АРХИТЕКТУРА И ОСНОВНЫЕ КОМПОНЕНТЫ ЕСМ-СИСТЕМ. Реферат №1 — копия. Реферат архитектура и основные компоненты есмсистем группа Проверил Москва 2022
 Скачать 132.52 Kb.
|
|
НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ ЧАСТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ МОСКОВСКИЙ ФИНАНСОВО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ «СИНЕРГИЯ» Дисциплина «Управление контентом в организации» РЕФЕРАТ АРХИТЕКТУРА И ОСНОВНЫЕ КОМПОНЕНТЫ ЕСМ-СИСТЕМ Выполнил: Группа: Проверил: Москва – 2022 ОглавлениеВведение. 3 Определение ЕСМ-системы. 3 На что ориентирована эта система. 3 Ключевые компоненты. 4 Цель системы. 5 Архитектура. 6 Базовые компоненты ECM. 8 Программное обеспечение для управления Web-контентом предусматривает: 9 Итог 12 Список литературы 13 Введение.Вот уже более 10 лет наблюдается активный рост спроса на корпоративные информационные системы вообще и системы электронного документооборота/управления корпоративной информацией, в частности. Причиной тому является прежде всего общий рост отечественной экономики, распространившийся на государственную и другие отрасли. Для адекватного функционирования компаний в условиях роста потребовались эффективные инструменты управления бизнес-процессами. На помощь пришли системы электронного документооборота, обеспечивающие информационную поддержку в том числе критически важных управленческих деловых процессов организации/предприятия. Определение ЕСМ-системы.Для начала узнаем для чего нужно система ЕСМ и что это такое. Управление корпоративным контентом (Enterprise Content Management) — управление цифровыми документами и другими типами контента, а также их хранение, обработка и доставка в рамках организации. Управляемая информация (контент) предполагает слабую структурированность: это могут быть файлы различных форматов, электронные документы с различными наборами полей. ECM-система (ЭЦМ, если по-русски) — программное обеспечение для управления корпоративным контентом. Часто ECM-системы считаются особой разновидностью систем управления содержимым. На постсоветском пространстве понятие ECM-системы зачастую трактуется как сходное с понятием «системы электронного документооборота» (СЭД). На что ориентирована эта система.Система ECM ориентирована на работу с неструктурированной информацией (контентом), логично, в любой форме, включая офисные текстовые и табличные электронные документы, документы в формате PDF, а также чертежи, чертежи, графики, презентации, сканированные изображения, сообщения электронной почты, веб-страницы, видео, аудиофайлы, flash-анимация, одним словом, все многообразие контента, необходимого для эффективного ведения бизнеса. Основной задачей системы ЭЦМ является поддержание полного жизненного цикла информации, от ее создания или получения извне до уничтожения, когда она теряет свою ценность. Отличием функциональности систем ЭЦМ от систем электронного документооборота является возможность работы не только с документами, которые сегодня составляют лишь небольшую часть корпоративного контента, но и с любыми другими видами данных: сообщениями электронной почты, графикой, фотографиями, аудио-и видеофайлами, веб-страницами, файловыми системами, оцифрованными материалами. Помимо инструментов для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации, ECM-системы имеют инструменты для потоковой передачи контента, управления веб-сайтом, прав доступа, безопасного корпоративного поиска. Следует отметить, что возможность разграничения прав доступа к данным позволяет ЭЦМ-системам удовлетворять одно из важнейших требований безопасности при использовании контента в государственных органах, зачастую содержащего личную или секретную информацию. Ключевые компоненты.По определению «Gartner» (исследовательская и консалтинговая компания, специализирующаяся на рынках информационных технологий), ECM — это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов. «Gartner» определяет современные ECM-системы как программные решения, реализующие следующие ключевые компоненты: управление документами — экспорт, импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов; управление образами документов — захват, преобразование и управление бумажными документами; управление записями (или, в соответствии с последним переводом стандарта IEEE 15489 - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, «управление документами») — долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам; управление потоками работ — поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита; управление веб-контентом — автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей; управление мультимедиаконтентом — управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами, рекламными роликами; управление знаниями — поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации; документно-ориентированное взаимодействие — совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд. Цель системы.Основная цель ЕСМ-системы — обеспечить эффективное управление накопленными информационными активами предприятия с целью повышения производительности и обеспечения компании устойчивого конкурентного преимущества. Предприятия, не применяющие полноценной системы организации электронного документооборота, сталкиваются с неупорядоченным нагромождением своего контента. Его трудно должным образом классифицировать, часто к нему нельзя получить доступ, а также нет возможности узнать версию документа; в компаниях с разветвленной структурой проблематично избежать дублирования и добиться совместного применения важной информации; сотрудники не могут надлежаще сохранять плоды коллективного труда и содержать в порядке большое количество электронных писем. ЕСМ обеспечивает инфраструктуру, которая позволяет устранять эти и другие проблемы. Некоторые аналитики включают в ECM-системы технические средства обмена данными с другими информационными системами. Такой обмен требуется очень часто. Например, при работе с договорами обычно подготовку и согласование текста договора проводят в ECM-системе, а потом основные данные договоров передают в финансово-бухгалтерские или ERP-системы (системы управления ресурсами). Интеграция – реальная возможность достичь такого состояния управления информацией, когда данные в одной системе соответствуют данным во всех остальных, а это – необходимое условие качественного управления. Сотрудникам служб ДОУ следует учесть потребность компании в интеграции систем и, в связи с этим определить необходимость наличия и пути использования сервиса интеграции. После всего описанного, картина о понятие «что такое ЕСМ/ЭЦМ-система» должно было уложиться. Переходим, собственно, к архитектуре этой системы. Архитектура.Рассмотрим архитектуру ЕСМ-систем на примере платформы «IBM FileNet», которая реализована в виде иерархической структуры, в которой выделяются три основных слоя: хранилища контента, ядра платформы и наборов функциональных компонентов. Ядро платформы реализовано в виде набора следующих базовых сервисов (рис. 1). Помимо инструментов для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации, ECM-системы имеют инструменты для потоковой передачи контента, управления веб-сайтом, прав доступа, безопасного корпоративного поиска. Следует отметить, что возможность разграничения прав доступа к данным позволяет ЭЦМ-системам удовлетворять одно из важнейших требований безопасности при использовании контента в государственных органах, зачастую содержащего личную или секретную информацию. Сервисы для приложений обеспечивают интеграцию с внешними программными средствами и доступ с их стороны к данным, функциональным компонентам и возможностям платформы FileNet через средства межпрограммного взаимодействия и Web-интерфейс. Сервисы организации контента обеспечивают хранение и управление различными видами неструктурированных документов и поддерживают такие структурные единицы, как документы, папки, сохраненные запросы, шаблоны, отчеты и т. п. 
С помощью сервисов объединения контента проводится извлечение данных из различных источников и их интеграция. Сервисы организации процессов поддерживают создание и моделирование бизнес-процессов. Сервисы создания не редактируемых версий документов обеспечивают фиксацию результатов выполнения бизнес-процессов и их архивирование в соответствии с требованиями нормативных актов. Кроме того, в состав ядра платформы входят средства разработки, интеграции, обеспечения безопасности, а также управления и администрирования. Верхний, функциональный слой системы FileNet состоит из трех наборов компонентов прикладного характера. Базовые компоненты ECM.И первым компонентом будет Управление документами. Системы управления документами (Document Management, DM) – основной компонент ЕСМ. Системы управления документами (DM) позволяют контролировать документ с момента его создания до архивирования. Назначение технологии – снабжать документы метаданными (атрибутами) для того, чтобы связывать их с бизнес-процессами. Она предоставляет основные библиотечные функции, включая хранение, поиск, контроль версионности и выписку документов. Кто должен определить, какие именно модули ECM-системы нужно использовать, чтобы решить задачи, поставленные перед вашей организацией современной эпохой информационных технологий? Решение лежит на стыке сфер деятельности многих подразделений, включая службы ДОУ и ИТ. Как показывает практика, для согласованной работы и соблюдения баланса интересов лучше разработать документ, в котором будут рассмотрены методы достижения всех целей концепции ECM, необходимые для этого технические средства и организационные мероприятия. Служба ДОУ должна стать инициатором создания такого документа и его главным идеологом. В соответствии с задачами управления контентом, сформулированными службой ДОУ, ИТ-службы должны изыскать необходимые технические средства. Компоненты управления контентомвыполняют основной набор ECM-функций, которые уже были описаны ранее – захват, извлечение, ввод, классификацию и федеративную интеграцию неструктурированных документов из корпоративных и внешних информационных систем и репозитариев, сообщений, поступающих по электронной почте и другим каналам, а также контента Web-сайтов. Технология управления Web-контентом (Web Content Management, WCM)поддерживает процесс создания, согласования, публикации и постоянного обновления информации на сайтах и обычно интегрируется с системой управления документами. Она позволяет организациям публиковать информацию и документы в Web, не ограничиваясь Интернетом. Использование ПО для управления Web-контентом позволяет публиковать информацию быстро и безопасно в разных каналах, даже не зная языка НТМL. Благодаря этому, организации могут возложить задачу публикации документов Web на бизнес-пользователей – владельцев контента. Эффективность применения такого ПО заключается в том, что разным службам не нужно повторно вносить изменения в документ, а, следовательно, контент содержит меньше ошибок и нестыковок. |
