доклад документооборот. 1 слайд. Проблема совершенствования документооборота 2 слайд
 Скачать 16.29 Kb.
|
|
1 слайд. Проблема совершенствования документооборота 2 слайд. В любой компании необходимо придерживаться правильной организации документооборота. Это позволяет разработать оперативное управление документа, а также избежать его потери. Документооборот - это процесс движения документов в организации с момента их составления или получения до обработки и дальнейшей передачи в архив. В современное время документообороту необходимо уделять максимум внимания. Это поможет работникам организации вовремя обрабатывать документы, и в результате полученных данных руководство компании сможет оперативно принять управленческие решения. 3 сайд Объем документации, создаваемой в учреждениях как всего мира, так и нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов информации. В то же время производительность труда в производственной сфере растет гораздо быстрее производительности труда в управлении. Четкий эффект документооборота может снизиться за счет каких-либо изменений предприятия, например, внедрение структурных подразделений, рост числа сотрудников, глобальное изменение организационной структуры и т.д. 4 слайд В организации документооборота имеется ряд типичных проблем, с которыми сталкивается большинство компаний. Одной из актуальных является потеря важных документов (договоров, контрактов и т.д.) с поставщиками или покупателями. В таком случае можно сделать вывод, что на предприятии низкий уровень автоматизации и высокий уровень внутренних перемещений документов. Поэтому очень сложно, а в некоторых случаях даже невозможно отследить, в каком подразделении находится необходимый документ. Данная ситуация может крайне негативно отразиться на сроках согласования и вызвать ряд сопутствующих проблем. Кроме того, не менее важной проблемой является высокий уровень затрат времени на подписание документации у руководства. Например, в некоторых крупных компаниях директор ежедневно может тратить порядка двух часов на подписание бумаг. Это существенно сокращает время на основную работу и решение важных вопросов. В таких организациях существуют неотлаженные бизнес-процессы, и вследствие этого низкий уровень делегирования полномочий на сотрудников. 5 слайд В случаях несовершенства документооборота в компании необходимо выявить комплекс благоприятных условия для совершенствования автоматизированного документооборота с учетом специфики деятельности предприятия. Выполнив анализ общих проблем, которые встречаются во многих фирмах, выделяют основные направления решений: 1) внедрение организационных перспектив; 2) разработка операционных улучшений; 3) грамотное ведение электронного документооборота. Организационные перспективы предполагают пересмотреть распределение полномочий в компании, а также четко выделить зоны ответственности. Благодаря проведению такого рода работ на предприятии устранится дублирование рабочих функций, а также снизится уровень вовлеченности высшего руководства (например, при подписании документов), где это является необходимым. Чтобы отслеживать срок исполнения документов, зоны ответственности, организации необходимо разработать график документооборота. На данном этапе, введя инструмент в рабочий процесс, в компании повысится уровень взаимодействия структурных подразделений, а также увеличится контроль действий сотрудников. Операционные улучшения определяют уровень оптимизации бизнес-процессов, которые запущены в документообороте организации. Для того чтобы повысить уровень автоматизации, необходимо ввести единый шаблон для типичных документов (контракты, титульные листы и т.д.). Разработка регламентной документации позволит сократить трудозатраты работников, а также повысит уровень эффективности документооборота. В современное время электронный документооборот является самым оптимальным решением многих актуальных проблем, связанных с ведением документации. Данная система позволяет отслеживать время на подписание документов, а также это полностью снизит риск потери любого документа. Внедрение электронной системы реально для любого предприятия. Достаточно иметь любое устройство (компьютер, планшет, телефон) и доступ к программе. Согласование документации проходит во много раз быстрее, чем бумажный документооборот. 6 слайд На рисунке представлено сравнение организации обычного и электронного документооборота. Проанализировав схему, можно сделать вывод, что введение электронного документооборота в компании существенно усовершенствует ведение документации, а также значительно снизит риск появления типичных проблем. 7 слайд Подводя итог вышесказанному, можно сделать вывод, что документооборот, или движение, происхождение документа между его составителями и потребителями - неотъемлемая часть документационного обеспечение любой системы управления от отрасли до отдельного учреждения. Также необходимо отметить, что для предложенных путей совершенствования документооборота, необходимо учитывать размер и возможности компании, объем документации за определенный период, организационную структуру, корпоративную культуру и т.д. Поэтому ведение эффективного документооборота в современное время должен быть обязательным процессом в каждой организации, нацеленным на повышение эффективности деятельности. 8 слайд список литературы |