система документации. Стандартизация
 Скачать 21.1 Kb.
|
|
Введение Наиболее эффективным способом создания рациональных норм документирования является унификация и стандартизация документов. Унификация в документоведении рассматривается как сокращение исходного количества форм документов и приведение их к единообразным правилам оформления. Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается “образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом” (ГОСТ 6.10.1-88). В России деятельность по стандартизации координируется Комитетом Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (в настоящее время комитет включен в состав Министерства промышленности и торговли РФ). Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа). Стандартизация - сложный процесс, в состав которого входят такие элементы, как типизация и унификация. С одной стороны, это методы стандартизации, которые могут осуществляться и как самостоятельные виды работы. В документоведении типизация используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст - это текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания. Типовая форма - утвержденная определенным компетентным органом государственной власти форма документа, используемая для сбора и представления каких-либо данных в самых различных сферах управленческой деятельности. В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процесс установления единообразия в процессах создания и оформления документов. Однако между этими двумя понятиями нельзя поставить знак равенства. Стандартизация документов - высшая ступень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой нормы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе, на обложку дел постоянного хранения), на отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации. Стандартизация - закрепление результатов унификации в нормативно-технических документах - стандартах. Стандартизация может проводится на государственном уровне, на отраслевом уровне и на уровне предприятия. Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (ГОСТ Р 51141-98). Система документации складывается в процессе реализации в органах власти и управления, в учреждениях, организациях и предприятиях той или иной управленческой функции; состав документов, которые в нее входят, предназначен для документирования определенных видов деятельности, например планирования, финансирования, учета. Системы документации классифицируют по отраслям деятельности и помимо типовых систем документации выделяют также системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др. 1. Организационно-правовая документация ОПД содержит положения обязательные для исполнения. Она реализует нормы административного права и является правовой основой деятельности предприятия. С точки зрения срока относятся к бессрочным, и действует до её отмены или до утверждения новых документов. Датой ОПД является дата утверждения и в процессе подготовки ОПД обязательно проходит согласование (визирование). Устав - это правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия. Текст устава состоит из нескольких разделов. 1. общие положения - полное и сокращенное наименование предприятия, адрес наличие филиалов и представительств, предмет и цели создания и деятельности, наличие зарегистрированных товарных знаков, фирменного бланка и печати; 2. (акционерный капитал) - определяет размеры вклада каждого учредителя, оговариваются условия увеличения размера уставного фонда, регламентируются права участников на имущество; 3. порядок деятельности - устанавливаются цели, виды деятельности, механизм отношения предприятия с другими предприятиями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности, права участников; 4. управление - кто и какими функциями и правами обладает; 5. учет и отчетность (распределение прибыли) - устанавливается порядок ведения финансовой и статистической отчетности, итогов финансовой деятельности, порядок распределения прибыли между участниками, отчетность и порядок предоставления сведений в органы налоговой службы; 6. прекращение деятельности - устанавливается порядок ликвидации, реорганизации, а также порядок рассмотрения спорных вопросов. Реквизиты: o наименование предприятия; o наименование вида документа; o место составления; o заголовок; o подпись; o гриф утверждения; o отметка о регистрации (наименование организации осуществляющей государственную регистрацию, дата регистрации, регистрационный номер); o печать регистрирующего органа. Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования правовое положение, права, обязанности, организацию работы предприятия и структурных подразделений. Подразделяется на: o типовое (разработанное); o индивидуальное. Положение об организации - это правовой акт, на основании, которого действуют государственные бюджетные организации. Текст состоит из нескольких разделов: 1. общие положения - устав, включая документы кому подчиняется и кем возглавляется; 2. основные задачи - устанавливаются проблемы, которые призвано решить данное предприятие и которые определяют направление её деятельности; 3. функции - перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнить данная организация для решения поставленных перед ней задач; 4. права и обязанности - перечень прав, которыми наделяется организация в лице её руководителя; 5. руководство - кем назначается и освобождается от занимаемой должности руководитель организации, сфера его компетенции, на каких принципах осуществляет руководство; 6. взаимоотношения и связи - регламентируются информационные, и документационные потоки организации указывает с какими организациями осуществляет взаимодействие, периодичность и сроки предоставления информации; 7. контроль, проверка и ревизия деятельности - кем осуществляется контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности предприятия, их сроки и периодичность, порядок предоставления итоговых документов; 8. реорганизация и ликвидация - кем и в каком порядке. Реквизиты: o наименование вышестоящего органа; o наименование организации; o название; o дата; o номер; o место составления; o заголовок к тексту; o подпись; o гриф утверждения и печать; Датой вступления в силу является дата утверждения. Положение о структурном подразделении. Текст состоит из нескольких разделов: 1. общие положения; 2. основные задачи; 3. функции; 4. права и обязанности; 5. ответственность (устанавливаются виды дисциплинарной, административной и уголовной ответственности); 6. взаимоотношения и связи; Реквизиты: o наименование организации; o наименование вида документа; o дата; o номер; o место составления; o заголовок к тексту; o подпись; o гриф утверждения (подписывается руководителем структурного подразделения, а утверждается руководителем предприятия). Должностная инструкция - это правовой акт, издаваемый предприятием в целях регламентации организационно правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающей условия для его эффективной работы. Разделы должностной инструкции: 1. Общие положения - наименование должности с указанием структурного подразделения, кому подчиняется работник, порядок назначения и освобождения с занимаемой должности, квалификационные требования; 2. Должностные обязанности - конкретное содержание деятельности; 3. Права - полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей; 4. Ответственность - критерии оценки работы и мера персональной ответственности; 5. Взаимоотношения - от кого, в какие сроки, и какую информацию получает работник. Реквизиты: o наименование организации; o наименование структурного подразделения; o дата и номер документа; o место составления; o заголовок; o подпись; o гриф утверждения (руководитель организации или его заместитель). Регламент - это правовой акт, устанавливающий порядок деятельности организации, коллегиального или совещательного органа. Реквизиты: o наименование учреждения; o наименование коллегиального или совещательного органа; o вид документа; o дата и номер; o гриф утверждения (коллегиальным или совещательным органом); o текст; o подпись (руководитель организации). Штатное расписание - это правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов. Реквизиты: o наименование организации; o наименование вида документа; o дата и номер; o место составления; o заголовок к тексту; o подпись; o гриф утверждения. Отдел кадров отвечает за подготовку штатного расписания. Визирование штатного расписания производят: 1. руководитель подразделения; 2. юрисконсульт; 3. руководитель организации; 4. начальник отдела кадров. Инструкция (Правила) - это правовой акт, содержащий правила регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности предприятия, подразделения, службы, должностных лиц и т.д. 2. Плановая система документации Программа - это плановый документ, содержащий обоснования и основные направления развития в той или иной области управления и или деятельности. Реквизиты: o наименование организации; o название документа; o дата и номер; o место составления; o заголовок; o подпись; o гриф утверждения. Подписывается руководителем структурного подразделения, утверждается руководителем всей программы или коллегиальным органом. План - это документ, содержащий установленный перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность и объём, сроки и ответственные исполнители. Реквизиты: o наименование организации; o название документа; o дата и номер; o место составления; o заголовок; o подпись; o гриф утверждения. Подписывается подразделением - разработчиком, утверждается вышестоящим органом. 3. Распорядительная документация Основное назначение распорядительной документации - это регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ней задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Основанием для издания распорядительной документации являются: o необходимость исполнения принятых законодателем нормативно-правовых актов и иных решений вышестоящих организаций; o необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности вытекающей из функций и задач организации. С точки зрения порядка принятие решения выделяют: o документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения); o документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения (приказы, указания, распоряжения). Постановление. Постановление - это правовой акт принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти действующей на основе коллегиальности, а также представительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач. Реквизиты: o Государственный Герб; o наименование вышестоящего органа; o наименование вида документа; o дата и номер; o место издания; o заголовок к тексту; o визы согласования; o подпись руководителя. Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами организации, предприятия, учреждения, фирмы в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. Приказы бывают трёх основных типов: по личному составу: o приём; o увольнение; o перемещение; o по отпускам: · простые; · сложные; по основной деятельности: o порядок финансирования; o материально-техническое обеспечение; o по научно-технической политике предприятия; o социальные вопросы; по организационным вопросам: o создание; o реорганизация; o ликвидация; o по штатному расписанию. Приказы по личному составу. Приём на работу: трудовая книжка; санитарная книжка; паспорт; военный билет; диплом. Основанием является личное заявление. Оформляется личная карточка по форме Т2, автобиография, учётный листок, приказ. Перевод на другую работу (согласие). Основанием является заявление, докладная записка руководителя. Оформляется приказ, в котором указывается новая должность и подразделение, вид перевода, причина, изменение оплаты труда. Увольнение Основанием является: o личное заявление; o истечение срока трудового контракта; o акт о нарушении правовой дисциплины; o приказ с причинами (по КЗОТу) Распоряжение - это документ, издаваемый директором (заместителем) по оперативным вопросам производственной и административной деятельности организации. Указание - это распорядительный документ организационно методического характера издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами и организациями по вопросам связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов. 4. Информационно-справочная документация Протокол - это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях. Докладная записка - это документ, адресованный руководителю ил вышестоящей организации, содержащий обстоятельства, изложение какого - либо вопроса с выводами или предложениями составителя. Докладные записки подразделяются на: o внешнюю - вышестоящей организации; o внутреннюю - руководителю организации. Докладная записка состоит из трёх частей, которые можно сформулировать как: 1 часть - Вводная, содержит факты, события, причины, послужившие для написания записки; 2 часть - Аналитическая, состоит из анализа и вариантов развития ситуации; 3 часть - Заключительная Дата - дата составления и подписания. Предложение - это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержит перечень конкретных предложений по вопросу. Первая вводная часть, вторая - заключение. Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины, какого - либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и предоставляемый должностному лицу. Первая часть содержит факты, побудившие к написанию, вторая - причины или заключительная часть. Представление - это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации. В тексте пишется Ф.И.О., дата рождения, образование, занимаемая должность, структурное подразделение, стаж работы, оценка служебной деятельности, участие в общественной работе, мотивы назначения, перемещения, поощрения, структурное подразделение, на которое предлагается назначить. документация устав приказ постановление Адресат - руководитель организации. Подписывается руководителем структурного подразделения. Деловое письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов пересылаемых по почте. Требования к тексту письма: o один абзац - одна мысль; o краткость и точность изложения текста; o исключение двоякого толкования текста письма; o объективность и достоверность информации; o текст письма не должен содержать устаревших слов и специфических терминов; o избегать личных местоимений. Виды писем: · письмо - просьба: 1. изложение причины побудившей обратиться с просьбой; 2. изложение самой просьбы; 3. ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена. · письмо - отказ: 1. повторение просьбы; 2. причины, по которым просьба не может быть удовлетворена; 3. отказ или отклонение от предложения. · сопроводительное письмо: 1. сообщение о высылаемых документах или материальных ценностях; 2. уточняющие сведения; · письмо - приглашение: 1. куда приглашается; 2. повестка дня (план мероприятий); 3. сроки прохождения; 4. дополнительная информация. Синтаксические конструкции письма.
|