Электронный документооборот. Проектная работа_з3733803_80101_СазоноваАА. Проектная работа по разработке системы делопроизводства на предприятии
 Скачать 440.99 Kb.
|
|
Санкт-Петербургский политехнический университет Петра Великого Институт промышленного менеджмента, экономики и торговли Высшая школа административного управления ПРОЕКТНАЯ РАБОТА Разработка автоматизированной системы кадрового делопроизводства в организации ООО «Территория Стиля» по дисциплине «Проектная работа по разработке системы делопроизводства на предприятии» Выполнил Студент гр. з3733803/80101 А.А. Сазонова Руководитель Ст. преподаватель М.П. Синявина Санкт-Петербург 2022 2 Санкт-Петербургский политехнический университет Петра Великого ЗАДАНИЕ НА ВЫПОЛНЕНИЕ ПРОЕКТНОЙ РАБОТЫ студенту группы з3733803/80101 Сазоновой Анастасии Андреевне (номер группы) (фамилия, имя, отчество) 1. Тема работы: Разработка автоматизированной системы кадрового делопроизводства на предприятии ООО «Территория Стиля» 2. Срок сдачи студентом законченной работы: «20» января 2022 г. 3. Исходные данные к работе: 1) Документация и материалы, предоставленные предприятием ООО «Территория Стиля» 2) Конституция РФ, Трудовой кодекс РФ, другие законы и нормативные акты. 3) Внутренняя и внешняя отчетность предприятия ООО «Территория Стиля» 4) Статистическая информация, представленная на официальных сайтах. 5) В.В. Моисеев – Кадровое делопроизводство: Курс лекций. 4. Содержание пояснительной записки: описание организации; характеристика документооборота в ООО «Территория Стиля», описание и характеристика выбранной должности в ООО «Территория Стиля», выявление недостатков существующего документооборота в ООО «Территория Стиля»; формирование предложений по реорганизации документооборота в ООО «Территория Стиля». Примерный объём пояснительной записки 20-30 страниц печатного текста. 5. Перечень графического материала: таблицы, графики и рисунки, отображающие основные результаты работы. 6. Консультанты: - 7. Дата получения задания: «14» октября 2021г. Руководитель ________________ М.П. Синявина Задание принял к исполнению _____________ А.А. Сазонова 14.10.2021 3 РЕФЕРАТ Отчет содержит 36 страниц пояснительной записки. В том числе 3 таблицы, 5 рисунков, 13 литературных источников, 2 приложения. Ключевые слова: делопроизводство, автоматизированная система делопроизводства, учет кадров, система документооборота, должностная инструкция, документооборот, организационная структура, регламент, должность, анализ, внедрение автоматизированной системы кадрового делопроизводства. Целью работы является разработка автоматизированной системы делопроизводства в организации. Для достижения поставленной цели были решены следующие задачи: 1. Были выявлена возможность внедрения в организацию новой автоматизированной системы кадрового делопроизводства 2. Произведен выбор новой автоматизированной системы электронного документооборота, которая сможет устранить недостатки, которые есть в работе сейчас. 3. Рассчитаны затраты, необходимые для внедрения системы, а также был разработан сам процесс внедрения новой автоматизированной системы электронного документооборота. В ходе работы была предложена новая автоматизированная система электронного документооборота. 4 СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ ................................................................................................. 5 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СИСТЕМЫ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ............................................................................ 6 1.1 Понятие и элементы кадрового делопроизводства ....................... 6 1.2 Организация документооборота ..................................................... 7 1.3 Требования к системе кадрового делопроизводства ..................... 8 1.4 Электронный документооборот ...................................................... 9 2. ОПИСАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ........................................................... 12 2.1 Характеристика и организационная структура организации ООО «Территория Стиля» ............................................................................ 12 2.2 Описание, этапы и схема документооборота в организации...... 14 3. ОПИСАНИЕ ДОЛЖНОСТИ ............................................................... 17 3.1 Характеристика должности, должностная инструкция и документация, проходящая через администратора ........................... 17 3.2 Описание процесса деятельности согласно стандарту IDEF0 .... 20 4. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО УЛУЧШЕНИЮ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ ....................................................................................... 24 4.1 Недостатки существующей системы кадрового делопроизводства и предложения по их устранению ....................... 24 4.2 Выбор автоматизированной системы кадрового делопроизводства в ООО «Территория Стиля» ................................ 25 4.3 Процесс внедрения автоматизированной системы кадрового делопроизводства в ООО «Территория Стиля» ................................ 28 ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................... 31 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ................................ 32 5 ВВЕДЕНИЕ Успех любого предприятия зависит от множества факторов, таких как решение финансовых вопросов, организация производственного процесса, подбор персонала, стиль руководства. Но не менее важное значение имеет делопроизводство и документооборот, на котором, можно сказать и держится вся деятельность предприятия, потому что ни одна официальная организация не может существовать без документационного подкрепления. Вопрос совершенствования и автоматизации процесса кадрового документооборота предприятия на сегодняшний день наиболее актуально, т.к. умение правильно вести кадровое делопроизводство в организации очень важно в настоящее время. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Рассмотрим объект и предмет данной проектной работы. Объектом проектной работы выступает организация – ООО «Территория Стиля». Предметом проектной работы выступает система кадрового делопроизводства салона красоты «Территория Стиля». Целью исследования является оценка текущей автоматизированной системы кадрового делопроизводства салона красоты «Территория Стиля» и разработка плана по её совершенствованию. Для достижения данной цели в курсовой работе необходимо выполнить ряд задач: 1. Изучить теоретические основы системы кадрового делопроизводства; 2. Проанализировать основную деятельность салона красоты «Территория Стиля»; 3. Оценить текущее состояние системы кадрового делопроизводства салона красоты «Территория Стиля»; 4. Выявить недостатки в системе кадрового делопроизводства салона красоты «Территория Стиля». 5. Разработать предложения и составить план по совершенствованию существующей системы кадрового делопроизводства салона красоты «Территория Стиля». 6 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СИСТЕМЫ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 1.1 Понятие и элементы кадрового делопроизводства Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом заключается в создании условий для осуществления работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом, в рамках полного цикла обработки и движения документов с момента их создания работниками службы управления персоналом до завершения исполнения и передачи в другие подразделения организации. Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются: - своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; - доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения; - печатание документов по кадровым вопросам; - регистрация, учет и хранение документов по персоналу; - формирование и размножение документов по персоналу; - формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации; - копирование и размножение документов по кадровым вопросам; - контроль за исполнением документов; - передача документации по вертикальным и горизонтальным связям. [3] В настоящее время кадровое делопроизводство сочетает работу с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода в печать становятся бумажными. Организация работы с документами это - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия. На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. 7 В частности, правила работы с кадровыми документами в конкретной организации составляет систему делопроизводства в кадровой службе. [2] Система делопроизводства в кадровой службе включает в себя такие элементы, как: 1. Плановая кадровая документация 2. Кадровая документация по юридическому подтверждению трудовых правоотношений 3. Документация по организации работы кадров 4. Документация по оценке трудовой деятельности 5. Учетная кадровая документация 6. Отчетно-статистическая кадровая документация 7. Финансовая и отчетно-бухгалтерская кадровая документация 8. Кадровая документация по труду 9. Кадровая документация по социальному развитию и обеспечению 1.2 Организация документооборота Документооборот — непрерывное движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение, обеспечивающее информационную поддержку всех звеньев управления. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. В делопроизводстве документооборот рассматривается, как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься с общими целями делопроизводства: информационным обеспечением деятельности аппарата управления, документированием его деятельности, хранением и использованием ранее созданной информации. Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту: 8 - горизонтальные – связывающие организации одного уровня управления; - вертикальные (восходящие и нисходящие) – связывающие организации различных уровней; - восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций; - нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления починенным организациям. По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, зависящий от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием. Исходящий документопоток пронизывает всю управленческую структуру. Документы, информационные и инициативные, готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования, и подписания документов, от принятой технологии подготовки текста, регистрации и отправки документов. [4] 1.3 Требования к системе кадрового делопроизводства В данной курсовой работе мы разрабатываем требования к автоматизированной системе кадрового делопроизводства, которые позволяют: 1. повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией о человеческих ресурсах на основе единого банка данных; 2. улучшить кадровое делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур; 9 3. снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации; 4. изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на важных обязанностях. Существует множество автоматизированных систем кадрового делопроизводства и для того, чтобы выбрать наиболее подходящую, необходимо учесть следующие этапы: 1. Составление перечня предъявляемых основных функциональных требований и системно-технических требований. 2. Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных требований и сис темно- технических характеристик. 3. Отбор программных продуктов, удовлетворяющих выбранным функциональным и системно-техническим критериям; 4. Сравнительная оценка затрат; 5. Выбор системы автоматизации. Перечень критериев при выборе системы автоматизации кадрового учета: [5] 1. совместимость операционных систем; 2. специализированность программы для работы в отдельных отраслях; 3. наличие сетевых версий и количество дополнений к программному обеспечению; 4. понятность интерфейса; 5. скорость работы, возможность адаптации под особенности организации; 6. возможность интеграции с другими программами (системами электронного документооборота, бухгалтерского учета, планирования). 1.4 Электронный документооборот Использование информационных технологий стало одним из основных инструментов ведения бизнеса практически в любой отрасли промышленности или сфере коммерческой деятельности. Все возрастающая зависимость деятельности предприятия от информационных технологий заставляет обратить самое пристальное внимание на их изучение, сравнение, выявление каких-либо 10 преимуществ или недостатков. Применение информационных технологий, различных программных продуктов в сфере кадровой работы также не является исключением. Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями. Все документы при этом создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью, а значит, имеют юридическую силу.[6] Можно выделить два основных вида ЭДО: внутренний (в пределах одной организации) и внешний (передача данных между компаниями и госучреждениями). Существует более детальная классификация по типам документов: 1. кадровый; 2. управленческий; 3. складской; 4. бухгалтерский; 5. архивный; 6. производственный; 7. секретное и конфиденциальное делопроизводство; 8. технический и технологический документооборот. Рассмотрим преимущества и недостатки электронного документооборота (ЭДО). Переход на новый формат даёт организации ряд безусловных преимуществ, таких как снижение трат на бумагу, оргтехнику, расходные материалы к принтерам и т. д. Также важна экономия времени, поскольку любой документ можно найти в системе, получить или отправить практически мгновенно. Существенно снижается срок создания, согласования, утверждения документации. Не только в соседний офис, а в любой город или регион. Соответственно, повышается эффективность работы сотрудников. При этом пересылаемые данные защищены от несанкционированного доступа. Важным плюсом является отсутствие надобности хранить гигантский бумажный архив. Отрицательных сторон у нового формата не слишком много. К ним относится риск утраты данных при сбоях программ, неполадках на сервисе или хакерских атаках. А если у организации много 11 партнеров, то есть вероятность, что не все из них уже перешли на ЭДО. В этом случае документооборот компании будет смешанным — электронно-бумажным, что усложнит рабочий процесс. Стоит упомянуть и человеческий фактор, ведь многие сотрудники привыкли к традиционному порядку работы и неохотно согласятся на его изменения. Им придётся объяснить, что переход на ЭДО сделает их работу более слаженной, оперативной и удобной. [7] 12 2. ОПИСАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ 2.1 Характеристика и организационная структура организации ООО «Территория Стиля» ООО «Территория Стиля» - это салон красоты, расположенный в г. Санкт-Петербург. [8] Салон предлагает следующие услуги: 1. Парикмахерские услуги; 2. Услуги мастеров маникюра и педикюра; 3. Услуги бровиста; 4. Продажа косметических средств. ООО «Территория Стиля» состоит в реестре субъектов малого и среднего предпринимательства: с 12.09.2014 как микропредприятие. Юридический адрес организации - 198216, г. Санкт-Петербург, пр-т Ленинский, д. 131, кв. 78. Фактический адрес – 198332, г. Санкт- Петербург, пр-т Ленинский, д.100 корпус 3. [9] Организационно-правовая форма организации: общество с ограниченной ответственностью. Контактные данные: Email ( territorystyle@yandex.ru ), телефон (+7 (812) 938-25-75 ) и сайт ( https://terstyle.ru ) Реквизиты компании: ИНН 7805658941 КПП 780501001 ОКПО 71416773 ОГРН 1147847314317 ОКФС 16 - Частная собственность ОКОГУ 4210014 - Организации, учрежденные юридическими лицами или гражданами, или юридическими лицами и гражданами совместно ОКОПФ 12300 - Общества с ограниченной ответственностью ОКТМО 40335000000 - Санкт-Петербург, муниципальный округ Княжево ОКАТО 40276000000 - Город Санкт-Петербург город федерального значения, Кировский Основной вид деятельности ООО «Территория Стиля» по ОКВЭД: 96.02 Предоставление услуг парикмахерскими и салонами красоты. Дополнительные виды деятельности: 13 1. 47.19 Торговля розничная прочая в неспециализированных магазинах; 2. 47.75 Торговля розничная косметическими и товарами личной гигиены в специализированных магазинах; 3. 86.21 Общая врачебная практика; 4. 86.90.9 Деятельность в области медицины прочая, не включенная в другие группировки. Рассмотрим существующую организационную структуру ООО «Территория Стиля». Во главе салона красоты стоит директор. Он решает самостоятельно все вопросы деятельности салона красоты, организует всю работу предприятия и несет ответственность за его состояние, заключает договора, в том числе по найму работников. Также несет в пределах своих полномочий полную ответственность за деятельность предприятия, обеспечение сохранности товарно- материальных ценностей, денежных средств и другого имущества предприятия. Директор осуществляет организацию бухгалтерского учета предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, принимает меры по своевременному снабжению предприятий продовольственными товарами и средствами материально-технического снабжения. А также обеспечивает соблюдение работниками правил безопасности и санитарных требований. В обязанности директора входит рассмотрение жалоб и предложений, принятие мер по устранению отмеченных недостатков; обеспечить повышение квалификации работников салона красоты. В подчинении директора находится администратор. Администратор является организатором всей работы внутри салона красоты. В обязанности администратора входит: подготовка салона к открытию, работа с клиентами, работа с записями на услуги. Администратор составляет графики выхода персонала на работу, ведет учет рабочего времени сотрудников и следит за чистотой и порядком в салоне. Также он ответственен за организацию процесса обслуживания, руководит работой парикмахеров, мастера маникюра и педикюра и бровиста. В обязанности мастеров входит оказание услуг, согласно существующему в салоне прейскуранту. 14 Схема организационной структуры ООО «Территория Стиля» представлена на рисунке 1. Общая численность работников: 5 человек. Рисунок 1. Схема организационной структуры ООО «Территория Стиля» Таким образом, структуру салона можно отнести к линейной, так как в салоне работает всего 5 человек и на отделы деления не производится. |