тема 4. 1. Назовите основные функции системы контроля проекта
 Скачать 32.58 Kb.
|
|
1.Назовите основные функции системы контроля проекта Контроль проекта - это создание и реализация системы измерения, учета, прогнозирования и выявления отклонений в границах реализации проекта. Основным требование к системе контроля проекта является регулярный учет, для того что бы управляющий проектом мог в любое время принять меры в процессе реализации проета. Основной целью контроля проекта является обеспечение выполнения плановых показателей и повышение общей эффективности функций планирования и контроля проекта. Содержание контроля проекта состоит в определении результатов деятельности на основе оценки и документирования фактических показателей выполнения работ и сравнения их с плановыми показателями. +Система контроля проекта представляет собой часть общей системы управления проектом, между элементами (подсистемами) которой имеются обратные связи и возможность изменения ранее заданных показателей. То есть при любом нарушении хода выполнения проекта формируется ответное воздействие, направленное на уменьшение возникшего отклонения от плана с учетом изменений в окружающей среде. Требования к системе контроля вырабатываются до начала реализации проекта с участием всех заинтересованных сторон и определяют состав анализируемой информации, структуру отчетов и ответственность за сбор данных, анализ информации и принятие решений. Для создания эффективной системы контроля необходимо: тщательное планирование всех работ, выполнение которых необходимо для завершения проекта; точная оценка времени, ресурсов и затрат; учет фактического выполнения и затрат во временном разрезе; периодическая переоценка времени и затрат, необходимых для выполнения оставшейся работы; многократное, периодическое сравнение фактического выполнения и затрат с графиком и бюджетом. Процессы контроля подразделяются на: общий контроль изменений - координация изменения по проекту в целом; ведение отчетности по проекту - сбор и передача отчетной информации о ходе реализации проекта, включая отчеты о выполненных работах, о выполнении плановых показателей, прогноз с учетом имеющихся результатов; контроль изменения содержания - контроль за изменениями содержания проекта; контроль расписания - контроль и за изменениями в расписании проекта; контроль затрат - контроль затрат по работам и изменений бюджета проекта; контроль качества - отслеживание конкретных результатов проектов для определения их соответствия установленным стандартам и принятие необходимых мер по устранению причин, приводящих к нарушению качества; контроль риска - реагирование ни изменение уровня риска (угроз проекту) в ходе реализации проекта. Процессы контроля тесно связаны взаимосвязаны и могут быть представлены при необходимости как один интегрированный процесс, состоящий из выбранных процессов: отслеживание - сбор и документирование фактических данных; определение в официальных и неофициальных отчетах степени соответствия фактического выполнения запланированным показателям; сбор данных осуществляется по таким показателям как время, стоимость, качество, организация проекта, содержание работ; анализ - оценка текущего состояния работ и сравнение достигнутых результатов с запланированными; определение причины и путей воздействия на отклонения от выполнения плана; корректировка - планирование и осуществление действий, направленных на выполнении работ в соответствии с планом, минимизацию неблагоприятных отклонений или получение преимуществ от возникновения благоприятных отклонений. 2.Выделите наиболее важные результаты процессов контроля Контроль исполнения проекта - процесс сравнения показателей плановых и фактических показателей выполнения проекта, анализ отклонений и их причин, оценка возможных альтернатив и принятие, в случае необходимости, решений о корректирующих действиях для ликвидации нежелательных отклонений. Контроль проекта может включать следующие процедуры: Сбор отчетности о ходе работ по проекту Анализ текущего состояния проекта относительно основных базовых показателей (результаты, стоимость, время) Прогнозирование достижения целей проекта Подготовку и анализ последствий корректирующих воздействий Принятие решений о воздействиях и изменениях 3.Назовите основные инструменты контроля сроков и стоимости проекта Управление стоимостью обеспечивается посредством реализации в ходе проекта следующих процессов: оценки стоимости; разработки бюджета проекта; контроля стоимости проекта. Процессы управления стоимостью проекта обеспечивают: понимание менеджером проекта, заказчиком и инвестором проекта прогнозной стоимости отдельных работ, пакетов работ и всего проекта (процесс оценки стоимости); четкое понимание менеджером проекта, когда, сколько и на что будут израсходованы денежные средства в проекте (процесс разработки бюджета); отсутствие в проекте непредвиденных расходов, снижение количества изменений и отклонений фактического бюджета от утвержденного базового бюджета (процесс контроля стоимости). При этом указанные процессы, как и любые процессы в ходе выполнения проекта, могут быть итеративными и выполняться на принципах последовательной разработки. Основные задачи менеджера проекта при управлении стоимостью: определение общих правил и принципов управления стоимостью проекта; разработка системы управления стоимостью проекта; привлечение соответствующих функциональных специалистов к работам по оценке стоимости; оценка количества ресурсов, необходимых для реализации работ проекта; организация разработки сметы и бюджета проекта; обеспечение финансирования проекта согласно финансовому плану; учет фактических затрат в ходе проекта; контроль стоимостных параметров проекта, выявление отклонений и своевременное выполнение корректирующих воздействий; архивирование фактической информации о стоимостных параметрах проекта. Управление стоимостью (затратами) проекта (Project Cost Management) объединяет процессы, выполняемые в ходе планирования, разработки бюджета и контролирования затрат, обеспечивающие завершение проекта в рамках утвержденного бюджета. PMBOK Управление стоимостью и финансированием проекта (Project Cost and Finance Management) — раздел управления проектами, включающий процессы, необходимые для формирования и контроля выполнения утвержденного бюджета проекта. НТК 4.Для чего осуществляется контроль коммуникаций проекта? Цель планирования коммуникаций – разработать план коммуникаций ,документ, в котором будет отражено то, кто, как, когда и какую информацию будет узнать о вашем проекте. Способы контроля коммуникаций проекта: Инструментальный – в любой более-менее современной системе можно отследить многие действия – как много пользователей заходит на FAQ проекта, открывал ли спонсор хоть раз ваши отчеты, сохраняет ли команда документы в согласованном формате и проч. Если нет – это повод подумать “а почему” и что-то предпринять, а не обижаться, что ваш такой замечательный план эти незамечательные люди не выполняют. Личный – просто поговорить, спросить об удобстве формата или (завуалированно) о проекте, чтобы понять, что человек вообще понимает и выносит из ваших коммуникаций. Аналитический – в большинстве случаев проблемы на проекте возникают именно от недостатка или низкого качества коммуникации по какому-то из направлений. Поэтому любую проблему стоит проанализировать на предмет того “была ли здесь какая-то поломка в коммуникациях и что сделать, чтобы она не повторилась”, внести соответствующие изменения в план коммуникаций и не забыть их тоже прокоммуницировать тем, кого это касается. 5.Как процесс контроля качества связан другими процессами управления проектами? Как правило, контроль на производстве подтверждает выполнение установленных (заданных) требований к процессам и продукции и включает: - входной контроль закупаемых ресурсов (сырья, упаковочных материалов); - контроль качества в процессе производства; - контроль качества готовой продукции. Контролю качества подвергаются: - закупаемые сырье, материалы и другие ресурсы; - производимые полупродукты и готовая продукция; - технологические процессы, оборудование, оснастка и т.д. Операции контроля качества сопутствуют процессам производства, транспортировки, хранения и отгрузки продукции потребителям и представляют собой мероприятия по обеспечению стабильного уровня качества продукции, что позволяет отследить конкретные результаты деятельности на определенных этапах и оценить их соответствия установленным требованиям. Необходимость контроля качества Качество любого продукта формируется на всех этапах его изготовления. Качество начинается на этапе разработки рецептуры в ходе научных исследований, затем обеспечивается в процессе производства и зависит от качества исходных материалов, технологических процессов производства, от методов и средств испытаний, хранения, транспортировки. Но до начала серийного производства продукт должен пройти оценку соответствия установленным законодательным требованиям. Соответствие подтверждается документом: Декларацией о соответствии, Свидетельством о государственной регистрации, Сертификатом соответствия (в зависимости от требований законодательства к конкретной продукции). Но здесь надо отметить, что такой документ выдается на определенный срок и в течение срока его действия не может гарантировать стабильность качества всей производимой продукции. На любом производстве возможны сбои. А ведь потребитель легко откажется от очередной покупки, если обнаружит какой-либо брак в приобретенной продукции. Доверие потребителя потерять очень легко, а впоследствии очень сложно вернуть. Поэтому к потребителю не должен попасть брак. Таким образом, актуальность контроля качества обусловлена тем, что качество является важной задачей в условиях современной экономики, его необходимо постоянно контролировать на всех стадиях жизненного цикла продукции. Потребитель заинтересован, чтобы производитель гарантировал соблюдение установленных законодательных и других нормативных требований на всех этапах производства и хранения продукции. Деятельность производителя будет успешной, если будет внедрена эффективная система контроля качества, обеспечивающая выпуск продукции такого же уровня качества, который был подтвержден при оценке соответствия продукта. 6.В чем сущность процесса администрирования контрактов? Администрирование контрактов включает: контроль за их выполнением; удостоверение в том, что выполнение контрактных обязательств поставщиком соответствует требованиям контракта; мониторинг платежей поставщику; рассмотрение изменений в ходе реализации поставки и внесение изменений в контракт, если это необходимо; обеспечение взаимодействия между разными поставщиками; разрешение конфликтов в случае возникновения спорных ситуаций по изменениям; управление преждевременным завершением работ по контракту. Наиболее распространенным способом разрешения конфликтов является претензионный порядок урегулирования споров. Претензия становится иском, если неудовлетворенная сторона требует в своем обращении к партнеру выплат ей некоторой денежной суммы. Заявитель претензии, неудовлетворенный ответом, может привлечь для разрешения конфликта третью сторону в лице арбитражного суда. 7.Определите основные показатели эффективной системы контроля проекта. Оценка эффективности проекта – это процесс анализа затрат ресурсов на реализацию проекта и полученных результатов, его соответствия поставленным целям и ожиданиям всех участников. Определение эффективности проекта также позволяет оценить уровень его привлекательности для потенциальных участников и привлечения внешних инвестиций. Задачи оценки эффективности проекта Для обеспечения конкурентоспособности бизнеса в современных условиях необходимо выполнять постоянный мониторинг реализуемых проектов, а также производить оценку их эффективности. Процесс оценки предполагает решение следующего перечня основных задач: определение процента реализуемости, что означает выполнение проверки удовлетворения проекта всем требуемым параметрам и установленным ограничениям; установление целесообразности воплощения проекта, что предполагает рассмотрение и сопоставление совокупных результатов и понесенных затрат; изучение сравнительной результативности проекта, исследование и сопоставление его преимуществ в сравнении с аналогами и альтернативными идеями. Показатели оценки эффективности проекта Показатели эффективности отображают количественные характеристики результатов реализации того или иного проекта. При рассмотрении определенных показателей необходимо принимать во внимание такие важные факторы, как сферу деятельности компании, ее экономический уровень развития, а также особенности исследуемого проекта. Это необходимо для разработки наиболее оптимальной системы показателей, позволяющей выполнить оценку по всем параметрам максимально точно и информативно. Все основные показатели можно выделить в следующие группы: отображающие финансовую и коммерческую результативность, что позволяет определить последствия экономического характера для всех участников проекта; отображающие бюджетную эффективность. Эти показатели демонстрируют последствия реализации конкретного проекта для бюджетов различных уровней; определяющие социально-экономические результаты. На основании таких показателей определяется эффект от воплощения проекта, который распространяемся как на непосредственных его участников, так на и косвенно затрагиваемые стороны. 8.Перечислите основных участников, их место и роль в процессах контроля. Внутренний контроль целесообразно классифицировать по значимости субъектов внутреннего контроля с точки зрения их участия в общей, т.е. совокупной, деятельности по внутреннему контролю на предприятии. Субъект внутреннего контроля организации — это работник или участник (владелец) организации, совершающий контрольные действия при исполнении возложенных на него обязанностей либо только на основании соответствующих прав. Если член ревизионной комиссии не является участником или работником данной организации, он считается субъектом внутреннего контроля в период исполнения соответствующих обязанностей. Всех субъектов внутреннего контроля целесообразно распределить по следующим уровням с точки зрения значимости в совокупном контрольном действии: 1) субъекты внутреннего контроля первого уровня — это участники (собственники) организации, осуществляющие контроль непосредственно или косвенно (с помощью независимых экспертов, в том числе внешних аудиторов); 2) субъекты внутреннего контроля второго уровня. В их обязанности непосредственно не входит контроль, но в силу производственной необходимости они выполняют и контрольные функции (рабочий, контролирующий качество работы оборудования); 3) субъекты внутреннего контроля третьего уровня — выполняют контрольные функции для реализации служебных обязанностей (функций), которые за ними закреплены непосредственно (работники планово-диспетчерского, планово-экономического отделов, отдела кадров); 4) субъекты внутреннего контроля четвертого уровня. В их обязанности входят контрольные и другие функции (административно-управленческий персонал; персонал, обслуживающий компьютерные системы; сотрудники отдела бухгалтерского учета, служб коммерческой и физической безопасности); 5) субъекты внутреннего контроля пятого уровня. В их функциональные обязанности входит только осуществление контроля (сотрудники отдела внутреннего аудита и члены ревизионной комиссии, сотрудники отделов входного и технического контроля и т.п.). 9.Что такое система контроля? Какие элементы вы можете выделить в ней? Система контроля является информационной, основанной на переработке больших массивов информации, что требует применения современных технических средств. Системы контроля имеют общие основы и принципы создания и функционирования, единые для всех систем независимо от сферы их применения. При соблюдении общих требований для каждого конкретного объекта система контроля должна быть уникальной. Для каждой конкретной системы контроля должны быть определены объект, предмет, субъект, общие и конкретные формы и методы контроля. Элементы контроля: Предмет и объект контроля и ревизии и т.д. Любая система контроля состоит из следующих элементов: • предмет (что контролируют); • объект (кого контролируют); • субъект (кто контролирует); • сфера деятельности; • принципы; • процесс; • метод (методика); • техника и технология; • механизм; • сбор и обработка исходных данных (информации) для проведения контроля; • результат; • субъект, принимающий решение по результатам контроля (это может быть и субъект контроля); • принятие решения по результатам контроля. 10.Перечислите основные функции системы контроля. С какими другими системами в проекте она должна взаимодействовать? В системе управления контроль выполняет следующие основные функции: - проверочную (установление целесообразности, обоснованности, законности решений; проверка их выполнения, соблюдения технических, экологических, правовых и иных норм и нормативов; выявление ошибок и нарушений); - информационную (сбор, передача, обработка информации о состоянии объекта); - диагностическую (изучение и оценка реального положения дел в организации и ее окружении; выявление основных тенденций его изменения, угроз и возможностей, скрытых резервов); - прогностическую, создающую основу предположений о будущем состоянии объекта и возможных отклонениях от заданных параметров; - коммуникационную, обеспечивающую установление и поддержание обратной связи; - ориентирующую, подсказывающую, на что нужно обращать особое внимание; - стимулирующую (по итогам контроля происходит оценка персонала, поощрение или наказание); - корректирующую (на основе полученных результатов состояние и поведение объекта (его части) изменяются таким образом, чтобы обеспечивались необходимые значения его характеристик или устойчивость функционирования при отклонении от них); - защитную (способствует сохранности ресурсов). Прежде всего, контроль должен быть всеохватывающим, т.е. держать в поле зрения основные сферы деятельности организации, внешнюю ситуацию и внутренние процессы, протекающие в ней. |