диплом. Введение Значение документа для предприятия трудно переоценить
 Скачать 46.13 Kb.
|
|
Введение Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит 60% рабочего времени. Современное управление государственным предприятием - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства». Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует применения новых форм их обработки, новых информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная. Наше время, насыщенное информационными технологиями, предъявляет новые требования к разработке документов и к работе служб, ответственных за их создание, обращение и хранение. Компьютер и современное программное обеспечение позволяет не только быстро разрабатывать и качественно оформить документ, но и предоставляет невиданные ранее возможности по учету, контролю за исполнением документов, их передаче по каналам телекоммуникаций, оперативному хранению и поиску нужной информации. Современному руководителю не нужно ждать, пока секретарь-делопроизводитель найдет отметку нужного документа по журналу входящей документации, затем перелистает соответствующую папку, чтобы найти сам документ. Все эти функции могут быть полностью автоматизированы, что позволяет весьма повысить скорость обращения к документу, сократить время на подготовку принятия решения и, соответственно, обеспечить эффективность управления. К сожалению, опыт и история не раз показывали, что прогресс не приводит к устранению проблем: он просто заменяет одни проблемы другими. В полной мере это относится и к новым компьютерным технологиям. С их внедрением возникают не только новые перспективы, но и новые "подводные камни", дополнительные источники потенциального риска. Например, появляются неслыханные ранее возможности для несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, а также вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за отказа оборудования, вирусной атаки и неквалифицированных действий пользователя. Тем не менее, прогресс остановить невозможно. Нам просто предстоит учиться жить в этом новом мире - использовать его возможности и избегать его опасностей. Сегодня интерес к рынку программного обеспечения для автоматизации работы с документами неуклонно растет. Использование сети Internet позволяет автоматизировать процесс документооборота, сократить время обработки, улучшить поиск данных, обеспечить контроль исполнения. Новые технологии в этой области предоставляют полную аналитическую информацию и снижают вероятность всевозможных ошибок. Проблема управления документооборотом состоит в несоответствии уровня и качества автоматизации возросшему потоку документов и увеличению времени на их обработку. Актуальность исследования поставленной проблемы обусловлена рядом обстоятельств. Во-первых, совершенно очевидно, что традиционная схема управления документооборотом уже не справляется с теми объемами работы, которые существуют в век новейших информационных технологий. Постоянно возрастающий объём документооборота значительно затрудняет работу с поиском, обработкой, хранением, исполнением, контролем документов и поручений. Во-вторых, в связи с расширением интернет-услуг и усилением государственной поддержки, на первый план выходит автоматизация документооборот. В-третьих, эффективное управление документооборотом требует перевода значительной части документов в электронный вид, что обеспечивает удобное хранение, поиск и передачу электронных документов и требует гораздо меньше ресурсов и времени, чем это необходимо для бумажных документов. В-четвертых, электронный документооборот всё чаще встречается в работе российских организаций и это является следствием федеральной целевой программы "Электронная Россия", которую проводит Правительство Российской Федерации. Она провозгласила своей целью перевод в электронную форму большей части документооборота государственных структур. Степень разработки проблемы. Анализ литературы по теме исследования свидетельствует о том, что во многих организациях остро стоит проблема организации документооборота. Документы дублируются, теряются или передаются получателям с опозданием. Техническая отсталость технологии управления документооборотом во многих случаях приводит к тому, что в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители. Решение данной проблемы предложено в трудах Кузнецовой Т.В., Кузнецова С.Л., Куперштейна В.И., Гайдуковой Л.Н. и других авторов. В работах этих и других авторов особый акцент делается на раскрытии: проектирования рациональной организации делопроизводства; роли и значения документа в управленческом процессе; автоматизация традиционных технологий документационного обеспечения; принципов автоматизации делопроизводства. Однако анализ вышеуказанных источников показал, что авторы недостаточно осветили технологию внедрения систем автоматизации документационного обеспечения управления в организации и проблемы, возникающие при этом. Это и определило объект и предмет исследования, а также его цель и задачи. Целью исследования является анализ системы управления документооборота ( органищация) и разработка системы документационного обеспечения управления, основанной на дополнительной автоматизации. Объектом исследования является документационные системы управления документооборотом, применяемые в современной организации. Предметом исследования является система управления документооборотом (организации). Достижение поставленной цели предусматривает постановку и решение следующих задач: проанализировать использование различных типов автоматизированных систем ДОУ; мониторинг нормативно-правового обеспечения документооборота; выявление особенностей системы управления документооборотом в (организиции); Теоретико-методологическую основу исследования составляют труды отечественных и зарубежных ученых по проблеме управления документооборотом в организации, федеральные законы "Об информации, информатизации и защите информации" и "Об электронной цифровой подписи", постановления Правительства РФ. документацией. Структура дипломной работы обусловлена целью и задачами исследования и включает в себя: введение, 1. Система документооборота организации1.1 Порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документамиОсновными документами организации являются входящие, исходящие и внутренние документы. От правильной организации обработки этих документов зависит эффективность принятия управленческих решений. Работа с входящими документами, поступающими на предприятие из-за его пределов, предполагает: а) доставку и прием документов; б) первичную обработку документов; в) предварительное рассмотрение документов; г) рассмотрение документов руководством предприятия; д) передачу на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям); е) осуществление контроля за исполнением документов; ж) прием исполненного документа, его помещение в дело; з) последующее хранение и работу с документами (до передачи их в архив или на уничтожение). Доставка документов на предприятие, как правило, осуществляется курьерами в почтовом отделении по месту расположения предприятия (за исключением документов, поступающих непосредственно на предприятие по техническим каналам связи). Прием входящей деловой корреспонденции от курьера производится уполномоченным сотрудником службы ДОУ. Последующая первичная обработка входящей деловой корреспонденции включает: проверку целостности упаковки и вложений принятой корреспонденции; проверку правильности ее адресования; вскрытие конвертов (упаковки посылок, бандеролей). Конверты от поступающих документов (в том числе писем граждан) не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также при поступлении личных или доплатных документов. Документы с пометкой «лично» или адресованные общественным организациям при первичной обработке документов не вскрываются и передаются по назначению. При поступлении документов на магнитных и иных небумажных носителях первичной обработке подлежит сопроводительная документация, а носители передаются на машинную обработку без вскрытия упаковки; распределение корреспонденции на регистрируемую и нерегистрируемую; простановку штампов с отметкой «Входящий № __» на документах, подлежащих регистрации (учет документов); заполнение регистрационных карточек (журналов, книг и т. п.) (регистрация документов). После этого зарегистрированная деловая корреспонденция передается на предварительное рассмотрение. По результатам предварительного рассмотрения часть документов установленным порядком передается соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия. Другая их часть направляется через секретариат на рассмотрение руководителю предприятия для принятия и оформления (в виде резолюции) решения о порядке и сроках исполнения указанных документов. Следует отметить, что на рассмотрение руководства предприятия обычно передаются все документы, полученные от вышестоящих органов управления и (или) содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности предприятия, а потому требующие решения руководителя. Обработка и передача документов ответственным исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день (при поступлении документов в нерабочее время). При необходимости безотлагательного (оперативного) исполнения поступившего документа допускается ознакомление ответственного исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством предприятия. После регистрации содержания резолюций и постановки документов, подлежащих исполнению, на контроль последние также передаются должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия. Следует отметить, что документы, которые адресованы для исполнения нескольким должностным лицам (структурным подразделениям), передаются им поочередно или одновременно в копиях. При этом подлинник документа передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение. Следующим этапом является прием исполненных документов и помещение их в дела. Исполненные документы принимаются от должностных лиц (структурных подразделений) предприятия для помещения в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Исполненный документ должен быть снабжен соответствующей отметкой за подписью ответственного исполнителя. Помещение документа в дело осуществляется вручную или с использованием средств механизации труда. В последнем случае документ помещается (подшивается на 4 прокола) в обложку дела с применением прошивочной машины. Последующее хранение и работа с документом до передачи последнего в архив или на уничтожение производится исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической (научной и иной) ценности. Работа с исходящими документами, отправляемыми за пределы предприятия, предполагает: а) проверку правильности оформления и прием документов от ответственных исполнителей; б) регистрацию документов; в) подготовку документов к отправке; г) передачу подготовленных к отправке документов в экспедиционную группу; д) помещение контрольных экземпляров документов в дела; е) последующее хранение и работу с контрольными экземплярами документов (до передачи их в архив или на уничтожение). Рассмотрим особенности работы с исходящими документами в соответствии с перечисленными этапами. Документы, поступающие в службу ДОУ для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день, но не позднее следующего рабочего дня. Указанная работа начинается с проверки правильности оформления и приема документов от ответственных исполнителей уполномоченными сотрудниками службы ДОУ. Документы, предназначенные для отправки, принимаются от ответственных исполнителей полностью оформленными (служба ДОУ не несет ответственности за содержание документа). Это означает, что исходящий документ должен: а) иметь все необходимые реквизиты, включая адресные данные; б) быть подписан (утвержден) соответствующим должностным лицом; в) иметь сопроводительный лист (письмо) при наличии приложений или в том случае, если документ исполнен (записан) на машинном носителе. Отправка документов на небумажных носителях производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. г) вне зависимости от количества адресов рассылки иметь контрольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист) для помещения последнего в дело; д) иметь опись (расчет) рассылки при направлении документа в четыре и более адресов; е) в необходимых случаях иметь отметку о категории почтового отправления (за исключением простых отправлений). Исходящие документы, оформленные с соблюдением перечисленных правил, передаются на регистрацию. Регистрация производится путем простановки штампа «Исходящий №__» и внесения справочных данных о документе в соответствующий журнал (книгу). Регистрации подлежат также все приложения к документу и сопроводительный лист (письмо). Зарегистрированные документы проходят процедуру сортировки документов по адресам назначения и видам почтовых отправлений, после чего передаются для подготовки к отправке. Недооформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату ответственному исполнителю для устранения недостатков, препятствующих отправке. Подготовка документов к отправке включает: проставление на конвертах (наклейках на упаковке) адресных данных; фальцовку (сложение путем перегиба) документов; вложение документов в конверты (упаковки); заклеивание и маркировку (снабжение знаками почтовой оплаты) конвертов. Для передачи подготовленных к отправке документов в экспедицию уполномоченными сотрудниками службы ДОУ предварительно составляются описи (реестры) на подлежащую отправке обычную и заказную деловую корреспонденцию. Принятая по описи деловая корреспонденция упаковывается сотрудниками экспедиции в транспортировочную тару (ящики, короба, портфели и пр.), после чего доставляется в почтовое отделение установленным порядком (пешком или на автомашине). После отправки деловой корреспонденции сотрудники отдела делопроизводства помещают контрольные экземпляры исходящих документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Последующее хранение и работа с контрольными экземплярами исходящих документов до передачи их в архив или на уничтожение производятся исходя из практической потребности в документах и с учетом их исторической (научной и иной) ценности. Работа с внутренними документами, разрабатываемыми должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия в целях обеспечения управленческих решений и действий внутреннего характера, предполагает: а) подготовку предварительного (чернового) варианта текста документа; б) редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа; в) согласование уточненного варианта текста документа; г) оформление окончательного варианта текста документа; д) утверждение (подписание) документа; е) регистрацию документа; ж) тиражирование документа; з) передачу рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности; и) помещение контрольного экземпляра документа в дело; к) последующее хранение и работу с документом (до передачи его в архив или на уничтожение). Подготовка предварительного (чернового) варианта текста документа производится сотрудником, ответственным за его исполнение: а) по распоряжению (указанию) должностного лица предприятия, которому подчинен данный сотрудник; б) в инициативном порядке; в) во исполнение ранее полученного документа. При подготовке чернового варианта текста документа исполнитель определяет общий порядок исполнения и распределяет обязанности между остальными исполнителями, участвующими в работе над проектом документа. Для подготовки предварительного варианта текста используются: а) типовые (унифицированные) тексты, разработанные на предприятии для подготовки данного вида документов; б) материалы деловой переписки по вопросу, составляющему предмет (тему) документа; в) положения законодательства РФ, регламентирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в правовом отношении; г) требования руководящих документов, регламентирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в организационном отношении. Подготовку предварительного варианта текста документа целесообразно осуществлять на персональном компьютере (ПК). Файл с подготовленным вариантом текста документа копируется на дискету или другой носитель, после чего распечатывается на принтере. Редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа производятся с целью: а) уточнения (дополнения) его структуры и содержания; б) выявления и исключения из текста орфографических, синтаксических, смысловых, фактологических и иных ошибок, искажающих содержание документа и затрудняющих его восприятие и изучение в процессе ознакомления с ним адресата. Уточнение (дополнение) структуры и содержания предварительного варианта текста документа производятся в процессе чтения бумажного оригинала и внесения в него соответствующих пометок (замечаний). По результатам редактирования в предварительный вариант текста документа вносится редакционная правка, посредством которой: а) уточняется взаимное расположение отдельных фрагментов (абзацев, предложений) текста; б) уточняется последовательность слов в отдельных предложениях; в) из текста изымаются повторы и длинноты; г) в текст включаются дополнительные фрагменты, делающие его содержание более ясным, точным и актуальным; д) обеспечивается терминологическое соответствие текста документа общепринятым нормам и правилам; е) достигается стилистическое единообразие текста документа. После этого отредактированный текст корректируется (контролируется, верифицируется) на предмет выявления и устранения всевозможных ошибок. Целесообразно производить комбинированную корректировку текста, используя для этого как собственные интеллектуальные ресурсы, так и соответствующие возможности стандартного текстового редактора. Завершают процедуру редактирования и корректирования повторное копирование «очищенного» текста на дискету и его контрольная распечатка. К слову, и этот вариант текста следует внимательно прочитать до того, как отправить проект документа на согласование. Согласование уточненного варианта текста документа производится, если: а) изложение тех или иных положений документа требует письменного выражения мнения на этот счет компетентного должностного лица (специалиста); б) в содержании документа имеются поручения должностным лицам (структурным подразделениям). Согласование производится: а) путем оформления согласующей визы на обороте последнего листа проекта документа; б) путем оформления грифа согласования на лицевой стороне последнего листа проекта документа (ниже подписи). После выполнения процедуры согласования проекта документа последний передается ответственным исполнителем на оформление, как правило, в группу технической подготовки документов. Оформление проекта документа имеет целью: а) внести новые уточнения (дополнения) в текст проекта по итогам согласования; б) привести внешний вид проекта в соответствие с требованиями руководящих документов к оформлению управленческой документации (деловой корреспонденции). При приеме оформленного проекта документа ответственный исполнитель обязан проверить правильность его оформления и при необходимости потребовать устранения имеющихся в оформлении проекта недостатков. Проект документа, оформленный надлежащим образом, передается в секретариат руководителя предприятия для представления на подпись (утверждение). В отдельных случаях допускается представление проекта документа руководителю предприятия лично ответственным исполнителем. Подписанный (утвержденный) документ передается ответственным исполнителем на регистрацию в отдел делопроизводства. Зарегистрированный установленным порядком документ при необходимости передается ответственным исполнителем на тиражирование. При этом ответственный исполнитель обязан указать на первой странице документа (карандашом) количество экземпляров. После этого производится передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности. Одновременно контрольный экземпляр документа помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Последующее хранение и работа с документом (до передачи его в архив или на уничтожение) производятся исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической (научной и иной) ценности. Из всего вышесказанного следует, что эффективное управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности предприятия, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система работы с документами. Управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, документы являются и источником, и результатом, и инструментом этой деятельности. Организация работы с документами — одна из ключевых технологий управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или международной компании. 1.2 Контроль исполнения документов Одной из важнейших функций управления документооборотом является контроль исполнения документов. Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Контроль исполнения включает в себя несколько последовательных этапов: постановку документов на контроль; проверку своевременности доведения документов до исполнителей; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; учет и обобщение результатов контроля исполнения документов; сроковый контроль своевременности исполнения поручений и документов; контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию; контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам; контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам; контроль соответствия всех экземпляров на идентичность; контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на вопросы. Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Общая организация контроля исполнения документов предприятия возлагается на службу ДОУ, а в структурных подразделениях — на соответствующих начальников. Основными задачами при осуществлении контроля исполнения являются: - отслеживание хода и фиксация фактического исполнения зафиксированных указаний руководства, а также входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение для организации; - обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания хода и результатов исполнения, доведение этих сведений до руководства в удобной для его восприятия форме; - выработка предложений по ускорению прохождения и исполнения документов и укреплению исполнительской дисциплины. В идеальном варианте должно контролироваться исполнение всех документов. Однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная ценность документной информации привели на практике к еще одной классификации документов: документы, контроль за исполнением которых необязателен; документы, подлежащие контролю за их исполнением. Перечень контролируемых документов утверждается руководителем по представлению службы ДОУ с участием юридической службы организации. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях, начиная от даты подписания (утверждения) документа, а поступивших от других предприятий — начиная с даты их регистрации. Прочие сроки исполнения документов устанавливаются руководителем предприятия в резолюции или устном указании на разработку того или иного документа. В отдельных случаях срок исполнения документа определен в его содержании или исходя из необходимости осуществления его периодической подготовки к определенной дате (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно и т. п.). Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются и, как правило, обобщаются ежемесячно. Наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках, представляемых секретарем руководителю, указываются: общее количество документов, находящихся в работе у исполнителей; количество (процент) выполненных с опережение установленных сроков; количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков; задержки исполнения в рабочих долях; причины задержек исполнения документов. Среди характерных причин неисполнения документов в срок бывают: - слишком высокая степень централизации полномочий; - перегрузка исполнителей и руководителей разного уровня; - недисциплинированно ть сотрудников и подведомственных организаций; - недостаточные сроки для качественного исполнения; - нерациональная система документооборота; - недостаток технических средств оформления и тиражирования документов и другие. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения соответствующего распоряжения руководителя предприятия, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Результаты исполнения отмечаются на документе и на экземпляре ответа, остающемся на предприятии. Обобщенные данные о своевременности исполнения документов (в форме справки) представляются руководителю предприятия не реже одного раза в квартал. Таким образом, система контроля исполнения документов подразумевает наличие в организации определенных звеньев: целей, методов, объектов и субъектов контроля. Система контроля работает по общим правилам. Субъекты контроля руководствуются в своей деятельности едиными принципами и подходами, в том числе в спорных ситуациях, и используют в деловых процессах методы контроля, которые подчинены достижению единой цели.
|