Давыденко Организация документооборота на предприятии. Организация документооборота
 Скачать 0.57 Mb.
|
|
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ Подготовила магистрант 1-го курса группы 02032156 Давыденко Ирина Любомировна Организация документооборота – это организация работы с документами, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения -централизация операций по приему и отправке документов; - организация предварительного рассмотрения поступающих документов; - централизация регистрации; - рассмотрение документов в кратчайшие сроки; - снижение уровня подписания документов; - целенаправленное регулирование движения документов; - достижение максимального единообразия в организации документооборота. Требования, предъявляемые к организации документооборота Основные принципы и методические основы организации документооборота Принцип непрерывности это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение. В этих целях рекомендуют документы, не подлежащие рассмотрению руководством, минуя руководство, передавать на исполнение непосредственно в структурное подразделение; Принцип прямоточности это осуществление перемещения документов по наиболее короткому пути, без возвратных перемещений. Для выполнения этого очень важно создать для всех документов наиболее целесообразную технологию обработки, последовательность выполнения операций; Основные принципы и методические основы организации документооборота Принцип ритмичности процесса это осуществление равномерности движения потоков документов, подчинение наиболее приемлемому ритму движения; Принцип пропорциональности предполагает пропорциональную равномерную загрузку каналов движения документов. Возможности структурных подразделений должны соответствовать их потребностям; Принцип рационального составления документов; Принцип взаимосвязанности документов; а также Принцип рациональной обработки документов. Структура и общая характеристика документопотоков Документопоток - это поток документов между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией и др Основные документопотоки на предприятии: -поток входящей документации, состоящий из поступающих на предприятие документов; несет исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий -потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных на предприятии и не предназначенных к выходу за ее пределы; несут (не выходящие за пределы учреждения). Обеспечивают решение задач в пределах учреждения без направления информации за её пределы. -поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки на другие предприятия; несет информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным учреждениям и отдельным гражданам. Структура и общая характеристика документопотоков Структура входящего документопотока: - Документы вышестоящих учреждений .Основные виды документов этой группы – указы, законы, постановления, приказы, распоряжения, указания, решения. - Документы подведомственных учреждений. Основные виды документов - письма, акты, решения, отчеты. - Обращения граждан. Основные виды документов – предложения, заявления, жалобы. Структура внутреннего документопотока: -Организационно-правовые документы. Основные виды документов этой группы – положения о структурных подразделениях, штатное расписание, должностные инструкции и инструкция по делопроизводству. - Распорядительные документы. Основные виды документов этой группы - приказы, распоряжения, решения, постановления. - Плановые и отчетные документы. Основные виды документов этой группы – планы и отчеты структурных подразделений. - Информационно-справочные документы. Основные виды документов этой группы – докладные и служебные записки, протоколы, акты. Структура и общая характеристика документопотоков Структура и общая характеристика документопотоков Структура исходящего документопотока: Документы – ответы на поступившие письменные и устные запросы. Основные виды документов этой группы – письма – ответы, отзывы, сопроводительные письма, подтверждения. Инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Основные виды документов этой группы – приказы, распоряжения, директивные и инструктивные письма, письма–запросы Объем документооборота Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период Величина документооборота используется для: - расчета необходимой численности делопроизводственного персонала; - определения эффективности средств автоматизации делопроизводства; - определения загруженности делопроизводственного персонала. Чем больше объем документооборота, тем более загружен управленческий аппарат в целом. Учет количества документов Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов. Результаты учета количества документов обобщаются службой ДОУ (документационное обеспечение управления) и представляются руководству. За единицу учета количества документов принимается сам документ, с учетом размноженных экземпляров. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятой в федеральном органе исполнительной власти системы учета документов. Учет количества документов может проводиться по федеральному органу исполнительной власти в целом или по отдельным подразделениям. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно Правила организации движения документов Основные правила организации документооборота: -оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени; -максимальное сокращение инстанций прохождения документа; - порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными. Правила организации движения входящих документов -доставка/ прием документа; -первичная обработка (проверка правильности доставки и комплектность упаковки); - предварительное рассмотрение документа (сортировка); - регистрация документа; -рассмотрение документа руководством; -передача документа на исполнение; -исполнение документа; -контроль исполнения документа; - направление исполненного документа в дело. Правила организации движения исходящих документов - составление проекта документа; - согласование (визирование) проекта документа; - проверка правильности оформления документа; - подписание документа; - утверждение документа; - регистрация документа; - отправка документа адресату; - подшивка копии-отпуска в дело. - составление проекта документа; - проверка оформления документа; - визирование (согласование) проекта документа; - подписание документа руководителем структурного подразделения; - утверждение документа руководителем учреждения; - регистрация документа; - передача документа исполнителям; - исполнение документа; - контроль исполнения документа; - подшивка копии-отпуска в дело. Правила организации движения внутренних документов Направления совершенствования документооборота и пути совершенствования -регламентация документирования в инструкции по делопроизводству; -рационализация документации (подготовка бланков документов, табеля и альбома унифицированных форм документов); -изучение документопотоков и путей их сокращения; -упрощение маршрута движения документов; - автоматизация процесса обработки управленческих документов Направления совершенствования документооборота и пути совершенствования Несмотря на множество вариантов для совершенствования документооборота, самым идеальным, на нынешний момент, является внедрение электронного документооборота. Что не исключает, по желанию, и ведение бумажной документации. Но обладает рядом преимуществ : -сокращение затрат на приобретение расходных материалов (бумаги, копировально-множительного оборудования, что очень актуально на сегодняшний момент); -возможность зафиксировать больше информации о документе; - исключение случаев утери документов; - увеличение скорости движения документов в учреждении и распространение информации; - компактность хранения информации; - сокращение допускаемых ошибок; - минимизация трудоёмкости регистрации документов СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! |