1. Становление делопроизводства в России
 Скачать 102.29 Kb.
|
|
1. Становление делопроизводства в России. Содержание вида деятельности, которая традиционно именуется делопроизводством, может быть представлено тремя составляющими: — документирование сведений (сообщений, данных) о фактах, событиях, явлениях частной и общественной жизни людей; — организация и технология работы с документами в учреждении, на предприятии, фирме, именуемые термином «документооборот»; — хранение документов после окончания работы с ними как особая сфера деятельности, обозначаемая термином «архивное дело». Делопроизводство в дореволюционной (до 1917 г.) России: — от появления первых документов до приказного делопроизводства включительно (X-XV вв.); — коллежское делопроизводство (XVIII в.); — министерское (исполнительное) делопроизводство (ХЗХ начала XX в.). 2. Делопроизводство в СССР (1917-1991 гг.): — от разрозненных усилий по упорядочению делопроизводства до разработки Единой государственной системы делопроизводства (1917-1973 гг.); — от традиционного делопроизводства к документационному обеспечению управления. 3.Современное российское делопроизводства 2. Классификация деловой документации - управленческая деятельность, фиксируемая главным образом организационно-распорядительными документами (ОРД) - По видам деятельности документы организации подразделяют на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, управленческие (главным образом в виде организационно-распорядительных документов), по личному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, по бухгалтерскому учету, торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др. - По наименованию существует множество видов документов: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, техно-* логические и другие карты,.приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и др. - По способу документирования информации: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, аудио- и кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага. По месту составления документы подразделяют на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию. - По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных — несколько вопросов. - По степени ограничения доступа различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП) и конфиденциальные документы (в частности, содержащие коммерческую тайну). - По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом. - По срокам исполнения документы классифицируют на срочные и несрочные: Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом, и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно». Сроки исполнения несрочных документов устанавливаются руководителем организации. - По стадиям подготовки документы подразделяют на черновики и подлинники (оригиналы). Черновик — документ, подготовленный для дальнейшего оформления. Подлинник (беловой документ) — единственный экземпляр 38 Делопроизводство документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями. С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, выписки из документа и дубликат подлинника. Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Отпуск — копия документа, остающаяся в делах предприятия. Как правило, отпуск не заверяется подписью. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником. По степени полноты информации документы подразделяют на выписки из документа и полные варианты изложения текста. По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб. - По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет. По степени обязательности документы подразделяют на информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы. - По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцы), в виде анкет и таблиц. Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа. 3. Общие нормы и правила оформления документов. 1. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, согласно ГОСТ Р 6.30-2003 должен иметь поля не менее, мм: 20 — левое; 10 — правое; 20 — верхнее; 20 — нижнее. 2. При составлении многостраничных документов вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные — четными. Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине. 3. Применяются два способа написания дат — цифровой и словесно-цифровой. Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов на ЭВМ. 4. В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами. 5. С прописной буквы пишутся: Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон (название), Федеральный закон (название), Закон Российской Федерации (название), Указ Президента Российской Федерации (название), Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях. Названия документов без предшествующего, стоящего вне названия родового слова (устав, инструкция и т. п.) пишутся с прописной буквы: Государственный бюджет Российской Федерации. Со строчной буквы пишутся: проект федерального конституционного закона (название), проект федерального закона (название), распоряжение, постановление Государственной думы Федерального Собрания, постановление Правительства Российской Федерации, распоряжение Правительства Российской Федерации. 4. Состав и схемы расположения реквизитов Состав реквизитов ОРД делится на постоянные и переменные реквизиты 5. Бланки документов и их виды Бланк документа — стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации — авторе документа. Для организации, ее структурных подразделений, должностного лица установлены следующие виды бланков: — общий бланк; — бланк письма; — бланк конкретного вида документа. Общий бланк используют для изготовления любых документов , кроме писем. 6. Требования к изготовлению, учёту и хранению гербовых бланков. Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Гербовые бланки в организациях подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале) Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. 7. Понятие и виды организационно-правовых документов. Организационно-правовые документы определяют статус предприятий, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой. Устав — правовой акт, определяющий структуру, функции и права организации, фирмы. Штатное расписание — правовой акт, устанавливающий ш татный состав и численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, правовой статус, права, обязанности, организацию работы организации, структурного подразделения (службы). Инструкция — правовой акт, устанавливающий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб и отдельных должностных лиц (в последнем случае — должностные инструкции). Должностная инструкция — нормативный документ, издаваемый организацией в целях регламентации деятельности организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечения условий его эффективной работы. 8. Понятие и виды организационно-распорядительных документов Основное назначение распорядительных документов — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Постановление (рис. 5.1) — правовой акт, принимаемый органами Ф едеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также исполнительными органами субъектов Российской Федерации и местного самоуправления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. Решение — правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности (Приложение 4). Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более коллегиальными органами или организациями, действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений. Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных вопросов, стоящих перед данным предприятием. В деятельности организаций различают приказы по основной деятельности и личному составу. П риказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности организации, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических видов деятельности. Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации в целях разрешения оперативных вопросов. 9. Информационно-справочная документация. Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках. В состав информационно-справочных документов входят акты, справки, докладные записки, служебные письма и др. 10. Служебное письмо: требующее и не требующее ответа. Служебное письмо (официальное, иногда деловое письмо) — обобщенное название различных по содержанию Делопроизводство документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — пересылкой по почте. Письма, принадлежащие к первой группе, условно можно назвать «письма-вопросы» и «письма-ответы», что позволяет по данным признакам выделить: • письмо-просьбу; • письмо-обращение; • письмо-предложение (письмо-представление); Глава 5. Организационно- распорядительная документация 157 • письмо-запрос; • письмо-требование. Ответы на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма. Письма-ответы должны всегда содержать регистрационный номер и дату того письма, которое явилось причиной для переписки. Письма, не требующие ответа, бывают следующих видов: • письмо-напоминание; • письмо-приглашение; • письмо-подтверждение; • письмо-отказ; • сопроводительное письмо; • письмо-извещение; • гарантийное письмо; • информационное письмо. 11. Общие сведения о документации по личному составу. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения, перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. К таким документам относятся трудовые договоры, приказы (распоряжения) по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки и другие документы, входящие в состав личного дела. 12. Приказы (распоряжения) по личному составу. Прием на работу (как и перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений и т. д.) Оформляется приказом (распоряжением) по личному составу. В настоящее время используются унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу [10]: • ф. № Т-1 — приказ (распоряжение) о приеме работника на работу • ф. № Т-5 — приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу • ф. № Т-6 — приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику • ф. № Т-9 — приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку • ф. № Т-11 — приказ (распоряжение) о поощрении работников • ф. № Т-8 — приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником 13. Трудовая книжка: выдача, оформление, хранение Трудовая книжка установленного образца является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж работника Оформленная трудовая книжка выдается работнику под расписку в день увольнения. Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то администрация предприятия в этот же день направляет ему почтовое уведомление о необходимости получения трудовой книжки В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию. Трудовые к н и ж к и , не полученные их владельцами после увольнения, хранятся в течение двух лет в отделе кадров (отдельно от остальных трудовых книжек), а затем сдаются на 75-летнее хранение в архив предприятия. По истечении указанного срока они. могут быть уничтожены в установленном порядке. На трудовые книжки, передаваемые в архив, составляются опись и акт, копии которых хранятся в отделе кадров. В трудовую книжку вносятся: • сведения о работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность); • сведения о работе (прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение); • сведения о награждениях и поощрениях (награждение орденами и медалями, присвоение почетных званий; поощрения за успехи в работе, а также награждения и поощрения, предусмотренные учредительными документами); • сведения об открытиях, на которые выданы дипломы , использованных изобретениях и рационализатор рационализаторских предложениях и выплаченных в связи с этим вознаграждениях. 14. Документы по снабжению и сбыту. Договор — соглашение двух или нескольких лиц (граждан или юридических лиц) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Договоры определяют права и обязанности сторон. Условия, установленные сторонами в договоре, характеризуют его содержание. Договор считается заключенным, когда между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным пунктам. Порядок заключения договоров и сроки их исполнения регулируются в общем виде законодательными актами, а также рядом специальных нормативных актов. Для унификации условий отдельных видов договоров имеются типовые договоры, которые являются нормативными актами, обязательными для сторон. На практике применяются различные формы типовых договоров, которые в значительной степени облегчают процесс составления конкретного договора и позволяют ориентироваться в сложных юридических отношениях. Несмотря на то, что нет универсальной формы договора, а договор — это индивидуальный акт и требует специальных знаний, существует базовая структура договора, содержащая следующие основные положения: 1. Преамбула (или вводная часть): • наименование договора; • дата подписания договора; • место подписания договора; • полное фирменное наименование контрагентов (сторон); • название сторон по договору (например: «подрядчик», «поставщик», «арендатор», «покупатель»); • подробное наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, подписавшего договор, а также наименование документа, удостоверяющего его полномочия на подписание документа. 2. Предмет договора. Права и обязанности сторон: • обязанности и права первой стороны по договору; • обязанности и права второй стороны по договору; • срок выполнения обязательств сторонами; 224 Д елопроизводство • место исполнения обязательств каждой из сторон; • способ исполнения обязательств каждой из сторон. - 3. Дополнительные условия договора: • срок действия договора; • ответственность сторон; • способы обеспечения обязательств; • основания досрочного расторжения договора в одностороннем порядке действий сторон при одностороннем расторжении договора; • условия о конфиденциальности информации по Договору; • порядок разрешения споров между сторонами по договору. 4. Прочие условия договора: • регулирование отношений сторон другйми (кроме договора) нормативными (законодательными) актами; • условия о согласовании связи между сторонами; * • преддоговорная работа и ее результаты после подписания договора; • реквизиты сторон; • количество экземпляров договора; • порядок исправлений по тексту договора; • подписи представителей сторон. Договоры заключаются в письменной форме путем подписания сторонами единого документа или посредством обмена письмами. 15. Протоколы разногласий к договорам. Накладная. Наряд. Протоколы разногласий к договорам поставки составляются в тех случаях, когда по предложенному поставщиком проекту договора у покупателя имеются возражения. Однако он обязан подписать договор, а по спорным условиям составить протокол разногласий. Протокол разногласий к договорам составляется в трех экземплярах. Два экземпляра направляются поставщику одновременно с подписанным договором. Поставщик, получивший подписанный покупателем проект договора с протоколом разногласий, обязан в течение 10 дней рассмотреть его, включить в договор, все принятые им предложения покупателя, а спорные вопросы передать в тот же срок на рассмотрение арбитража, сообщив об этом покупателю. Если в течение указанного срока поставщик не передаст спорные вопросы на рассмотрение арбитражного суда, то условия договора по этим пунктам считаются принятыми поставщиком. 16. Формы организации работы с документами. Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправления [3]. Различают три основных потока документации: документы, поступающие из других организаций (входящие), документы, отправляемые в другие организации (исходящие), документы, создаваемые в организации (внутренние), используемые работниками организации в управленческом процессе - Централизованная форма применяется на предприятиях с большим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в одном структурном подразделении, например канцелярии (в общем отделе). - При децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях предприятия, как правило, разобщенных территориально. - Смешанная форма (частично централизованная) работы с документами зачастую используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота. 17. Работа с конфиденциальными документами. Для нормальной работы сотрудников с конфиденциальными документами, содержащими коммерческую тайну, необходимо обеспечить следующие условия: • работа с конфиденциальными документами должна производиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении; • выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника; • передача документов с грифом «коммерческая тайна» в другую организацию (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения соответствующего руководителя. Вновь принятые на работу сотрудники подписывают «Обязательство о неразглашении служебной (коммерческой) тайны» по принятой в организации форме. Все сотрудники предупреждаются о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством. 18. Требования к регистрации документов. Регистрация служебных документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. ГСДОУ установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов: • автор документа (корреспондент); • наименование документа; • дата документа; • номер документа; • дата поступления документа в организацию (для входящих документов); • номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов); • заголовок документа и его краткое содержание; • резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата наложения резолюции); • отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения или индекс документа ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ). 19. Номенклатура дел организации. Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел служит для распределения и группировки исполненных документов в дела, закрепления индексации дел, установления сроков хранения дел, в качестве схемы построения справочной картотеки на исполненные документы и является учетным документом в архиве предприятия. Номенклатуры дел подразделяются на индивидуальные, примерные и типовые. Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретной организации (структурного подразделения). Примерные и типовые номенклатуры разрабатываются в целях унификации группировки документов такой категории организаций, чей характер деятельности и состав документов является типичным. Примерные номенклатуры дел имеют рекомендательный характер, типовые номенклатуры дел — обязательный. 20. Электронный документ: достоинства и проблемы использования. Из плюсов электронного документооборота отмечают: — оперативный доступ к документам, быстрота в исправлении бумаг, — эффективное управление движением документов, — все структуры компании могут работать в едином информационном пространстве — это позволяет ускорить согласование документов и принятия решений, — повышение исполнительской дисциплины (так как ЭДО позволяет определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени), повышение производительности сотрудников, — безопасность и сохранность документов — шифрование данных позволяет пресечь попытки несанкционированного использования информации, — исключение дубляжа документации, — формирование архива происходит автоматически, — снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство. К минусам ЭДО относят большие расходы на приобретение и внедрение ПО. Сотрудникам, к тому же, необходимо будет время, чтобы научиться и привыкнуть к системе. Впрочем, эти недостатки будут временным явлением. |