неформальных лидеров, участие в социальных сетях, целенаправленное распространение слухов по схеме «по секрету всему свету».

В компании важно всегда поддерживать здоровый информационный климат. А это значит - прозрачно доводить до сведения сотрудников все новости и планы руководства и следить за распространением слухов для того, чтобы держать информационное поле под контролем. Слухи неизбежны. В конце концов, человеческий фактор никто никогда не отменял. И если это явление нельзя побороть, то его разумнее будет возглавить.

Заключение

Опираясь на выше сказанное, можно сделать следующие выводы:

Организационные коммуникации представляют собой инструмент управленческого воздействия, который позволяет формировать не только деятельность, но и корпоративную культуру, ценности и стратегии путем предоставления информации сотрудникам внутри организации на всех ее уровнях и за пределами.

Чтобы организация на рынке была конкурентоспособной, необходимо правильно управлять организационными коммуникациями.

В общем виде приемы организации, координации и управления формальными и неформальными потоками коммуникаций можно описать следующим образом:

- организовывать и координировать формальные потоки сообщений в строгом соответствии с целью, функциями и структурой организации;

- для борьбы с информационными перегрузками необходимо частично ограничить потоки сообщений, направляя их именно тем сотрудникам, которым информация требуется для выполнения работы;

- для снижения потерь вследствие искажения информации добиваться сокращения количества звеньев как восходящих, так и нисходящих коммуникаций, что достигается сокращением уровней управления;

- применять более современные коммуникационные технологии;

- постоянно обновлять качественный уровень технических средств коммуникации;

- выявлять коммуникационные барьеры;

- для оценки эффективности обратной связи следует выявлять полноту информированности сотрудников о различных аспектах деятельности компании (для этих целей можно использовать ящики предложений, интервью при увольнении;

- иногда следует специально генерировать слухи для мониторинга общественного мнения по наиболее важным вопросам деятельности компании;

- организовывать на постоянной основе различные семинары, тренинги, курсы повышения квалификации, укрепляющие как формальные, так и неформальные организационные коммуникации;

- важно создание социальных условий для персонала за пределами организации, в частности, обеспечение сотрудников и членов их семей оплаченным медицинским обслуживанием, санаторно-курортными путевками, возможностями для занятия спортом, организация совместного отдыха и т.п.

Умение эффективно выстраивать коммуникации с бизнес-партнерами, коллегами и клиентами является одним из важнейших среди всех навыков и умений, которыми должен обладать современный специалист.

Список литературы

Бороздина, Г.В. Психология и этика делового общения: Учебник и практикум для академического бакалавриата / Г.В. Бороздина, Н.А. Кормнова. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 463 c.
Вилер К. Без эффективной коммуникации нет эффективного управления/Перевод с англ. -Обнинск: Институт муниципального управления, 2013. -56 с.
Иванова С.В., Болдогоев Д.Г. Личная эффективность на 100%. Сбросить балласт, найти себя, достичь цели. М. Альпина Паблишер. 2017. -208 с.
Юлдашева О.Н., Терелецкова Е.В. Теория управления: учебное пособие. -РИЦ БашГУ, 2012 -С. 99-100. -185 с.
Орлова Т.М. Коммуникационный менеджмент в управлении экономическими системами. – М.: Изд-во РАГС, 2002. – С.52.
Зайцева Н.А. Управление взаимоотношениями с коллегами: как правильно выбрать модель взаимодействия. Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера», № 5, 2015, с. 6-18.
Петрова Е.А. Внутриорганизационные коммуникации. Построение системы эффективных внутриорганизационных коммуникаций на примере компании Google // Экономика и менеджмент инновационных технологий. 2014. № 3. Ч. 1.
Кудайбергенова Н.С. Описание неформальных управленческих практик -обязательная компетенция менеджеров//Управленческие науки. -2016. -№1. -С. 82-93.

1 Орлова Т.М. Коммуникационный менеджмент в управлении экономическими системами. – М.: Изд-во РАГС, 2002. – С.13.

2 Вилер К. Без эффективной коммуникации нет эффективного управления/Перевод с англ. -Обнинск: Институт муниципального управления, 2013. -23с.

3 Орлова Т.М. Коммуникационный менеджмент в управлении экономическими системами. – М.: Изд-во РАГС, 2002. – С.32.

4 Бороздина, Г.В. Психология и этика делового общения: Учебник и практикум для академического бакалавриата / Г.В. Бороздина, Н.А. Кормнова. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 54c.

5 Юлдашева О.Н., Терелецкова Е.В. Теория управления: учебное пособие. -РИЦ БашГУ, 2012 -С. 99-105с.

6 Иванова С.В., Болдогоев Д.Г. Личная эффективность на 100%. Сбросить балласт, найти себя, достичь цели. М. Альпина Паблишер. 2017. -68 с.

7 Зайцева Н.А. Управление взаимоотношениями с коллегами: как правильно выбрать модель взаимодействия. Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера», № 5, 2015, с12.

8 Кудайбергенова Н.С. Описание неформальных управленческих практик -обязательная компетенция менеджеров//Управленческие науки. -2016. -№1. -С. 85.

9 Петрова Е.А. Внутриорганизационные коммуникации. Построение системы эффективных внутриорганизационных коммуникаций на примере компании Google // Экономика и менеджмент инновационных технологий. 2014. № 3. Ч. 1.