решение. Тема специфика бухгалтерского дела в компьютерной среде
 Скачать 345.33 Kb.
|
|
Тема 9. СПЕЦИФИКА БУХГАЛТЕРСКОГО ДЕЛА В КОМПЬЮТЕРНОЙ СРЕДЕ Основные вопросы 1. Современные системы автоматизации. 2. Выбор программ автоматизации бухгалтерского дела. 3. Организация автоматизированного рабочего места бухгалтера. 4. Разработка мероприятий по переходу на автоматизированную систему учета. 1. Современные системы автоматизации Автоматизация управления деятельностью предприятия невозможна без автоматизации бухгалтерского учета. Более того, именно с последней целесообразно начинать автоматизацию управления. Это вызвано следующими факторами: - задачи бухгалтерского учета хорошо структурированы, имеют известный и несложный алгоритм решения с преобладанием арифметических операций; - бухгалтерский учет собирает и регистрирует информацию обо всех хозяйственных операциях, которая необходима и остальным управленческим структурам предприятия; - автоматизация бухгалтерского учета стала неотложной задачей, так как внешние пользователи бухгалтерской информации, которым бухгалтерия должна представлять свои отчеты (Пенсионный фонд, налоговые органы), требуют их в электронной форме, на машиночитаемых носителях. Принятый Государственной Думой закон об электронной подписи только усиливает эту тенденцию. Российские автоматизированные системы прошли несколько этапов своего развития. Первое поколение (1988-1991гг.) характеризуется функциональной примитивностью и сложностью адаптации к быстро меняющимся правилам бухгалтерского учета в России, системы были предназначены для эксп- луатации в виде автоматизированных рабочих мест на автономных компьютерах. Второе поколение систем (1992-1994гг.) отличается большей функциональной полнотой и приспособленностью к различным изменениям в правилах бухгалтерского учета, было предназначено для работы в локаль- ных сетях или автономно. Стали появляться не только широко тиражируемые системы, но и программные продукты, ориентированные на определенный круг клиентов, например, системы для автоматизации торговых предприятий. Третье поколение бухгалтерских систем (1995-1996 гг.) отличают комплексный подход и более узкая специализация. Бухгалтерские комплексы третьего поколения функционируют в системе Windows, все могут работать в сети, как правило, имеют встроенные средства развития и полностью совместимы с другими программными продуктами фирмы-разработчика, обеспечивающими полную автоматизацию избранного объекта (банка, тор- гового иди производственного предприятия и др.). Четвертое (современное) поколение – это бухгалтерские системы, а по своей сути уже комплексные корпоративные информационные системы (КИС), которые характеризуются интегрированными технологическими решениями, предполагающими поставку вместе с программными средствами и консалтинговых услуг. В основу современных пакетов компьютеризации бухгалтерского дела положены следующие системы: 1) система реального времени - обеспечивает автоматическое обновление данных во всей системе при изменении данных в одной из подсистем; 2) интегрированная система - осуществляет централизованный сбор и распределение данных между различными подсистемами, такими как счета к получению, расчет стоимости работ, расчет заработной платы, ведение Главной книги и т. д.; 3) сателлитная система - позволяет работать как с рабочих мест предприятия, так и с рабочего места бухгалтера из компании, обслуживающей данное предприятие. В основном разработки по автоматизации бухгалтерского учета и аудита ведутся по следующим направлениям (классам): 1) комплексная автоматизация бухгалтерского учета для малого бизнеса; 2) комплексная автоматизация крупных предприятий; 3) автоматизация отдельных участков учета. Очень широко представлены на рынке компьютерных технологий программы, представляющее третье направление, такие как «Склад», «Зарплата», «Учет основных средств» и т.д. Они облегчают труд бухгалтеров, но не решают проблему комплексной автоматизации. Подав- ляющая часть компьютерных программ для бухгалтерского дела разработана с учетом использования среды Windows. Наиболее популярны в настоящее время сравнительно недорогие тиражируемые комплексы такие как, серии программ «1C: Бухгалтерия», «Парус», «БЭСТ», а также «Турбо-Бухгалтер», «Инфо-бухгалтер» и ряд других. 2. Выбор программ автоматизации бухгалтерского дела Для достижения успеха при автоматизации бухгалтерского дела необходимо ориентироваться на функциональность систем бухгалтерского учета, а именно, бухгалтерские системы должны уметь: • правильно производить арифметические расчеты; • обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; • осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; • производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной сложности; • обращаться к данным и отчетам за прошлые периоды. Для того чтобы обеспечить указанные возможности, система должна иметь единую базу данных (БД) по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по любому запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии БД могут содержать различную информацию, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Большинство предлагаемых на российском рынке бухгалтерских систем имеют приемлемую (по крайней мере, для малых и средних предприятий) функциональную полноту. При этом на первый план выходят следующие параметры оценки системы: 1. Система должна быть понятной. 2. Система должна быть удобной. 3. Система должна быть надежной. 4. Система должна быть адекватной. 5. Разработчик должен быть «солидным». Следует руководствоваться следующими критериями при выборе фирмы-разработчика системы автоматизации бухгалтерского дела: • стаж работы фирмы на рынке; • количество проданных копий или внедрений системы (всего и за последний год); • цена системы (очень низкие и очень высокие цены одинаково опасны); • наличие или отсутствие поддержки системы, виды поддержки («горячая линия», консультация в офисе фирмы, выездные консультации, службы внедрения и т. д.); • наличие или отсутствие учебных центров; • отзывы пользователей, уже купивших такую систему; • другая деятельность фирмы. Можно также оценить солидность фирмы, посетив офис, в солидных фирмах переговоры с клиентами ведут профессионалы, а документация тщательно продумана и выверена. 3. Организация автоматизированного рабочего места бухгалтера Персональные компьютеры обеспечивают формирование первичных документов и учетных регистров, что дает возможность организовать автоматизированное рабочее место (АРМ) с использованием диалогового режима. АРМ организуется на базе персонального компьютера, который может использоваться либо автономно, либо в связи с другими. В первом случае организуется АРМ с замкнутым циклом обработки данных. Во втором - информационный обмен обеспечивается между отдельными АРМ на уровне документа, машинного носителя или автоматический информационный обмен на уровне создания локальной вычислительной сети. При проектировании АРМ бухгалтера можно выделить два основных вида обеспечения: техническое и программное. Стадия технического обеспечения - приобретение и создание условий для его рационального и эффективного применения, т.е. комплектация соответствующей периферией. Программное обеспечение - это инструмен- тарий, с помощью которого бухгалтер на своем рабочем месте сможет вести весь процесс обработки данных на компьютере, начиная с ввода информация, заканчивая получением регистров бухгалтерского учета. С вводом в эксплуатацию АРМ бухгалтера на базе компьютера происходит распределение функций между бухгалтером и собственно персональным компьютером (ПК). Бухгалтер выполняет следующие операции: сбор первичных документов; контроль их достоверности; ввод данных в РК и записи их на носители (дискеты, диски); управление их обработкой на машине; получение регистров выходной информации; контроль, анализ и регулирование расчетов. При выборе программного обеспечения необходимо принимать во внимание следующие его характеристики: функциональная полнота; завершенность разработки; быстродействие; уровень требований к комплексу технических средств; возможность перестройки на новые условия применения; возможность работы в сети; качество предоставляемой поддержки и сервиса; трудоемкость освоения и внедрения; качество пользовательского интерфейса; требование к уровню квалификации пользователя; удобство копирования и вывода информации; наличие и качество средств защиты от несанкционированного доступа; качество получаемой документации. Каждый из названных показателей в зависимости от вида программного продукта может иметь разный удельный вес и разделяться на более мелкие составляющие. Использование в качестве технического средства АРМ бухгалтера современных персональных ЭВМ дает возможность одновременно с централизованной обработкой учетных данных обеспечить интеграцию информационной базы, сократить время обработки, ликвидировать разрыв во времени между хозяйственным процессом, получением первичной информации, ее обработкой и выдачей итоговой информации. Объединение ЭВМ в локальную вычислительную сеть в пределах одной организации дает возможность использовать их в качестве средства построения взаимосвязанных АРМ, обеспечивающих полную автоматизацию бухгалтерского учета. АРМ бухгалтера организуется по функциональному признаку и охватывает все участки учетно-вычислительных работ, а также сводный учет и отчетность. Структура бухгалтерии на базе АРМ приведена на рисунке 9.1. С вводом в эксплуатацию АРМ бухгалтера на базе ПК происходит распределение функций и операций между бухгалтером и компьютером. Бухгалтер выполняет операции: 1) по сбору первичных документов; 2) по контролю их достоверности; 3) по подготовке для машинной обработки; 4) по вводу данных в ПК и записи их на носители (диски, дискеты); 5) по управлению их обработки на машине; 6) по получению регистров выходной информации; 7) контролю, анализу и регулированию расчетов. Все вычислительные и группировочные операции, выборку, формирование и хранение информационных массивов, а также печать выходных ведомостей (машинограмм) выполняет персональный компьютер. Рис. 9.1 – Структура бухгалтерии на базе создания автоматизированных рабочих мест Внедрение АРМ значительно повышает эффективность работы бухгалтера, так как снижается трудоемкость учетного процесса при возрастании оперативности и достоверности учетных данных. АРМ главного бухгалтера АРМ аналитика АРМ по учету основных средств АРМ расчетно- финансовых операций АРМ по учету затрат и расчету себестоимости АРМ по учету труда и зарплаты АРМ по учету сырья и материалов АРМ по учету готовой продукции АРМ сводного учета Цех АРМ по учету выработки Склад сырья и материалов АРМ кладовщика Склад готовой продукции АРМ кладовщика 4. Разработка мероприятий по переходу на автоматизированную систему учета Прежде чем приступать к автоматизации бухгалтерского учета на предприятии руководитель, а также персонал, так или иначе связанный с проектом, должны ответить на ряд вопросов. Например, какова степень готовности к автоматизации? Наличие собственно компьютеров и сопутствующей офисной техники безусловно важно, но это не главное. Прежде всего труд на предприятии должен быть систематизирован, то есть персонал должен знать, как отрабатывать стандартные ситуации, а также как неизбежное, — нестандартные. Только в этом случае даже использование автономных средств автоматизации даст ощутимый результат. Если деятельность отдельных элементов в «живой» системе налажена и стабилизирована и предприятие готово к автоматизации, встает вопрос: автоматизация учета или учет на базе автоматизации? Следующий вопрос касается выбора собственно автоматизации: комплексная или системная автоматизация? При комплексной автоматизации предприятие оснащается набором АРМ, каждое из которых помогает решению той или иной задачи. Но если информационные связи между автономными АРМ разорваны, это дает почву для умышленных искажений, небрежности или обычных ошибок и требует дополнительного контроля и дублирования информации. В системе же разрыв какой-либо информационной цепочки сигнализирует об аварии и локализует ее источник. При системной автоматизации предполагается, что объектом выступает не отдельная задача, а предприятие в целом или его часть, которая сама по себе образует систему. Обязательным при подготовке к переходу на автоматизированную систему учета является возложение и/или распределение ответственности за мероприятия по подготовке и проведению автоматизации: 1. Один из сотрудников (менеджер) должен нести полную ответственность за проект. 2. Весь персонал, так или иначе связанный с проектом (включая рядовых бухгалтеров), должен участвовать в планировании системы и ее внедрении. 3. Менеджер по внедрению должен определить приоритет задач и действий, и быть готовым к их поэтапному выполнению. 4. Фирма должна спланировать бюджет для закупки необходимых компьютерных и программных средств в соответствии с уровнем ожидаемых результатов. 5. Директор предприятия (фирмы) должен знать весь проект в деталях. При планировании бюджета для закупки компьютерных и программных средств необходимо оценить окупаемость программного продукта, для этого необходимо проанализировать стоимость самого программного средства и затраты на его освоение и эксплуатацию. |