ПР№4 Проектная деят-ть. Практическая работа 4 организация проектной деятельности основные определения Планирование проекта состоит
 Скачать 204.62 Kb.
|
|
Практическая работа № 4 ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЕКТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Основные определения Планирование проекта состоит: – в определении целей и способов их достижения на основе формирования комплекса работ (мероприятий, действий), которые должны быть выполнены; – в выборе нужных для этого методов и средств, а также ресурсов: – в согласовании действий организаций – участников проекта. Вехи проекта – ключевые этапы реализации проекта. Структура разбиения работ (СРР) – иерархическая структура последовательной декомпозиции проекта на подпроекты, пакеты работ различного уровня, пакеты детальных работ. Структурная схема организации (ССО) – описание организационной структуры, необходимой для выполнения работ, определенных в СРР. Система (от др.-греч. – целое, составленное из частей; соединение) – множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которое образует определённую целостность, единство. Системный подход – направление методологии научного познания, в основе которого лежит рассмотрение объекта как системы. Критический путь – это максимальный по продолжительности полный путь в сети. Работы, лежащие на этом пути, также называются критическими. Полный резерв времени или запас времени – разность между датами позднего и раннего окончаний работы. Диаграмма Гантта – горизонтальная линейная диаграмма, на которой задачи проекта представляются протяженными во времени отрезками, характеризующимися датами начала и окончания, задержками и, возможно, другими временными параметрами. Теоретические сведения Элементы процесса организации проектной деятельности означают следующее (рис. 4): – вход: подготовка к проектированию; – выход: результаты проектирования; – управление; – ресурсы (механизм): материальные, финансовые и трудовые, обеспечивающие факторы процесса.   Системный подход определяет основные характеристики. Проекты могут быть разнообразными, многоплановыми. Однако они имеют специфические характеристики: – разовость; – уникальность; – результативность; – инновационность. В свою очередь, системный подход позволяет спланировать и реализовать проект, исходя из трех главных вопросов: – сколько времени это займет; – во сколько это обойдется; – совпадет ли конечный результат с ранее намеченным. Разложить сложную задачу на ряд простых, но взаимосвязанных задач, представить её в виде иерархической структуры можно с помощью метода декомпозиции (рис. 6).  Подготовка к проектной деятельности осуществляется по существующему (разработанному) и утвержденному плану проектирования. Выходящими параметрами являются: определение цели проекта, типологические признаки проекта, разработка бюджета и оценка качества проекта, факторы проектной деятельности, основные требования к использованию метода проектов. Задание По представленной диаграмме (рис. 7) рассчитайте критический путь проекта. Примечание: На приведенном примере сетевой диаграммы каждая вершина обозначена кружком с дробью внутри: числитель означает номер работы по проекту, промаркированный в алфавитном порядке, знаменатель – продолжительность выполнения работ во временных единицах (например, недели). Выполнение некоторых работ невозможно без предварительного завершения других: например, работа F невозможна без окончания предшествующих работ А и D; для выполнения работы L необходимо завершение этапов E, F, H, I, J и K.  Критический путь. Максимальный по продолжительности полный путь в сети называется критическим; работы, лежащие на этом пути, также называются критическими. Именно длительность критического пути определяет наименьшую общую продолжительность работ по проекту в целом, так как критический путь оценивает продолжительность реализации проекта в запланированных условиях без каких-либо задержек. Длительность выполнения всего проекта может быть сокращена за счет длительности работ, лежащих на критическом пути. Соответственно любая задержка выполнения работ критического пути повлечет увеличение длительности проекта. Рассматривая сетевую диаграмму можно увидеть, что критический путь проходит через вершины B, D, G, K, Lи составляет 19 недель (4 + 3+ 6 + 5 +1). Соответственно минимальная продолжительность проекта в соответствии с планом может составить 19 недель. Любая задержка или сокращение сроков выполнения работ, входящих в критический путь, отразится на сроках выполнения всего проекта. Таким образом, метод критического пути позволяет рассчитать возможные календарные графики выполнения всего комплекса работ по проекту на основе их логической последовательности и оценок продолжительности выполнения каждой работы. Домашнее задание Составить структурную схему организации вашего проекта и обосновать ее. Построить сетевую диаграмму, а также рассчитать критический путь своего проекта. Контрольные вопросы Какова цель планирования проекта? Планирование проекта (Project Planning) – непрерывный процесс определения наилучшего способа действий для достижения поставленных целей проекта с учетом складывающейся обстановки. Цель планирования состоит в построении модели реализации проекта. Как определяются основные вехи проекта? Определение основных вех следует непосредственно после построения системы разбиения работ (СРР) и структурной схемы организации проекта (ССО) с матрицей ответственности. Вехи удобно использовать для согласования основных этапов разработки и реализации проекта, а также для анализа и контроля хода реализации проекта на соответствующих этим вехам уровнях управления. Для определения вех необходима минимальная, доступная в начале проекта информация, поэтому их можно использовать на самых ранних стадиях процесса планирования. Определение вех производится с использованием информации о ключевых точках, стадиях и состояниях проекта течение его жизненного цикла. Вехи отмечают существенные, определяющие дальнейший ход развития проекта, точки перехода от одного состояния проекта к другому и поэтому позволяют решать проблемы контроля, предоставляя набор естественных контрольных точек. На основании выделенных вех и их последовательности строятся сетевые диаграммы. Как в планировании проектов используется принцип иерархии? Иерархическая структура работ проекта - это ориентированный на результаты способ группировки элементов проекта, который упорядочивает и определяет общее содержание проекта. Способ группировки работ проекта выбирается в зависимости от того, по какому признаку менеджеру проекта удобнее классифицировать работы проекта. Признаками классификации могут быть: Продукт проекта Жизненный цикл проекта Географическая зона Элементы организационной структуры проекта Функциональная деятельность Иерархическая структура работ проекта – это дерево подзадач различного уровня, необходимых и достаточных для достижения целей проекта. Иерархическая структура работ проекта: Используется для планирования расписания проекта Используется для формирования бюджета проекта и последующего контроля затрат проекта Определяет каналы обмена информацией в проекте Определяет полноту отчетности, ключевые результаты и распределение ответственности в проекте Создание иерархической структуры работ – процесс разделения результатов проекта и работ по проекту на меньшие элементы, которыми легче управлять. Для чего необходима структура разбиения работ? Одним из эффективных инструментов управления проектом является структура разбиения работ (СРР). Она позволяет определить, какие работы необходимо выполнить для реализации проекта, а также установить единую структуру управления этими работами. На самом высоком уровне декомпозиции представлен проект в целом. На самом нижнем уровне находятся единичные работы, иногда называемые пакетом работ или рабочим пакетом. Пакет работ — это единица измерения всей деятельности по проекту. Рабочие пакеты закреплены за определенными лицами, имеют четко обозначенные сроки, стоимость и требования к качеству, отражаются в соответствующей документации. Рабочие пакеты — это единицы управления проектом. Они служат информационной базой, первичным элементом учета управления проектом. В понятие СРР входят: структура — совокупность отношений между элементами системы, необходимых и достаточных для достижения цели проекта; разбиение — разделение на составные части или категории, на более простые составные части, декомпозиция; работа — продолжительное физическое или умственное усилие направленное на достижение результата; деятельность обязанность, функция, операция, выполняемая сотрудником или коллективом; часть трудового процесса, требующего затрат времени и ресурсов. Структура разбиения работ позволяет участникам проекта и всем заинтересованным лицам достичь ясного представления о конечной продукции проекта и всех работ, необходимых для создания этой продукции. Она разделяет проект на иерархически связанные управляемые, простые и контролируемые комплексы и пакеты работ, что позволяет достичь необходимого баланса между потребностями управления и оптимальным представлением информации по проекту. Ключевой ориентацией структуры разбиения работ являются создаваемые результаты которые можно определить как измеримые, осязаемые и проверяемые выходы, продукты, поручаемые вследствие выполнения работ по проекту или отдельной его части. Создаваемые целевые результаты деятельности по проекту составляют в совокупности продукцию проекта. Для руководства проекта структура разбиения работ является необходимым инструментом так как она позволяет: обеспечить достижение целей проекта путем их сравнения с элементами дерева работ различного уровня; разложить сложный по содержанию проект на более простые и управляемые составляющие; создать основу для сетевого моделирования, планирования, распределения ответственности; более детально обозначить требования к ресурсам, необходимым для выполнения работ; определить структуру данных необходимых, для текущей оценки стоимости продолжительности и качества работ; создать основу для управления рисками проекта. От чего зависит уровень детализации СРР? Уровень детализации срр. Зависит от содержания проекта, квалификации и опыта команды проекта, применяемой системы управления, принципов распределения ответственности в команде проекта, существующей системы документооборота и отчетности и т. Д. Что может выступать основанием декомпозиции СРР? Основанием декомпозиции СРР могут служить: компоненты товара (объекта, услуги, направления деятельности), получаемого в результате реализации проекта процессные или функциональные элементы деятельности организации, реализующей проект этапы жизненного цикла проекта, основные фазы подразделения организационной структуры географическое размещение для пространственно распределенных проектов Зачем необходима структурная схема организации проекта? Целью структурной схемы организации является определение состава и распределение обязанностей исполнителей для работ, входящих в структуру разбиения работ. Состав и порядок реализации работ во многом определяют форму организационной структуры, создаваемой для достижения целей проекта. На какие работы, прежде всего, необходимо обратить внимание с целью сокращения сроков реализации проекта? Сокращение времени выполнения проекта Методы сокращения времени выполнения проекта (операций критического пути) ограничены. Снижение качества - одна из альтернатив, которая может сократить время выполнения операции на критическом пути. Заключения контракта на выполнение операции с субподрядчиком. Субподрядчик может иметь доступ к более высоким технологиям или обладать компетентностью, которая может ускорить выполнение операции. Выделение дополнительных людских ресурсов и оборудования для оставшихся операций. Однако существуют границы того, насколько можно ускорить данное выполнение с помощью дополнительной рабочей силы. Закон Брукса: дополнительная рабочая сила для опаздывающей программы проекта задержит его выполнение еще больше. Фредерик Брукс сформулировал этот принцип на основе своего опыта руководителя проекта программного обеспечения для IBM System/360 в начале 1960-х. Последующие исследования показали, что выделение дополнительных людей для опаздывающих проектов всегда приводит к большей стоимости. Выделение дополнительной рабочей силы на раннем этапе более надежно, чем если это сделать на более позднем этапе, так как новые люди всегда сразу оказывают отрицательное воздействие на ход проекта, на преодоление которого могут потребоваться недели. Иногда можно изменить логику сетевого графика проекта таким образом, чтобы критические операции осуществлялись параллельно (одновременно), а не последовательно. Наконец, еще одним методом выполнения работ в срок является сокращение размеров проекта. Фирмы, занимающиеся программным обеспечением, выпускают продукты, которые не соответствуют первоначальным спецификациям, чтобы потом добавить недостающие характеристики последующим версиям. Если исключить все эти альтернативы, сокращение времени проекта сводится к сокращению времени конкретной, критической операции для сокращения времени проекта. Эта альтернатива означает появление дополнительных затрат, чтобы сократить время выполнения операции. 9. В чем заключается схема процессного подхода при организации проектной деятельности? Процессный подход, лежащий в основе управления проектами, реализуется на уровне двух типов процессов: непосредственно связанных с управлением проектами и процессов, связанных с реализацией новых товаров и услуг. Причем процессы первого уровня должны обязательно включаться в проектные графики. Группы процессов могут совмещаться во времени. Процессы объединяются в следующие группы. 1. Инициация, или авторизация, – принятие решений начать следующую фазу проекта. 2. Планирование. 3. Исполнение и контроль. 4. Анализ. 5. Управление. 6. Завершение – подразумевает закрытие контрактов и административное завершение. К подпроцессам планирования относятся: планирование целей, декомпозиция целей; определение состава операций (работ) проекта; определение взаимосвязей операций; оценка длительности или объемов работ; определение ресурсов, оценка стоимостей; составление расписания выполнения работ; оценка бюджета, разработка плана исполнения проекта; определение критериев успеха проекта; планирование качества, планирование организации; назначение персонала; планирование взаимодействия с окружением проекта; идентификация рисков, оценка рисков; разработка политики реагирования; планирование поставок, подготовка условий поставок. К подпроцессам исполнения и контроля относятся: учет исполнения, подтверждение качества; подготовка предложений, выбор поставщиков; контроль контрактов, развитие команды проекта. Подпроцессами анализа являются: анализ сроков, анализ стоимости; анализ качества, подтверждение целей; оценка исполнения, анализ ресурсов. К подпроцессам управления относятся: общее управление изменениями, управление ресурсами; управление целями, управление качеством; управление рисками, управление контрактами. Подробное описание процессов управления проектами представлено в руководстве РМВоК. 10. Какие элементы входят в рабочую схему организации и реализации проектной деятельности? К элементам относятся: цели проекта и результаты, которых нужно достичь; бюджет проекта и график финансирования; команда проекта и матрица распределения ответственности между исполнителями; задачи проекта и график их выполнения; матрица рисков проекта и план их минимизации. |