Электронный документооборот. Проектная работа_з3733803_80101_СазоноваАА. Проектная работа по разработке системы делопроизводства на предприятии
 Скачать 440.99 Kb.
|
|
2.2 Описание, этапы и схема документооборота в организации Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. [2] В рассмотрении процесса документооборота, можно выделить две взаимосвязанные составляющие: клиент – администратор, администратор – обслуживающий мастер. Клиенты (потребители услуг) обращаются в салон красоты с просьбой оказания косметологических и парикмахерских услуг либо посредством непосредственного обращения к администратору салона красоты, либо путем записи на услугу через телефонный звонок. Администратор, учитывая предпочтения клиента и график оказания услуг, записывает клиента в удобное для него время на обслуживание в салоне красоты, после чего с клиентом заключается договор на оказание услуг салоном красоты (см. Приложение А), договор закрепляется подписями и печатями: 1 экземпляр отдается клиенту – заказчику, другой – отправляется в архив договоров. На основании регистрации заявок администратор оповещает обслуживающих 15 мастеров о количестве заявок на услуги, в результате формируется отчет о загрузке обслуживаемого мастера по времени рабочей смены. После оказания услуги обслуживающий мастер предоставляет администратору наряд на услугу (один экземпляр которого передается клиенту), благодаря которому администратор подсчитывает стоимость оказанной услуги (исходя из стоимости использованных расходных материалов и стоимости работы мастера) и сообщает клиенту о сумме к оплате. Затем клиент оплачивает услугу и получает кассовый чек (и прикрепленный к нему наряд на услугу). Получив денежные средства от клиентов, администратор перечисляет их в банк на расчетный счет салона красоты и получает от банка выписку о выполненной операции. Для возобновления своей деятельности (покупка расходных материалов, выплата заработной платы и т.п.) салону красоты необходимо иметь наличные денежные средства в кассе, поэтому директор обращается в банк с требованием обналичить денежные средства с расчетного счета салона красоты и получает их. Данный процесс имеет циклический характер и повторяется заново. Коммуникационная связь также осуществляется между салоном красоты и органами государственного надзора, санитарно- эпидемиологической службой. Организацию делопроизводства в салоне красоты осуществляет администратор. К списку форм входных документов относятся: список заявок на услуги, договор (см. Приложение А), отчет о проведенных процедурах, отчет о загрузке обслуживающего мастера по времени рабочей смены, банковская выписка. К списку форм выходных документов относятся: договор, кассовый чек, наряд на услугу (см. Приложение Б). Схема действующего документооборота в ООО «Территория Стиля» представлена на рисунке 2. 16 Рисунок 2. Схема действующего документооборота в ООО «Территория Стиля» 17 3. ОПИСАНИЕ ДОЛЖНОСТИ 3.1 Характеристика должности, должностная инструкция и документация, проходящая через администратора В данной работе рассмотрим должность администратора салона красоты «Территория Стиля». Описание выбранной должности представлено в виде таблицы 1. [10] Таблица 1. Описание выбранной должности Администратор в ООО «Территория Стиля» ОБЩАЯ ИНФОРМАЦИЯ Должность относится к категории технических исполнителей и непосредственно подчиняется. Занимается записью клиентов на услуги, ведением текущей документации и следит за порядком в салоне. Отвечает за ежедневное решение текущих вопросов. ОСНОВНОЕ НАПРАВЛЕНИЕ ДОЛЖНОСТИ Работа с клиентами ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ 1. Обеспечение для клиентов комфортной атмосферы и дружелюбного обслуживания; 2. Обеспечения оптимальной загрузки сотрудников салона; 3. Мониторинг ситуации с заказами клиентами услуг и их исполнением; 4. Оперативное разрешение возникающих в работе организации вопросов; 5. Консультирование посетителей по интересующим их вопросам в пределах имеющейся компетенции; 6. Обеспечение ведения необходимого документооборота; 7. Ведение необходимой базы по клиентам; 8. Участие в разработке маркетинговых и рекламных мероприятий; 9. Мониторинг состояния салона и находящегося в нем оборудования на предмет соответствия требуемым параметрам; 10. Участие в проведении положенных инвентаризационных мероприятий; 11. Отслеживание ситуации с текущими запасами и планируемыми закупками материалов, инструментов и т.п. ОРГАНИГРАММА 18 Продолжение табл. 1 ОРГАНИГРАММА ВЗАМОДЕЙСТВИЕ ВНУТРИ ОРГАНИЗАЦИИ Директор, парикмахеры, мастер маникюра и педикюра, бровист ВЗАМОДЕЙСТВИЕ ЗА ПРЕДЕЛАМИ ОРГАНИЗАЦИИ Клиенты салона, курьеры/поставщики НЕПОСРЕДСТВЕННЫЙ РУКОВОДИТЕЛЬ Директор НЕПОСРЕДСТВЕННЫЕ ПОДЧИНЕННЫЕ Парикмахеры, мастер маникюра и педикюра, бровист Кадровая документация, проходящая через администратора, представлена в таблице 2. Таблица 2. Кадровая документация, проходящая через администратора Наименование ЛНА Статья ТК РФ Краткая характеристика Должностная инструкция ст. 57 Дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры. Штатное расписание ст. 57 Применяется для оформления структуры, штатного 19 состава и штатной численности организации. Табель учета рабочего времени ст. 91 Регулирует учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником. График отпусков ст.123 Определяет ежегодную очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Правила и инструкции по охране труда Часть 2 ст. 212 Закрепляют общие требования безопасности; требования безопасности перед началом работы и т.д. Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных, например Положение о порядке обработки и защите персональных данных ст. 86 Устанавливает порядок обработки персональных данных работников, порядок передачи персональных данных работников в пределах одной организации, права и обязанности работника и работодателя в этой области. Документы, устанавливающие систему оплаты труда, например, Положение об оплате труда и премирования ст. 135 Закрепляют применяемую работодателем систему оплаты труда работников, в т.ч. решение вопроса о составных частях заработной платы, из размерах, порядке и условиях выплаты. 20 Продолжение табл. 2 Наименование ЛНА Статья ТК РФ Краткая характеристика Правила внутреннего трудового распорядка ст. 189 Регламентируют порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. После того, как мы подробно рассмотрели должность администратора в ООО «Территория Стиля» перейдем к описанию процесса деятельности согласно стандарту IDEF0. 3.2 Описание процесса деятельности согласно стандарту IDEF0 Процесс деятельности ООО «Территория Стиля» по стандарту IDEF0 представлен на рисунке 3. [11] 21 Рисунок 3. Процесс деятельности согласно стандарту IDEF0 На рисунке показан процесс деятельности салона красоты, взаимодействие его с внешней средой, что управляет процессом, какая информация поступает, какая выходит, механизмы, связанные с выполнением операции. Блок «Салон красоты» Описание процесса функционирования: Оказание услуг Клиенту. Входы: 1. «Запрос клиента». Заказ на оказание услуги. Управление: 1. «Документация». Правила и нормы для сотрудников Салона красоты, а так же формы для отчетов. 2. «Перечень услуг». Список и стоимость услуг. Выходы: 1. «Оказание услуг». Оказание услуг клиенту. Механизмы: 1. «Мастер». Участник процесса, который работает с данными. 2. «Клиент». Участник процесса, являющийся конечным потребителем. 3. «График» Дополнительный вспомогательный механизм. На рисунке 4 показана первая диаграмма декомпозиции. Первая декомпозиция - разбиение процесса деятельности на несколько составляющих, демонстрируется, какие процессы протекают внутри организации. Показано как внешняя среда действует на организацию изнутри, что с чем связанно, а так же что из чего получается. 22 Рисунок 4. Первая декомпозиция Блок «Прием заказа» Описание процесса функционирования: На основание требований клиента составляется заказ, и заносятся информация в БД. Входы: 1. «Запрос клиента». Клиент заказывает определенную услугу. Управление: 1. «Документация». Нормы и правила, обязующие сотрудника действовать в рамках корпоративной этики компании. 2. «Перечень услуг». Список и стоимость услуг. Выходы: 1. «Созданный заказ ». В соответствии с требованиями клиента, с учетом всех норм и правил. Механизмы: 1. «Мастер». Проводит работу с данными. 2. «Клиент». Является конечным потребителем. 3. «График». Дополнительная информация для оформления заказа. Блок «Обработка заказа» Описание процесса: Назначается мастер, который будет в дальнейшем оказывать услугу. Входы: 1. «Заказ на обработку». Созданный заказ. Управление: 1. «Документация». Нормы и правила для сотрудников организации, а так же различные формы для отчетов. 2. «Перечень услуг». Список и стоимость услуг. Выходы: 1. «Оказание услуги». Мастер оказывает услугу клиенту. Механизмы: 1. «Сотрудник». Участник процесса, работает с данными. 23 2. «Клиент». Участник процесса, является конечным потребителем. 3. «График». Вспомогательный элемент для регистрации заказа. Вторая декомпозиция - более детальная разбивка каждого блока первой декомпозиции, то есть более глубокое рассмотрение конкретного процесса. На Рисунке 5 показано, как внешняя среда взаимодействует процессами, которые протекают на уровне «Прием заказа». Рисунок 5. Вторая декомпозиция Блок «Звонок клиента» Описание процесса: Определяется вид услуги, дата и время оказания услуги. Блок «Согласования дня и времени обслуживания» Описание процесса: Обозначается дата и время оказания услуги. Блок «Занесение информации в БД» Описание процесса: Вся информация заносится в БД. 24 4. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО УЛУЧШЕНИЮ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ 4.1 Недостатки существующей системы кадрового делопроизводства и предложения по их устранению Успешная деятельность салона красоты во многом зависит от правильности хранения информации и ведения документации. Применение электронных носителей в значительной степени позволит избежать скопления бумаг в организации. Сейчас в ООО «Территория Стиля» поддерживают «бумажный» документооборот, но он не позволяет достичь максимальной эффективности в работе. Поэтому предлагается ввести систему автоматизированного кадрового делопроизводства. Главная цель автоматизации системы документооборота салона красоты «Территория Стиля» – это поднять на новый качественный уровень процессы ведения документации за счет использования информационных технологий в деловых взаимоотношениях, при работе с документами, а также совершенствование системы коммуникаций с клиентами. После внедрения автоматизированного документооборота станет возможно: 1. Повышение производительности компании. На поиск нужных документов и информации при наличии системы электронного документооборота тратится значительно меньше времени, по сравнению с традиционным бумажным делопроизводством. 2. Мгновенный доступ к актуальной информации. К основному преимуществу электронного документооборота можно отнести способность быстро и легко находить последние версии документов, а также данные о любом клиенте или услуге. 3. Правильная организация электронного документооборота позволяет исключить ошибки, которые влечет за собой человеческий фактор. 4. Уменьшение материальных издержек. Электронные системы управления документооборотом значительно сокращают расходы организации. 5. Улучшение взаимодействия. Одним из ключевых преимуществ электронного документооборота является улучшение взаимодействия между департаментами и отделами внутри организации. 6. Коллективная работа с документами. Автоматизация 25 документооборота позволяет одновременно нескольким пользователям работать с одним и тем же файлом, а также осуществлять поиск по единой базе данных документов. 7. Сокращение потребности в дополнительном персонале. Увеличение объемов производства при электронном документообороте не требует значительного расширение персонала, достаточно автоматизировать работу уже существующего коллектива. 8. Формировать заказы клиентов автоматически. 4.2 Выбор автоматизированной системы кадрового делопроизводства в ООО «Территория Стиля» После рассмотрения недостатков в организации можно сделать вывод, что для их решения необходимо внедрять в организацию автоматизированную систему кадрового делопроизводства. К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определиться со следующим набором критериев для классификации: 1. на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области; 2. какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации; 3. определиться с финансовыми затратами. При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации. Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же, за счет ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и заканчивая сдачей в архив. 26 Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки. Проанализировав критерии для внедрения автоматизированной системы для ООО «Территория Стиля» было выбрано программное обеспечение «Universe-Красота». Компьютерная программа «Universe-Красота» представляет собой комплексную систему управления предприятиями индустрии красоты. Внедрение программы позволяет полностью автоматизировать работу салона красоты на всех уровнях работы: от обслуживания клиентов и начисления заработной платы сотрудникам, до долгосрочного планирования и учета финансовых потоков. Основными пользователями программы в нашем случае являются: управляющий (директор) и администратор салона красоты. [12] Решаемыми задачами являются, в первую очередь, учет в салоне красоты: учет денежных средств, поступающих от клиентов, как наличных, так и безналичных; ведение текущих расходов салона красоты; учет расхода материалов, используемых при оказании услуг, продаж товаров и услуг; начисления заработной платы; эффективности рекламы; посещаемости клиентов. Во-вторых, автоматическое ведение документации в салоне красоты: автоматическое формирование отчетов администратора (лист ежедневного отчета администратора, журнал предварительной записи клиентов, отчет о входящих звонках, отчет по текущим затратам, картотека клиентов салона красоты); автоматическое формирование отчетов бухгалтера (журнал поступления и движения товаров, журнал движения расходных материалов, журнал движения товаров на продажу, состояние склада, отчет о начислении заработной платы); автоматическое формирование отчетов для руководителя (финансовый отчет по деятельности предприятия, отчет по проданным товарам, отчет по оказанным услугам, отчет по расходам предприятия, отчеты по клиентской базе, отчеты об эффективности рекламных акции). В-третьих, поднятие имиджа салона красоты и увеличение конкурентных преимуществ: владение полной информацией о клиенте позволяет разработать такую систему общения с клиентом, которая будет давать максимальный эффект по уровню обслуживания, а также по продажам как услуг и товаров; автоматическая рассылка рекламных предложений и поздравлений клиентам; введение в салоне красоты системы 27 клиентских пластиковых карт; учет дисконтных программ, накопительных систем, депозитов. Программа «Universe-Красота» изначально разрабатывалась как система управления предприятиями индустрии красоты, что позволяет при внедрении полностью учесть специфику работы каждого предприятия. Преимущества программы: 1. в программе реализовано свойство «универсальности», что позволяет ее с легкостью внедрять на любых предприятиях индустрии красоты. 2. понятный и удобный интерфейс значительно упрощает процесс освоение программы и обучения пользователей; 3. процесс установки программы занимает не более 5 минут и не требует глубоких компьютерных знаний от пользователя; 4. все данные программы хранятся в одном файле, что существенно облегчает установку, пере установку и обслуживание системы; 5. программу можно приобрести как в локальной версии (использование на одном компьютере) так и в сетевой версии (на нескольких компьютерах, соединенных локальной сетью), в зависимости от потребностей пользователя; 6. сетевая версия программы не требует выделения специализированного сервера и может устанавливаться на стандартных компьютерах пользователя. 7. программа поддерживает все операционные системы Windows; 8. программа написана на языке С++ и использует базу обработки данных Firebird, что позволяет получать хорошую производительность системы даже после нескольких лет ее работы; 9. программа «Universe-Красота» не является конфигураций к платформе 1С, и соответственно не требует ее приобретения; 10. в программе реализовано полное разграничение прав доступа, что позволяет для каждого сотрудника открыть только ту часть программы, которая необходима ему для работы; 11. доступ в программу возможен только с USB-ключом, что полностью защищает данные от несанкционированного доступа; 12. в программе реализовано автоматическое резервное копирования данных; 28 13. в стоимость программы уже входит сопровождение и техническая поддержка в течение года. Одним из основных разделов программы «Universe-Красота» является система пластиковых карт. Система клиентских карт - это дополнительный стимул для привлечения клиентов. В зависимости от поставленных задач, Возможно внедрение на предприятие любой модели использования карт. Клиентские карты в программе «Universe-Красота» могут выполнять следующие функции: 1. Платежная. Используется для ежедневного расчета. При выдаче карты клиенту присваивается индивидуальный номер лицевого счета, по которому происходит движение финансовых средств. Расчет может вестись в двух валютных системах. Предусмотрены: учет безналичных платежей, оплаты с кредитных карт и взаиморасчетов по бартеру. 2. Дисконтная. Для каждой отдельной карты могут быть заданы два типа скидок - персональная или накопительная, в зависимости от заданных параметров. Шкала величины скидок и периода времени задается в настройках программы. 3. Кредитная. В каждом индивидуальном случае есть возможность устанавливать предельную сумму, на которую клиенту услуги оказываются в кредит. Такой вид карт востребован для постоянных клиентов. Как правило, все вышеуказанные свойства карт комбинируются для получения наиболее удобного для пользователя варианта. Также в этой программе есть важная особенность – возможность автоматической рассылки рекламных предложений и поздравлений клиентам. Стоимость внедрения СЭД с учетом обучения сотрудников составляет 50 000 рублей, что и является всеми затратами проекта. [12] |