Итоговая. Особенности официальноделовой письменной речи
 Скачать 26.37 Kb.
|
|
Особенности официально-деловой письменной речи Официально-деловая письменная речь как форма делового общения. Стандартизация и унификация документов. Лаконизм, информационная достаточность, ясность и точность документа. Композиция официального послания. Оформление реквизитов документов. Традиции русской официально-деловой письменной речи. Деловая письменная речь - одна из форм делового общения, языковое средство фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информация. Итог документирования — создание документа. Документ - материальный объект с зафиксированной в нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Формирование официально-деловой письменной речи обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять административно-правовые отношения юридических и частных лиц. Свойства официально-деловой письменной речи складывались исторически и обусловлены особенностями делового общения. Участники делового общения (автор и адресат документа) выступают как субъекты правоотношений. Содержание официальной бумаги основывается на праве и может служить предметом прямой правовой оценки. Правовая сущность официальной переписки предопределяет характер содержания писем, их язык и стиль. Способ изложения в деловых письмах называется формально-логическим. Это означает, что предмет рассматривается с позиции экономико-правовых, социальных отношений, а не межличностных. Официальным автором и адресатом документа почти всегда являются организации в целом, и несмотря на то, что документ подписывается одним лицом — руководителем организации, автором документа является «коллективный субъект». То же можно сказать и об адресате документа. В языковом оформлении это выражается в том, что субъект действия часто представлен собирательными существительными: руководство, администрация, акционерное общество и т.п.; описательными конструкциями типа «Дирекция... ходатайствует...», «Фирма... предлагает...», которые подчеркивают неличный характер делового письменного общения. Однако представление об отправителе и получателе документа как о коллективном субъекте, а также надличностный характер изложения информация не всегда одинаково проявляются в разных школах делового письма. В большей мере это характерно для отечественной официально-деловой письменной речи. В практике западной деловой переписки передаваемая информация, как правило, имеет индивидуально-личностную направленность. Официальность и регламентированность деловых отношений, т.е. их подчинение установленным правилам и ограничениям, предполагают соблюдения норм делового этикета. В деловом письме регламентированность отношений между адресантом (автором письма) и адресатом (получателем) выражается с помощью речевых этикетных формул обращения и прощания, а также соблюдением общей тональности послания в рамках корректности и учтивости. Деловой письменной речи не допускаются ирония, сарказм, оскорбления. Этикетные формулы не только придают письму необходимый тон вежливости и почтительности, но и свидетельствуют о характере взаимоотношений между отправителем и получателем корреспонденции (официальные, полуофициальные, дружеские отношения). Немаловажным аспектом делового общения являются вопросы этики отношений между деловыми партнерами. В деловой переписке этика отношений проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату. Для получателя официальной корреспонденции обязательным требованием является оперативный и четкий ответ организации-отправителю в виде ответного письма или послания, переданного с помощью других средств связи. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать и привести к разрыву деловых отношений. Составителям деловых писем не рекомендуется: побуждать адресата к спешке при вынесении решение словами «срочно», «незамедлительно»; навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например: «Прошу изучить и решить вопрос положительно». Стандартизация и унификация - одни из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, в той или иной степени характеризуют все типы деловых бумаг. Сведение документационного потока к единым формам и стандартам предполагает единообразное размещение реквизитов на бланках документа, сокращение их форматов, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах и применения трафаретных текстов. Унификация — приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию. Суть унификации служебных документов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структурных, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Унификация языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей. Наличие их в деловой речи - следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правила принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов предприятий и учреждений (СТП). Наиболее значимым с точки зрения типизации ситуации общения является фактор цели. При всем многообразии письменного делового общения его инициатор решает, как правило, типовые задачи: 1. Информирование адресата. 2. Привлечение внимания к проблеме. 3. Побуждение к действию (решению проблемы, участию в каком-либо деле, совершению каких-либо действий). 4. Придание юридического статуса какому-либо событию (документирование заключаемых отношений, сделок, совершаемых финансовых операций и т. д.). 5. Инициирование и поддержание деловых отношений. 6. Решение конфликтных ситуации (выражение несогласия, претензий). Цель, которую ставит перед собой инициатор делового общения, определяет тематический и функциональный тип деловой бумаги. Так, если автору послания необходимо информировать адресата о чем-либо, он может сделать это, используя такие виды документов, как служебная записка, сопроводительное письмо, письмо-сообщение; целевая Установка - побуждение реализуется в приказах, распоряжениях, указаниях; если необходимо придать юридический статус каким-либо отношениям или факту, следует обращаться к таким типам документов, как договор, доверенность, справка; инициирование, поддержание отношений реализуется с помощью гарантийных писем, писем-просьб, писем-приглашений, а предупреждение, требование, отказ актуализируются в таких документах, как письмо-требование (рекламация); письмо-ответ (отказ от предложения), письмо-напоминание. Кроме того, каждая целевая установка в документах определенного типа реализуется с помощью устойчивых языковых моделей, соответствующих данному типу документа. Например:
Таким образом, все смысловые аспекты документа реализуются в виде устойчивых логических форм – моделей. В результате процесс составления официальной бумаги сводится к соединению в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей. Например, подтверждение получения чего-либо может быть представлено следующими языковыми моделями: Подтверждаем получение Вашего заказа. С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа. С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению. С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению на условиях заключённого ранее договора. Стандартизация и унификация деловой письменной речи оправдана соображениями удобства, экономией времени при составлении текстов деловых писем, их обработке. Наименее трудоемким способом составления официального письма является использование типовых текстов, текстов-трафаретов, применимых для передачи однотипной повторяющейся информации. Типовой текст — это текст-стереотип, используемый в качестве примера или основы для создания документа. Способ создания документов по образцу-стереотипу называется типизацией документов. Он используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогичным ситуациям делового общения на производстве, в государственных учреждениях и т. д. Трафаретизация — способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, которая зависит от конкретной ситуации. Примеры трафаретных бланков текстов -бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и др. В деловой переписке также используются трафаретные тексты, например, в письмах-приглашениях, письмах-заявках; при оформлении текстов договоров, соглашений, контрактов. Применение трафаретных бланков существенно сокращает время, затрачиваемое на составление документов, и сводит к нулю возможность нескольких толкований текста. Следует отметить, что многообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартных ситуации, отражающихся в деловой переписке, уменынает возможность использования трафаретных текстов как способа делового общения. Требования к содержанию официальных документов определяются тремя принципами: 1)лаконизм документа; 2) достоверность информационного сообщения, его убедительность; 3) ясность и точность документа. Основное требование к информационному насыщению документа — целесообразное количество включаемой информации, необходимое и достаточное для реализации коммуникативной задачи — убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и т.д. Лаконизм (оптимально официальный документ не должен превышать объем одной-двух страниц) сочетается в деловых. Требование достоверности (объективности) информации означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий. Аргументированность информации связана с задачей побудить адресата совершить (или не совершать) определенные действия, и от того, насколько достаточна обоснованность документа, письма, зависит его исполнение. Особого внимания заслуживает также аспект убедительности делового послания. Специалисты отмечают, что информативность и убедительность официального документа достигаются за счет употребления языковых формул, принимающих правовую силу; представления всех обстоятельств дела в их взаимосвязи, использования придаточных предложений, отражающих причинно-следственные связи, и союзных слов, формирующих логический контекст. Основным условием убедительности любого документа называют его доказательность. Только точные, бесспорные факты должны быть основой делового послания. Таким образом, точность в подборе фактов, цифровых данных, четкость словесных формулировок — основа убедительности любого делового послания, особенно в письмах, отражающих экстремальные, кризисные моменты в сфере деловых отношений. Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигаются предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность - это точность факта, соответствие обозначаемому. С точки зрения языкового оформления высказывания предметная точность достигается точностью употребления слов, т. е. использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Употребление слов без учета их значений может привести к снотолкованию или бессмыслице. Например: обсчитать данные — глагол обсчитать имеет значение «умышленно неверно сосчитав, недодать», например: обсчитать покупателя. Правильнее сказать: обработать данные. Отказать под благоприятным предлогом — прилагательное благоприятный имеет два значения: 1. Способствующий, помогающий чему-л.; удобный для чего-л. Например, благоприятный момент, благоприятные условия. 2. Хороший, одобрительный. Например, благоприятный отзыв. Следовало написать: отказать под благовидным предлогом. Под коммуникативной точностью понимают точность реализации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. Например: Следует познакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад. Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: содержит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Так существительное комиссия может образовывать словосочетания с глаголами образовать, назначить, выбрать, избрать, ңо не сочетается с глаголом провести, а, следовательно, и с образованным от него причастием. Кроме того, важно не то, что комиссия была образована, а то, что она работала и пришла к определенным выводам. Следовательно, правильнее было бы сказать: ...с выводами комиссии, работавшей год назад. Вместо глагола познакомиться, имеющего значения: «вступать в знакомство с кем-либо»; «получать сведения, приобретать знания о чем-либо», уместнее было бы употребить глагол ознакомиться, так как он имеет официально-деловую окраску и употребляете только в значении «получать сведения, приобретать знания о чем-либо». Композиция или структура текста документа - это последовательность расположения его составных частей - аспектов. В качестве самостоятельных аспектов рассматриваются речевые фрагменты с однотипными речевыми действиями - просьбами, сообщениями, предложениями. Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение. Структура аспекта отличается жесткостью и однозначностью и состоит из двух частей: первая часть содержит информацию об имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события, выраженные при помощи речевых действий (просьбы, предложения, требования). Структура текста документа должна быть «прозрачной», легко воспринимаемой. По композиционным особенностям деловые бумаги делят на одноаспектные и многоаспектные. В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос, составляющий содержание всего письма, в многоаспектных письмах рассматривается сразу несколько вопросов. Так, например, многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Средняя длина абзаца 4-6 предложении, но в текстах документов могут встречаться абзацы, состоящие из одного предложения. Пример письма, содержащего ответ на запрос: Сообщаем, что Ваш запрос получен и передан на рассмотрение заводу изготовителю. По получении заключения завода ответ на Ваш запрос будет выслан незамедлительно. Каждое последующее предложение абзаца должно быть связано с предыдущим. Специалисты различают два вида контекста: последовательный и параллельный. В последовательном строе контекста одно предложение содержательно вытекает из другого, т. е., новая информация предыдущего предложения становится предметом рассмотрения в следующем предложении. Например: Приглашаем Вас принять участие в научно-практическом семинаре и выступить с докладом. Доклады, представляющие научный интерес, войдут в сборник научных трудов ВНИИ. Издание сборника запланировано на 2009 г. В параллельном строе контекста несколько последующих предложении поясняют предыдущее, при этом предмет речи является общим, но в последующих предложениях о нем дается новая информация. Например: К сожалению, условия контракта № 468 о строительстве животноводческого комплекса Вами не выполнены. Сроки завершения строительных работ нарушаются. С августа Ваши подрядчики не появлялись на строительной площадке. Строительство комплекса выполнено лишь на 34 %. Связь между предложениями абзаца может осуществляться с помощью повтора отдельных фрагментов предыдущего предложения. Например: 1. Повторение одинаковых или однокоренных слов - лексический повтор: СМУ согласно на строительство перечисленных в Вашем письме объектов в пионерлагере на сумму... В первую очередь мы приступаем к строительству спального корпуса и душевой. Строительство этих объектов намечено закончить до открытия лагеря. 2. Использование в последующем предложении местоимения, часто с существительным предыдущего предложения — местоименный повтор: ... просим выслать отчет о... Этот отчет будет предоставлен в... 3. Повтор синтаксической конструкции предыдущего предложения в последующем, но с другим лексическим наполнением — грамматический (синтаксический) повтор. В унифицированную систему организационно-распорядительной документации входит комплекс государственных стандартов, устанавливающих общие требования к содержанию и формам документов, применяемых на всех уровнях управления. Форма служебного документа – это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной связи. К элементам оформления документа относятся: наименования, различные адреса, даты. Элементы содержания – это структурные части основного текста: обращения, мотивировки, выводы. Форма документа определяется его назначением, типом, а также конкретным содержанием. Служебный документ имеет стандартную форму и составляется в строгом соответствии с типовым формуляром, принятым для документов данной разновидности. В типовом формуляре закрепляются: 1)состав обязательных элементов оформления документа; 2)логическая схема документа. Например, приказ должен содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия, мероприятий, которые могут быть необходимы для его исполнения, и сроков исполнения. Текст приказа должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа. Распорядительная часть приказа должна излагаться в повелительной форме и начинаться словом «Приказываю». Каждый реквизит имеет строго установленный состав сведений и место их расположения. Текстовая часть организационно-распорядительного документа располагается между реквизитами «заголовок к тексту» и «отметка о наличии приложения». Резолюция на документе датируется и подписывается. Гриф утверждения состоит из слова «Утверждаю», гриф согласования – «Согласовано». Он располагается ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования. Расшифровка подписи в реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования» должна состоять из инициалов и фамилии лица, подписавшего документ. Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона располагают в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны каждого листа документа. Стандартизация формы значительно упрощает работу с текстовой документацией. Деловая письменная речь – одна из форм общения, языковое средство фиксации управленческой, деловой, служебной информации. Формирование официально-деловой письменной речи обусловлено необходимостью документально закреплять административные и правовые отношения. Способ изложения в деловых документах называется формально-логическим. Это означает, что предмет рассматривается с позиции экономико-правовых, социальных отношений, а не межличностных. |