Правила и методы эффективного планирования и расстановки приоритетов Задание 1 Прочитайте текст задания 1 рассуждения работника о предстоящем дне и план дня, который он составил
 Скачать 26.71 Kb.
|
Практическое задание 4Тема 5. Правила и методы эффективного планирования и расстановки приоритетов Задание 4.1 Прочитайте текст задания 4.1 – рассуждения работника о предстоящем дне и план дня, который он составил. Проанализируйте размышления менеджера и его план, представленный в таблице 1. Какие ошибки он допустил в составлении плана? Проанализируйте, насколько точно был выполнен алгоритм планирования дня. Как бы вы составили этот план дня? Представьте в виде таблицы 2, заполнив бланк выполнения задания 4.1. Текст задания 4.1 Сегодня предстоит трудный день! Уже в восемь часов утра в голове не утихают многочисленные задачи, запланированные на сегодня. Возможно, не хватит времени выполнить всё задуманное. Нужно позвонить недовольному клиенту, которому доставили заказ с опозданием от запланированного срока. Узнать, какие есть вопросы и недовольства, попробовать урегулировать ситуацию и вновь завоевать его лояльность к нашей организации. Также необходимо разработать материалы об организации и подготовиться к выставке, открытие которой запланировано через неделю. А к сегодняшнему дню так и не готова презентация и текстовка для рекламной продукции. Да и нужно договориться с типографией об издании презентационных продуктов в виде календарей, листовок, буклетов, сувениров, плакатов. Во избежание типичной ситуации, когда печать рекламы происходит в последний день, а на выставке стоит незаполненная информационная стойка. Позор! Назначив на час дня встречу с поставщиками, не обдумал, на чем поехать. Назначая встречу, забыл, что отдал в сервис свой автомобиль и до сих пор его не забрал. На чем же добираться? Заказать такси или поехать на автобусе? Совсем вылетела из головы предстоящая презентация продукции, которая состоится сегодня в шесть вечера. Моя команда до сих пор не в курсе. Срочно нужно собрать всех и проинформировать о задачах презентации. Три недели в столе лежит написанный текст статьи для рекламного журнала. Давно пора её отредактировать. И, кстати, о столе: не мешало бы навести там порядок и разобрать все бумаги. Надоело искать нужный документ по полчаса в этом хаосе. И пора бы уже начинать ходить в спортзал, пожалуй, стоит сегодня посетить первое занятие! Но, наверно, не получится. Если еще взять во внимание, что в базу данных не внес большой объем информации по клиентам... А ведь это может негативно отразиться на возможной прибыли организации. Поступил звонок от секретаря директора. Через полчаса назначено важное совещание. Надо распланировать задачи сегодняшнего дня, а то, возможно, часть задач попросту вылетят из памяти. Таблица 1 План дня менеджера
Задание 4.2 Составьте план двух ваших дней, используя метод жестко-гибкого планирования и метод контекстного планирования. Рекомендации по выполнению задания 4.2 Составьте план на два ваших дня, распределив задачи и время выполнения этих задач. Определите среди всего списка задач те задачи, которые являются жесткими, записав их во втором и третьем столбцах таблицы 3 бланка выполнения задания 4.2. Не забывайте про правило планирования «60 % на 40 %». Планируйте не более 60 % рабочего времени на жесткие и приоритетные задачи. Остальные 40 % – свободный резерв для гибких задач и форс-мажора. Выделите свои личные, типовые контексты, например: место, человек, внешние обстоятельства, внутренние обстоятельства. Составьте список гибких задач под каждый контекст. Заполните четвертый и пятый столбцы таблицы 3 (бланк выполнения задания 4.2). При необходимости можете запланировать под контекст жесткую задачу. Задание 4.3 Придумайте три примера мелких и неприятных задач, которые не требуют много времени и сил для их решения (задачи «лягушки»). Придумайте три примера крупных и сложных задач, требующих больших усилий (задачи «слоны»). Разделите крупные и сложные задачи «слоны» на более мелкие (реальные) подзадачи. Для распределения задач можете придумать собственные примеры или использовать предложенные ниже: сделать ремонт на даче; сделать резервную копию рабочих документов; разработать проект по обустройству велодорожек в городе; отправить поставщику копию договора заказным письмом; оплатить счета; сообщить клиенту о срыве сроков поставки; разработать стратегию выхода компании из кризиса. Рекомендации по выполнению задания 4.3 Придумайте или распределите предложенные варианты задач на категории задач «слоны» и «лягушки» в таблице 4 бланка выполнения задания 4.3. Запишите три примера мелких и неприятных задач, которые не требуют много времени и сил для их решения (задачи «лягушки»), в первый столбец таблицы 4 (бланк выполнения задания 4.3). Запишите три примера крупных и сложных задач, требующих больших усилий (задачи «слоны»), во второй столбец таблицы 4 (бланк выполнения задания 4.3). Разделите крупные и сложные задачи «слоны», записанные в третьем столбце таблицы 4, на более мелкие (реальные) подзадачи по методу «Нарезка слонов на бифштексы». Запишите получившиеся мелкие (реальные) подзадачи в третий столбец таблицы 4 (бланк выполнения задания 4.3). Практическое задание 5Тема 5. Правила и методы эффективного планирования и расстановки приоритетов Задание 5 Распределите дела из приведенного ниже списка по их приоритетности, важности и срочности, используя распределение задач по принципу построения матрицы Эйзенхауэра. Навести порядок на рабочем столе. Приготовиться к предстоящему завтра зачету. Посидеть в социальных сетях. Составить доклад по менеджменту, который необходимо сдать до конца следующего месяца. Сходить с друзьями в кафе. Позаниматься с репетитором по физике, т. к. через 3 месяца будут вступительные экзамены. Убраться в квартире. Позвонить сегодня ключевому покупателю. Закончить работу над отчетом (сдавать через три дня). Завтра поздравить бабушку с юбилеем. Начать заниматься на курсах иностранного языка для подготовки к поступлению в вуз в следующем году. Рекомендации по выполнению задания 5 Проанализируйте представленный в задании список задач. Распределите задачи по категориям согласно матрице Эйзенхауэра: A – категория срочных и важных задач; B – категория важных, но несрочных задач; С – категория срочных, но неважных задач; D – категория несрочных и неважных задач. Запишите распределённые задачи по категориям согласно матрице Эйзенхауэра в соответствующую ячейку таблицы 1 (бланк выполнения задания 5). |