(Архивное дело). 1. обложка для постоянного хранения

• Название: 1. обложка для постоянного хранения
• Дата: 13.04.2021
• Размер: 62.04 Kb.
• Имя файла: (Архивное дело).docx
• Тип: Документы; #194176

1. ОБЛОЖКА ДЛЯ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

(наименование государственного (муниципального) архива)
__________________________Издательство "ЭКСМО"________________

_________________________________________________________________________

(наименование организации)
_________________________Торговый дом "ЭКСМО"____________________________

_________________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

ДЕЛО N _12_ ТОМ N __1___

Лицевые счета по заработной плате работников торгового дома_____________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

(заголовок дела)
Начато 01.01.2019 г._____________________________Окончено 31.12.2019 г.

(крайние даты)


На _______56_листах_

Хранить_______50лет_____

┌──────────────────┐

│Ф. N ____1_____ │

│Оп. N ___2 л/с

│Д. N ____12___

└──────────────────┘

2. Лист заверитель дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _12_

В деле подшито и пронумеровано _______________56__________________ листов

(цифрами и прописью)

с N ____________1____________ по N ___________56____________, в том числе:

литерные номера листов ________________50________________________________;

пропущенные номера листов ___________________________________________

+ листов внутренней описи ______________1________________________________

 

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2
Имеются физические повреждения(разрыв и склейка)	35
Вложена копия взамен утраченного подлинника	47

 

Наименование должности

работника Подпись Расшифровка подписи

 

Зам. гл.бухгалтера Петрова В.Г.

 


Дата 5/02/21

3. Внутренняя опись документов в деле

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

 

документов дела N ___12_

 

N  п/п	Регистрационный индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1		2019	Лицевые счета работников центрального офиса	3-21
2		2019	Лицевые счета работников отдела мерчендайзеров.	22-56

 

Итого ________________________56(пятьдесят шесть______________ документов.

(цифрами и прописью)

 

Количество листов внутренней описи __________________1__________________.

(цифрами и прописью)

 

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка подписи

 

 

Зам.гл.бухгалтера Петрова В.Г.

Дата 5/02/21

4. Книга учета поступлений дел

 

___________________Торговый Дом “Эксмо”_________________________________

(наименование организации)

_____________________________________________________________________________________________________________

(название архива организации)

 

КНИГА

учета поступления и выбытия дел, документов

 

Том N ____1________

 

Начат __12/07/19____________

 

Окончен _27/01/21___________

 

Формат А3 (297 х 420 мм)

 

N п/п	Дата поступления и выбытия документов	Наименование организации (структурного подразделения, лица, архива), от которой поступили (или выбыли) документы	Наименование, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы	Название и номер фонда	Годы поступивших или выбывших документов по описи	Вид носителя*	Поступление описанных документов			Выбытие описанных документов			Неописанных дел, документов, листов			Примечание
							Количество ед. хр.			Количество ед. хр.
							постоянного хранения	временного (свыше 10 лет)	по личному составу	постоянного хранения	временного (свыше 10 лет)	по личному составу	поступило	выбыло
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16
	05.02.2021	Торговый дом "ЭКСМО"	Опись дела №12		2019	б/н	56

 

Итого в 2021 году поступило _______56_________ ед. хр., в том числе: на бумажном носителе __56(пятьдесят шесть) ,

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

электронных __________________-____________________, аудиодокументов _______________________________________,

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

видеодокументов ______________-_____________________.

(цифрами и прописью)

показываются раздельно итоговые данные по графам 8, 9, 10, 14 книги;

выбыло ______________56_____________ ед. хр., в том числе: на бумажном носителе ____________56______________,

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

электронных ___________________-__________________, аудиодокументов ________________________________________,

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

видеодокументов _________________-___________________.

(цифрами и прописью)

показываются раздельно итоговые данные по графам 11, 12, 13, 15.

 

Наименование должности лица,

составившего итоговую годовую запись Архивариус

Подпись Расшифровка подписи Богданова Л.В.
 

Наименование должности руководителя архива

(лица, ответственного за архив) Зав.архивом

Подпись Расшифровка подписи Соловьева М.В.

Дата 05.02.2021 г.

 

6. Опись дел постоянного хранения

 

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

Издательство "ЭКСМО" Руководитель организации

Фонд N ___1____ Подпись

Расшифровка подписи

Гончаров И.И.

ОПИСЬ N ____2______ Дата 05.02.2021 г.

дел постоянного хранения

за ___2021___ год

 

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела
1		Лицевые счета по зарплате работников торгового дома	01.01.2019- 31.12.2019	56

 

В данный раздел описи внесено _56(пятьдесят шесть______________ дел,

(цифрами и прописью)

с N _____________1_____________ по N __________56__________, в том числе:

литерные номера: ______________________50________________________________

пропущенные номера: _______________________1_____________________________

 

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Архивариус Богданова Л.В
Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Зав.архивом Соловьева М.В.

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО

 

Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного учреждения

от_05.02.2021 N ____2_____ от_05.02.2021_ N ____28_____

7. Архивная выписка

Наименование организации

 Городской архив г.Екатеринбург
Справочные данные об организации Адресат

(почтовый адрес, телефон, Издательство "Эксмо"

телефон/факс)

 

АРХИВНАЯ СПРАВКА

 

___05.02.2021___ N _____26___

(дата)

На N __12______ от __05.02.2021_

 

 

Основание: О передаче на постоянное хранение от издательства "ЭКСМО" по описи № 2 лицевых счетов по заработной плате работников торгового дома "ЭКСМО" за период с 01.01.2019 г. по 31.12.2019 г. с № 1 по № 56 .

 


Должность руководителя организации

(или иного уполномоченного им лица) Подпись Расшифровка подписи

Зав.архивом  Соловьева М.В

Печать

 

Фамилия исполнителя Богданова Л.В.

Номер телефона 11111111

8. Акт приема передачи при смене руководства

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

 

Руководитель организации Руководитель организации

передающей документы принимающей документы

Гончаров И.И.  Соловьева М.В.
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка

подписи подписи

Гончаров И.И. Соловьева М.В.
Дата Печать Дата Печать

05.02.2021 05.02.2021

 

АКТ

______________ N __2_________

 

приема-передачи архивных

документов на хранение

 

_________смена руководства_______________________________________________

(основание передачи)

_________________________________________________________________________

(название передаваемого фонда)

_________________Издательство "ЭКСМО"_______________________________ сдал,

(название организации, передающей документы)

а ________________________________________________________________ принял

(название организации принимающей документы)

документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

 

N п/п	Название, номер описи	Количество экземпляров описи	Количество ед. хр.	Примечания
1	2	3	4	5
1	Опись дел постоянного хранения №2	1	56

 

Итого принято ________56(пятьдесят шесть)______________________________ед. хр.

 

Передачу произвели: Прием произвели:

 

Должность Подпись Расшифровка Должность Подпись Расшифровка

подписи подписи

Зам гл.бухгалтера Петрова В.Г. Архивариус Богданова Л.В.

Дата Дата

 05.02.2021 г. 05.02.2021 г.

Фонду присвоен N 

_______________________________________________

 

Изменения в учетные документы внесены.

 

Должность Подпись Расшифровка подписи

 Архивариус Богданова Л.В.
Дата 05.02.2021 г.

9. Номенклатура дел организации

Наименование организации

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

Подпись Расшифровка

На ___2021_______ год подписи

Дата 15.01.2021 Гончаров И.И.

 

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела
001	Устав организации	1	Постоянно 50-53
002	Приказы по основной деятельности	48	Постоянно 41

 

Наименование должности

руководителя службы ДОУ

организации Подпись Расшифровка подписи

Зам. Гл.бухгалтера  Петрова В.Г.

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

 

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного учреждения

от _15.01.2021 N ___5___ от _15.01.2021__________ N ___3_____

 

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2021____ году

в организации

 

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного	43	21	22
Временного (свыше 10 лет)	25	10	-
Временного (до 10 лет включительно)	23	12	-
ИТОГО:	91	43	22

 

Наименование должности

руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи

 Зам. Гл. бухгалтера Петрова В.Г. Петрова В.Г.

Дата 15.01.2021

 

Итоговые сведения переданы в архив.

 

Наименование должности лица

передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи

 Зам. Гл. бухгалтера Петрова В.Г. Петрова В.Г.

Дата 15.01.201

 

10. Опись дел временного хранения

Наименование организации Изадтельство Эксмо

 

Фонд N __9_______ УТВЕРЖДАЮ

 

ОПИСЬ N ___3_____ Руководитель организации

дел временных (свыше 10 лет)

сроков хранения Подпись Расшифровка

подписи

за __2019_______ год Дата 06.02.2021 Гончаров И.И.

 

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
1	01-01	Приказы руководителя по осн. Деятельности	10.01.2019 – 31.12.2019	15 лет	2012
2	01-02	Журнал регистрации договоров	10.01.2019 – 31.12.2019	10 лет	215

 

В данный раздел описи внесено ____2 ”два”_____________ дел,

(цифрами и прописью)

с N ____1_______________________ по N _________2_____________, в том числе:

литерные номера: ___-_____________________________________________________

пропущенные номера: __-___________________________________________________

 

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

 Зам. Гл. бухгалтера Петрова В.Г. Петрова В.Г.

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

 Зам. Гл. бухгалтера Петрова В.Г. Петрова В.Г.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от__06.02.2021_________ N ____3______

11. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Наименование организации Издательство “Эксмо”

 

АКТ УТВЕРЖДАЮ

______________ N ___5_______ Руководитель организации

 

о выделении к уничтожению Подпись Расшифровка

архивных документов, не подлежащих подписи

хранению Дата 06.02.2021 Гончаров И.И. Гончаров И.И.

 

На основании __отчеты_______________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием

сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N __________5____________

(название фонда)

 

N  п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Номер описи*	Номер ед.хр. по описи	Количество ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Отчеты по зарплате	2017	1	1	1	3 года
2	В ФНС	2017	2	2	1	3 года

 

Итого ___2 __”два”_________________ ед. хр. за _______2017___________ годы.

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ______2019_____________ годы утверждены ЭПК

Государственные архивы города Екатеринбург_______

(наименование архивного учреждения)

(протокол от ____06.02.2021__________ N _________2____________)

 

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

 Зав. архивом Соловьева М.В.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от _06.02.2021_________ N ____3_______ 

Документы в количестве ______2 “двух”______________________________ ед. хр.:

 

- на бумажном носителе весом _________4 __________________________ кг сданы

на уничтожение;

- на электронном носителе сданы на уничтожение _______-___________________

____________________________сжигание_________________________________________

(способ уничтожения)

 

Наименование должности работника,

сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

 Зам. Гл. бухгалтера Петрова В.Г.

Дата  06.02.2021

Наименование должности работника

архива, внесшего изменения

в учетные документы Подпись Расшифровка подписи

Архивариус Багданова Л.В.  Петрова В.Г.

Дата 06.02.2021
12. номенклатура дел структурного подразделения организации.

Наименование организации Издательство “Эксмо”

Наименование структурного

Подразделения Торговый дом “Эксмо”

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

 

На ____2021___________ год*

 

Индекс дела	Заголовок дела	Количество томов (частей)	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Общий отдел
02-01	Положение о структурном подразделении	1	Постоянно ст. 55	Переход. С 2020 г.
02-02	Инструкция по делопроизводству	1	Постоянно ст. 23	Переход с 2020 г.
02-03	Штатные расписания	1	Постоянно ст. 72	Перехад с 2020 г.

 

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения Подпись Расшифровка подписи

Старший менеджер  Лопатин И.А.

Дата 15.01.2021

 

СОГЛАСОВАНО**

Протокол ЭК структурного

подразделения

от __15.01.2021__________ N __4_____

 

13. опись дел по личному составу.
Наименование организации Издательство “Эксмо”

 

Фонд N ____9_______ УТВЕРЖДАЮ

 

ОПИСЬ N ___3_______ Руководитель организации

дел по личному составу

Подпись Расшифровка

за __2019________ год подписи

Дата 06.02.2021 Гончаров И.И.

 

N  п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
01	00-11-02	Приказы руководителя по личному составу	11-01-2020 - 30.06.2020	50 лет ЭПК	175	-
02	00-11-03	Личные дела уволенных работников	11-01-2020 - 30.06.2020	50 лет ЭПК	78	-
03	00-11-04	Личные карточки уволенных работников	11-01-2020 - 30.06.2020	50 лет ЭПК	53	-

 

В данный раздел описи внесено _____3 “три”____________________________ дел,

(цифрами и прописью)

с N _______1____________________ по N __________3____________, в том числе:

литерные номера: _________-_______________________________________________

пропущенные номера: __________-___________________________________________

 

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

 Зам. Гл. бухгалтера Петрова В.Г.

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

 Зам.гл.бухгалтера Петрова В.Г.

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО

 

Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного учреждения

от___06.02.2021___ N ___4____ от__07.02.2021_____ N ___21_______

14. Опись электронных дел
Наименование организации Издательство “Эксмо”

Руководитель организации

Фонд N __9________ Подпись Расшифровка

подписи

ОПИСЬ N __4_______ Дата 06.02.2021 Гончаров И.И.

электронных дел, документов

постоянного хранения

за _2019______ год

 

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Объем, Мб	Примечания
1	2	3	4	5	6
1	1-50	Контракты на поставку книжной продукции	11.01.2019 – 30.06.2019	17 Мб	1 диск
2	1-60	Контракты на поставку книжной продукции	01.07.2019 – 31.12.2019	21 Мб	1 диск
3	1-70	Контракты на выполнение услуг	11.01.2019 – 31.12.2019	53 Мб	1 диск

 

В данный раздел описи внесено ________3 “три”___________________________ дел,

с N _____________1________________ по N _____________3__________________.

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

объемом ___________91_____________________________ Мб.

 

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

 Зам. Гл. бухгалтера Петрова В.Г.

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

 Зам. Гл. бухгалтера Петрова В.Г.

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО

 

Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного учреждения

от_06.02.2021____ N ___2_______ от_06.02.2021______ N ___21______

 

Формат А4 (210 х 297 мм)

 

ПРИЛОЖЕНИЕ К ОПИСИ N __3_______

электронных дел, документов постоянного

хранения

за __2019________ год

 

Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного

дела:*

 

N ед.хр. по описи _______3_______________ Индекс дела ______-______________

 

Заголовок дела ____Переписка о поставке книжной продукции____________________

 

Дата документа	Рег. N документа	Наименование документа	Объем, Мб	Примечания
1	2	3	4	5
01.04.2019	Вход. № 48	Письмо “Запрос информации”	0.25	-
02.04.2019	Исход. № 35	Письмо “О направлении информации”	0.35	-

 

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

 Сециалист Генералов В.Б.

Формат А4 (210 х 297 мм)

 

______________________________

15. Акт о выдаче дел во временное пользование.
Наименование организации Издательство “Эксмо”

 

АКТ

 

___________ N _____2_________

 

о выдаче дел во временное пользование

__Издательство “АСТ”____________________

_____________________________________

(наименование организации,

ее адрес, почтовый индекс)

 

Основание ______Для сверки взаиморасчетов____________________________

_________________________________________________________________________

 

Для какой цели выдаются ед. хр. из фонда N _________10_____________________

(название фонда)

 

N п/п	Опись N	Ед. хр. N	Заголовок ед. хр.	Крайние даты	Количество листов, формат (объем, Мб)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
1	4	245	Акты выполненных работ по переплету книжной подукции	2019	212	-

 

Всего выдается ____212 _”двести двенадцать”____________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

срок возвращения ______15.02.2021__________________________________________.

  Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с

пронумерованными листами и заверительными надписями.

 

Получатель обязуется не предоставлять дела, полученные во временное

пользование, посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и

справок, не публиковать документы без разрешения организации, выдавшей

дела.

 

Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный в

акте срок.

 

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты

или повреждения полученных во временное пользование дел.

 

Наименование должности Наименование должности

руководителя организации, руководителя

выдающей дела организации-получателя

 Директор Директор

Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка

подписи подписи

  Гончаров И.И. Булатов В.В.

Дата 15.12.2020 Дата 15.12.2020

 

Печать организации Печать организации
16. Карточка постеллажного топографического указателя.
КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО

ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ*
СТЕЛЛАЖ N ___10_________ ХРАНИЛИЩЕ N ____9_________

 

Шкаф N	Полка N	Фонд N	Опись N	Ед. хр. с N__1______   по N _____71_________	Примечание
1	2	3	4	5	6
1	8	9	4	Личные карточки работников	-

 

Формат А6 (148 х 105 мм)