Лекции по делопроизводству. 1 документ в системе управления
 Скачать 486.68 Kb.
|
|
2 1. ВВЕДЕНИЕ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО 1. Документ в системе управления. 2. Основные понятия делопроизводства и документооборота. 3. История развития делопроизводства в России. 4. Нормативная база делопроизводства 1.1. ДОКУМЕНТ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной инфор- мации в системе управления является документ, и от того, насколько эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество при- нимаемых решений и, следовательно, общий результат деятельности любого в самом широком смысле слова учреждения. Правильное документационное обес- печение работы в учреждении основывается на соответствующей нормативно- методической базе — комплексе правовых документов организационного, ин- структивного, методического характера. Нормативные и методические документы по делопроизводству в каждом учреждении разрабатываются на основе соот- ветствующих законодательных и нормативных актов. В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ (ст. 5) документирова- ние (то есть создание документов) является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Там же говорится, что документирова- ние осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной вла- сти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию доку- ментов и их массивов. Государственное регулирование распространяется не толь- ко на сферу документирования, но и на организацию работы с документами. Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федераль- ная архивная служба России (Росар-хив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (утверждено Указом Президента Рос- сийской федерации от 17 марта 1994 года № 552) и Положением о Федеральной архивной службе России (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 года № 1562) осуществляет межотраслевое органи- зационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертифи- кации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандар- тизацией, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификато- ров технико-экономической и социальной информации. Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнитель- ной власти несут ответственность за организацию документационного обеспече- ния в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие норматив- ные правовые акты. 3 1.2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА. Управление любым предприятием - это информационный процесс, в кото- ром информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, реше- ние доводится до исполнителей, действия которых контролируются. На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация. Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу. Рис. 1. Информационные процессы предприятия Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство. Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века и обо- значал не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. В настоящее время термин означает организацию информационного сопровождения дела, т.е. ведение документации. Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом создания документов и организацией работы с ними. Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управле- ния. Основные задачи делопроизводства: создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе; передача документов для их последующего исполнения или принятия решений; Вышестоящие органы Администрация Службы контроля Службы делопроизводства Службы управления Исполнители отчеты законы, указания нормы решения приказы, задания служебные записки, отчетность акты, протоколы, заключения 4 регистрация документов для осуществления контроля над их испол- нением; систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности. Формы организации делопроизводства: Централизованная форма характеризуетсятем, что все операции по обра- ботке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учре- ждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма харак- терна для мелких учреждений. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизвод- ственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизвод- ственных операций. Используется редко. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, реги- страция, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение до- кументов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений. Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования. Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу. Средства документирования – орудия, используемые человеком для созда- ния документов. Они делятся на: простые средства (ручки, карандаши) механические и электромеханические средства (пишущие машинки, магнитофоны, фото-, кино- и видео техника) автоматизированные средства (компьютерная техника). Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установ- ленным порядком оформления. Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование ви- да документа, адресат, дата, подпись). Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности. Система документации – совокупность документов, связанных по призна- кам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Организация работы с документами предполагает организацию докумен- тооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей дея- тельности учреждения. Документооборот учреждения – это процесс движения документов в ор- ганизации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив. 5 Продвижение документа происходит: 1. В пространстве: внутри предприятия и за его пределами. 2. Во времени: от момента создания или получения документа до его отправ- ки адресату или передачи на хранение. Организация документооборота на предприятии (см. слайд) Различают внешний и внутренний контуры документооборота. Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Полученные документы регистрируются секре- тарями и затем поступают на исполнение. Заканчивается внешний контур реги- страцией исходящих документов. Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утвер- ждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управ- ление версиями документов, а также контроль за изменением документа. 1.4. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ До Х века документировались в основном правовые отношения между граж- данами. Уже в это время существовала культура составления и оформления до- кументов, таких как подорожные грамоты, письменные завещания и др., а так- же в специальной школе готовили писцов, судейских секретарей, печатников (хранителей печати) для князей и крупны феодалов, однако единой системы госу- дарственного делопроизводства не было. 1 этап. Зарождение системы делопроизводства (XI – XV в.). Период Древнерусского государства – это период постепенного складывания традиций системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обра- ботки и хранения документов, обеспечения их сохранности, в том числе защиты от несанкционированного доступа и подделки. Характерные черты периода: 1. Появились профессиональные делопроизводители: церковные псаломщики и дьяки (в XIV веке дьяками называли всех людей, ведущих делопроизводство). 2. Были составлены своеобразные пособия по делопроизводству - формуляр- ники, в которых обозначились стадии подготовки документов - чернопись, редак- ция, беловик. 3. Возникла необходимость в сохранении секретности важной информации, в результате появились различные скрепы (подписи), печати, мосты (подписи на склейках), то есть элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования. К этому же времени относятся и первые случаи подделки документов. 4. Выработалась процедура отмены юридической силы документов. Матери- алы извлекались из специального хранилища «ларником» (хранителем ларя с до- 6 кументами) и уничтожались в присутствии свидетелей. Особо важные доку- менты уничтожались выбранной городским вече комиссией, часто принародно, в торжественной обстановке. Менее значительные документы возвращались ав- торам или просто стирались с пергамента, на котором были написаны, а зачи- щенные листы снова шли в дело. 5. Были выделены места для безопасного хранения документов и ведения до- кументации: гостиные дворы и монастыри. Практически до конца XIV в. на Руси основным материалом для письма слу- жил пергамент (особым образом выделанная кожа), называемый в документах «хартией», а в простонародье - просто «телятиной». Самой древней формой до- кумента была грамота – отдельный лист пергамента шириной чуть более 15 см (3,5 вершка). Документы писались сплошным текстом, без разделения на слова, а из знаков препинания использовалась только точка в конце предложения. 2 этап. Приказное делопроизводство (XV – XVII в.). Период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом, по названию первых государственных учреждений – приказов. В этот период постепенно создается система делопроизводства цен- тральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Характерные черты периода: 1. Делопроизводство велось в приказных избах, которые представляли собой одновременно и место приема посетителей (присутствие), и канцелярию, и ар- хив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные – в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посе- тителей. В приказах составлялись описи документов, находящихся на хранении, а в XVII в. к описям документов составлялись азбуки – специальные указатели для наведения справок о документах. 2. Документы изготовлялись на бумаге и имели специфическую форму – столбец (столп, столпик), т.е. свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Составные части столпа назывались «поставами». Такое же название получили и сами места склейки листов. Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю со- вокупность документов дела. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились свер- нутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные фу- тляры, но чаще они хранилось просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа была не- удобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поис- ке необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветша- нию и износу документа. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь — это лист бумаги, сложенный вдвое. Тет- ради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. 3. Юридическую силу документу придавала так называемая «припись» дум- ного дьяка – подпись дьяка, поставленная по слогам на обратной стороне доку- мента таким образом, чтобы ее буквы захватывали оба конца склеенных листов. 7 (Ни царь, ни бояре не подписывали документы, за исключением договорных доку- ментов с иностранными государствами). Такой способ подписания документов обеспечивал защиту информации и затруднял их фальсификацию. 4.Складываются различные виды документов, фиксирующих управленче- скую деятельность государственных учреждений: от верховной власти подчинен- ным направлялись грамоты, указы и приговоры, из местных учреждений в при- казы посылали отписки, формой письменного обращения частных лиц в государ- ственные учреждения были челобитные. 5. Большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, ад- ресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание до- кумента составляли один сплошной текст, но уже существовали сложившиеся обороты для каждого вида документа. 6. Велась регистрация каждого документа: при поступлении на документе проставлялась дата и дьяк делал помету «Выписать», что означало «Навести справки». Фактически это означало начало рассмотрения дела. 3 этап. Коллежское делопроизводство (XVIII в.). Главное отличие коллежского делопроизводства заключалось в том, что его организация регламентировалась законодательством. Период коллежского дело- производства соотносят с реформами Петра I. Именно он создал российскую бюрократическую систему, определившую современную работу с документами. Петра I по праву можно назвать «отцом русской бюрократии». Характерные черты периода: 1. Издан законодательный акт «Генеральный регламент», в котором подробно проработаны вопросы документирования (правила регистрации документов, контроль за их исполнением, порядок их составления, удостоверения, хранения) и движения дел (документооборот). Регламент даже определяет, как должны быть устроены столы (должны иметь ящики с замками), как должны сидеть канцеляристы (по двое за одним столом) и т.д. Рабочий день в коллегиях продолжался 8 часов. Работа велась круглый год, за исключением трех летних месяцев и праздников. За один день неявки на работу у канцелярского служащего вычиталось жалованье за месяц, за неотработанный час вычита- лось недельное жалованье. 2. Введена подпись руководителя и членов коллегии на документе. 3. Установлен порядок пользования печатями. Приложение печати произво- дилось в присутствии двух свидетелей. 4. Столбцовые формы документов заменены тетрадями – 4 листов бумаги, сложенными вдвое и прошитыми нитками. Несколько переплетенных тетрадей составляли книгу. 5.В документах появились новые реквизиты: регистрационные входящие и исходящие номера, адресат, подпись, дата составления, вид документа и пр., при- меняющиеся и в современном делопроизводстве. 6. Для многих документов были установлены официальные бланки и разра- ботаны правила расположения реквизитов на листе бумаги. 7. Стали развиваться различные системы документации: финансовая, в которой впервые были применены термины «дебет», «кре- дит», «баланс»; военная - рапорты, донесения, предписания, диспозиции; 8 договорная международная - ноты, меморандумы, депеши; судебная - допросы, клятвенные обещания, показания, приговоры; статистическая - подушные переписи, называемые ревизиями, губернские сводки. 4 этап. Министерское делопроизводство (XIX – начало ХХ в.). Возникла действующая ныне система документооборота, называемая испол- нительным делопроизводством. В сфере управления появились министерства, а на смену коллегиальности пришло единоначалие министров. Характерные черты периода: 1. Были установлены единые принципы ведения делопроизводства мини- стерств России – от создания документов до их архивного хранения. Особое вни- мание было уделено порядку взаимодействия министерств с другими учреждени- ями и императором в зависимости от сложившейся в то время иерархии. 2. Введена многоступенчатая система регистрации и учета документов. Все входящие в министерство документы фиксировались в журнале. В каждом де- партаменте был аналогичный журнал учета, куда заносилась основная инфор- мация. 3. Возникла система контроля за исполнением документов. Ежемесячно про- водилась ревизия дел в структурных подразделениях, в специальных ведомостях велись записи о количестве исполненных и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по министерству. 4. Изменились формы документов. Официальные документы составлялись на бланках с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов бланка вхо- дили: наименование учреждения, наименования структурных подразделений, да- та и регистрационный номер, краткий заголовок к тексту, ссылка на поступив- ший документ. С конца 20-х годов прошлого столетия бланки стали изготовлять типографским способом. 5. Появились новые виды документов: телеграммы и телефонограммы. 6. Издавались сборники образцов документов – |