Методичка и задание по составлению документов. Методические рекомендации по выполнению самостоятельной работы по теме Порядок составления и оформления управленческих документов

• Название: Методические рекомендации по выполнению самостоятельной работы по теме Порядок составления и оформления управленческих документов
• Анкор: Методичка и задание по составлению документов.doc
• Дата: 06.05.2018
• Размер: 0.63 Mb.
• Имя файла: Методичка и задание по составлению документов.doc
• Тип: Методические рекомендации; #18954
• страница: 2 из 2

В дело № 23-02

Якимина 22.07.2003
Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. ¹

• 
  К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.
  
• 
  Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).
  
• 
  Переписку отличает широкое видовое разнообразие – от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, подтверждение, напоминание, требование, извещение, просьба, гарантия, приглашение и др.
  

Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.

Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др. 

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.

В письмах используют следующие формы изложения текста:

• 
  от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
  
• 
  от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
  
• 
  от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").
  

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:

• 
  письмо оформляется на должностном бланке;
  
• 
  письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.
  

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно-технической помощи". На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.

В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется либо обращение "господа", либо добавление к имени и отчеству определения "уважаемый".
Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

Датой письма является дата его подписания.

Обязательными реквизитами письма являются:

• 
  наименование организации
  
• 
  справочные данные об организации
  
• 
  код организации,
  
• 
  основной государственный регистрационный номер(ОГРН) юридического лица;
  
• 
  идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт;
  
• 
  дата;
  
• 
  регистрационный номер;
  
• 
  ссылка на регистрационный номер и дату;
  
• 
  адресат;
  
• 
  заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4),
  
• 
  подпись,
  
• 
  отметка об исполнителе.
  
• 
  в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений,
  
• 
  в гарантийных письмах – оттиск печати.
  

По характеру информации письма имеют много разновидностей:

• 
  сопроводительное письмо;
  
• 
  письмо-просьба;
  
• 
  письмо-запрос;
  
• 
  письмо-ответ;
  
• 
  письмо-сообщение;
  
• 
  письмо-подтверждение;
  
• 
  информационное письмо;
  
• 
  гарантийное письмо;
  
• 
  письмо-извещение и др.
  

Информационное письмо – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации.

Информационное письмо оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами информационного письма являются:

• 
  Наименование организации
  
• 
  Справочные данные об организации
  
• 
  Код организации,
  
• 
  Основной государственный регистрационный номер(ОГРН) юридического лица;
  
• 
  Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт;
  
• 
  дата;
  
• 
  регистрационный номер;
  
• 
  адресат;
  
• 
  заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4),
  
• 
  подпись,
  
• 
  отметка об исполнителе.
  

Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др. В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридиче­ски значимая формула: "Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем". Эта фраза яв­ляется юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произве­сти оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации.

Гарантийное письмо оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами гарантийного письма являются:

• 
  Наименование организации
  
• 
  Справочные данные об организации
  
• 
  Код организации,
  
• 
  Основной государственный регистрационный номер(ОГРН) юридического лица;
  
• 
  Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт;
  
• 
  дата;
  
• 
  регистрационный номер;
  
• 
  адресат;
  
• 
  заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4),
  
• 
  подпись,
  
• 
  оттиск печати;
  
• 
  отметка об исполнителе.
  

Пример оформления гарантийного письма


Сопроводительное письмо – служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами: "Представляем Вам…" (в вышестоящую организацию), "Направляем Вам…" (в подведомственную организацию), "Высылаем Вам…" (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение: "В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…", "В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…", "В подтверждение нашей договоренности высылает Вам…".

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложения к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.

Сопроводительное письмо оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами сопроводительного письма являются:

• 
  Наименование организации
  
• 
  Справочные данные об организации
  
• 
  Код организации,
  
• 
  Основной государственный регистрационный номер(ОГРН) юридического лица;
  
• 
  Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт;
  
• 
  дата;
  
• 
  регистрационный номер;
  
• 
  адресат;
  
• 
  заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4),
  
• 
  отметка о наличии приложений;
  
• 
  подпись,
  
• 
  отметка об исполнителе.
  

Пример оформления сопроводительного письма



Приложение 2

Схема анализа документа

1. 
   Сокращенное наименование организации – автора приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.8.
   
2. 
   Отсутствует регистрационный номер документа. ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.12 .
   
3. 
   Отсутствует реквизит “Место составления или издания документа”. ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.14.
   
4. 
   Отсутствует реквизит “Заголовок к тексту”. ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.18.
   
5. 
   Инициалы в реквизите “Адресат” указывают перед фамилией лица, которому направляется документ. Р 6.30-2003, п. 3.15.
   
6. 
   Если документ оформлен на бланке организации, в реквизите “Подпись” наименование организации не пишут. ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.22.
   
7. 
   Так как в справке содержатся денежные суммы, она подписывается бухгалтером. Из управленческой практики.
   
8. 
   Расшифровка подписи в скобки не берется. ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.22.
   
9. 
   Реквизит “Отметка об исполнителе” оформлен неправильно. Надо указывать инициалы исполнителя. ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.27.