МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
по выполнению самостоятельной работы по теме
«Порядок составления и оформления
управленческих документов»
Дисциплина
«Документационное обеспечение управления»
Составил: Е.Г. Кирьянова
Тверь, 2013
УКАЗАНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ РАБОТЫ
Ознакомьтесь с едиными правилами документирования управленческих действий, которые определены ГОСТ Р 6.20-2003., Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (М., 2009) и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2009).
Уясните порядок оформления, распорядительных и информационно-справочных документов на основе предложенной методички (Приложение 1.).
Получите вариант задания у преподавателя (задание выполняется группами по два человека).
Составьте необходимые документы (приказ, акт, письмо, записку) по предложенным ситуациям, используя соответствующие бланки (задания выполняются на листах А 4 формата). Недостающие сведения и реквизиты укажите самостоятельно. Задания должны быть выполнены на основе ГОСТа 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Соберите документы в файл, подпишите их и сдайте для проверки другой группе, приняв от них для проверки составленные ими документы.
Проведите анализ и оценку переданных для проверки документов. Найдите ошибки и прокомментируйте их. (Приложение 2).подпишите документы (Проверили: ….) и сдайте их преподавателю.
ЗАДАНИЯ
Вариант 1
Перечислите разновидности информационно-аналитических документов и охарактеризуйте порядок их оформления.
Составьте письмо-извещение промышленного предприятия «Витраж» (г. Москва) торговому предприятию «Гермес» (г. Ярославль)о задержке поставок торгового оборудования в соответствии с договором поставки от 23.10. 2011 г. № 145.
Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Алексеевым Е.В. письма-запроса, поступившего в адрес организации 2 месяца назад.
Составьте приказ по открытому акционерному обществу «Новосибирский завод химконцентратов» об утверждении инструкции по делопроизводству на заводе. В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства Российской Федерации от 4.06.2003 № 1118-р председателем Комитета по делам архивов при Правительстве РФ Пихоя Р.Г., и с ГОСТ 6.30-2003 канцелярией завода разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно-распорядительную документацию. В проекте приказа утвердите инструкцию и поручите заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции.
Составьте акт. На основании приказа А.А.Петрова - директора государственного унитарного предприятия «Управление по реконструкции и развитию исторических объектов» 02.11.2005 года была проведена проверка финансово-хозяйственной деятельности структурного подразделения предприятия – лаборатории реставрации. Были обнаружены нарушения в системе учета оборудования, находящегося на балансе лаборатории, и в оформлении разрешений на выдачу приборов, реактивов со склада предприятия для использования. Других нарушений финансово-хозяйственной дисциплины комиссия не выявила. Было принято решение - ужесточить контроль учета оборудования и оформления разрешений.
Недостающие сведения и реквизиты укажите самостоятельно.
Вариант 2
Перечислите разновидности организационно-правовых документов коммерческих организаций и охарактеризуйте порядок их составления и оформления.
Составьте информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям торгового оборудования по договорной цене и о возможности доставки оборудования в любой город страны.
Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о срыве испытаний нового оборудования из-за неполадки системы электроснабжения цеха по вине главного энергетика И.П. Сафонова.
5.Составьте акт и приказ. Государственная пожарная инспекция (ГОСПОЖНАДЗОР) осуществила проверку состояния техники безопасности в период проведения ремонтно-реставрационных работ на территории музея-заповедника "Колпино". В результате проверки были установлены серьезные нарушения использования ремонтными рабочими и сотрудниками музея обогревательных приборов. На основании проведенной 29 декабря 2005 года проверки был составлен акт. Для устранения допущенных нарушений директор музея-заповедника В.В. Вороницкий подготовил 4 января 2006 года проект приказа о приостановлении ремонтно-реставрационных работ на территории музея (поручение заместителю директора по административно-хозяйственной работе Л.И. Быстровой) и о возможности применения согласно Административному Кодексу штрафных санкций по отношению к виновным (инженеру по технике безопасности Р.И. Хаврулину, главному хранителю фондов музея О.Ю. Карцеву). Ответственность за выполнение приказа была возложена на главного инженера музея-заповедника В.С. Сергачева. Проект приказа в тот же день был завизирован заместителем директора по административно-хозяйственной работе.
Недостающие сведения и реквизиты укажите самостоятельно.
Вариант 3
Перечислите разновидности организационно-распорядительных документов, которые издаются в органах управления, и укажите, каков общий порядок их оформления.
Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложениями посетить международную специализированную выставку «Оборудование предприятий торговли и общественного питания».
Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке. Причина невыполнения – слабый контроль со стороны главного механика.
Составьте приказ. Инспекция Министерства по налогам и сборам РФ по г. Подольску Московской области подготовила проект приказа об утверждении итогов аттестации во исполнение Указа президента Российской федерации "Об утверждении положения о классных чинах государственных служащих" от 19.07.2001 № 876. В приказе содержались такие поручения: о признании результатов проведенной накануне аттестации сотрудников инспекции согласно Положению о классных чинах и протоколу заседания комиссии, об утверждении итогов аттестации, заместителю руководителя инспекции В.Р. Горенской было дано указание внести соответствующие изменения в штатное расписание инспекции до 10 декабря 2005 г. Контроль исполнения приказа был возложен на начальника отдела кадров С.Ю. Ким. Приказ был подписан 12 декабря 2005 года руководителем инспекции МНС РФ, советником налоговой службы 1 ранга Н.Д. Петруня. На приказе имеются визы главного бухгалтера Н.Г. Поленко и председателя аттестационной комиссии Е. О. Галеева.
Составьте акт. В адрес завода «ХРОНОМЕТР» 01.11.2005 поступила посылка с завода-поставщика с нарушенной пломбой. Директор завода «ХРОНОМЕТР» А.А.Иванов издал приказ от 01.11.2005 № 10 о созыве комиссии для вскрытия посылки. Комиссия при вскрытии обнаружила, что не хватает 12 корпусов для часов марки «Ракета», числящихся по накладной. Было принято решение – потребовать от завода-поставщика досылки недостающего числа корпусов для часов марки «Ракета» в ближайшие сроки.
Недостающие сведения и реквизиты укажите самостоятельно.
Вариант 4
Перечислите разновидности информационно-справочных документов и раскройте общий порядок их составления и оформления.
.Составьте письмо о подписании договора Открытого акционерного общества «Гермес» с ООО «Витраж» на поставку торгового оборудования.
Составьте докладную записку . ЗАО страховая компания "Сейв-инвест" провела в конце 2005 года анализ подбора управленческого персонала с высшим специальным образованием. Анализ показал, что из 20 начальников отелов и секторов имели высшее экономическое и финансовое образование только 9 человек. Руководитель управления персоналом Г И. Жильцова 02декабря текущего года составила докладную записку на имя генерального директора страховой компании С.Ю. Подрезкова, в которой предложила заключить договоры с Институтом международного права и экономики им. А.С. Грибоедова (ИМПЭ) о ежегодной целевой подготовке специалистов по специальности "Экономист-менеджер по страхованию международных программ" и о повышении квалификации специалистов с высшим образованием по специальности "Финансы и учет в страховом деле". Предварительная договоренность с ректоратом и президентом ИМПЭ была достигнута заблаговременно.
Составьте приказ директора Тюменской торговой фирмы «Торговый павильон» Гаврилина Е.А. от 25 декабря 2009 года № 234 об утверждении графика работы в праздничные дни с 31 декабря по 3 января 2010 года.
Составьте акт о списании комиссией двух устаревших кассовых аппаратов в торговой компании ООО «Минотавр».
Недостающие сведения и реквизиты укажите самостоятельно.
Вариант 5
Перечислите разновидности плановых документов и раскройте общий порядок их составления и оформления.
Составьте письмо-ответ типографии издательства «НИКА» акционерному обществу «Гермес» о возможности выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности.
Составьте докладную записку. Старший консультант отдела правового обеспечения клиентов ЗАО «Тристар Консалт» Милошенков П. Д., согласно указаниям Генерального директора Сидоренко В. И. (приказ от 10.07.200__г. № 53 «О проверке работы отдела правового обеспечения клиентов»), провел анализ эффективности работы сотрудников отдела «на выезде» в первом полугодии текущего года. О проделанной работе Милошенков П. Д. поставил в известность Генерального директора посредством составления докладной записки, в которой изложил также свою точку зрения о необходимости увеличения числа штатных сотрудников отдела, имеющих права на управление легковым автотранспортом и владеющих таковым. К докладной записке были приложены следующие документы: 1. Анализ эффективности работы сотрудников отдела правового обеспечения клиентов «на выезде» за 1 полугодие 200__г. на 2 л. в 1 экз. 2. Расчет задействования сотрудников по зонам на 1 л. в 1 экз. 3. Расчет обеспечения сотрудников мобильными средствами связи на 1 л. в 1 экз. . 4. Расчет-обоснование увеличения числа штатных сотрудников отдела правового обеспечения клиентов на 3 л. в 2 экз.
Составьте приказ. Отделом организационной и кадровой работы Управления Министерства юстиции РФ по Республике Карелия в конце календарного года была составлена номенклатура дел на следующий календарный год. 27 декабря 2010 года начальником Управления Игнатьевой Т. П. был издан и подписан приказ об утверждении и введении в действие номенклатуры дел с 1 января следующего года. Руководителям структурных подразделений приказом предписывалось формирование, использование и хранение дел в соответствии с разработанной номенклатурой дел. Контроль исполнения приказа был возложен на начальника отдела организационной и кадровой работы А. В. Хонина.
Составьте акт. На основании докладной записки офис–менеджера ЗАО «МАВРИТАНИЯ» И.К. Романовой от 31.06.2003 г. 11.07.2003 комиссия провела проверку технического оснащения приемной генерального директора ЗАО «МАВРИТАНИЯ» и признала негодной для эксплуатации следующую технику: 1) Копировальный аппарат Xerox 345 – 1 шт.; 2) Шредер инв. номер 367 – 1 шт.; 3).Факс 47823 – 1 шт. Непригодная для эксплуатации техника передана на склад предприятия. Акт был составлен в 3-х экземплярах и утверждён генеральным директором ЗАО «МАВРИТАНИЯ» П.И. Степановым.
Недостающие сведения и реквизиты укажите самостоятельно.
Вариант 6
Опишите требования к содержанию, структуре и стилю протоколов. Охарактеризуйте этот вид документов. Приведите возможные случаи их составления.
.Составьте письмо. Департамент поддержки и развития малого предпринимательства письмом за подписью зам. директора департамента Сверчкова А. В. уведомил руководство детского сада № 1586 о том, что в связи с развитием предпринимательства здание детского сада должно быть передано для технических нужд департамента. Исполнителем Васильевой по поручению директора детского сада № 1586 Юго-Западного окружного управления образования г. Москвы, расположенного на проспекте Мичуринском, дом 22 г. Москвы, было составлено письмо, адресованное отделу писем Мэрии Москвы по адресу: г. Москва, ул.Тверская, 13, в котором директор детского сада № 1586 О. А. Абрамова просила разобраться в данном вопросе, мотивируя тем, что в названном районе детских садов осталось мало и не все дети могут посещать детские дошкольные учреждения. Письмо было ответом на полученный документ от Департамента.
Составьте докладную записку. Заместитель начальника Производственного объединения «Московская городская телефонная сеть» (МГТС) Министерства связи РФ Дубов М. И. обратился к начальнику специального управления телефонной связи того же министерства Аксенову Г. С. с докладной запиской о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе. В докладной записке М.И.Дубов сообщал о том, что в сентябре текущего года объединением (МГТС) были подготовлены и согласованы с Главным планово-финансовым управлением Министерства связи РФ договоры с новыми абонентами. Для включения указанных абонентов в сеть передачи данных «Инфотел» с 1 декабря текущего года необходимо выделение прямых проводов. В связи с этим г-н Дубов выдвинул предложение о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе указанным абонентам. Докладная записка была составлена исполнителем Орловой и подписана Дубовым М. И. 12 ноября текущего года.
Составьте приказ. Директор ремонтно-эксплуатационного муниципального управления № 15 И. Т. Зотов 5 октября 2010 года издал приказ о подготовке к уборке территорий в зимний период текущего года. Главный инженер Б. В.Николаев к 15 октября должен провести закрепление убираемых территорий за техниками-смотрителями и дворниками, составить график двухсменной работы по уборке тротуаров и дворовых территорий, разработать и согласовать в префектуре округа план уборки территорий с привлечением людей и техники ведомственных предприятий, расположенных на территории округа. Приказ издан на основании постановления Правительства Москвы от 8 сентября 2010 года № 908 «О готовности служб городского хозяйства к уборке территорий г. Москвы в зимний период».
Составьте акт. Жильцы 5 квартир дома 7 корп. 1. По ул Громова 9 (г. Киров) составили акт о протечке кровли для предъявления его в ООО «Управляющая компания Центрального района г. Киров».
Недостающие сведения и реквизиты укажите самостоятельно.
Вариант 7
Перечислите разновидности отчётных документов и раскройте общий порядок их составления и оформления.
Составьте письмо. Председатель правления акционерного коммерческого банка «ТОРГПРЕДБАНК» (пр. Вернадского, 19, Москва, 112123, тел.: 567-22-17,
факс: 576-22-20) Шумов С. А. обратился к Генеральному директору НПО «Асбест» Волынцеву Л. М. с просьбой рассмотреть вопрос о предоставлении в длительную аренду АКБ «ТОРГПРЕДБАНК» рабочих площадей – 180 кв.м под размещение отделения банка. Письмо было составлено исполнителем Подлесной на должностном бланке председателя правления банка и подписано 24 марта 2010 года.
Составьте докладную записку. В Ивановской области сложилось крайне напряженное положение с торговлей промышленными товарами и, в частности, мебелью. В 12 из 15 районов торговля мебелью ведется в неприспособленных помещениях, лишенных необходимого оборудования, не имеющих нормальных подъездных путей. Для разрешения данной проблемы к руководителю администрации Ивановской области Полежаеву П. И. обратился начальник Управления торговли Администрации Ивановской области К. Д. Тарасов. В докладной записке в связи с необходимостью создания условий, отвечающих требованиям организации торговли мебелью, Тарасов просил дать указания руководителям администраций соответствующих районов о предоставлении для торговли мебелью помещений, отвечающих установленным нормам.
Составьте приказ. Руководителем Комитета по земельным ресурсам и землеустройству по РК Федеральной службы земельного кадастра России А. Т.Кондрашовым 1 февраля 2005 года с целью создания в комитете единой системы кадровой документации был издан приказ о введении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров. Приказ издавался в соответствии с постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Проект приказа завизировали юрисконсульт Тищенко И. А., инспектор отдела кадров Т. П.Жукова.
Составьте акт. Н а основании приказа ОАО «Буквоед» ( г. Екатеринбург) от 07.12.2012 № 207 «О проведении приема-передачи кадровых документов» комиссия в составе заместителя генерального директора Я.В. Анушкина ( председатель) и членов комиссии: юрисконсульта С.Е. Коновалова и бухгалтера Д.Ю. Трушкина 08.12.2012 провела приёмку дел и составила акт приема-передачи кадровых документов от увольняющегося начальника отдела кадров Жеребцовой В.В. инспектору отдела кадров Филимониной А.Н.Были переданы следующие документы, материалы и принадлежности: 1). Приказы ОАО «Буквоед» по личному составу за период времени с 02.02.2009 по 18.11.2012 в количестве 8 дел. При этом выявлено отсутствие приказов № 2 за 2010 год, № 23 за 2011; 2) Личные карточки за 2009—2012 гг. в количестве 82 штук; 3) Трудовые книжки за тот же период в количестве 82 штук; печать отдела кадров. В ходе приёма-передачи были выявлены следующие недостатки: 1). Не велась книга регистрации выдачи трудовых книжек их владельцам; 2) выявлены нарушения в оформлении личных дел.Приказ утвердил директор ОАО «Букварь» А.М. Некрылкин.
Недостающие сведения и реквизиты укажите самостоятельно.
Вариант 8
Опишите требования к содержанию, структуре и стилю делового письма. Перечислите разновидности деловых писем.
Составьте письмо. Исполнителем М. Ю. Поляковой по поручению начальника отдела маркетинга ОАО «Торгпотребсоюз» (г.Москва, Лесная ул., д.18, 117123, тел./факс. 234-56-00, ОКПО 87654321, ОГРН 1234567890098, ИНН/КПП 09876543321/123456789) В. А. Комарова было составлено письмо в адрес ООО «Дело», техническому директору Мягкову А. М. об отправке документации следующего содержания: «Направляем необходимые Вам документы, содержащие информацию о цене комплекта научно-технической документации на холодильное оборудование. Предлагаем выслать техническую документацию на зарубежные аналоги холодильного оборудования. При принятии положительного решения о закупке оборудования просим Вас направить соответствующее письмо руководителю отдела сбыта Наумову С. П.». Данным письмом сопровождалась спецификация на 28 л. в 1 экз.
Составьте докладную записку. Руководитель отдела новых проектов Токарева О. В. обратилась к Генеральному директору ООО «Мастер» г-ну А.Д.Иевлеву с докладной запиской о необходимости увеличения штатной численности отдела. В докладной записке Токарева О. В. сообщала о том, что в настоящее время для успешной работы агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. По ее мнению, одним из наиболее реальных путей расширения базы данных является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»). В связи с тем, что отдел в его настоящем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, Токарева О. В. считает целесообразным ввести в штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью вы явления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. В докладной записке Токарева предложила на эти должности подобрать сотрудников из числа студентов 4–5 курсов факультета журналистика МГУ или школы рекламы.
Составьте приказ. Генеральный директор ООО «Мечта» Поляков В. М. 10 октября 2009 года издал приказ о проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей на складе предприятия. Он назначил комиссию под председательством коммерческого директора Е. И. Золотарева. В состав комиссии вошли главный бухгалтер Е. Н. Володина и бухгалтер В.С. Иванова. Комиссии было поручено в срок до 15 октября предоставить директору ООО на утверждение документы складского учета (по состоянию на 1 октября) и отчеты об остатках товарно-материальных ценностей по состоянию на 10 октября. Проект приказа был завизирован экономистом предприятия Митиной О. А.
Составьте акт. Комиссия в составе: заместитель директора Вьюшеницкая Евгения Евгеньевна, главный специалист отдела информационных технологий Мочало Валерий Леонидович, главный специалист финансового отдела Снеговик Валентина Николаевна, ведущий специалист хозяйственного отдела Якиманова Марина Станиславовна, назначенная приказом от 26 апреля 2011 г. № 129, произвела проверку выданных в эксплуатацию общего отжеда ГКУ «ЖилПурга» материальных запасов и установила фактическое расходование за период с 25.06.2012 по 27.07.2012 следующих материалов: 1) Конвертов без окна А5 немаркированных в количестве 822 штук; 2) Конвертов без окна А4 немаркированных в количестве 650 штук.
Недостающие сведения и реквизиты укажите самостоятельно.
Вариант 9
Опишите требования к содержанию, структуре и стилю актов. Приведите разновидности этого документа.
Составьте письмо. Московский радиотехнический колледж имени академика Расплетина А. А. Министерства образования РФ (Москва, ул. Б.Декабрьская, 5, 124000, тел.: 252-11-84, факс: 253-32-36) разослал информационные письма директорам школ города с сообщением об открытии в новом учебном году двух факультетов: современные информационные технологии и юридический. В письме сообщалось также о том, что правила приема на указанные факультеты общие. Письмо было составлено исполнителем Степановой и подписано директором Мартынюком Л. Б. 15 марта текущего года.
Составьте докладную записку. Курьер ЗАО «Фарма» С.С.Сомов регулярно опаздывал на работу, чем нарушал трудовую дисциплину. Заведующая канцелярией Шумилина И. В. неоднократно делала ему замечания (в устной форме), а 12 июня текущего года была вынуждена обратиться с данным вопросом к Генеральному директору Седову А. В. с докладной запиской, в которой просила принять меры дисциплинарного характера к С.С.Сомову.
Составьте приказ. С целью привлечения средств для обеспечения производственной деятельности генеральный директор ООО «Техника» (г. Курск) О. Г. Соколов 20 сентября 2009 года издал приказ о создании коммерческого одела в составе 3 штатных единиц: коммерческого директора, ведущего специалиста, специалиста. Главному бухгалтеру предприятия Г. А. Горячеву было поручено в срок до 1 октября предоставить на утверждение новое штатное расписание предприятия. Коммерческому директору Игнатьеву Т. Н., который завизировал проект приказа, предписано к 10 октября завершить комплектование отдела специалистами с высшим экономическим образованием.
Составьте акт. ОАО «Беретка» ( ИНН/КПП …, г. Уфа, ул. Кривой мзги, д. 32, оф. 426) на основании договора№ 136 от 12 октября 2012 г. поручило индивидуальному предпринимателю Карагузовой З.М. (ИНН …, г. Уфа, пр. Кашкина, д. 90, оф. 135) выполнить работы по систематизации и обработке архива. По итогам работы 22 декабря 2012 г. был составлен акт выполнения работ на общую сумму 20267 рублей 60 копеек, включая: 1) Разброшюровку дел с изъятием скрепок (400 дел по цене 5,40 за дело на сумму 2160,00 руб.); 2) Экспертизу ценности управленческой документации с полистным просмотром (400 дел по цене 18,00 за дело на сумму 7200,00 руб.); 3) Подшивку дел (400 дел по цене 13,00за дело на сумму 5200,00 руб.); 4) Нумерацию стандартных листов (30138 листов по 0,20 руб за лист на сумму 3027, 60 руб); 5) Оформление обложек дел (400 обложек по цене 6,70 за штуку на сумму 2680,00 руб.);
Недостающие сведения и реквизиты укажите самостоятельно.
ЛИТЕРАТУРА И ИСТОЧНИКИ
Обязательная литература
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (М., 2009)
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти . Утверждены приказом РОСАРХИВА от 23 декабря 2009 г. № 76.
ГОСТ Р. 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов – М.: Издательство стандартов, 2003.
Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник/ Под общей ред. Проф. Т.В.Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2012. – 560 с.
Дополнительная литература
Брызгалова, К.М.Инициалы и фамилия: что писать вначале// Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2007. №9
Быкова Т.А.Правила написания адресов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2009. № 3. Режим доступа: http://www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2009/3/7762/
Деловое письмо: учеб.-справоч. пособие / Авт. сост. И.Н.Кузнецов. – М.: Из-во торг. Корпорации «Дашков и К», 2007. – 196 с.
Каменева, Е.М. Ошибки в служебных письмах // Делопроизводство и документооборот на предприятии. –2009 .– №5.
Каменева, Е.М. Бланк письма и его реквизиты //Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008. № 10.
Каменева Е.М. Реквизит «адресат»: все тонкости оформления // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008. № 5.
Кузнецова Т.В. Ошибки в наименованиях должностей // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2007. № 2.
Чернышева О.Н. Изменения в оформлении документов согласно новым методическим рекомендациям // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2010 № 3. Режим доступа: http://www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2010/3/12187/
Приложение 1.
ТЕОРИЯ. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
1.1.РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.
С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:
правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;
правовые акты организаций, учреждений, предприятий.
Основанием для издания распорядительного документа может быть:
необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.7
Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:
документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.
Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.
Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.
Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.
Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" утверждены унифицированные формы для следующих разновидностей приказов:
приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1);
приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (унифицированная форма № Т-1а);
приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (унифицированная форма № Т-5);
приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (унифицированная форма № Т-5а);
приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма № Т-6);
приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (унифицированная форма № Т-6а);
приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (унифицированная форма № Т-8);
приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (унифицированная форма № Т-8а);
приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (унифицированная форма № Т-9);
приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (унифицированная форма № Т-9а);
приказ (распоряжение) о поощрении работника (унифицированная форма № Т-11);
приказ (распоряжение) о поощрении работников (унифицированная форма № Т-11а).
Для создания этих разновидностей приказов по личному составу должны использоваться только вышеперечисленные унифицированные формы.
Проекты приказов по основной деятельности, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа – "Проект". Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.
Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос "О чем?", например: "О создании филиала общества в г. Твери", "Об изменении устава общества".
В приказах текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю").
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Преамбула может начинаться словами "В целях", "Во исполнение" и т.д.В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа. Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается с новой строки от поля прописными буквами или строчными в разрядку. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: "1. Создать рабочую группу в составе...".
В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. 8
Например:
1. Начальнику Управления производства и внедрения информационных систем Воробьеву К.В. подготовить проект "Технического задания…".
2. Начальнику Управления сбыта информационных систем Ярославцевой Е.Н. подготовить проект коммерческого предложения … .
Указание срока исполнения печатается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например: Срок представления 15.04.2009. В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа.
Например: "5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Ярославцеву Т.П.".
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части на обороте последнего листа документа.
Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: "(приложение 1)", "(приложение 2)". На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово "Приложение" (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение:
Если приложением к приказу является утверждаемый документ
|
Приложение1
к п. 2 приказа
ЗАО"ТЕРМИКА"
от 24.04.2009 № 43
|
(положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: "(прилагается)", а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа.
Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений.
Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь). 15
Приказы оформляются на бланке приказа (бланк конкретного вида документа).
Обязательными реквизитами приказа являются:
наименование организации,
название вида документа (ПРИКАЗ),
дата и регистрационный номер документа,
место составления или издания,
заголовок к тексту,
подпись,
визы согласования документа.
Пример оформления приказа
1.2. НФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую. На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.
В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю вышестоящей организации, руководителю подразделения или организации и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. бычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней.
Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.
Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. В зависимости от учредительных документов организации Общий бланк включает в себя реквизиты: 01 - 02 или 03;08, 14.
Примечание: в пункте 4.7 ГОСТа Р. 6.30-2003 допущена ошибка: реквизит "Дата документа" ошибочно назван в числе реквизитов общего бланка, в то время как на бланке обозначаются лишь отметки для проставления даты. Также на общем бланке необходимо ставить ограничительные отметки для реквизита "Регистрационный номер документа".
Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.3
Рис. 1.
Расположение реквизитов (угловой вариант) общего бланка (размеры указаны в миллиметрах)
01 – Государственный герб РФ; 02 –герб субъекта РФ;
03 – эмблема организации или товарный знак;
08 – наименование организации; 11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
14 –место составления или изготовления документа
Рис. 2.
Расположение реквизитов(продольный вариант) общего бланка (размеры указаны в миллиметрах)
01 – Государственный герб РФ; 02 –герб субъекта РФ;
03 – эмблема организации или товарный знак;
08 – наименование организации; 11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
14 –место составления или изготовления документа Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.
Примеры оформления общего бланка:
Рис. 3.
Общий бланк с продольным расположением реквизитов
Образцы общего бланка документа также приводятся в ГОСТ Р 6.30-2003 « Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (прил. Б, рис.Б.1.)
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:
в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;
в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
Вторая часть в докладной записке может отсутствовать – в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.
Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации. Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.
Обязательными реквизитами докладной записки являются:
наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения),
наименование вида документа,
дата и регистрационный номер,
место составления (для внешней докладной записки),
адресат,
заголовок к тексту,
подпись.
Пример оформления докладной записки
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.). Акты отличаются широким разнообразием по своему назначению и содержанию:
сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);
обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);
испытаний (образцов, систем, технологий);
выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);
передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);
нарушения установленных правил;
ревизии, инвентаризации;
расследования аварий, несчастных случаев;
ликвидации организации и т.д.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.
Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и объективное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.
Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например:
Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института,
Акт списания материальных ценностей.
Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
Вводная часть строится по схеме: основание – составлен комиссией – председатель – члены комиссии – присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии).
Основание для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты.
После слова "составлен" указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт.
При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы. 8
В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт. 9
В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.
Например:
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экземпляр – бухгалтерия,
2-й экземпляр – коммерческий отдел,
3-й экземпляр – покупатель.
После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о н6аличии приложений к акту (если они имеются).
При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.
Подписи располагаются в той же последовательности, как и фамилии во вводной части, но без указания должности.
Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.
В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Например: акт о ликвидации учреждения, акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.
Акт оформляется на общем бланке организации или на бланке конкретного вида документа. Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.
Обязательными реквизитами акта являются:
наименование организации;
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер;
место составления или издания;
заголовок к тексту;
подписи;
в отдельных случаях – гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).
Пример оформления акта
Закрытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ
«Леонтия» Генеральный директор
(подпись) П.И. Степанов
16.07.2003
АКТ
14.07.2003 № 06
Москва
приема–передачи
оргтехники
Основание: докладная записка офис–менеджера И.К. Романовой от 31.06.2003.
Составлен комиссией:
Председатель – начальник технической группы А.А. Волов
Члены комиссии:
начальник административно–хозяйственного отдела М.Ю. Борисов
бухгалтер Л.П. Смирнова
офис–менеджер И.К. Романова
Комиссия 11.07.2003 провела проверку технического оснащения приемной генерального директора организации. Комиссия признала негодным для эксплуатации:
Копировальный аппарат Xerox 345 – 1 шт.
Шредер инв. номер 367 – 1 шт.
Факс 47823 – 1 шт.
Непригодная для эксплуатации техника передана на склад предприятия.
Акт составлен в 3-х экземплярах:
1-й экз. – направлен начальнику административно–хозяйственного отдела
2-й экз. – главному бухгалтеру
3-й экз. – в дело 23-02
Председатель (подпись) А.А. Волов
Члены комиссии (подпись) М.Ю. Борисов
(подпись) Л.П. Смирнова
(подпись) И.К. Романова
|
Скачать 0.63 Mb.