Формирование и оформление дел, организация архивной работы. Лекция. Архивная работа 05.11.2021. 05. 11. 2021 Специальная подготовка Формирование и оформление дел, организация архивной работы Делопроизводство и архивное дело, термины и определения
 Скачать 50.85 Kb.
|
|
05.11.2021 Специальная подготовка Формирование и оформление дел, организация архивной работы Делопроизводство и архивное дело, термины и определения Определения терминов, используемых в делопроизводстве и архивном деле, содержатся в ГОСТ Р 7.0.8-2013, вступившем в силу с начала марта 2014 г. В стандарте приводятся значения следующих понятий: делопроизводство представляет собой деятельность по документированию, документообороту, хранению и практическому применению различных документов; под архивным делом понимается работа, позволяющая обеспечить хранение, комплектование, использование и учет архивной документации; документ — это информация, зафиксированная на каком-либо носителе и содержащая реквизиты, позволяющие осуществить ее идентификацию; архивный документ представляет собой акт, завершенный делопроизводством, который необходимо хранить определенное количество времени в соответствии с действующими требованиями законодательства; под документированием понимается операция записи данных на носитель по правилам, установленным в организации; документооборот — это движение документов на предприятии с момента разработки и до момента утилизации; номенклатура дел - список заголовков, сформированных в организации дел, в котором указываются сроки их хранения; под индексом дела понимается его обозначение, указанное в реестре дел и состоящее из цифр и букв. Комплексы документов Начальным этапом формирования номенклатуры дел выступает изучение созданных на предприятии комплексов локальных актов. В их число входят: организационная структура и штатное расписание предприятия; разработанные в предыдущие годы реестры дел; описи дел временного и постоянного хранения; при наличии — типовые номенклатуры дел; правила организации, определяющие порядок документооборота и документирования на предприятии; перечень документов, регламентирующих срок их хранения. Вся совокупность документов, образующихся в деятельности организации, составляет ее документальный фонд. Документы, образующиеся в деятельности организации, по срокам хранения подразделяются на: документы временного срока хранения (до 10 лет включительно); документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет); документы постоянного (вечного) хранения. Документы постоянного хранения, т.е. документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, культурное значение, составляют архивный фонд организации, являющийся составной частью Архивного фонда Российской Федерации. С момента заведения и до передачи в Архив документы хранятся по месту их формирования в дела. Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, обеспечивают условия хранения документов и дел и несут ответственность за их сохранность. Дела должны храниться в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаться в запирающихся шкафах или сейфах, обеспечивающих сохранность документов. В целях оперативного поиска документов дела в шкафах (сейфах) располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой (или выписка из нее) помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу, хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем передаются на хранение в Архив. Дела временного (до 10 лет) хранения по истечении срока хранения уничтожаются по актам в установленном порядке. Завершенные делопроизводством дела, хранящиеся в структурном подразделении, при необходимости выдаются сотрудникам во временное пользование сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, под роспись в журнале учета выдачи дел. Выдача дел сотрудникам других структурных подразделений осуществляется с разрешения руководителя структурного подразделения под роспись в журнале выдачи дел. Дела выдаются сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Состояние возвращаемых дел должно быть проверено полистно в присутствии лица, возвращающего дело. В соответствии с запросом от правоохранительного органа из структурного подразделения могут быть изъяты дела и отдельные документы в соответствии с законодательством Российской Федерации. В случае изъятия дел составляется акт и проставляется соответствующая отметка в номенклатуре дел с указанием номера и даты акта. После возвращения дел в номенклатуре проставляется отметка о возврате. В случае изъятия отдельного документа составляется акт, на место изъятого документа подшивается его заверенная копия и копия акта (оригинал акта хранится в соответствующем деле с актами). Во внутренней описи дела делается отметка об изъятии с указанием номера и даты акта. После возвращения документ подшивается в дело, из которого был изъят, его копия изымается и уничтожается, во внутренней описи производится отметка о возврате. Запрещается делать на документах, находящихся в деле, любые пометки или вносить в них какие-либо изменения. Подготовка и передача документов в архив территориального органа, организации МЧС России Документы территориальных органов, организаций МЧС России являются составной частью Архивного фонда Российской Федерации. В Архив передаются завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Дела со сроками хранения до 10 лет включительно могут передаваться в Архив в исключительных случаях по решению заместителя начальника территориального органа, организации МЧС России, курирующего вопросы делопроизводства, а также в случае ликвидации структурного подразделения без передачи его функций другому структурному подразделению. Подготовка документов к сдаче в Архив включает работу по проведению экспертизы ценности документов; формированию и оформлению дел; составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел. Экспертиза ценности документов Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Экспертиза ценности документов осуществляется путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. К критериям происхождения относятся: роль и место территориального органа, организации МЧС России в системе государственного управления, значимость выполняемых им функций, время и место образования документа. К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение этой информации в других документах, вид документа, подлинность документа. К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, юридическая достоверность (наличие подписей, дат, печатей) документа, его физическое состояние. Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; отборе дел на уничтожение, при подготовке дел к передаче в Архив. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в территориальном органе, организации МЧС России создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК). ЭК территориального органа, организации МЧС России создается приказом его начальника (руководителя) из числа наиболее квалифицированных сотрудников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке включается лицо, ответственное за архив. Функции и права ЭК территориального органа, организации МЧС России, а также организация ее работы определяются положением. Положение об экспертной комиссии утверждается начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России после согласования с курирующим архивом МЧС России, источником комплектования которого является территориальный орган, организация МЧС России. Протоколы заседаний ЭК территориального органа, организации МЧС России утверждаются начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России. Основными функциями ЭК территориального органа, организации МЧС России являются: организация ежегодного отбора документов для архивного хранения; рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения; рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; подготовка и внесение на рассмотрение Центральной экспертной комиссии МЧС России предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующим Перечнем документов с указанием сроков хранения; рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических указаний по вопросам организации делопроизводства, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.); рассмотрение описей особо ценных дел. В состав ЭК территориального органа, организации МЧС России включаются наиболее квалифицированные сотрудники структурных подразделений, включая структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, а также сотрудник, ответственный за Архив. Председателем ЭК назначается заместитель начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России, курирующий вопросы организации делопроизводства и архивной работы. Обязанности секретаря ЭК возлагаются на сотрудника, ответственного за Архив. Протоколы ЭК, содержащие решения об изменении сроков хранения документов, установленных действующим Перечнем документов с указанием сроков хранения; об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующим Перечнем, утверждаются начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России после их рассмотрения и согласования с Центральной экспертной комиссией МЧС России и Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве. Документирование деятельности ЭК территориального органа, организации МЧС России, формирование дел, образовавшихся в результате ее деятельности, возлагаются на секретаря комиссии. Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатуры дел и Перечней документов с указанием сроков хранения. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив, отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел. Отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел не допускается. Все дела подлежат полистному просмотру. При полистном просмотре дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры и черновики документов. Дела с отметкой "ЦЭК" также полистно проверяются с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению. Дела с отметкой "ЦЭК", содержащие документы постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы, подлежащие хранению, присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов структурного подразделения. На обложках дел, прошедших экспертизу ценности, зачеркивается отметка "ЦЭК". Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив в структурных подразделениях проводится отбор на уничтожение дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения, утративших практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях составляются описи документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения (в том числе по личному составу) и акты о выделении документов к уничтожению. Порядок оформления описей и актов представлен в разделах 8.2 и 8.3 настоящей Инструкции. Срок хранения дела исчисляется с 1 января года, следующего после завершения его делопроизводством. Самопроизвольное изменение сроков хранения дел не допускается. Уничтожение дел без проведения экспертизы ценности документов запрещается. Составление и оформление описей дел Опись дел представляет собой архивный справочник, содержащий систематизированный перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Описи дел структурных подразделений (далее - сдаточные описи) составляются в двух экземплярах ежегодно по установленным формам ответственным за делопроизводство под непосредственным методическим руководством структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства и Архива. Сводные описи дел (далее - архивные описи) территориального органа, организации МЧС России составляются Архивом на основе сдаточных описей дел структурных подразделений. Архивные описи рассматриваются на заседании ЭК территориального органа, организации МЧС России. Сдаточные описи составляются не позднее чем через два года после завершения дел делопроизводством. Ответственность за своевременное и качественное составление сдаточных описей и сдачу дел на хранение в Архив несут руководители структурных подразделений. При составлении сдаточной описи проверяется качество формирования и оформление дел; соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел структурного подразделения. Проверяется соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, подшитых в дело; качество подшивки дела; нумерация листов; оформление внутренней описи, заверительной надписи и обложки дела. Выявленные нарушения установленных правил формирования и оформления дел должны быть устранены ответственным за делопроизводство. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководителем структурного подразделения принимаются меры по их поиску. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел. Справка подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе со сдаточной описью дел структурного подразделения в Архив. Описательная статья сдаточной описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части) по номенклатуре дел, пометка ДСП проставляется при этом под индексом дела; заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела и статья по перечню (кроме описей дел постоянного хранения). При составлении сдаточной описи дел структурного подразделения необходимо соблюдать следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; при этом к индексу дела добавляется через косую черту номер тома. Пример: дело N 1-4-20/2; систематизация дел должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел; дела с пометкой ДСП включаются в описи несекретных дел; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях формирования и их физического состояния и др. В конце сдаточной описи дел структурного подразделения делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера). Сдаточная опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии, визируется лицом, ответственным за Архив, согласовывается с начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, и утверждается руководителем структурного подразделения. Составление и оформление актов о выделении к уничтожению дел и документов Составление актов о выделении к уничтожению дел и документов (в том числе электронных) производится после составления годовых разделов описей дел за этот же период. Акт о выделении к уничтожению дел структурных подразделений составляется сотрудником, ответственным за делопроизводство структурного подразделения, и согласовывается с начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства. На типографские печатные издания (книги, справочники, брошюры, журналы и пр.) составляются отдельные акты, не требующие согласования. Акты имеют порядковую, валовую нумерацию в течение календарного года в пределах структурного подразделения. Ответственность за своевременное и качественное составление актов и уничтожение дел и документов несут руководители структурных подразделений. Описательная статья акта о выделении к уничтожению дел включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по акту; индекс дела (тома, части) по номенклатуре дел; заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество дел (томов, частей); срок хранения и статья по перечню; примечание. При составлении акта о выделении к уничтожению дел соблюдаются следующие требования: дела с пометкой ДСП включаются в акты несекретных дел; в акт включаются дела с одинаковым сроком хранения, законченные делопроизводством одного года. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2005 году, включаются в один акт, а дела с пятилетним сроком хранения, законченные в том же году, - в другой; названия разделов (отделов структурных подразделений) указываются перед группой заголовков дел этого отдела; каждое дело вносится в акт под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), имеющих общий заголовок, то допускается указывать их в акте под одним порядковым номером, при этом в графу "Индекс дела" вносится индекс каждого тома или части (1-4-8/1; 1-4-8/2 и т.д.), в графе "Количество дел (томов, частей) указывается общее количество томов, а в графе "Заголовок дела" указываются номера томов (частей). Пример: Приказы о командировании. Копии. Тома 1 - 4; систематизация дел должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел; графы акта заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела после проведения редактирования при экспертизе ценности; графа "Примечание" используется для отметок об уничтожении дел. В конце акта о выделении к уничтожению дел оформляется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) общее количество дел (с учетом количества томов), подлежащих уничтожению. Акты о выделении к уничтожению дел составляются в двух экземплярах, один из которых (вместе с электронной копией) передается в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, для составления сводных актов, второй остается в структурном подразделении. Сводные акты о выделении к уничтожению дел рассматриваются на заседаниях ЭК территориального органа, организации МЧС России после утверждения сводной описи дел постоянного хранения за этот же период курирующим архивом, источником комплектования которого является территориальный орган, организация МЧС России. Сводные акты утверждаются начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России и только после этого документы, включенные в эти акты, могут быть уничтожены. Уничтожение дел и документов производится путем сжигания или измельчения на бумагорезательных машинах. Сжигание или механическая переработка документов должны производиться до полного их уничтожения членами комиссии в количестве не менее двух человек. Перед уничтожением дел комиссия сверяет индексы и заголовки дел, количество дел (томов, частей) с записями в акте. Перед уничтожением документов комиссия тщательно сверяет номера и наименования документов, количество экземпляров и листов с записями в акте, а также с книгами и журналами учета. Все вносимые в акты исправления должны быть оговорены и заверены подписями всех членов комиссии. После уничтожения документов сотрудник структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, или ответственный за делопроизводство структурного подразделения, в котором хранились документы, производит отметки об уничтожении документов в книгах, журналах учета и номенклатуре дел с указанием номера и даты акта. Передача дел в архив территориального органа, организации МЧС России Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу, передаются в Архив по сдаточным описям. Описи представляются в электронном виде и два экземпляра на бумажном носителе, один из которых возвращается в структурное подразделение после соответствующего оформления. Номер сдаточной описи присваивается Архивом по книге учета сдаточных описей. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в Архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Передача дел в Архив осуществляется по графику, составленному Архивом и структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, и утвержденному курирующим делопроизводство заместителем начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России. Прием дел производится сотрудником Архива в присутствии ответственного за делопроизводство сотрудника структурного подразделения, сдающего дела. Во время приема-передачи дел проверяется правильность их формирования и оформления, все выявленные при проверке недостатки устраняются сотрудником структурного подразделения. При приеме-передаче дел в графе "Примечание" сдаточной описи против каждого дела, включенного в нее, сотрудником Архива делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра сдаточной описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в Архив дел. Вместе с делами передаются регистрационно-контрольные журналы и картотеки на документы, программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись. После передачи дел в Архив ответственными за делопроизводство структурных подразделений в номенклатуре дел (в графе "Примечание") проставляются отметки о сдаче дел в Архив с указанием номера и даты описи. Порядок выдачи и использования документов, хранящихся в архиве территориального органа, организации МЧС России Дела, хранящиеся в Архиве, выдаются для ознакомления и использования в служебных целях в помещении Архива, а также во временное пользование (за пределы Архива). Во временное пользование дела выдаются по письменному запросу на срок, не превышающий: 1 месяц - работникам структурных подразделений территориальных органов, организаций МЧС России; 3 месяца - сторонним организациям Российской Федерации. При необходимости органам суда и прокуратуры дела выдаются до принятия решения по делу. Выдача дел из Архива работникам структурных подразделений осуществляется в соответствии с заказами (требованиями) на выдачу дел. Разрешение на выдачу дел дает начальник структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства. Требование на выдачу архивного дела должно быть согласовано с руководителем того структурного подразделения, из которого дело поступило в Архив. В случае ликвидации структурного подразделения, сдавшего дела, требование согласовывается с руководителем подразделения-правопреемника. Выдача архивных дел, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, производится по письменному запросу руководителя структурного подразделения, согласованного с начальником отдела по защите информации и руководителем структурного подразделения, в ведении которого находилось дело. Разрешение на выдачу этих дел дает заместитель начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России, курирующий вопросы делопроизводства. Выдача указанных дел во временное пользование вне помещения Архива не производится. Выдача дел во временное пользование другим организациям оформляется актом. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в Архиве. При возврате дел из временного пользования в обоих экземплярах акта делаются соответствующие отметки. При работе с архивными документами запрещается расшивать дела, изымать листы, изменять внешний вид документов (подчеркивать текст, делать пометки, загибать листы и т.п.). При выдаче дел из Архива каждое дело заносится в книгу выдачи дел, а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель. При возврате дела в карте-заместителе делаются соответствующие отметки и она помещается в дело для использования при последующей выдаче. Каждое выдаваемое из Архива дело должно иметь лист использования, который подклеивается за верхний край к внутренней стороне обложки дела. Состояние возвращаемых дел должно быть проверено полистно в присутствии лица, возвращающего дело. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками Архива составляется акт в произвольной форме в двух экземплярах, один из которых предъявляется руководителю структурного подразделения (организации), использовавшему документы, для привлечения виновных к ответственности, другой - докладывается руководству территориального органа, организации МЧС России, и после рассмотрения остается в Архиве. В соответствии с запросом от правоохранительного органа из Архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации. Документы Архива могут использоваться при проведении выставок, конференций, при подготовке документальных публикаций в целях освещения деятельности организации системы МЧС России. Документы на выставках и в музеях, как правило, экспонируются в виде копий. В качестве наглядных пособий по документам Архива могут быть подготовлены тематические подборки копий документов (альбомы, плакаты, диаграммы и т.д.). Изготовление копий с архивных документов производится на основании письменного обращения руководителя структурного подразделения (организации) и с разрешения начальника структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства. Выдача подлинников отдельных архивных документов производится в исключительных случаях по решению начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России. Прием-передача документов, дел при смене начальника структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, или ответственного за ведение делопроизводства структурного подразделения, реорганизации или ликвидации территориального органа, организации МЧС России (структурного подразделения) При смене ответственного за ведение делопроизводства производится полная проверка наличия дел и документов текущего делопроизводства путем сверки их с учетными данными, что отражается в акте приема-передачи дел. В акте приема-передачи дел отражается за каждый год в отдельности количество учтенных и имеющихся в наличии документов, дел по всем видам учета, а также обнаруженные недостатки в ведении делопроизводства. Акт подписывается лицом, сдающим дела, лицом, принимающим их, и утверждается руководителем структурного подразделения. При смене лица, ответственного за Архив, для проведения приема-передачи дел создается комиссия в составе не менее трех человек. Дела передаются в установленном порядке с оформлением акта приема-передачи. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения территориального органа, организации МЧС России с передачей всех или части его функций другому структурному подразделению (подразделениям) документы и дела текущего делопроизводства передаются по принадлежности. Прием-передача документов и дел осуществляется по акту приема-передачи документов и акту приема-передачи дел. При осуществлении приема-передачи документов ответственными за прием-передачу проводится проверка наличия документов, находящихся на исполнении в реорганизуемом подразделении, функции (часть функций) которых передаются вновь создаваемому структурному подразделению. В ходе проверки сверяются данные журналов учета с фактическим наличием документов. Акт приема-передачи документов составляется в трех экземплярах, один экземпляр акта передается в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, второй - вновь созданному структурному подразделению, принявшему документы, третий - хранится в структурном подразделении, передавшем документы. В журналах учета входящих документов реорганизуемого структурного подразделения делаются отметки о передаче документов, при этом указывается, куда и по какому акту они переданы. При осуществлении приема-передачи дел проводится проверка наличия дел текущего делопроизводства и за предыдущие годы в реорганизуемых структурных подразделениях, функции (часть функций) которых передаются. В ходе проверки сверяются учетные данные номенклатур с фактическим наличием дел. Акт приема-передачи дел составляется в трех экземплярах, один экземпляр акта передается в Архив, второй - принявшему дела структурному подразделению, третий - хранится в структурном подразделении, передавшем дела. В номенклатуре дел реорганизуемого структурного подразделения делаются отметки о передаче дел, при этом указывается, куда и по какому акту они переданы. В случае ликвидации структурного подразделения без передачи его функций другому структурному подразделению ответственный за ведение делопроизводства этого подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Архив, независимо от сроков хранения дел. Передача дел осуществляется по сдаточным описям дел и номенклатуре дел. При ликвидации или реорганизации территориального органа или организации МЧС России с передачей всех или части их функций другому органу управления или организации МЧС России последняя принимает все передаваемые документы и дела текущего делопроизводства, а также Архив по акту, утвержденному начальниками (руководителями) обоих территориальных органов или организаций МЧС России. В случае, если функции реорганизуемого территориального органа, организации МЧС России передаются нескольким территориальным органам, организациям МЧС России, документы и дела текущего делопроизводства передаются по принадлежности по актам в установленном порядке. Документы архива реорганизуемого территориального органа, организации МЧС России передаются в один из них или в архив вышестоящей организации. При ликвидации территориального органа, организации МЧС России все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче на постоянное хранение в архивы, источниками комплектования которых являлись территориальный орган, организация МЧС России. В этом случае дела временного (менее 10 лет) срока хранения, утратившие практическое значение, могут быть уничтожены в установленном порядке до истечения срока их хранения. Все материалы по передаче документов и дел при ликвидации или реорганизации территориального органа, организации МЧС России включаются отдельным пунктом в ликвидационный акт, оформленный в установленном порядке. При ликвидации или реорганизации территориального органа, организации МЧС России, структурного подразделения все дела с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. |