Отчет по работе. НырковаМВ_ЭПИ-411_Вердокс. "Система электронного документооборота Verdox" и з

Название	"Система электронного документооборота Verdox" и з
Анкор	Отчет по работе
Дата	18.11.2022
Размер	7.86 Mb.
Формат файла
Имя файла	НырковаМВ_ЭПИ-411_Вердокс.docx
Тип	Отчет #797064

Министерство транспорта Российской Федерации

Федеральное государственное автономное
образовательное учреждение высшего образования
«Российский университет транспорта» (МИИТ)

Институт экономики и финансов

Кафедра «Информационные системы цифровой экономики»

Отчет

по дисциплине: “Электронный документооборот”

на тему: “Система электронного документооборота Verdox”

и з

Выполнила: студентка группы ЭПИ-411

Ныркова М.В.

Проверила: Дмитриева Т.М.

Москва - 2019 г.

Содержание

Введение 3

Обзор выбранной системы электронного документооборота 4

Юридически значимый документооборот 4

Делопроизводство 6

Контроль исполнительской дисциплины 14

Управление договорами 20

Управление распорядительной документацией 24

Библиотека локально-нормативной документации 28

Электронный архив 31

Управление совещаниями 37

Управление внутренней документацией 41

Обзор демонстрационной версии 44

Вход в систему 46

Главная страница в демонстрационной версии 46

Добавление пользователя 47

Создание нового входящего документа 50

Создание нового исходящего документа 53

Создание нового внутреннего документа 58

Создание локально-нормативного документа 60

Создание нового распорядительного документа 62

Создание новой задачи 64

Заключение 66

Введение

В современных организациях происходит широкий обмен информацией: с деловыми партнерами, органами государственной власти, со своими территориальными подразделениями. Большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе. В последние годы происходит значительное увеличение объема информации, проходящей по электронным каналам, в том числе и электронных документов.

Тема данной работы является актуальной, прежде всего тем, что даже традиционный (бумажный) документооборот немыслим без автоматизации и использования электронных документов. Главной задачей сегодня является переход от дискретной формы электронного документооборота к целостной, комплексной, непрерывной информационной технологии.

Когда мы говорим об электронном документе, всегда необходимо помнить, что этот документ все стадии своего жизненного цикла проходит именно в электронно-цифровом виде. Иначе говоря, такие документы мы создаем, передаем во времени и пространстве, храним или уничтожаем только в электронно-цифровом виде.

Электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

Система электронного документооборота (СЭД) – это компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.).
Также СЭД называют EDMS (Electronic Document Management Systems) – система управления электронными документами.

Обзор выбранной системы электронного документооборота

ЭД Verdox автоматизирует электронный документооборот Вашей компании, ускоряя и упрощая работу с документами

ЭДО в организации это инструмент автоматизации работы с документами. Электронный документооборот Verdox зарекомендовал себя как лучший помощник в организациях. Он станет незаменимым инструментом как руководителю, так и всем сотрудникам. Автоматизированный документооборот становится прозрачным, согласование договоров и отправка их контрагентам происходит моментально. Документы быстро проходят этапы согласования и запускаются в работу.

Юридически значимый документооборот

Очень значимой частью работы с документами является обмен их с контрагентами. В последнее время сильно вырос интерес к электронному обмену документами, а способствовало этому создание законодательного “фундамента» со стороны государства. А также способствовало развитие применения электронных подписей, и возрастающая экономия трудовых и финансовых ресурсов при использовании электронных документов.

Юридически значимый документооборот (ЮЗДО) можно внедрить без каких-либо сложностей, потому что он уже реализован в базовой комплектации Verdox. Вам достаточно зарегистрировать вашу цифровую подпись у наших партнеров Edisoft и Контур, которые являются крупными операторами ЭДО, и отправлять из системы электронного документооборота Verdox договорные или информационные документы своим контрагентам, сохраняя при этом юридическую значимость документов.

Юридическая значимость — термин, под которым понимают способность документа быть полноценным правовым аргументом при доказательстве своих прав, в том числе и в судебных инстанциях.

Внедряя юридически значимый электронный документооборот в организации, можно:

выстроить полноценные и безопасные взаимоотношения с контрагентами
гарантировать юридическую силу документа и правомочность операций
наладить простой и прозрачный диалог с государственными органами
гарантировать юридическую силу первичной и договорной документации
отказаться от ручного ввода и хранения документации
снизить число ошибок, сведя к минимуму человеческий фактор
ускоряет время оборачиваемости документов в несколько раз
разграничить права доступа к документам

Делопроизводство

Verdox – позволяет автоматизировать и значительно упростить работу с корреспонденцией. Особенно актуальна эта функция для компаний, активно ведущих переписку с клиентами, посредниками, государственными учреждениями и другими предприятиями.

Обычно корреспонденция представляет собой большой объём исходящих и входящих сообщений, перемешанных из разных источников: классические бумажные носители; электронные письма с почты; файлы с различных мессенджеров.

Найти необходимое письмо, к примеру, годовой давности, очень проблематично. Необходимо пролистывать горы информации и тщательно выискивать необходимый документ.

Verdox позволяет:

Хранить информацию в облаке. Письма размещаются в защищённом виртуальном ящике, который связан с электронной почтой. Все документы упорядочены и доступны клиенту с любого компьютера.

Автоматизировать работу с корреспонденцией. Verdox поможет ускорить передачу документов сотрудникам, упростит отслеживание взаимодействия с контрагентами, поможет отслеживать и контролировать переписки.

Потеря важных документов при передаче их клиентам или сотрудникам просто исключена.

Возможность создать библиотеку документов. Это упростит информирование сотрудников и введение в работу новых кадров, поможет разграничить уровни допуска, позволит следить за актуальностью бумаг.

С помощью системы Verdox можно полностью перейти на электронную документацию и не беспокоиться о потере бумаг.

1. В Verdox входящая корреспонденция всегда доступна в электронном архиве. Каждому документу автоматически присваивается номер.

2. Входящие и исходящие письма связываются друг с другом, позволяя отслеживать переписку.

3. При необходимости исходящие документы проходят процедуру электронного согласования и устранения замечаний, что позволяет оперативно готовить ответы на поступающие письма.

4. Отправка электронной почты из Системы не требует использования внешних почтовых программ.

5. Сотрудники, которым адресован документ, работают с ним одновременно без передачи друг другу оригинала.

6. В Verdox вынесение резолюции и направление документа в работу выполняется нажатием одной кнопки.

7. Verdox автоматически создаёт поручения для сотрудников, ответственных за документ.

Контроль исполнительской дисциплины

Работа руководителя любого уровня заключается в постановке, распределении и передаче поручений исполнителям, а также в контроле исполнения этих задач. Задачи формируются из стратегических целей руководства, а также финансовых планов.

Зачастую целей ставится множество, что подразумевает и большое количество задач для их исполнителей. В большом потоке работ сложно контролировать своевременное исполнение всех поручений. При такой многопоточности незаменимым является использование автоматизированной системы документооборота, позволяющей централизованно и автоматически распределять обязанности и доводить распоряжения до исполнителей по входящему, внутреннему или распорядительному документу.

В «традиционной» системе документооборота исполнение распоряжения руководителя начинается после передачи сотруднику соответствующего документа.

При этом скорость процесса во многом зависит от размеров предприятия, объема документации, количества согласующих, загруженности работы секретаря. В электронном документообороте исполнитель получает распоряжение моментально после его утверждения, что позволяет избежать лишних проволочек.

Еще одним немаловажным преимуществом является отслеживание результатов исполнения распоряжений.

Деятельность отдельных руководителей может быть связана с частыми или длительными командировками. В этом случае, в «традиционной» системе назначается заместитель, распоряжения могут быть утеряны, забыты или не переданы полностью под контроль заместителя. При использовании электронной системы документооборота Verdox, все поручения руководства, задачи на контроле и поручения отображаются в системе у заместителя. А при назначении заместителя, передача поручений осуществляется в течение 2-х минут.

1. В Verdox можно создать резолюцию-поручение по входящему, исходящему или внутреннему документу.

2. Руководители могут создавать персональные поручения, не связанные с обработкой документов.

3. Несколько поручений по большой задаче или проекту можно объединить в план работ для удобства их контроля выполнения.

4. Verdox позволяет любое поручение разбить на неограниченное количество подзадач и организовывать совместную работу.

5. В Verdox хранится полная история всех операций с поручением от его создания до выполнения.

6. Все файлы, в том числе результаты работы, прикладываются к поручению и надёжно сохраняются в электронном архиве.

7. Verdox предлагает набор отчетов для оперативного контроля исполнительской дисциплины и мониторинга работ по проектам и отдельным задачам.

Управление договорами

Договор – основа любой предпринимательской деятельности каждого предприятия. От того насколько быстро и качественно будет заключен договор, будь то договор реализации продукции или поставки сырья, во многом зависит успех бизнеса в целом.

Внутреннее согласование обязательно предшествует подписанию договора. В традиционной системе документооборота многократное внесение корректировок и повторное согласование договора может занимать значительное время. Это, в свою очередь может привести к увеличению срока выполнения работ, а как следствие и выставлению штрафных санкций или не подписанию договора вовсе.

Verdox позволяет не только сократить сроки внутреннего согласования договора, но и ввести ранжирование согласующих для оптимизации процесса согласования. Единый реестр договоров позволит отследить все редакции договора, внесение всех правок и замечаний. Также Verdox позволяет отследить текущий этап согласования, всю переписку, связанную с согласованием договора, как внутреннюю, так и внешнюю, установить сроки согласования.

Немаловажным преимуществом Verdox также является поддержание единого корпоративного стиля документов: параметров страницы, стиля шрифта, отступов, поддержание корпоративных бланков. Даже для небольшого бизнеса корпоративный стиль оформления документации, как внутренней, так и внешней, является важным фактором развития корпоративного духа компании.

Неоспоримые преимущества использования Verdox позволяют сократить издержки административно-хозяйственного аппарата, как на канцелярских товарах, так и на содержание штата канцелярии. Система Verdox обладает простым и удобным интерфейсом, что позволяет избежать затрат на обучение персонала и в короткие сроки внедрить систему в работу организации.

1. В Verdox любой необходимый договор всегда находится под рукой без долгих поисков. Кроме того, электронный договор невозможно потерять или испортить.

2. В Verdox все согласования проходят в электронном виде.

Ответственные лица могут рассматривать договор одновременно или друг за другом. Доставка электронного документа для согласования производится мгновенно.

3. В Verdox регистрируются действия всех участников. Вы можете в реальном времени следить за согласованием договора.

4. Verdox обладает функциями версионного контроля – она следит за изменениями текста договора и всегда предоставляет для работы версию с самыми последними изменениями.

5. Verdox рассылает уведомления и напоминания всем участникам согласования.

6. В Verdox все договоры хранятся в электронном архиве c четким разграничением прав доступа. Таким образом, Ваши документы максимально защищены от несанкционированного доступа посторонних лиц.

Управление распорядительной документацией

Руководители часто сталкиваются с рядом трудностей при выпуске большого объёма распорядительной документации, несущей решения высокопоставленных лиц в массы. Всегда существует проблема правильной систематизации такой корреспонденции для оптимальной работы над ней.

Система работы с распорядительными документами на предприятии непроста: часто здесь задействовано N-ное количество должностных лиц. Отвечающие за выпуск такой документации сотрудники должны поставить свою подпись и печать на каждом документе. Предварительно необходимо проверить его на наличие ошибок.

При использовании Verdox легко настроить быструю работу над распорядительными документами. Такие этапы проекта как согласование, утверждение, ознакомление, будут значительно упрощены и ускорены. Вся документация находится в архиве электронного формата с чётко настроенной структурой. В обязанности программы входит контроль над актуализацией этих данных.

У Verdox есть функция, позволяющая назначить распоряжения, так что вы сможете следить за степенью готовности приказов для принятия быстрых управленческих решений.

1. Распорядительная документация хранится в электронном архиве и всегда доступна для просмотра и использования.

2. Перед утверждением документы должны пройти процедуру согласования, сбора и устранения замечаний.

3. Утвержденные документы отправляются на ознакомление сотрудникам.

4. К приказам и распоряжениям можно добавлять поручения для контроля их исполнения.

Библиотека локально-нормативной документации

Локальные нормативные документы представляют собой внутреннюю корреспонденцию, по которой сотрудники должны соблюдать определённые нормы при работе. Кроме свода правил, такая документация содержит полезную информацию типа справочников и методичных указаний.

Так как работникам организации нужен постоянный доступ к локальным данным, библиотека должна находиться в публичном доступе. Организация такого подхода трудна без программы электронного документооборота.

Система организует общее хранилище локальных данных, включая корпоративные документы. Значительно ускорится процесс поиска нужного документа для сотрудников. Руководители же получат удобный контроль над выпуском документации и проверкой ознакомления с ней работников. Также появится возможность отслеживать и сохранять изменения текста.

1. Verdox поддерживает множество типов ЛНД, для каждого из которых может быть определен шаблон.

2. ЛНД вводится в действие через утверждение уполномоченным сотрудником.

3. Также ЛНД может быть введен в действие через выпуск приказа об утверждении ЛНД.

Электронный архив

Согласно нормативно-правовым актам любое предприятие обязано хранить различные документы в течение определенного периода – договора, счет-фактуры, товарные накладные и другие документы. Зачастую обязанности по формированию архивов и хранению документов переданы в профильные отделы. Существенным недостатком такого распределения обязанностей является сложность поиска документов в случае необходимости. Бывает и так, что при поиске документа определенной давности оказывается, что оригинал утерян, а ответственный сотрудник в настоящий момент уже не работает. Ситуация складывается практически безвыходная. Во избежание подобных ситуаций Verdox предусмотрено создание электронного архива.

Даже спустя длительное время, к любому договору можно составить дополнительное соглашение, и добавить необходимые документы.

В электронном архиве могут работать одновременно несколько сотрудников: больше нет необходимости в перетряхивании «нужного» тома архивной документации и утомительного поиска нужного документа.

Несомненными преимуществами использования электронного архива являются следующие факторы: хранение документов в электронном виде позволяет увеличивать срок хранения, не расширяя площадь архива. Документы в электронном виде всегда остаются в неизменном состоянии, с качественными печатями и четким текстом.

1. В Verdox каждый электронный документ имеет карточку, в ней содержится вся ключевая информация.

2. К электронным документам прикрепляются папки и файлы любых форматов.

3. В Verdox возможен просмотр скан-копий договоров.

4. Каждый документ в Verdox имеет свой тип.

5. В Verdox документы перемещаются по стадиям в процессе работы с ними.

6. Verdox знает о связях документов.

7. В Verdox возможен поиск документа по любому из его атрибутов.

8. Verdox обеспечивает версионный контроль и отслеживание изменений документов.

Управление совещаниями

Verdox – позволяет организовать совещание в кратчайшие сроки, и вынести из них как можно больше пользы. Данная функция будет полезна всем без исключения организациям, и особенно организациям в которых очень сложно организовать встречу сотрудников.

Любой компании необходимо развиваться, и для этого нужно часто анализировать ее деятельность, и принимать решения которые повысят ее эффективность. Для этого регулярно нужно устраивать совещания, анализировать и решать вопросы, связанные ростом компании.

1. В Verdox любой сотрудник может выступить организатором совещания, завести протокол и контролировать его исполнение.

2. В любой момент времени, сотрудник с легкостью сможет выгрузить протокол совещания.

3. После окончания проведения совещания, все принятые решения фиксируются в системе.

4. Каждое решение согласуется отдельно, что позволяет выбирать только самые актуальные из них.

5. Все достигнутые на совещании договорённости фиксируются в виде поручений по протоколу.

6. Электронные протоколы содержат все прикреплённые к ним поручения, давая возможность отслеживать выполнение принятых решений.

7. В системе предусмотрен календарь совещаний, который позволит всегда быть в курсе предстоящего совещания, и распланировать свой день наилучшем образом.

Управление внутренней документацией

Внутренняя документация необходима для регулирования дел компании, без вывода информации за её пределы. Сюда относятся: протоколы, положения, инструкции, справки, докладные, объяснительные. Способы хранения внутренней корреспонденции давно не ограничиваются бумагами. Все документы можно перенести в электронный формат.

Использование электронного формата для оформления дел организации выгодно из-за некоторых существенных преимуществ над традиционным подходом к хранению корреспонденции:

Мгновенная передача документов, исключающая человеческий фактор (отсутствие нужных сотрудников на рабочем месте).
Своевременное подтверждение приёма документов.
Упрощение контроля над обработкой и маршрутизацией документации.
Повышение контроля над созданием резолюций к документам.

Главной функцией Verdox является создание автономной системы обработки внутренних данных компании:

Упорядочивание документооборота между сотрудниками разных отделов
Контроль обмена и передачи информации
Ускорение передачи и рассмотрения документов
Отслеживание переписки для предотвращения потери данных
Улучшение контроля над исполнением резолюций руководителями

1. Verdox поддерживает все общепринятые виды внутренних документов.

2. Verdox предоставляет руководителям возможность вынесения резолюций при работе с внутренними документами.

3. Поручения, привязанные к внутреннему документу, гарантируют его обработку и исполнение.

Обзор демонстрационной версии

Заходим на сайт Verdox.ru:

Заполняем данные, чтобы получить ссылку на скачивание на личную электронную почту:

Полученное письмо с ссылкой:

Логин и пароль для входа в индивидуальную демонстрационную версию:

Вход в систему

Главная страница в демонстрационной версии

Список существующих сотрудников организации:

Добавление пользователя

Заполнение формы сотрудника:

Пароль для входа в систему для нового пользователя:

Системные права нового пользователя:

Дополнительные настройки:

Созданный сотрудник в списке всех сотрудников:

Создание нового входящего документа

Заполняем форму документа:

Созданный документ:

Отправляем документ в работу:

Дерево поручений:

Новый входящий документ на исполнении:

Создание нового исходящего документа

Заполнение формы документа:

Созданный исходящий документ:

Заполнение формы для согласования исходящего документа:

Статус согласования:

Новый исходящий документ на согласовании:

Создание нового договорного документа

Заполнение формы документа:

Созданный договорной документ в системе (договор о расходах):

Создание нового внутреннего документа

Заполнение формы документа:

Созданный внутренний документ в системе (объяснительная записка):

Создание локально-нормативного документа

Заполнение формы документа:

Созданный локально-нормативный документ в системе (Инструкция к мобильному приложению):

Создание нового распорядительного документа

Заполнение формы документа:

Созданный распорядительный документ в системе (распоряжение об утверждении ЛНД):

Создание новой задачи

Заполнение формы задачи:

Созданная новая задача:

Стадии документа:

Заключение

Автоматизация процесса регистрации документов идет по пути включения данной функции в единые интегрированные программные комплексы автоматизации делопроизводства и документооборота. Помимо собственно регистрационно-учетных функций, они обслуживают весь процесс прохождения документа в организации, плюс обеспечивают архивное хранение документов, аналитическую обработку содержащихся в документах сведений, информационно – справочное обеспечение деятельности организации, предоставляют возможность поиска любого документа элемента содержания или по любым реквизитам в максимально короткие сроки.

Выбор системы документооборота - это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор определяется во многом ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компания придет в будущем, и, кроме того, экономическим эффектом внедрения. Если это государственное учреждение, то надо перенести акцент на полноту учета задач, решаемых организацией, особенности этих задач, связанные со спецификой ее деятельности.

При выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики организации-заказчика.

СЭД Verdox – простая, интуитивно понятная система электронного документооборота предприятия. Все опции и элементы управления Verdox названы в соответствии с их назначением. Меню не содержит пиктограмм и аббревиатур, значения которых необходимо запоминать. Интерфейс Verdox минималистичен, что позволяет тратить на заполнение даже самой сложной формы не более минуты. Пользователю системы Verdox всегда доступны только те операции, которые приводят к необходимому результату работы с документом. Работая в системе, практически невозможно допустить ошибку, так как она исключает выбор некорректного действия при движении документа. Каждому пользователю доступны только определенные разделы системы, необходимые ему для работы в соответствии с его должностными обязанностями. Verdox не содержит избыточного функционала, поэтому работать с ней легко и удобно.

Для начала работы в системе Verdox не нужно обладать никакими специальными навыками. Даже пользователи начального уровня смогут приступить к работе без специального обучения. Новичку достаточно прочитать небольшое руководство или посмотреть обучающий видеоролик.