Анализ проблем системы. Проект. 1. описание системы 4 Внутренняя, внешняя среда системы 4

• Название: 1. описание системы 4 Внутренняя, внешняя среда системы 4
• Анкор: Анализ проблем системы
• Дата: 17.11.2022
• Размер: 1.47 Mb.
• Имя файла: Проект.docx
• Тип: Реферат; #794203

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

1. ОПИСАНИЕ СИСТЕМЫ 4

1.2. Внутренняя, внешняя среда системы 4

1.3. Анализ проблем системы 4

1.4. Диаграммы взаимосвязи системы с окружающей средой 4

1.5. Стейкхолдеры системы. Требования к системе. Анализ требований. Выводы и предложения 5

1.6. Сравнительная характеристика системы с аналогами 6

1.6.1 Тенденции изменения показателей системы 8

1.6.2. SWOT-матрица (матрица взаимодействий) 9

2. АНАЛИЗ ПОДСИСТЕМ 11

2.1. Реализация диаграмм 11

2.2. Показатели подсистем 13

3. ОПИСАНИЕ ФАКТОРОВ НЕУДОВЛЕТВОРИТЕЛЬНОГО СОСТОЯНИЯ СИСТЕМЫ 14

3.1. Факторы, влияющие на проблему 14

3.2. Причины появления проблемы 14

3.3. Построение «дерева причин» 15

3.4. Построение «дерева целей». Расчет локальных и глобальных приоритетов 16

4. СПОСОБЫ РЕШЕНИЯ ПРОБЛЕМЫ 21

4.1. Построение матрицы морфологического анализа, с оценкой вариантов 21

4.2. Реализация усовершенствованной системы 21

4.3. Прогнозирование работы системы 22

5. ОРГАНИЗАЦИОННОЕ И ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ СИСТЕМЫ 23

5.1. Организационная диаграмма управления проектом 23

5.2. Описание информационных ресурсов 24

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 27

ВВЕДЕНИЕ

Целью проекта является предотвращения оттока клиентов с последующим увеличением притока клиентов в строительной организации.

К задачам проекта относятся:

• 
  описание системы, ее взаимодействия с окружающей средой;
  
• 
  анализ подсистем, определение взаимосвязей всех уровней;
  
• 
  анализ факторов неудовлетворяющих состояние системы;
  
• 
  определения способов решения проблем системы;
  
• 
  определение организационного и информационного обеспечений системы.
  

Объектом проекта является деятельность строительной организации, а его предметом – система учета клиентов строительной организации.

1. ОПИСАНИЕ СИСТЕМЫ

1.2. Внутренняя, внешняя среда системы

В качестве внутренней среды системы выступают сотрудники и подразделения строительной организации.

В качестве внешней среды системы выступают рынок строительных материалов и услуг, рынок информационно-коммуникационных технологий, законодательная сфера и клиенты строительной организации.

1.3. Анализ проблем системы

В сложной системе строительной организации были выявлены следующие проблемы:

1. 
   Проблема низкой эффективности учета строительных ресурсов и материалов. Данная проблема способствует увеличению времени возведения строительных объектов и неудовлетворительному качеству оказываемых услуг строительной организацией.
   
2. 
   Пробелам недостаточного уровень развития информационно-коммуникационных технологий в строительной организаций.
   
3. 
   Проблема оттока клиентов строительной организации. Данная проблема ухудшает прибыль организации и рейтинг среди других аналогичных организаций.
   

1.4. Диаграммы взаимосвязи системы с окружающей средой

Диаграмма взаимосвязи проблемы «Низкая эффективность учета ресурсов строительной организации» представлена на рисунке 1. Данная диаграмма показывает взаимосвязи между «Системой учета строительных ресурсов», «Сотрудниками строительной организации» и «Поставщики строительных материалов и ресурсов».



Рисунок 1 – Диаграмма взаимосвязи для проблемы «Низкая эффективность учета ресурсов строительной организации»

Диаграмма взаимосвязи проблемы «Недостаточный уровень развития информационно-коммуникационных технологий в строительной организаций» представлена на рисунке 2. Данная диаграмма показывает взаимосвязи между «Системой развития информационно-коммуникационных устройств», «Строительной организацией» и «Поставщики технических и коммуникационных устройств».



Рисунок 2 – Диаграмма взаимосвязи для проблемы «Недостаточный уровень развития информационно-коммуникационных технологий в строительной организаций»

Диаграмма взаимосвязи проблемы «Отток клиентов в строительной организации» представлена на рисунке 3. Данная диаграмма показывает взаимосвязи между «Системой учета клиентов строительной организации», «Сотрудник строительной организации» и «Клиента».



Рисунок 3 – Диаграмма взаимосвязи для проблемы «Отток клиентов в строительной организации»

1.5. Стейкхолдеры системы. Требования к системе. Анализ требований. Выводы и предложения

Основными заинтересованными сторонами (акторами, стейкхолдерами), причастными к решаемой проблеме являются сотрудники и клиенты строительной организации.

При оценивании системы по каждой категории (сравнение с «идеалом») ставились оценки по пятибалльной шкале. На рисунке 4 представлены результаты проведенного анализа и соответствующие требования, по которым производился анализ.



Рисунок 4 – Анализ требований акторов

Обобщенная оценка в анализе требований показывает обобщенное мнение конкретной группы стейкхолдеров. Обобщенная оценка рассчитывается как (первая категория оценивания для сотрудников) 5*0.35 + 4* 0.1 + 3* 0.4 + 2* 0.05 + 1*0.1 = 3.55. Аналогичным образом высчитываются другие оценки.

В соответствие с выполненным анализом были сделаны выводы и предложения:

1) Самой низкой обобщенной оценкой при опросе сотрудников организации является оценка по фактору «Время обработки заказа на постройку», что свидетельствует о наличии существенных проблем в системе при заказе сотрудниками необходимых строительных материалов и ресурсов, а также закупке информационно-коммуникационных устроит. Для улучшения показателей данного фактора, необходимо расшить базу поставщиков строительных материалов и ресурсов и поставщиков технический и коммуникационных устройств.

2) Самой низкой обобщенной оценкой при опросе клиентов строительной организации является оценка по фактору «Время построения объектов». Для улучшения показателей данного фактора, необходимо нанять больше строителей и соответствующих рабочих.

1.6. Сравнительная характеристика системы с аналогами

Для оценки уровня исследуемой системы были выбраны две строительные организации. Был произведен анализ требований для всех выбранных организаций, который представлен на рисунке 5 (значения в ячейках представляют собой обобщенную оценку).



Рисунок 5 – Анализ требований для данной и альтернативных организаций

По всем трем критериям были построены следующие диаграммы, которые представлены на рисунках 6, 7 и 8 соответственно.



Рисунок 6 – Диаграмма соответствия качества построенных объектов с данной организацией и ее альтернативами



Рисунок 7 – Диаграмма соответствия времени построенных объектов с данной организацией и ее альтернативами



Рисунок 8 – Диаграмма соответствия качества принятия заказа на постройку объекта с данной организацией и ее альтернативами

В соответствие с проведенным анализом были сделаны выводы о наличии следующих проблем (узких мест):

1. 
   По фактору «Качество построенных объектов» исследуемая строительная организация имеет средний показатель среди сравниваемых организаций, но достаточно сильно отстает от лидера (на 0,85).
   
2. 
   По фактору «Время построения объектов» исследуемая строительная организация имеет наиболее высокий показатель среди сравниваемых организаций.
   
3. 
   По фактору «Качество принятия заказа на постройку объекта» исследуемая строительная организация имеет средний показатель среди сравниваемых организаций, но не существенно отстает от лидера (на 0,2).
   

1.6.1 Тенденции изменения показателей системы

Для анализа тенденций изменения показателей системы был использован ретроспективный анализ. Выбранные количественные показатели для ретроспективного анализа и соответствующие значения по годом представлены на рисунке 9.



Рисунок 9 – Показатели для анализа динамики изменений и соответствующие им значения

Для каждого показателя был построен график изменения его значений и был выделяется тренд.



Рисунок 10 – График и тренд среднего времени построения одного объекта



Рисунок 11 - График и тренд количества построенных объектов



Рисунок 12 – График и тренд количества клиентов организации

Тренд графика «Среднее время построения одного объекта» имеет тип убывающая наклонная прямая, в данном случае свидетельствует о позитивных тенденциях во времени построения объекта (здания).

Тренд графика «Количество построенных объектов» имеет тип возрастающая наклонная прямая, что свидетельствует о позитивных тенденциях в количестве построенных объектов.

Тренд графика «Количество клиентов» имеет тип возрастающая наклонная прямая, что свидетельствует о позитивных тенденциях в притоке клиентов.

1.6.2. SWOT-матрица (матрица взаимодействий)

SWOT-матрица необходима для отображения сильных и слабых сторон системы, ее возможностей и угроз. SWOT-матрица данной системы представлена на рисунке 13.

Сильные и слабые стороны были выявлены в ходе сравнительного анализа с аналогичными системами и анализа требований акторов. Возможные бедующие и существующие угрозы были выявлены в ходе анализа окружающей среды и ретроспективного анализа, которые определяет стратегию развития организации на основе сложившихся тенденций в прошлом (на основе выявленного тренда). Возможности системы были выявлены в ходе анализа окружающей среды.



Рисунок 13 – SWOT-матрица системы

2. АНАЛИЗ ПОДСИСТЕМ

2.1. Реализация диаграмм

Над поблемосодержащей системой строительной организации была проведена декомпозиция ее деятельности, в ходе которой была построена иерархия подсистем, представленная на рисунке 14.



Рисунок 14 – Иерархия подсистем

На рисунке 17 представлено описание подсистем второго уровня в виде таблицы. В ней описаны для каждой подсистемы предмет деятельности, средства деятельности, исполнители, регламент деятельности и конечный продукт.



Рисунок 15 – Описание подсистем второго уровня

На рисунке 18 представлено описание подсистем третьего уровня в виде таблицы. В ней описаны для каждой подсистемы предмет деятельности, средства деятельности, исполнители, регламент деятельности и конечный продукт.



Рисунок 16 – Описание подсистем третьего уровня

Для наглядности модели связи между подсистемами, полученными в результате декомпозиции одной материнской системы (подсистемы), на отдельной диаграмме были построены диаграммы взаимодействия подсистем второго и третьего уровней (рисунок 15 и 16 соответственно).



Рисунок 17 – Диаграмма взаимосвязи подсистем второго уровня



Рисунок 18 – Диаграмма взаимосвязи подсистем третьего уровня

2.2. Показатели подсистем

Для локализации проблем были проанализированы состояния каждой из подсистем.

Показатели, показывающие какие подсистемы в наибольшей степени порождают исследуемые проблемы приведены на рисунке 19. Описание состояния системы представлено в виде таблице, в которой показаны минимальное и максимальное значение показателя времени, а также среднее значение из всех значений.



Рисунок 19 – Описание состояния системы

В ходе анализа состояния системы был сделан вывод о том, что была выявлена подсистема, которая является источником проблем системы – подсистема закупки информационно-коммуникационных устройств во времени обработки заказа на поставку информационно-коммуникационных устройств. Для решения проблемы с данными временным показателем необходимо нанять больше работников в отдел закупок.

3. ОПИСАНИЕ ФАКТОРОВ НЕУДОВЛЕТВОРИТЕЛЬНОГО СОСТОЯНИЯ СИСТЕМЫ

3.1. Факторы, влияющие на проблему

Факторами, влияющими на проблему, являются:

1. 
   Строители – низкое качество построенного объекта (отток клиентов), низкая квалификация, отсутствие опыта (высокое время построения объекта).
   
2. 
   Персонал – низкий уровень клиентского сервиса (отток клиентов).
   
3. 
   Конкуренты – лучше предоставляемые услуги (проблема оттока клиентов).
   
4. 
   Управление – отсутствие стратегического планирования строительством (высокое время построения объекта).
   
5. 
   Ситуация – сложность получения статистики (высокое время построения объекта).
   

3.2. Причины появления проблемы

Причины появления проблем представлены в виде диаграммы «рыбий скелет». На рисунках 20-21 представлены диаграмма для проблем системы.



Рисунок 20 – Диаграмма «рыбий скелет» для проблемы «Отток клиентов»



Рисунок 21 – Диаграмма «рыбий скелет» для проблемы «Высокое время построения объекта»

3.3. Построение «дерева причин»

Дерево причин позволяет объединить в единую систему все полученные ранее результаты анализа. В качестве основной проблемы для дерева причин была выбрана проблема «Оттока клиентов». Для этой проблемы были сформированные две подпроблемы, а для них подпроблемы второго и третьего уровней (рисунок 22).



Рисунок 22 – Дерево причин

Оценка важности коренных причин была выявлена методом непосредственной оценки с использованием пятибалльной школы оценивания и участием пяти экспертов. Оценка важности коренных показателей показана на рисунке 23 в виде таблицы.



Рисунок 23 – Оценка важности коренных причин (метод непосредственной оценки)

3.4. Построение «дерева целей». Расчет локальных и глобальных приоритетов

Глобальной целью является повышение притока клиентов строительной организации. Структура дерева целей представлена на рисунке 24.



Рисунок 24 – Структура дерева целей

Построение матриц парных сравнений, определение локальных приоритетов. На рисунке 25 представлена матрица парных сравнений для второго уровня декомпозиции.



Рисунок 25 – Матрица парных сравнений для второго уровня декомпозиции

На рисунке 26 представлены матрицы парных сравнений для третьего уровня декомпозиции.



Рисунок 26 – Матрицы парных сравнений для третьего уровня декомпозиции

На рисунке 27 представлены матрицы парных сравнений для четвертого уровня декомпозиции.



Рисунок 27 – Матрицы парных сравнений для четвертого уровня декомпозиции

На основе каждой из построенных матриц парных сравнений были сформированы наборы локальных приоритетов, которые отражают относительную важность сравниваемых подцелей по отношению к вышестоящей цели.

Вектор локальных приоритетов получается путем перемножения элементов в каждой строке и извлечения корни n-й степени, где n – число элементов. Полученный таким образом столбец чисел нормализуется делением каждого числа на сумму всех чисел.

Вектор логических приоритетов для матриц второго (рисунок 28), третьего (рисунок 29) и четвертого (рисунок 30) уровней декомпозиций представлена на соответствующих им рисунках.



Рисунок 28 – Вектор логических приоритетов для матрицы второго уровня декомпозиции





Рисунок 29 – Векторы логических приоритетов для матриц третьего уровня декомпозиции





Рисунок 30 – Векторы логических приоритетов для матриц четвертого уровня декомпозиции

Проверка согласованности матриц. Индекс согласованности обратносимметричной матрицы парных сравнений вычисляется по формуле:



где n – размерность матрицы (число сравниваемых элементов), λ_max – наибольшее собственное значение матрицы.

Чтобы судить о согласованности матрицы, нужно сравнить вычисленный ИС с индексом, вычисленным для абсолютно не согласованной матрицы, полученной при случайном выборе суждений.



Рисунок 31 – Индексы согласованности для случайных матриц разного порядка



1) Проверка согласованности для матрицы второго уровня декомпозиции







Величина ОС является не приемлемой и несогласованной матрицы необходимо скорректировать.

2) Проверка согласованности для матриц третьего уровня декомпозиции







Величина ОС является не приемлемой и несогласованной матрицы необходимо скорректировать.







Величина ОС является не приемлемой и несогласованной матрицы необходимо скорректировать.

3) Проверка согласованности для матриц четвертого уровня декомпозиции.







Величина ОС является не приемлемой и несогласованной матрицы необходимо скорректировать.







Величина ОС не является приемлемой и несогласованной матрицы необходимо скорректировать.







Величина ОС не является приемлемой и несогласованной матрицы необходимо скорректировать.

Вычисление глобальных приоритетов. Глобальный приоритет первой цели всегда равен единицы. Следовательно глобальные приоритеты равны их локальным приоритетам.

1) Определение глобальных приоритетов целей третьего уровня:

• 
  Цель: разработать стратегические планы строительства = 0,59 * 0,67 = 0,40.
  
• 
  Цель: повысить квалификацию строителей = 0,41 * 0,67 = 0,15.
  
• 
  Цель: повысить квалификация обслуживания персонала = 0,69 * 0,33 = 0,23.
  
• 
  Цель: создание системы обработки обращений = 0,31 * 0,33 = 0,10.
  

2) Определение глобальных приоритетов целей четвертого уровня:

• 
  Цель: приобретение необходимых информационно-коммуникационных устройств = 0,71 * 0,40 = 0,28.
  
• 
  Цель: повышение эффективности взаимодействия с поставщиками = 0,29 * 0,40 = 0,12.
  
• 
  Цель: создать курсы повышения квалификации = 0,74 * 0,15 + 0,74 * 0,23 = 0,28.
  
• 
  Цель: создать лаборатории для повышения квалификации = 0,26 * 0,15 + 0,26 * 0,23 = 0,10.
  
• 
  Цель: повысить обработки клиентов = 0,67 * 0,10 = 0,067.
  
• 
  Цель: повысить эффективность взаимодействия с клиентами = 0,33 * 0,10 = 0,033.
  

На рисунке 32 представлены оформленные результаты выявления приоритетов.



Рисунок 32 – Оформление результатов выявления приоритетов

По результатам выявленных приоритетов, для устранения оттока клиентов необходимо приобрести информационно-коммуникационные устройства для дальнейшей разработки стратегических строительных планов для повышения качества строительных объектов.

4. СПОСОБЫ РЕШЕНИЯ ПРОБЛЕМЫ

4.1. Построение матрицы морфологического анализа, с оценкой вариантов

Приоритетные задачи, решения которых обеспечит устранение исходной проблемной ситуации, являются приобретение необходимых информационно-коммуникационных устройств и создание курсов повышения квалификации. На рисунке 33 представлено генерирование вариантов решения этих выбранных задач.



Рисунок 33 – Генерирование вариантов решения задач

На рисунке 34 в виде таблицы приведены оценки для различных вариантов и указаны оценки оптимальности вариантов. Оценки оптимальности вариантов были выявлены с помощью метода непосредственной оценки с использованием пятибалльной системы оценивания.



Рисунок 34 – Выбор оптимальных вариантов (метод непосредственной оценки)

4.2. Реализация усовершенствованной системы

На рисунке 35 показана усовершенствованная система «как будет», за основу была взять модель «как есть» с использованием выбранных оптимальных варрантов решения проблем.



Рисунок 35 – Модель усовершенствованной системы

4.3. Прогнозирование работы системы

На рисунке 36 представлено спрогнозированное развитие системы с принятыми решениями по ее усовершенствованию.



Рисунок 36 – Прогноз состояния системы после реализации принятых решений

Основные выявленные проблемы системы будут частично решены, время обработки каждой подсистемы уменьшилось, что уменьшить отток клиентов и уменьшит скорость приобретения необходимых информационно-коммуникационных устройств.

5. ОРГАНИЗАЦИОННОЕ И ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ СИСТЕМЫ

5.1. Организационная диаграмма управления проектом

Организационная структура строительной организации представляет собой функциональную структуру.



Рисунок 37 – Организационная структура строительной организации

В ходе анализа системы были выбраны участники проекта из служащих строительной организации для ее совершенствования. На рисунке 38 представлены участники проекта, описаны их роли и обязанности.



Рисунок 38 – Определение участников проекта по совершенствованию системы

В соответствие с проведенными исследованиями была построена организационная структура проблеморазрешающей системы, которая представлена на рисунке 39.



Рисунок 39 – Организационная структура проблеморазрешающей системы

5.2. Описание информационных ресурсов

Формирование структуры знаний. На основе анализа структурной модели проблемосодержащей системы, и модели усовершенствованной системы, был составлен список информационных ресурсов, используемых в деятельности системы. В модели системы информационные ресурсы представлены в виде регламента деятельности (РД), в виде входных данных, в виде выходных документов и сгруппированные по категориям: знания об объектах, источник получения и степени распространения этих знаний. Иерархия информационных ресурсов представлена на рисунке 40.



Рисунок 40 – Иерархия информационных ресурсов

Определение ИР, необходимых для решения задач по совершенствованию системы. Для каждой задачи, выявленной для решения проблемной ситуации «Оттока клиентов», были определены информационные ресурсы.

Для задачи «Приобретение необходимых информационно-коммуникационных устройств» необходимы следующие информационные ресурсы:

• 
  знания о необходимых информационно-коммуникационных устройствах – категорий «знания об объектах»;
  
• 
  знания о текущем состоянии рынка устройствах – категорий «знания об объектах»;
  
• 
  справочники поставщиков информационно-коммуникационных устройств – категорий «источник получения».
  

Для задачи «Создание курсов повышения квалификации» необходимы следующие информационные ресурсы:

• 
  методики обучения обслуживающего персонала – категорий «степень распространения»;
  
• 
  знания о готовых видео-курсах – категорий «знания об объектах».
  

Выявленные информационные ресурсы были добавлены в диаграмму информационных ресурсов (рисунок 41).



Рисунок 41 – Иерархия информационных ресурсов с ресурсами, необходимыми для решения основной проблемной ситуации

Описание информационных ресурсов. Для описания выявленных информационных ресурсов был создан обобщенный шаблон, который состоит из перечня следующий атрибутов:

1. 
   содержание ресурса (что он описывает);
   
2. 
   форма представления (документ, картотека, база данных и др.);
   
3. 
   пользователи информации (кто использует ресурс);
   
4. 
   важность (ценность информации).
   

По разработанному шаблону были описаны 5 наиболее важных информационных ресурсах, используемых для решения задач по совершенствованию системы (рисунок 42).



Рисунок 42 – Описание информационных ресурсов

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе анализа проблем сложной системы строительной организации, которые влияли на многие ее характеристики, такие как рейтинг среди аналогичных организаций, увеличение или уменьшение прибыли организации, были выявленные слабые места строительной организации. К таким слабым местам относятся отток клиентов и высокое время построения объекта.

Для устранения выявленных слабых мест системы была построена более улучшенная система, которая стримиться увеличить приток клиентов и уменьшить время построения объектов, а также улучшить их качество.