реферат. .Делопроизводство 64 (1). Структура администрации муниципального района
 Скачать 52.13 Kb.
|
|
Введение…………………………………………………………………………3 Глава 1. Структура администрации муниципального района………………...4 Органы администрации муниципального района…………………………4 1.2 Функции и полномочия администрации муниципального района…….6 1.3 Глава администрации муниципального района……………………………7 Глава 2. Организация делопроизводства в администрации муниципального района…………………………………………………………………………....8 2.1 Классификация документов администрации муниципального района...8 2.2 Характеристика организации документооборота администрации муниципального района…………..……………………………………………10 Заключение………………………………………………………………………25 Список использованной литературы…………………………………………28 Введение Одним из важнейших направлений развития современной российской государственности остается оптимизация организации делопроизводства в администрации муниципального района. Без преувеличения можно сказать, что повышение эффективности работы таких органов является важным условием обеспечения стабильности в обществе в целом. Широкое участие граждан в решении проблем местной жизни, эффективное удовлетворение повседневных потребностей населения, строгое соблюдение правовых норм при сохранении и поддержании баланса государственных и местных интересов, то есть общих интересов жителей каждого муниципалитета, может создать прочный фундамент гражданского взаимопонимания. С развитием делопроизводства в администрации муниципального района в России связывают надежды на возрождение демократического гражданского общества, поскольку в муниципалитетах формируется чувство общности интересов и ответственности жителей, которые привыкают не только решать свои дела самостоятельно, но и контролировать деятельность избранных ими должностных лиц. А. И. Солженицын писал: Без надлежащего самоуправления нет хорошей жизни, и само понятие гражданской свободы теряет смысл. Администрация муниципального района выступает и как механизм формирования гражданского общества, и как его неотъемлемая часть. Итак, сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено делопроизводство в органах местного самоуправления. Цель данной работы - раскрыть тему: "Организация делопроизводства в администрации муниципального района". Глава 1. Структура администрации муниципального района Органы администрации муниципального района Администрация муниципального района - исполнительно-распорядительный орган муниципалитета, в соответствии с муниципальным уставом обладает необходимыми полномочиями для решения вопросов местного значения и осуществления отдельных государственных полномочий, переданных муниципалитету. Местная администрация непосредственно участвует в формировании социальной, экономической и экологической политики на муниципальном уровне и организует ее реализацию в муниципалитете. [4, с.16] Цели и функции муниципального самоуправления непосредственно влияют на структуру местной власти и служат основанием для выделения в ее структуре самостоятельных единиц, ответственных за достижение определенных целей и выполнение определенных функций и задач. Как правило, структура органов власти ориентирована на решение проблем, связанных с содержанием местного населения, и должна определяться уровнем социально-экономического развития муниципалитета. Формирование структуры местной администрации - это организационное закрепление конкретных функций муниципального управления за отдельными управленческими единицами и должностными лицами. Структура администрации муниципального округа чаще всего строится по линейно-функциональному принципу. Линейно-функциональная структура управления - это структура органов управления, состоящая из: - Линейные подразделения, выполняющие основную работу в организации; - Обслуживание функциональных подразделений. При линейно-функциональном управлении линейные подразделения принимают решения, а функциональные подразделения информируют и помогают линейному менеджеру в разработке и принятии конкретных решений. Структура местной администрации должна быть динамичной и гибкой, поскольку сложность муниципалитета как субъекта управления заставляет постоянно искать новые, наиболее оптимальные организационные решения. Об этом свидетельствует тот факт, что в управленческих структурах административных органов постоянно создаются новые департаменты, комитеты и т.д. [18, с.78] Органы местной администрации муниципалитета являются самостоятельными структурными и территориальными подразделениями администрации муниципального образования, сформированными в соответствии со схемой управления муниципальным образованием. Административные органы обладают полномочиями, предусмотренными законами о местном самоуправлении, а также Уставом муниципалитета, и осуществляют исполнительно-распорядительную деятельность в определенной сфере муниципального управления. Муниципальные органы управления на местах могут осуществлять права юридического лица, вести сметы расходов, открывать банковские счета. Имущество администрации органа местного самоуправления передается им в оперативное управление актом главы органа местного самоуправления, если иное не предусмотрено законом. [22, с.116] Административные органы муниципалитета, имеющие статус комитетов, принимают решения коллегиально. Комитеты, департаменты, отделы и приравненные к ним органы муниципальной администрации возглавляют их руководители. Руководители этих органов для реализации своих полномочий в одностороннем порядке издают приказы в соответствии с положениями об органах и несут полную ответственность за их деятельность. Общественные советы могут быть созданы в качестве консультативных органов при комитетах, департаментах и отделах. Их рекомендации, при необходимости, оформляются в виде приказов руководителей. Комитеты, управления, отделы и приравненные к ним органы администрации муниципального образования самостоятельно решают вопросы управления в пределах своей компетенции, руководят подведомственными предприятиями, организациями и учреждениями в строгом соответствии с установленными законом гарантиями их самостоятельности. 1.2 Функции и полномочия администрации муниципального района Функции и полномочия органов администрации муниципального района, организация и порядок их деятельности определяются положениями об этих органах, утверждаемыми главой администрации органа местного Подразделения администрации. -Департамент по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям -Факультет экономики и финансов - Комиссия по экономическому прогнозированию - Финансовый комитет - Бухгалтерия администрации -Социальное обеспечение - Совет по образованию Департамент социальной защиты населения Департамент образовательных учреждений Департамент делопроизводства и кадров Методологический кабинет Департамент экономики и операционной деятельности - Комитет по культуре - Комиссия по делам несовершеннолетних - Департамент социальной защиты населения -Департамент по делам пожилых людей - Департамент семьи, материнства и детства - Отдел пособий - Департамент торговли и защиты прав потребителей - Комиссия по делам молодежи и туризму - Комитет по физической культуре и спорту - Команда по городскому развитию и инфраструктуре - Комиссия по архитектуре и градостроительству - Департамент капитального строительства - Департамент коммунального хозяйства [12, с.102] 1.3 Глава администрации муниципального района Мэр - высшее выборное должностное лицо в системе администрации муниципального района, выполняющее управленческие функции. - Мэр является высшим выборным должностным лицом в системе органов муниципального самоуправления, является членом Представительного собрания с правом решающего голоса, председательствует на его заседаниях в отсутствие председателя Представительного собрания, организует работу Представительного собрания, подписывает его решения, руководит администрацией муниципального образования на основе единоначалия. - Глава муниципалитета является главой администрации муниципалитета, все органы администрации подчиняются главе муниципалитета, а их руководители ответственны перед ним и отчитываются перед ним за свою деятельность. - Глава муниципального образования издает распоряжения и постановления по вопросам, отнесенным к его компетенции, определенной Уставом муниципального образования, в соответствии с законодательством Российской Федерации. - Мэр несет персональную ответственность за деятельность городской администрации, за работу сотрудников, за жалобы, просьбы и предложения граждан. Руководитель административного органа назначается на должность на основании контракта, заключенного по результатам конкурса на замещение этой должности. [19, с.154] Глава 2. Организация делопроизводства в администрации муниципального района 2.1 Классификация документов администрации муниципального района Документы органов местного самоуправления должны быть подготовлены в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", организационно-распорядительные документы - это документы, фиксирующие решения по административным и организационным вопросам, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности государственных органов, предприятий, организаций и должностных лиц. Все документы делятся на три основные группы документов: 1) Организационные документы; 2) Исполнительные документы; 3) Информационно-справочные документы. В силу специфики работы с документами можно выделить следующие группы документов: 1) Кадровые документы; 2) Документы, связанные с обращениями граждан. Организационные акты органов местного самоуправления - это уставы, положения и инструкции, определяющие статус организации, ее структурные подразделения и режим их работы.[22, с.54] Подготовка всех видов распорядительных документов в основном схожа, это достаточно сложный процесс, который различается на заключительном этапе при реализации документов, отражающих результат коллегиального действия (резолюции и решения) и единоличного управления (приказ, распоряжение). Можно выделить следующие этапы подготовки административного документа: 1) Предметное исследование; 2) Составление проекта документа; 3) Утверждение документа; 4) подпись; Все документы местных органов власти делятся на три основные группы - организационные, распорядительные и справочные. В силу специфики работы с документами, можно выделить кадровые документы и документы по обращениям граждан. Каждая группа представлена несколькими видами документов, которые имеют специфику исполнения и участвуют в документообороте в органах местного самоуправления. 2.2 Характеристика организации документооборота администрации муниципального района. Документооборот - это "движение документов в организации с момента их создания или получения до момента их завершения или отправки ". Организация документооборота в органах местного самоуправления осуществляется в соответствии с общепринятыми стандартами, включая типовой порядок документооборота в органах местного самоуправления. На основе этой инструкции каждый орган местного самоуправления разрабатывает индивидуальную инструкцию. Типовая инструкция определяет порядок ведения делопроизводства по приему, учету, подготовке, оформлению, размножению (тиражированию), движению, контролю исполнения, хранению и использованию документов в администрациях районов и городов, сел и поселков, их отделах, управлениях и комиссиях. [28, с.21] Одним из этапов организации документооборота является прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции. Все входящие официальные документы являются входящей корреспонденцией, основной принцип регистрации - единичность, каждый документ должен быть зарегистрирован только один раз в данном учреждении. Регистрация корреспонденции осуществляется работником, назначенным приказом или распоряжением руководителя учреждения. При приеме и регистрации корреспонденции проверяется правильность доставки, целостность конвертов или почтовых пакетов; полученные пакеты, посылки или свертки вскрываются, за исключением тех, на которых имеется надпись "лично". При вскрытии конверта проверяется наличие вложенных документов и вложений, и если они повреждены или отсутствуют, об этом сообщается отправителю; конверты прикладываются к полученным документам, если на самом документе отсутствует адрес отправителя или если дата почтового штемпеля позволяет определить время отравления и его получения. Если получена дополнительная почта, конверты должны быть сохранены для передачи в бухгалтерию в качестве подтверждающих документов, в противном случае конверты должны быть уничтожены после проверки. Документы делятся на регистрируемые и нерегистрируемые, конверты с пометкой "лично" направляются адресатам или уполномоченным ими лицам. Если окажется, что содержащаяся в них переписка носит официальный характер, они подлежат регистрации. [24, с.16] Прием телеграмм осуществляется техническим секретарем учреждения и дежурным в нерабочее время, выходные и праздничные дни. Телеграммы регистрируются в книге учета писем с указанием их порядкового номера, фамилии и номера телефона отправителя, фамилии адресата, текста, времени получения телеграммы, должности и имени отправителя, должности и имени лица, получившего телеграмму. Ниже - подпись должностного лица, прочитавшего телеграмму, и дата. Регистрации подлежат те документы, которые по своей природе требуют решения, ответа, контроля. Регистрации подлежат все без исключения документы, полученные от вышестоящих организаций, перечень документов, не подлежащих регистрации, определяется лицом, ответственным за организацию работы офиса, и утверждается директором. Примерный перечень таких документов приведен ниже: 1) Телеграммы и письма, касающиеся разделения служебных командировок и отпусков. 2) Сообщения о встречах, собраниях и конференциях. 3) Резюме и информация, направляемая для сведения. 4)Рекламные объявления и плакаты, поздравительные письма и пригласительные открытки. 5)Бухгалтерские документы, ежемесячные, квартальные и полугодовые отчеты и формы статистической отчетности. 6)Печатные издания (книги, газеты, журналы, информационные бюллетени). Входящая корреспонденция регистрируется: срочная - вне очереди, прочая - в день поступления. Для регистрации всех категорий входящих и исходящих документов используется одна регистрационная карточка. На каждый документ, подлежащий регистрации, заполняется два экземпляра карточек, после регистрации одна карточка помещается в картотеку информационных карточек, другая карточка после регистрации резолюции начальника направляется в структурное подразделение для исполнения. Лицевая сторона карточки заполняется при получении документа, а оборотная сторона заполняется в процессе движения и исполнения документа. Записи должны быть краткими и отвечать основной цели - обеспечить контроль за движением, своевременным исполнением и возвратом документа. [18, с.126] Регистрационные карточки систематизируются и располагаются в картотеках, которые являются основой для ссылок на официальные документы. Этот файл разделен на две части для реализованных и нереализованных документов, карточки из раздела второй части по мере их реализации переносятся в соответствующий раздел первой части файла. При объеме документооборота до 500-600 документов в год, в зависимости от имеющихся условий, можно использовать реестр входящих документов, который должен быть заполнен строго по форме. Реестр входящей корреспонденции содержит следующие позиции: 1. порядковый номер; 2. дата и индекс документа; 3. откуда пришел документ; 4. резюме документа; 5. кому адресован документ; 6. получение и дата документа. Для регистрации документов могут использоваться компьютерные и технические средства; в автоматизированной системе регистрация документов осуществляется с помощью машиночитаемой регистрационно-контрольной карточки, построенной на основе обязательных регистрационных данных, или путем прямого ввода данных из документа. На каждом документе, поступившем на регистрацию, на нижнем поле первого листа (правая сторона) должен быть проставлен штамп с указанием даты поступления и индекса. [15, с.54] Документы, не подлежащие регистрации, включают в номенклатуру дату получения и номер дела, но не имеют серийного номера. Индекс входящего документа состоит из порядкового регистрационного номера и номера дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, в которой он должен храниться. Все входящие документы должны рассматриваться в день их получения руководителем или его заместителем в соответствии с распределением обязанностей между ними. Документы правительства и государственных органов исполнительной власти направляются начальнику для ознакомления. Результаты рассмотрения каждого поступившего документа и указания по его исполнению должны быть отражены в резолюции, которая проставляется в правом верхнем углу или на любом свободном месте лицевой стороны документа, кроме полей. Резолюция может быть оформлена на отдельном листе; номер и дата документа, к которому относится резолюция, указываются на нижнем поле этого листа. Резолюция должна включать: 1. Указание, кому именно доверен документ (фамилия, инициалы). 2. Действие, которое необходимо выполнить. 3. Метод, процедура и срок завершения работы. 4. Собственноручная подпись руководителя и дата составления. Исполнитель обязан ознакомиться с представленными ему документами и определить те из них, которые требуют наиболее срочного исполнения. Документы, по которым поднятые в них вопросы могут быть решены внутри учреждения, не должны направляться в подчиненные или другие организации. В случае документов, по которым поставленные вопросы решены (проведено собрание, принято постановление или распоряжение), исполнитель на нижнем поле первой страницы документа с левой стороны делает пометку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, и заверяет это своей подписью. [14, с.56] Следующим шагом в делопроизводстве является подготовка, оформление и размножение официальных документов. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих их законность, обоснованность и целесообразность, оперативное исполнение и использование. Официальные документы оформляются на бланках в соответствии с системой стандартной документации, в которой определены все правила подготовки документов. Подготовка и оформление документов должны соответствовать следующим требованиям 1. Указание учреждения-автора (обычно размещается на бланке учреждения); 2. Указание вида документа; 3. Индекс и дата документа; 4. Придумать название для документа; 5. Текст документа; 6. Адресат; 7. Отметка о согласовании текста документа; 8. Заверение документа (подпись, утверждение, печать); 9. Пометить документ как принятый и исполненный и отправить его "в дело". Важным реквизитом документа является правильное указание его автора, обязательным реквизитом официальных документов, за исключением писем, является указание их вида. Это решение, постановление, инструкция, протокол, план работы, служебная записка, информация. Вид документа, указанный под наименованием учреждения, заголовок составляется к документам, кроме телеграмм, телефонограмм, извещений, заголовок должен быть как можно короче и отвечать на вопрос "О чем?", Документы, составленные на бумаге формата А5, обычно не нуждаются в заголовке, официальный документ должен иметь дату, которая включает число, месяц и год. Дата документа, требующего утверждения, считается датой утверждения. Утверждение - это средство первоначального рассмотрения и оценки проекта документа, поэтому каждый документ должен быть утвержден вовлеченными лицами и организациями. Утверждение оформляется либо путем утверждения проекта документа, либо путем проставления штампа об утверждении. [13, с.116] Подписанные решения, постановления регистрируются в отдельном журнале для каждого вида документа. Журнал регистрации решений должен состоять из следующих граф:
Журнал заказов содержит следующие :
Остальная документация регистрируется в журнале исходящей документации, который имеет следующие графы:
Документы, требующие особой аутентификации, заверяются печатью, а Государственная система управления документами рекомендует примерный перечень документов, на которых должна стоять круглая печать. Дубликаты (ксерокопии) решений представительного органа и постановлений, распоряжений администрации должны быть заверены специальным штампом "Для распоряжений" или "Для постановлений". Печать должна быть проставлена таким образом, чтобы она закрывала личную подпись должностного лица, подписывающего документ. Независимо от того, по какому вопросу готовятся проекты постановлений или распоряжений, они должны быть экономически необходимыми, целенаправленными, обоснованными, фактическими, конкретными, краткими, объемом не более четырех машинописных страниц, с указанием порядка и сроков исполнения. Постановления, распоряжения и другие официальные документы, принятые и изданные на основании законов, указов, постановлений и распоряжений органов государственной власти, должны содержать ссылку на них с указанием названия документа, даты, номера и заголовка. [9, с.98] Служебные письма должны быть короткими, не более двух страниц, и, как правило, касаться одного вопроса. Материалы к различным совещаниям и собраниям, постановления и распоряжения тиражируются в администрациях районов, городов, сел и поселков в соответствии с установленным регламентом их работы. Документы печатаются на бумаге формата A4 (210x297 мм) и A5 (210x148 мм) со следующими полями: левое и верхнее - 20 мм; правое и нижнее - 10 мм. Документы можно печатать на обратной стороне листа. Следующим этапом документооборота является организация контроля и проверки исполнения официальных документов. Ответственность за своевременное оформление официальных документов возлагается на руководителей местных органов власти. Контролю подлежат законы, постановления, распоряжения органов государственной власти, решения представительных органов, постановления и распоряжения административных органов, предписывающие исполнение, депутатские письма, а также обращения граждан. По распоряжению руководства могут быть проверены и другие документы. На контролируемых документах на левом поле первого листа на высоте заголовка проставляется контрольная отметка "К" или штамп "Контроль", после чего документ направляется исполнителю. Установлен следующий перечень документов, подлежащих проверке на предмет их заполнения, с указанием сроков завершения: 1) Законы Российской Федерации, постановления и распоряжения Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - в указанный в них срок; 2) Указы и распоряжения Президента РФ - 10 дней или в указанный в них срок; 5-7 дней, если по ним подготовлены ходатайства; 3) Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации; 4) Запросы, заявления и письма депутатов о деятельности своих заместителей, не требующие дополнительного изучения и проверки - незамедлительно; 5) До 30 дней - для писем и обращений депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации. 6) До 5 дней - для писем и заявлений депутатов Законодательного собрания страны; 7) Письма-запросы и поручения вышестоящих органов и организаций - 10 дней; инициативные документы по более важным вопросам деятельности - в соответствии с указанным в них сроком; 8) Обращения граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки - незамедлительно, другие обращения граждан - до 1 месяца; 9) Критические замечания и предложения, содержащиеся в выступлениях органов печати - до 1 месяца; 10) Телеграммы (телефонные телеграммы) - от 2 до 5 дней. [8, с.145] Срок исполнения входящих документов исчисляется со дня их поступления в учреждение исходящие документы - со дня отправки, внутренние - со дня подписания (срок исполнения не включает выходные и праздничные дни). Документы должны быть исполнены в указанный в них срок, если срок исполнения не указан, они должны быть исполнены в срок не более 10 рабочих дней. Если в ходе исполнения документа выясняется, что срок не может быть соблюден, он может быть продлен только лицом или учреждением, установившим срок.105 Продление срока должно быть оформлено соответствующим письмом, просьбой с указанием причин и срока исполнения, но не позднее, чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения документа. В противном случае документ будет считаться не исполненным в срок. Документ считается исполненным только тогда, когда поднятые в нем вопросы решены и корреспондент получил ответ по существу. Если исполнение не документировано, то отметка об исполнении должна быть сделана на самом документе и на контрольном листе. Документ снимается с контроля сразу после его исполнения и может быть снят с контроля только должностным лицом, его исполнившим; для этого снятие с контроля отмечается на документе и на контрольном экземпляре. Данные о ходе и результатах выполнения контролируемых документов периодически обобщаются канцелярскими службами и докладываются руководству. [6, с.55] Следующим этапом в организации документооборота является регистрация и отправка исходящей корреспонденции. Вся официальная корреспонденция, отправляемая адресатам, называется исходящей корреспонденцией. Вся исходящая корреспонденция регистрируется с помощью регистрационной карточки или в журнале по форме.106 При системе регистрации карточек исходящая корреспонденция, которая является ответом на входящие документы и письма, не регистрируется отдельно. Номер исходящего документа-ответа - это номер входящего документа-запроса и дата подписания исходящего документа. В этом случае информация об исходящем документе заносится в лист регистрации входящих документов. Документу присваивается самостоятельный номер, который состоит из номера дела по номенклатуре, куда будет подшита копия документа, и исходящего номера. Исходящие телеграммы регистрируются в соответствии с общим порядком. При отправке исходящей корреспонденции лицо, ответственное за ведение учета, должно проверить наличие указанных в письме вложений, правильность адреса и заверенность копии отправляемого документа или вложения. Документы, отправляемые одновременно одному и тому же адресату, должны быть помещены в один конверт. Документы доставляются местным адресатам под расписку в книге доставки. Исходящая корреспонденция отправляется по назначению в день подписания, а телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно. Подготовка реестровой описи дел и ее создание играет важную роль в организации документооборота в подразделениях местного самоуправления. Должна быть разработана и утверждена номенклатура отдельных дел, чтобы правильно сгруппировать документы, обеспечить единообразие в создании дел, их размещении и сроках хранения. Для этого используются типовые номенклатуры дел и рекомендации по их применению.108 Индивидуальная номенклатура дел должна быть согласована с муниципальным архивным органом. При создании номенклатуры следует учитывать, что документы постоянного хранения создаются в отдельных случаях от документов временного хранения. В номенклатуре должны учитываться все документы, подготовленные представительным органом и администрацией. Номенклатура дел ежегодно уточняется не позднее 15 декабря, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января нового года. Делопроизводители отвечают за формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой в пределах структурных подразделений. [5, с.78] Контроль за правильным созданием делопроизводства в районных и городских администрациях возлагается на делопроизводителей, начальников общих отделов, в сельских и поселковых администрациях - заместителей глав, в отделах, управлениях и комиссиях - лиц, ответственных за организацию делопроизводства. Все официальные документы, написанные "для дела", подлежат подшивке: 1.Проверяется отнесение документов к конкретному делу и правильность их оформления: даты, подписи, заверительные надписи на копиях и т.д; 2. Устанавливается порядок группировки документов в деле; 3. Удаляются ненужные дубликаты и проекты документов, а также скрепки и булавки; 4. Документы одного регистрационного года формируются в дела, за исключением переходных дел; 5. Неисполненные документы не могут быть поданы. Каждая папка должна содержать не более 250 страниц; если документов больше, создается второй том папки, который имеет такой же индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в подразделении. Последним элементом организации документооборота в органах местного самоуправления является процедура хранения документов и передачи дел в архив. Документы с момента их поступления в офис до момента передачи в ведомственный архив хранятся в студиях или специальных помещениях, обеспечивающих сохранность документов.109 Документы размещаются вертикально, корешками наружу, в запирающихся шкафах офисного типа, которые защищают документы от пыли и солнечного света. При необходимости работникам выдаются дела во временное пользование, на каждое выданное дело, в карточке - заместителя, указывается номер дела, дата выдачи, кому выдано дело, дата возврата, предусматриваются графы квитанций и расписок дела. [6, с.136] Закрытые дела хранятся в течение следующего года, после чего дела постоянного и временного хранения передаются в ведомственный архив администрации. Коробки временного хранения (до 10 световых лет включительно) передаются в ведомственный архив по усмотрению руководства администрации. Документы, отражающие основные направления деятельности представительного органа и администрации, передаются на постоянное хранение, так как являются документальными памятниками истории и культуры народа и входят в состав Архивного фонда Алтайского края. Администрация должна обеспечить полную сохранность документов постоянного хранения в ведомственных архивах до передачи их на государственное хранение. В конце года делопроизводства производится отбор документов для постоянного хранения с целью подготовки их к описанию и последующей передаче на государственное хранение. Документы до передачи в ведомственные архивы подлежат обработке в структурных подразделениях, в которых они были переданы на хранение. При описи дел на обложке каждого дела указывается полное наименование представительного органа или администрации, под ним номер и наименование структурного подразделения или сферы деятельности, индекс дела по номенклатуре, его заголовок, дата начала и окончания дела, количество листов, срок хранения, архивный шифр. На обложках постоянных дел вверху также должно быть указано название архивного учреждения, в которое дело будет передано на хранение государством. В постоянных и личных делах листы должны быть пронумерованы обычным карандашом. Номер листа проставляется в правом верхнем углу, листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются для каждого тома отдельно. В конце каждого файла постоянного хранения должен быть вложен лист сертификации. Документы представительного органа и администрации подлежат ежегодной инвентаризации. Дела, созданные в течение срока полномочий представительного органа и избирательной комиссии, включаются в опись на основании года их завершения в делопроизводстве. Порядок отбора и подготовки документов на государственное хранение и отбора документов к уничтожению определен "Основными положениями о государственных архивах ".[5, с.34] Формы описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе дел по личному составу, актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли, содержатся в методических рекомендациях по составлению описей дел и научно-справочного аппарата к ним. Хранение документов, связанных с нотариальной деятельностью, должно быть организовано с учетом перечня сведений конфиденциального характера, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 06.01.97 № 188, и статьи 5 Основ законодательства о нотариате, включающей сведения, связанные с нотариальной деятельностью, в число сведений конфиденциального характера, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами. [14] Таким образом, можно сказать, что документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или выдачи до момента их исполнения или отправки. Организация документооборота в органах местного самоуправления осуществляется в соответствии с принципами и нормами делопроизводства. Однако документооборот в органах местного самоуправления все же имеет свою специфику, которая описана в примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления с учетом общепринятых стандартов. Типовая инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в части получения, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), движения, контроля исполнения, хранения и использования документов в районных и городских, сельских и поселковых администрациях, их отделах, управлениях и комитетах. На основании этой инструкции каждый орган местного самоуправления разрабатывает индивидуальную инструкцию. Заключение Администрация муниципального района является избираемым непосредственно населением и (или) образуемыми представительным органом муниципального образования, органом, наделенными собственными полномочиями по решению вопросов местного значения. Данные органы формируются непосредственно населением либо представителями населения и несут ответственность за ненадлежащее осуществление своих полномочий, прежде всего перед жителями муниципального района. Не являясь органами государственной власти, органы местного самоуправления осуществляют деятельность, которая носит властный характер, поскольку они выступают одной из форм реализации власти народа. Наделение органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями осуществляется только федеральным законом и законами субъектов Федерации. В соответствии со ст. 131 Конституции РФ структура органов местного самоуправления определяется населением самостоятельно. Понятие полномочий местного самоуправления характеризует его возможности и ответственность в каждой из сфер предметов ведения. В своей совокупности предметы ведения и полномочия образуют компетенцию местного самоуправления. [14] Делопроизводство это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. От организации делопроизводства зависят эффективность управления, экономичность, оперативность, культура труда работников управления. Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов: документирования и организации работы с документами. Все операции с документами регулируется нормативно-методической базой делопроизводства. В делопроизводстве выделяют несколько этапов работы с документами: прием и первичная обработка документов; распределение документов; регистрация документов; контроль исполнения документов; работа с обращениями населения; справочно-информационное обслуживание граждан. Делопроизводство играет важную роль в организациях. В администрации муниципального района осуществление делопроизводства происходит в соответствии с нормативно-методической базой. В организации работы с документами выделяют следующие этапы: прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции; подготовка, оформление и размножение документов; организация контроля и проверки исполнения служебных документов; работа с обращениями граждан; составление номенклатуры дел и формирование дел; порядок хранения документов и передачи дел в архив. Организация документооборота в органах местного самоуправления проходит в соответствии с общепринятыми нормами, в том числе в соответствии с примерной инструкцией по делопроизводству в органах местного самоуправления. Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Организация этапов документооборота органов местного самоуправления совпадает с этапами организации работы с документами муниципальных органов власти в общем, но имеет свои особенности. Документы органов местного самоуправления должны быть составлены в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. [7] Так же выделяют организацию работы с письменными обращениями граждан. Письменные обращения граждан следует рассматривать как важное средство осуществления и охраны прав личности. Граждане России имеют правонаправлять личные и коллективные обращения в органы местного самоуправления. Должностные лица в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть обращения, затем принять решения, а так же произвести необходимые действия и дать мотивированный ответ в установленный срок. Список используемой литературы Андреева В. И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006. – 144 с. Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие. – М.: Управление персоналом, 2015. – 200 с. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение. – М.: КРОНУС, 2006. – 248 с. Белов А.А., Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот. – М.: Книжный мир, 2004. – 340 с. Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию. – М.: МИФИ, 1996. – 68 с. ГОСТ Р5114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М.: Изд-во стандартов, 2011. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов/ Государственный стандарт Российской Федерации. – М., 2003. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991. Делопроизводство: документационное обеспечение управления / под ред. Панасенко Ю.А. – М.: издательство Риор, 2005. – 271 с. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления)/Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ, 2002. – 359 с. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления)/Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ, 2003. – 359 с. Делопроизводство. Справочное пособие. – Омск: Фирма «ЛЕО», 1995. – 115 с. Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. – М., 1975. Конституция РФ. Кирсанов М. Современное делопроизводство. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 346 с. Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления. – М.: ИНФРА – М.; Новосибирск: Сиб. соглашение, 2004. – 364 с. Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. – М.: Омега–Л. 2007. – 239 с. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. – М.: ИНФРА – М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007. – 255 с. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления). – М.: ЮНИТИ-ДАТА, 2003. – 359 с. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. – 408 с. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел – Синтез», 2000. – 383 с. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. – М., 2004. – 234 с. Муниципальное право России: Программа. – М.: МГЭИ, 1997. – 16 с. Павлюк Л.В., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере с документами. – СПб.: «Издательский ТД «ГЕРДА», 2017. – 127 с. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство). – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2002. – с. 256 Рекомендации по разработке и применению примерных номенклатур дел. Методическое пособие. — М.: Главархив, 1990. – 89 с. Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство (конспект лекций).- М.: Приор-издат, 2006. – 173 с. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. – М.: Издательство ПРИОР, 2001. – 188 с. Слиньков В.Н. Делопроизводство и менеджмент. - Киев: Изд-во Альтера, 2002. – 196 с. Федеральный закон от 6 октября 2003 г. «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». |