размещение. Программа среднего профессионального образования 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина Обеспечение сохранности документов Практическое занятие 6

Название	Программа среднего профессионального образования 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина Обеспечение сохранности документов Практическое занятие 6
Дата	15.05.2023
Размер	141 Kb.
Формат файла
Имя файла	размещение.doc
Тип	Программа #1131878

Программа среднего профессионального образования

46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Дисциплина: Обеспечение сохранности документов

Практическое занятие 6

Выполнил:

Обучающийся Смирнова Ксения Михайловна

Преподаватель:

Хомякова Наталья Викторовна

Практическое занятие 6

Практическое занятие № 6 (2 часа).

Тема: Размещение документов в хранилище архива. Дезинфекция архивных документов.

Цель занятия: закрепление представлений обучающихся об особенностях размещения документов в хранилище, знаний нормативно-правовых актов в сфере архивного дела, о порядке проведения дезинфекции документов.
Задание 1. (максимальное количество баллов – 4 балла).

Работа с первичными средствами хранения.

При выполнении заданий данного практического занятия используйте:

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526);

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24).

1. Перечислите, что должно быть указано на ярлыке, который размещается на лицевой стороне каждого первичного средства хранения архивных документов.

2. Перечислите, что может быть указано на ярлыке, который размещается на лицевой стороне каждого первичного средства хранения архивных документов.

Решение:

1. Лицевая сторона каждого первичного средства хранения архивных документов снабжается ярлыком, на котором указываются номер архивного фонда, номер описи дел, документов, крайние номера единиц хранения, находящихся в нем.

2. Допускается дополнение ярлыка:

полным наименованием архива и (или) его аббревиатурой;

названием архивного фонда;

штрих-кодом, радиочастотным идентификатором;

отметкой о наличии особо ценных документов, подлежащих эвакуации при возникновении чрезвычайных ситуаций, в период мобилизации и в военное время;

отметкой об отсутствующей или пропущенной единице хранения.
Электронные документы на физически обособленных носителях снабжаются вкладышами (этикетками) с их архивным шифром.

отметкой о наличии особо ценных документов, подлежащих эвакуации при возникновении чрезвычайных ситуаций, в период мобилизации и в военное время;

отметкой об отсутствующей или пропущенной единице хранения.
Задание 2. (максимальное количество баллов – 3 балла).

Заполнение карточки постеллажного топографического указателя.

Заполните карточку постеллажного топографического указателя. Сведения внесите по своему усмотрению.

Решение:

КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО

ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ

ОГКУ «Государственный архив ХХХХХХХХ области»

Стелаж №

ХРАНИЛИЩЕ №

Шкаф №	Полка №	Фонд №	Опись № (н/д)		Дела с №	Примечание
					по №

1	2	3	4	5		6
1	1	1	1 дел п/хр за 2000	1-35
1	2	1	1 дел п/хр за 2000	36-51
1	3	1	1 дел п/хр за 2001	1-65
1	4	1	1 дел п/хр за 2001	66-89
1	5	1	1 дел п/хр за 2002	1-50

Задание 3. (максимальное количество баллов – 3 балла).

Заполнение карточки пофондового топографического указателя.

Решение:

ОГКУ «Государственный архив ХХХХХХХХ области»

КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО

ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ

ОГКУ «Государственный архив ХХХХХХХХ области»

Фонд №

ХРАНИЛИЩЕ №

Исполнительный комитет ХХХХХХХХ областного Совета народных депутатов

Опись N	Дела с N ____ по N ________	Стеллаж N	Шкаф N	Полка N	Примечание
1	2	3	4	5	6
1 дел п/хр за 2000	1-35	1	1	1
1 дел п/хр за 2000	36-51	1	1	2
1 дел п/хр за 2001	1-65	1	1	3
1 дел п/хр за 2001	66-89	1	1	4

Задание 4. (максимальное количество баллов – 3 балла).

Составление инструкции для сотрудника архива по проведению плановой проверки наличия документов в архивохранилище.

Составьте инструкцию для сотрудника архива по проведению проверки наличия документов в архивохранилище и действиях при выявлении документов, подвергшихся поражению. При составлении инструкции используйте:

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526);

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24);

- ГОСТ 7.50-90 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов. Общие требования

Решение:

Этапы проведения проверки наличия и состояния архивных документов

1 Выверка учетных документов.

2 Проверка наличия и состояния дел (документов) в

хранилищах.

3 Документирование результатов проверки наличия и

состояния архивных документов.

4 Организация розыска необнаруженных дел.

5 Снятие необнаруженных дел с государственного

учета.

В ходе проверки наличия и состояния на этапе проверки в архивохранилище запрещается:

Вносить в опись дел неучтенные единицы хранения.

Делать какие-либо пометки, исправления или записи в описях дел и других обязательных учетных документах.
Инструкция по организации проведения и оформлению результатов

проверки наличия и состояния архивных документов
1. Общие положения

1.1. Инструкция по организации проведения и оформлению результатов проверки наличия и состояния архивных документов фондов подготовлена с целью организации и порядка:

• проведения работ по проверке наличия и состояния архивных документов;

• рассмотрения вопросов, связанных с розыском необнаруженных при проверке единиц хранения и с внесением изменений в учетные документы.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с:

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526);

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24);

- ГОСТ 7.50-90 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов. Общие требования.

1.3. Проверка наличия проводится в целях:

• установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих документов для организации их розыска;

• выявления и устранения недостатков в учете архивных документов;

• выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.

1.4. Проверка наличия проводится в плановом порядке в соответствии с планом работы архива и индивидуальных планов сотрудников отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов (далее - отдел обеспечения сохранности), занимающихся проверкой.

1.5. Плановая цикличная проверка наличия в архиве проводится:

• уникальных документов - ежегодно;

• особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет;

• остальных архивных документов - на основании решения экспертно - методической комиссии архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не реже одного раза в 25 лет.

1.6. Единовременно (внеочередные) проверки наличия проводятся в случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы.

1.7. Не подлежат проверке наличия фонды, которые за последние пять лет:

- поступили в архив;

- прошли научно-техническую обработку;

- подверглись целевой экспертизе ценности с одновременной проверкой наличия дел;

- проводилось усовершенствование описей с частичным редактированием заголовков, просмотром дел и проверкой их наличия.

1.8. В сроки, установленные руководством архива, систематически проводятся полные или выборочные проверки наличия дел, выдававшихся из помещений архивохранилища в течение года.

1.9. Инструкция предназначена для сотрудников отдела обеспечения сохранности архива, занимающихся проверкой наличия и состояния архивных документов.

2. Организация работы по проверке наличия и состояния архивных документов

2.1. Проверка наличия является постоянной плановой работой архива. План рассчитывается по действующим в архиве нормам времени на работы и услуги. Норма выработки включает те виды работ, которые будут проведены в ходе проверки наличия, а именно:

• выемка дела;

• сверка описательных статей описи с шифром и заголовками дел на обложках;

• визуальный осмотр физического состояния дел;

• сверка фактического наличия дел с итоговыми записями в описях;

• подкладка дела;

• заполнение листа проверки;

• отметка в описи об окончании проверки наличия.

2.2. На розыск необнаруженных дел и внесение изменений в учетные документы, шифровку не зашифрованных дел, смену ярлыков, и другие виды работ предусматривается специальное время.

2.3. Проверку наличия одного фонда рекомендуется проводить двум специалистам.

2.4. Проверку наличия конкретного фонда рекомендуется завершать по возможности в течение года. Розыск необнаруженных дел проводится в течение года с момента обнаружения отсутствующего архивного дела.

2.5. Координация и контроль работы по проверке наличия осуществляется начальником отдела обеспечения сохранности и заведующим архивохранилищем.

3. Методика проведения проверки наличия и состояния архивных документов

3.1. В начале проверки наличия заведующим архивохранилищем проводится выверка учетных документов, которая включает:

- установление полноты учетных документов на проверяемый архивный фонд;

- сверку сопоставимых показателей в учетных документах;

- уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел;

- проверку правильности составления итоговой записи.

3.2. Для проведения проверки наличия исполнителю выдается один экземпляр описи.

3.3. Проверка проводится по описям, путем сверки фактического наличия единиц хранения с описью. При этом сверяется описательная статья описи (номер единицы хранения, номер делопроизводственный, заголовок, крайние даты документов единицы хранения, количество листов) с описанием на обложке дела. Физическое состояние определяется путем визуального осмотра дела.

3.4. При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном виде (например, документы личных фондов, картографические материалы).

3.5. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяются полистно.

3.6. Архивные документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилища.

3.7. Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи, считаются имеющимися в наличии.

3.8. При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:

• сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;

• подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки наличия неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда;

• изымать из проверяемого архивного фонда и передавать заведующему архивохранилищем неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов. Заведующий архивохранилищем должен изучить документы по проверке наличия данного фонда и проверить, не значатся ли эти дела в розыске, а также проверить книги выдачи дел из хранилища: сотрудникам архива и в читальный зал - не значатся ли данные дела в числе не списанных;

• изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями и сообщать заведующему архивохранилищем для немедленной их изоляции;

• изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством архива.

3.9. В ходе проверки наличия не допускается:

• вносить в опись дел неучтенные единицы хранения;

• делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел, документов и других учетных документах.
Задание 5. (максимальное количество баллов – 4 балла).

Заполнение таблицы «Способы проведения полистной дезинфекции».

Заполните таблицу «Способы проведения полистной дезинфекции».

Способ	Объект, в отношении которого применяется	Описание действий
Тампонированием	Переплет, обрезы, корешок переплета. Дезинфекция документов на бумажных носителях, а также бумажных, картонных и коленкоровых переплетов Дезинфекция переплетов из ледерина и дермантина Кожаные и пергаменные переплеты, а также рукописи на пергамене с относительно крепкой основой, документы на бумаге с сильной пигментацией грибами	Приступая к дезинфекции документа, необходимо с помощью плоской кисточки-флейца смахнуть мусор с обрабатываемой поверхности, затем тампоном или салфеткой, смоченным дезинфицирующим раствором и досуха отжатыми, осторожно снимают налет плесени. Для этого тампоном прикасаются к налету плесени, делая легкие промокательные движения. При этом грибной налет переносится с поверхности документа на ватный тампон, окрашивая его поверхность. В процессе работы грязные тампоны постоянно заменяют свежими.После того, как с пораженной поверхности сняли грибной налет, ее протирают чистым тампоном, смоченным дезинфицирующим раствором и отжатым. Можно увлажнить обрабатываемую поверхность дезинфицирующим раствором с помощью пульверизатора, дающего мелкий распыл. По окончании дезинфекции документы необходимо просушить и проветрить. Для этого их раскрывают веерообразно и оставляют при комнатной температуре на 2-3 дня.
С использованием волглых прокладок	Ветхая бумага, ослабленная бумага, но со стойкими текстами Дезинфекции кожаных переплетов	Листы фильтровальной (промокательной) бумаги нарезают по размеру документа, подлежащего дезинфекции, и погружают в противень с дезинфицирующим раствором. Затем подсушивают до волглого состояния (для чего закладывают в сложенные вдвое листы сухой фильтровальной бумаги и промокают, повторив эту процедуру дважды) и прокладывают между пораженными и прилегающими к ним листами документа. Проложенный таким образом документ заворачивают в полиэтилен и оставляют на сутки в помещении при комнатной температуре.
С использованием сухих прокладок	Пораженные плесневыми грибами документы с ветхой бумагой и растворимым в воде и спирте текстом Дезинфекция документов на коже и пергамене с ослабленной основой, документов с сильно пигментированной бумагой, с текучими текстами, рисунков, акварелей	Листы фильтровальной бумаги пропитывают либо 10-процентным спиртовым раствором нипагина (10 г нипагина растворяют в 100 мл 96-процентного этилового спирта), либо 10-процентным водным раствором диметилдитиокарбамата кальция (260 мл основного раствора растворяют в 740 мл воды) и высушивают досуха. Сухие прокладки помещают между пораженными листами документа, документ помещают в плотный бумажный пакет и выдерживают при комнатной температуре в течение 6 месяцев до полного отмирания плесневых грибов. По окончании дезинфекции налеты грибов осторожно удаляют сухим тампоном. Используют листы фильтровальной бумаги, пропитанные 10процентным спиртовым раствором тимола (10 г кристаллов тимола на 100 мл спирта) и высушенные до полного удаления спирта. Проложенные такими листами документы помещают в полиэтиленовые пакеты и оставляют при комнатной температуре на 14 суток. По окончании дезинфекции документ освобождают от прокладок, проветривают, удаляют налеты плесневых грибов и помещают на хранение.

Задание 6. (максимальное количество баллов – 4 балла).

Определение основных положений правил охраны труда и мер безопасности при проведении работ по дезинфекции архивных документов.

Определите основные положения правил охраны труда и мер безопасности при проведении работ по дезинфекции архивных документов.

Решение:

Требования к помещению, где проводится дезинфекционная обработка.

Очистку документов биоцидом необходимо выполнять только в изолированном помещении или под тягой. Желательно, чтобы помещение было выложено кафельной плиткой. Местом для дезинфекции может служить стол, находящийся вне основного хранения документного фонда в хорошо проветриваемом помещении. После окончания работы обязательна влажная уборка помещения с использованием раствора биоцида и проветриванием помещения. У выхода из помещения должен находиться коврик, смоченный раствором биоцида.

Техника безопасности Лица, проводящие обработку, должны быть обязательно в масках, защищающих лицо и глаза, респираторах, защищающих дыхательные пути, в халатах, в перчатках. При работе с концентрированными растворами биоцидных препаратов (свыше 20%) и при приготовлении рабочих растворов следует надеть перчатки и защитить лицо и глаза пластиковой маской. При попадании биоцида в глаза немедленно промыть их большим количеством воды и обратиться к врачу. При попадании на кожу промыть большим количеством воды с мылом. При попадании биоцида на одежду обязательно снять её и не надевать снова без предварительной стирки.

Задание 7. (максимальное количество баллов – 4 балла).

Определение особых условий хранений для отдельных категорий документов.

При выполнении задания используйте:

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24).

Какие документы подлежат отдельному от других архивных документов (обособленному) и сейфовому хранению? Перечислите их.

Отдельному от других архивных документов (обособленному) хранению подлежат архивные документы:

• содержащие сведения, составляющие государственную тайну;

• кинодокументы на нитрооснове;

• подвергшиеся биологическому поражению;

• переданные на временное хранение в архив по договору и не отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации.

Сейфовому хранению с замещением в первичных средствах хранения картами заместителями подлежат единицы хранения:

• содержащие уникальные документы;

• имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни.