Лекции по делопроизводству. 1 документ в системе управления
 Скачать 486.68 Kb.
|
|
письмовники. 5 этап. Советский период государственного делопроизводства (1917 – 1990 гг.). Характерные черты периода: 1. 1917 – 1920 гг. Снижение уровня документационного обеспечения управ- ления (на работу во вновь образованные советские учреждения шли рабочие, солдаты, крестьяне, не имеющие специального образования). 2. 1925-1926 гг. Были образованы две крупные организации: Институт техни- ки управления (ИТУ) и Государственное бюро организационного строительства (Оргстрой). ИТУ занимался теоретическими исследованиями в области управле- ния, а Оргстрой реализовывал их на практике, способствуя внедрению нового канцелярского оборудования и средств оргтехники. При ИТУ был создан Кабинет стандартизации, который занимался разработкой общесоюзных стандартов до- кументации (письма, телеграммы, телефонограммы, протоколы) и средств кан- целярского труда (чернила, ленты для пишущих машинок). 9 3. В 1932 г. ИТУ был ликвидирован и прекратилось централизованное мето- дическое совершенствование вопросов документооборота. С этого момента в истории делопроизводства начался длительный период «самостоятельности»: каждое ведомство по-своему регулировало работу с официальными документа- ми. 4. В 1963 г. утверждены «Основные правила постановки документальной ча- сти делопроизводства и архивов учреждений, организаций, предприятий СССР». Этот документ до сих пор служит руководством по делопроизводству. 5. В 1973 г. разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД). ЕГСД – это научно-упорядоченный комплекс правил, нормативов и реко- мендаций по организации и ведению документационного обеспечения управле- ния, начиная с момента создания документа до сдачи его в архив. 6. В 1970-1980 гг. сложился блок ГОСТов на управленческие документы. 7. В 1980-е гг. разработаны унифицированные системы документации (УСД) с целью автоматизации обработки данных, содержащихся в формах документов. Развитие советского делопроизводства в 1970-1980 гг. заложило основу де- лопроизводства в Российской Федерации. Многие нормативно-методические до- кументы, созданные в этот период, действуют и в настоящее время. 1.4. НОРМАТИВНАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Нормативная база делопроизводства – это совокупность законов и норма- тивных правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в процессе деятельности организации. Нормативная база делопроизводства включает следующие компоненты: Законодательные и правовые акты РФ; ГОСТы; Нормативные документы; Классификаторы; Государственная система документационного обеспечения управле- ния. Законодательные и правовые акты в сфере информатизации и документа- ции: Законы РФ: Гражданский кодекс РФ, закон РФ «О стандартизации», закон РФ «Об Архивном фонде и архивах» Указы и распоряжения Президента: «Об основах государственной по- литики в сфере информатизации», «Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ» 10 Постановления и распоряжения правительства: «Об организации ра- бот по стандартизации, обеспечению единства измерений, сертифи- кации продукции и услуг», «Об улучшении информационного обес- печения населения РФ» Федеральные законы РФ: «Об информации, информатизации и защи- те информации», «Об участии в международном информационном обмене», «О правовой охране программ для электронных вычисли- тельных машин и баз данных» Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы делопроизводства. Государственные стандарты (ГОСТы) на документацию Оформление служебных документов строго регламентировано стандарта- ми. Стандарт – типовой вид, образец, которому должен удовлетворять объект по своим признакам, свойствам, качествам. Закон РФ «О стандартизации» от 10.06.93 определяет стандартизацию как де- ятельность по установлению норм, правил и характеристик. Области распростра- нения стандартов, их содержание, сферы их действия определяются государ- ственными органами управления. Наименование Содержание ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицирован- ная система организационно-распорядительной документа- ции. Требования к оформлению документов. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения ГОСТ 6.10.1-88 Унифицированные системы документации (УСД). Основные положения ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико- экономической информации. Основные положения ГОСТ 6.10.5-87 Унифицированные системы документации (УСД). Требова- ния к построению формуляра - образца ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации (УСД). Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения ГОСТ 6.10.3-83 Унифицированные системы документации (УСД). Запись информации в коммуникативном формате Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государ- ственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Гос- стандарт и другие государственные органы управления в пределах их компетен- ции осуществляют контроль за соблюдением требований ГОСТа. 11 Нормативные документы 1. Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Разработаны ЦБНТ (Центральное бюро нормативов по труду) Минтруда РФ в 1995 г и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, в учреждениях и обществен- ных организациях. Они содержат Нормы затрат времени по документационному обеспечению управления (обработка, регистрация, учет количества и контроль исполнения документов, ведение картотек и т.д.) Нормы затрат времени на работы архива (каталогизация, созда- ние справочного аппарата к архивам и т.д.) 2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. Раз- работан во ВНИИДАД (Всероссийский научно-исследовательских институт до- кументоведения и архивного дела) в 1992 г. и содержит нормативы времени для составления планов, договоров. По ним можно произвести расчет трудозатрат, проанализировать производительность труда работников и рассчитать их числен- ность. 3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Разработаны ЦБНТ Мин- труда РФ в 1993 г. и предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в традиционных условиях и в условиях автомати- зации управленческих процессов. Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разде- лены на два блока: Нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (разработка должностных инструкций, номенклатуры дел организации и т.д.) Нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизи- рованной архивной технологии работы (составление статистиче- ских отчетов, выполнение запросов по поиску и т.д.) Классификаторы Для использования при сортировке, поиске и обработке разнообразных доку- ментов автоматизированных информационных систем, документа должны быть присвоены специальные коды. Классификатор – документ, содержащий систематизированный перечень наименований объектов и их кодов. По содержанию классификаторы делятся на 3 типа: 1. Классификаторы информации об управленческих документах: ОКУД. 2. Классификаторы информации об организационных структурах: ОКПО. 3. Классификаторы информации о населении и кадрах: ОК профессий рабо- чих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) 12 ГСДОУ появилась в 1990 г. и устанавливает единые требования к организа- ции работы с документами. К основным целям ГСДОУ относятся: Совершенствование работы аппарата управления; Упорядочение документооборота и повышение качества доку- ментов; Сокращение количества документов; Построение информационно-поисковых систем; Создание условий для применения современных технологий сбо- ра, хранения и обработки информации По положениям ГСДОУ создаются инструкции по делопроизводству, мето- дики, рекомендации по различным аспектам делопроизводства. В 1993 г. положения ГСДОУ получили дальнейшее развитие в Типовой ин- струкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. 13 2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 1. Классификация документов. 2. Правила составления документов. 3. Язык документов. 2.1. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ Документы можно классифицировать по различным признакам. Наиболее употребительными из них являются: 1. По характеру информационных связей предприятия: внешние – нормативные документы вышестоящих органов (налоговой службы, органов соцзащиты), а также документы, поступающие из дру- гих организаций или предназначенные для других организаций; внутренние – документы, которые создаются и имеют хождение толь- ко внутри предприятия. 2. По назначению в процессе управления: организационные – устав предприятия, описание его структуры, штат- ное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные ин- струкции сотрудников; распорядительные – приказы, распоряжения и решения по основной деятельности. Эти документы оформляются однотипно, меняется толь- ко название документа (приказ, распоряжение, решение) и управляю- щие слова («Приказываю», «Обязываю», «Решил»); документы по личному составу – документы устанавливающие отно- шения между гражданином и предприятием. К ним относятся приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую долж- ность и т.п.), трудовые книжки, индивидуальные контракты с сотруд- никами, их личные дела и лицевые счета по заработной плате; информационно-справочные – письма, справки, факсы, докладные за- писки, телефонограммы и т.д. 3. По направленности документопотока: входящие – поступившие от других организаций; исходящие – документы, которые отправляются другим организациям; внутренние – имеют хождение внутри предприятия и содержат ин- формацию для решения внутрипроизводственных задач. 4. По содержанию: первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные; сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких пер- вичных документов. 5. По типу носителя: бумажные; электронные – документы, выполненные с использованием приклад- ной программы и хранящиеся на машинном носителе. 14 6. По форме: индивидуальные – содержание каждого документа имеет свои осо- бенности (например, докладные записки); трафаретные – часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении; типовые – созданные для группы однородных предприятий. 7. По срокам исполнения: срочные – требующие исполнения в определенный срок, несрочные – для которых срок исполнения не установлен; 8. По виду оформления: подлинники – подписанный и надлежащим образом оформленный эк- земпляр документа, составленный в первый раз; копии – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных доку- ментов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать. выписки – документы, содержащие сведения из того или иного раздела подлинника. Правильность составления выписки подтверждается под- писями должностных лиц и печатью. дубликаты – документы, выдаваемые в случае утери подлинного доку- мента и имеющие одинаковую юридическую силу с подлинником. 9. По сложности: простые – посвящены одному вопросу; сложные – охватывают несколько вопросов. 10. По происхождению: служебные – затрагивают интересы предприятия; личные – касаются конкретного лица и являются именными. 2.2. ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. Все документы оформляются на бумаге формата А4 и А5, допускается также использование форматов А3 и А6 (см. слайд). Каждый документ, оформленный на бланке, должен иметь поля (см. слайд). На практике левое поле устанавливают 35 мм для удобства переплета. Большая часть документов оформляется на бланках организаций. Бланк – это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенном для переменной информации. Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на ПК. Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назна- чение и местоположение на листе бумаге. В действующем ГОСТе указан перечень из 29 реквизитов. 15 Наименование реквизита Код реквизита 1 2 Государственный герб РФ 01 Герб субъекта РФ 02 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) 03 Код организации по ОКПО 04 Код формы документа по ОКУД 05 Наименование организации 06 Справочные данные об организации 07 Наименование вида документа 08 Дата документа (ограничительная отметка) 09 Регистрационный номер документа (ограничительная отметка) 10 Ссылка на регистрационный номер и дату документа (ограничительная отметка) 11 Место составления или издания документа 12 Гриф ограничения доступа к документу 13 Адресат (ограничительная отметка) 14 Гриф утверждения документа 15 Резолюция 16 Заголовок к тексту (ограничительная отметка) 17 Отметка о контроле (ограничительная отметка) 18 Текст документа 19 Отметка о наличии приложения 20 Подпись 21 Гриф согласования документа 22 Визы согласования документа 23 Печать 24 Отметка о заверении копии 25 Отметка об исполнителе 26 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело 27 Отметка о поступлении документа в организацию 28 Отметка для автоматического поиска документа 29 Каждый реквизит имеет три части: заголовочную (содержит реквизиты, расположенные до текста), которая в свою очередь делится на левую и правую половины; основную (содержательную), содержит информацию по сути докумен- та; оформляющую (содержит реквизиты, расположенные после текста) Реквизиты бланка. В зависимости от типа и назначения документ может содержать не все рекви- зиты. Однако есть группа обязательных реквизитов, которые должны присутство- вать практически в каждом документе. Они обеспечивают его юридическую силу. В эту группу входят следующие реквизиты: (см. слайд) 16 Наименование организации должно соответствовать полному официальному названию, зарегистрированному в учредительных документах. Если в документах зарегистрировано и сокращенное наименование организации, то допускается его указание в реквизите после полного наименования. Помимо непосредственно наименования организации довольно часто на бланках документов указываются эмблема, наименование вышестоящей организа- ции, и справочные данные об организации Слайд Сведения об организации. ГОСТ не ограничивает состав сведений, включае- мых в данные об организации, в их числе могут быть сведения об отгрузочных реквизитах, о банковских реквизитах, о государственной регистрации, ИНН, адрес электронной почты и др. Наименование вида документа указывается при подготовке документа на общем бланке организации и должно соответствовать его содержанию (акт, при- каз, протокол, справка и т.д.) Название записывается прописными буквами и четко выделяется полужирным начертанием. Для писем вид документа не указывается. Дата документа обеспечивает юридическую силу документа. Датой доку- мента является: дата подписания (для приказов, писем, факсов); дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций); дата события, которое зафиксировано на документе. Дат на документе может быть несколько, основной считается дата подписа- ния. Дата оформляется арабскими цифрами, на нее отводится 10 знаков, восемь цифр и разграничительные точки. Слайд. Регистрационный номер документа – это условное цифровое или буквенно- цифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации и явля- ется важным отличительным признаком. Для внутренних документов – это обыч- но порядковый номер, считая от начала года (календарного или учебного). Каж- дый вид документов имеет свою индексацию, которая разрабатывается на пред- приятии. Реквизиты дата и регистрационный номер оформляются в одной строке до- кумента и выравниваются по левому краю. Слайд. При оформлении письма, которое является ответом, указывается также ссыл- ка на дату и номер входящего документа, которые располагаются строкой ниже. Реквизит используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение и т.д.). Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на пер- вом листе документа в правом верхнем углу. Слайд. Указом Президента установлены три степени секретности: «Секретно», «Со- вершенно секретно», «Особой важности». Использование этих грифов на доку- ментах, не содержащих государственной тайны, не допускается. 17 Перечень сведений конфиденциального характера установлен Указом Прези- дента от 06.03.1997 г. Конкретное наименование грифов в нем не оговорено. Практически используются грифы «Для служебного пользования» (ДСП), «кон- фиденциально», «строго конфиденциально» и пометки типа «лично», «только ад- ресату» и т.д. |