Лекции по делопроизводству. 1 документ в системе управления
 Скачать 486.68 Kb.
|
|
Адресат располагается в правом верхнем углу документа. В качестве адреса- та могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или фи- зические лица. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Слайд. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном па- деже. При адресации документа руководителю организации наименование орга- низации входит в состав наименования должности адресата. Слайд. Этот порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку предприятия, т.е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя ру- ководителя предприятия или руководителей структурных подразделений. Если документ отправляют в несколько однородных организаций, имя указы- вают обобщенно. Слайд. При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не дол- жен содержать более 4-х адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, чет- вертым адресатами не указывают. Если более 4-х адресатов, то составляется спи- сок рассылки и на каждом документе указывается только один адресат. В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установлен- ной Правилами оказания услуг почтовой связи: наименование адресата (название организации или ФИО); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта; название области, края, автономного округа; страна (для международных почтовых отправлений) почтовый индекс. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отноше- нию к самой длинной строке. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок ис- полнения, подпись и дату. Резолюция содержит распоряжение руководителя отно- сительно решения вопроса, изложенного в документе. Если в резолюции указаны несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за организацию и выполнение задания (без пометки «ответственный»). Резолюция проставляется в правом верхнем углу между реквизитами «Адре- сат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. 18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?» или «чего (кого)?». На него отводится 10 см в левой половине заголовочной части и он должен занимать не более 2 строк. В за- головке кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Слайд. Короткие документы на формате А5 создаются без заголовка Отметка о контроле проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву «К» или слово «Контроль», проставленные цветным карандашом или специальным штампом. Отметка распо- лагается на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок к тексту». Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в про- цессе его исполнения с целью обеспечения выполнения установленных сроков. Существует два вида срока исполнения документа: типовой – срок исполнения документа, установленный нормативно- правовым актом; индивидуальный – срок исполнения, установленный распорядительным документом вышестоящей организации или указанный в резолюции ру- ководителя. Текст документа – основная часть документа, несущая информацию. Текст печатается с междустрочным полуторным интервалом (для формата А5 можно одинарный интервал). Отступ в 1 строке рекомендуется 1,25 см Отметка о наличии приложения Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: Приложение: на 3 л. в 2 экз. При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указы- вают только вид документа, количество листов и количество экземпляров. Прило- жения при этом нумеруются Приложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз. 2. Перечень на 10 л. в 2 экз. Слово «Приложение» вне зависимости от количества документов упо- требляется в единственном числе. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. Приложение: 1. Акт сдачи-приемки работ на 3 л. в 2 экз. 2. Перечень объектов для внедре- ния на 10 л. в 2 экз. Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии приложения делается по следующей форме, например: 19 Приложение: письмо ОАО «Стройсервис» от 26.07.2004 № 168/07-12 и приложение к нему, всего на 3 л. Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указыва- ющую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верх- нем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение №», при необ- ходимости его номер, наименование, дату и индекс основного документа, напри- мер: Приложение 1 к письму ОАО «Стройсервис» от 26.12.2003 № 168/07-12 Подпись – обязательный реквизит для каждого документа. В его состав вхо- дит: наименование должности, личная (рукописная подпись), расшифровка. Слайд Согласно ГОСТу инициалы пишутся перед фамилией. Если документ оформляется на бланке предприятия, то в указание должности не входит наименование учреждение. В противном случае под названием должно- сти указывается наименование предприятия.Слайд. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимае- мой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их под- писи располагают на одном уровне 20 ЯЗЫК ДОКУМЕНТОВ. При составлении документов необходимо соблюдать следующие требования к управленческой информации: Слайд 2. полнота; доступность; оперативность; достоверность. Составление управленческих документов имеет две особенности: Слайд 3. ограниченная тематика документов; однотипные повторяющиеся управленческие ситуации, в которых со- ставляются документы. Поэтому при составлении управленческих документов используются распро- страненные языковые формулы и официально-деловой стиль оформления. Языковые формулы – это готовые сочетания (шаблонные, стандартные фра- зы), часто повторяющиеся в документах. Слайд 4 Примеры языковых формул: Слайд 4 Многие языковые формулы выступают как важные с юридической точки зре- ния части текста. Слайд 5. Официально-деловой характеризуется: Слайд 6 краткостью; ясностью; точностью; отсутствием эмоциональной окраски. Краткость достигается исключением речевой избыточности. Слайд 7. Ясность определяется четкими и продуманными формулировками и отсут- ствием логических ошибок. Слайд 8. Точность (четкость) изложения предполагает однозначность (адекватность) понимания текста. Слайд 9. Нейтральный тон не допускает субъективных (личных) моментов в деловой переписке. Слайд 10. Общие требования к тексту документов: Построение предложений. 1. При составлении деловых документов принято использовать простые рас- пространенные предложения без подлежащего. Они строятся по схеме «Обосно- вание» «Действие» «Объект». Слайд 11 2. Двусоставные предложения могут строиться по одной из двух схем: «Обоснование» «Субъект действия» «Действие» или «Субъект действия» «Обоснование» «Действие». Слайд 12. 3. Для выражения действия часто вместо глагола используется конструкция из глагола и отглагольного существительного. Слайд 13. 4. Употребление глаголов в форме первого и второго лица ограничено. Глаго- лы в форме первого лица единственного числа используются только в распоряди- 21 тельных документах, подписываемых директором («приказываю», «разрешаю»), и в личных документах – заявления, расписках и т.д. Слайд 14. 5. В переписке от третьего лица местоимения заменяются существительными. Слайд 15. 22 3. ОФОРМЛЕНИЕ И СОСТАВЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ 3.1. Организационно-распорядительные документы 3.2. Порядок утверждения и согласования документов. 3. Документы оперативной информации 3.1 ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. Устав – это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хо- зяйственной деятельности. Слайд 2 В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование организации (министерства, ведомства) – автора документа; дата; гриф утверждения; текст; подпись. Структура текста и его содержание определяются разработчиками Устава. Слайд 3. Положение – это организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию рабо- ты предприятия в целом или его структурных подразделений. Слайд 4 В оформлении положений должны присутствовать следующие реквизиты: наименование организации (ведомства, структурного подразделения) – ав- тора документа; гриф утверждения; дата; заголовок к тексту текст; подпись; гриф согласования; визы согласования. Пример положения. Слайд 5. Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, устанавливающий для работников организации (подразделении) конкретные тру- довые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью Слайд 6. Разработка должностной инструкции вменяется в обязанности руководителя подразделения и отдела управления персоналом, согласовывается с юрисконсуль- тантом и затем утверждается руководителем организации. Пример. Слайд 7 23 Приказ –правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для выпол- нения производственных задач. Слайд 8 Различают: Слайд 8 приказы по основной деятельности приказы по личному составу Проекты приказов подготавливаются специалистами предприятия, согласо- вываются с главными, ведущими специалистами, юристом, главным бухгалтером и подписываются директором предприятия. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в его тексте не указано другого срока. Слайд 8 Приказы по основной деятельности формируются на бланке предприятия и содержат следующие реквизиты: Слайд 9 наименование предприятия; наименование вида документа; код организации (ОКПО); дата; индекс; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст; подпись; визы; отметка об исполнении документа; отметка о переносе данных на машинный носитель. Текст приказа состоит из двух частей: Слайд 10 констатирующей, в которой отражаются цели и задач предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послу- живший основанием для подготовки приказа. распорядительной, в которой содержатся предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения. Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое печатается прописными буквами. Распорядительная часть приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт начинается с указания конкретного действия, выражаемого глаголом в неопределенной форме. Далее в пункте указываются исполнители и срок исполнения. Последний пункт приказа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом. Пример. Слайд 11. В практике нередко возникает потребность подготовить выписку из приказа по основной деятельности. Выписка из приказа – документ, содержащий копию той части текста прика- за, которая нужна конкретному исполнителю для работы. Слайд 12 24 В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядитель- ной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется проставлением от- метки о заверении копии. Пример. Слайд 13. Решение –распорядительный документ коллегиального органа управления. Текст решения также состоит из констатирующей и распорядительной ча- стей. Констатирующая (вводная) часть решения оформляется по форме: В связи (на основании) /причины издания документа/ /название распоряди- тельного органа/ РЕШИЛ (а, о): Распорядительная часть содержит текст решения, который оформляется в ви- де пунктов. Распоряжение –правовой акт, издаваемый единолично руководителем ор- ганизации и его заместителями. Распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей опе- ративных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого лица должностных лиц Состав реквизитов распоряжения аналогичен составу реквизитов в приказе, однако зачастую не содержит констатирующей части. В таких случаях текст рас- поряжения начинается непосредственно с пунктов, излагающих распорядитель- ные действия с указанием срока исполнителя и срока исполнения. В случаях, когда констатирующая часть распоряжения присутствует, текст распорядительной части начинается со слов «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ». 3.2 ПОРЯДОК УТВЕРЖДЕНИЯ И СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ Гриф утверждения Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лиц утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО «Рога и копыта» ___________О.И. Бендер 18.12.2005 При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения со- стоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ) 25 (без кавычек), названия утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕН приказом директора предприятия 20.03.2006 № 264/18 УТВЕРЖДЕНЫ протоколом общего собрания акционеров от 17.03.2006 № 14 Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать эле- менты относительно самой длинной строки, например: УТВЕРЖДЕНО приказом директора предприятия 20.12.2003 № 264/18 Утверждению подлежат: акты (проверок, ревизий, приема законченных работ, оборудования, списа- ния, экспертизы, передачи дел, ликвидации организаций ); договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности); задания (на проектирование объектов, на кап. строительство, на проведе- ние НИР, ОКР и технологических работ); инструкции (должностные, техники безопасности, внутреннего трудового распорядка, документационному обеспечению управления); нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности ра- ботников и т.д.); отчеты (о производственной деятельности, командировках, НИР и т.д.); перечни (должностей работников с ненормируемым рабочим днем; типо- вых документов с указанием сроков хранения и т.д.) планы (производственные, НИР, строительно-монтажных работ, проектно- изыскательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремон- ту, научно-технического совета, ученого совета и т.д.); программы (командировок, проведения работ и мероприятий); положения (о структурном подразделении, премировании, о персонале ор- ганизации); расценки на производство работ; структура и штатная численность; тарифные ставки; штатные расписания и изменения к ним; смета расходов средств организации; смета расходов на содержание специалистов организации. Гриф согласования Состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), 26 личной подписи, ее расшифровки (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Главный бухгалтер ЗАО «Компания АБВ» __________О.М.Кузнецов 24.07.2005 Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласо- вания оформляют по следующей, форме например: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления страховой компании «АБВ» от 21.09.2005 № 12 Внешнее согласование в зависимости от содержания документа рекоменду- ется осуществлять в следующей очередности: с организациями, интересы которых затрагивает документ; с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа; с общественными организациями (при необходимости); с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п.); с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов. Виза согласования Используется для внутреннего согласования документов. Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило отно- шение к нему. Состав должностных лиц, визирующих документ, определяется нормативными актами (положениями, инструкциями) организации. Отказ от визи- рования не допускается. Виза согласования включает: личную подпись визирующего; ее расшифровку (инициалы и фамилию); дату; при необходимости - должность визирующего, например: Начальник отдела международных связей К.И.Смехов 18.02.2006 27 При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогла- сие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прила- гаются» и т.п. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы простав- ляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника доку- мента. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Внутреннее согласование целесообразно проводить в следующей последова- тельности: Последовательность согласования документа составитель документа; руководитель структурного подразделения, где составлен доку- мент; заинтересованные должностные лица других подразделений предприятия; общественные организации (при необходимости); руководитель финансовой или бухгалтерской службы; заместитель руководителя предприятия, курирующий данное направление деятельности; руководитель юридической службы или юрисконсульт предприя- тия. Виза используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения доку- мента до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоко- лом и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату. Печать Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Пе- чати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать – круглая с изображением в центре герба РФ, по окружности указывается полное название учреждения. Печа- ти с воспроизведением герба могут иметь федеральные органы государственной власти, иные государственные органы и организации в соответствии с Указом Президента РФ от 30.11.93 г № 2050. В коммерческих структурах применяются простые круглые печати, прирав- ненные к гербовым для государственных организаций. Простые печати бывают различной геометрической формы – круглые, прямо- угольные, треугольные, овальные. На них обычно воспроизводится название структурного подразделения организации. Их используют для самых различных 28 целей – от проставления на копиях документов до применения при опечатывании дверей, пакетов и т.д. Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования долж- ности лица, подписавшего документ. Иногда это место помечают буквами «МП» или изображением круга с пометкой «ставить точно в круг». Оттиск печати дож- жен хорошо читаться. Перечень документов, на которых ставится печать: Акты, доверенности, договоры, задания на проектирование и технические, заявки, исполнительные листы, заявления (на аккредитив и т.д.), заключения и отзывы, нормы расхода драгоценных металлов, гарантийные письма, платеж- ные поручения, протоколы согласования планов поставок, реестры чеков, сметы расходов, штатные расписания и изменения к ним, спецификации продукции, об- разцы оттисков печатей и подписей специалистов, имеющих право совершения хозяйственных операций, Устав организации, справки о начисленной зарплате. |