Самоучитель MS Outlook. 1. Знакомство с программой
 Скачать 22.71 Mb.
|
Часть действий, которые приходится выполнять с полученными сообщениями, можно автоматизировать. Щелкните правой кнопкой мыши на одном из сообщений и выберите в открывшемся меню команду «Создать правило…». Установите флажок фильтра «От», чтобы создаваемое правило применялось только для сообщений, пришедших с указанного адреса. Таким же образом можно установить фильтрацию сообщений по теме и получателю.  В нижней части окна диалога нужно отметить действия, которые необходимо выполнять при получении сообщения, удовлетворяющего условиям фильтра. Установите флажок «Переместить элемент в папку» и выберите в списке нужную папку. Нажмите кнопку «ОК». Теперь при получении сообщений с указанного адреса они будут автоматически помещаться в папку «Личные». Нажав на кнопку «Дополнительно», можно вызвать мастер правил, который позволяет создавать более гибкие и сложные правила для автоматизации операций по обработке электронной почты. Для завершения создания правил нажмите «OK». Программа сообщает об успешном создании правила. Закройте окно, нажав кнопку «ОК».   4. Контакты и электронные визитные карточки 4.1. Создание новых контактов Компонент Outlook «Контакты» используется для хранения сведений о людях и организациях, с которыми пользователь поддерживает контакт. Переключитесь в режим «Контакты», используя соответствующую кнопку в области переходов.  В папке «Контакты» можно хранить адреса электронной почты, почтовые адреса, номера телефонов, фотографии и любые другие сведения, относящиеся к определенному человеку или организации. Чтобы создать новый контакт, нажмите кнопку «Создать» в панели инструментов.  В открывшейся форме надо заполнить все поля, содержащие известные сведения о новом контакте. Имя человека можно ввести как непосредственно в поле ввода, так и в окне диалога.  Для того чтобы открыть окно диалога, нажмите кнопку «Полное имя…». Некоторые поля могут быть уже заполнены информацией, имеющейся в ранее введенном тексте, другие можно заполнить сейчас или оставить пустыми.  Для подтверждения ввода нажмите кнопку «ОК». При необходимости в форму заносятся сведения об организации, к которой относится данное лицо, и его должности. Если контакт создан для организации в целом, поле «Полное имя» следует оставить пустым. В поле «Хранить как»  надо выбрать или ввести с клавиатуры название контакта.  Это отображаемое имя контакта, которое будет в дальнейшем использоваться в списке контактов, в сообщениях электронной почты и других элементах Outlook. Можно добавить в сведения о контакте фотографию или логотип фирмы.  Для каждого контакта можно задать несколько адресов электронной почты. Адрес набирается в соответствующем поле или выбирается из адресной книги. Для выбора адреса из книги используется кнопка слева от поля ввода.  Для задания второго адреса нажмите на кнопку с треугольником, расположенную справа от кнопки «Эл. почта», и выберите в открывшемся списке вторую строку.  Теперь можно снова набрать адрес в поле ввода.  В базе данных о контакте будут сохранены оба адреса электронной почты. Похожим образом вводятся сведения обо всех известных телефонах. В форме представлены четыре поля ввода телефонного номера, каждое из которых можно использовать для записи какого-либо телефона – рабочего, домашнего, основного и так далее,  выбрав предварительно нужный вариант из списка.  Номер телефона можно набрать непосредственно в поле ввода. Для формирования номера в окне диалога нажмите кнопку слева от поля ввода. Заполнив необходимые поля, нажмите кнопку «ОК». Нажмите кнопку «Рабочий…» в блоке «Адреса».  В окне диалога «Проверка адреса» вводится почтовый адрес. Для подтверждения ввода нажмите «ОК».  Можно указать для контакта несколько адресов,  один из них помечается как официальный почтовый адрес.  В разделе «Заметки» можно добавить какие-либо комментарии, например, пояснить, в каком качестве выступает данный контакт по отношению к пользователю. По умолчанию в окне редактирования отображается общая информация о контакте. С помощью кнопок «ленты», сгруппированных в разделе «Показать», можно просматривать и редактировать дополнительную информацию. Нажмите кнопку «Действия», чтобы перейти к просмотру элементов Outlook, связанных с данным контактом. Это могут быть сообщения электронной почты,  порученные задачи, назначенные встречи и так далее. Нажмите кнопку «Подробности»  .В данном представлении можно дополнить информацию о контакте сведениями о его служебном и семейном положении, дне рождения или другой памятной дате. Для возврата в исходный режим нажмите кнопку «Общие»  .Можно добавлять к данным о контакте любые файлы – например, отсканированный документ или документ, созданный в другой программе. Для этого перейдите на страницу «ленты» «Вставка» и нажмите кнопку «Вложить файл».  Выделите нужный файл и нажмите кнопку «Вставить». Вложенные файлы отображаются в поле «Заметки».  Допускается также вложение других элементов Outlook.  В Microsoft Office Outlook 2007 появилась новая функция - сведения о контакте отображаются также в виде электронной визитной карточки.  Все производимые в окне редактирования контакта изменения автоматически передаются в соответствующую визитную карточку, и наоборот. Электронные визитные карточки могут включаться в сообщения электронной почты. В визитной карточке отображается только часть полей, содержащихся в записи о контакте. Список включаемых в карточку полей можно менять. Для перехода в режим редактирования визитной карточки можно воспользоваться кнопкой «ленты» «Визитная карточка»  или выполнить двойной щелчок на карточке в окне редактирования контакта.  Для сохранения информации о контакте и выхода из окна редактирования перейдите на страницу «ленты» «Контакт» и нажмите кнопку «Сохранить и закрыть» в разделе «ленты» «Действия». 4.2. Редактирование и использование сведений о контактах Как и все папки Outlook, папка «Контакты» имеет несколько стандартных представлений. По умолчанию используется представление контактов в виде электронных визитных карточек.  Выберите в списке представление «По организациям».  В данном представлении контакты отображаются в виде таблицы, записи которой отсортированы и сгруппированы по организациям, указанным в сведениях о контактах. Контакты, имеющие присоединенные файлы, помечаются значком «Скрепка» в начале строки. Выделите в списке какой-либо контакт и войдите в меню «Действия». Информацию о выбранном контакте можно использовать для выполнения определенных действий. Например, чтобы создать сообщение электронной почты, адресованное этому контакту, раскройте раздел «Создать» и выберите команду «Создать сообщение контакту».  В реквизитах нового сообщения будут указаны отображаемое имя контакта и его электронный почтовый адрес.  М  ожно также выбрать нужное действие из контекстного меню, вызываемого щелчком правой кнопки мыши на нужном контакте.Большая часть действий, связанных с контактом, доступна также в окне его редактирования, на странице «ленты» «Контакт». Для входа в окно редактирования выполните двойной щелчок на имени контакта в списке. Для создания контакта на базе выбранного откройте список вариантов команды «Сохранить и создать» и выберите в нем команду «Создать контакт в той же организации».  При создании нового контакта поля, относящиеся к организации, автоматически заполняются данными, взятыми из исходного контакта. Если какое-то действие, связанное с контактом, необходимо выполнить в будущем, можно пометить его визуально отметкой «К исполнению». Для этого нажмите кнопку «К исполнению» в разделе «ленты» «Параметры», где в списке нужно выбрать требуемое действие или срок исполнения. Если в списке стандартных вариантов нет подходящего, выберите вариант «Другой…».  В открывшемся окне можно назначить точную дату исполнения. Нажмите кнопку «ОК».  Закройте окно контакта, нажав кнопку «Сохранить и закрыть». Папку «Контакты» можно использовать в качестве источника адресов для электронной почты. Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке «Контакты» в области просмотра данных  и в открывшемся меню выберите команду «Свойства».  В окне редактирования свойств папки «Контакты» переключитесь на страницу «Адресная книга Outlook». З  десь задаются параметры использования папки «Контакты» как источника адресов при работе с электронной почтой. При включенной опции «Показать эту папку как адресную книгу» автоматически создается адресная книга Outlook, включающая те элементы папки «Контакты», для которых указан хотя бы один адрес электронной почты или факс.Имя этой книги задается в поле «Имя адресной книги». Это имя будет отражаться в списках выбора источника адресов электронной почты. Закройте окно диалога, нажав кнопку «ОК», и нажмите кнопку «Адресная книга» в панели инструментов.  В списке «Адресная книга» можно выбрать в качестве источника адресов «Адреса из папки Контакты»  или «Адресную книгу Outlook». 5. Календарь и планирование 5.1. Планирование новой встречи Календарь Microsoft Office Outlook 2007 является средством создания расписаний, полностью интегрированным с электронной почтой, контактами и календарями других пользователей. Календарь позволяет просматривать сведения о запланированных мероприятиях по дням, неделям и месяцам, организовывать встречи и собрания. Для перехода в режим работы с календарем нажмите кнопку «Календарь» в области переходов.  Встреча — это мероприятие, для которого надо зарезервировать время в календаре, но не требуется рассылать приглашения или привлекать какие-либо ресурсы. Чтобы запланировать новую встречу, выберите в календаре нужную дату  и нажмите в панели инструментов треугольную кнопку рядом с кнопкой «Создать». С помощью открывшегося меню можно выполнить команду создания элемента Outlook любого типа (почтового сообщения, контакта, задачи), не переключаясь в соответствующий компонент программы. Выберите в списке элемент «Встреча».  В поле «Тема» вводится описание планируемой встречи, в поле «Место» - указание на место проведения этой встречи.  В группах полей «Начало» и «Конец» задаются время и дата начала и окончания встречи.  По умолчанию для новой встречи отводится 30 минут, а дата встречи совпадает с датой, выбранной в календаре. Можно отвести на проведение встречи целый день, установив флажок «Целый день».  Для планирования времени встречи можно воспользоваться другим представлением временного интервала. Щелкните на кнопке «Планирование» в разделе «ленты» «Показать». В данном представлении можно визуально изменять границы прямоугольника, обозначающего отведенное для встречи время.  После завершения планирования нажмите кнопку «Встреча». Можно определить, как будет отображаться для других пользователей встреча, отмеченная в календаре. Для этого надо установить соответствующую метку, выбрав её из списка в разделе «ленты» «Параметры»: пользователь во время встречи полностью занят, свободен, занят частично или отсутствует на рабочем месте.  По умолчанию время встречи отмечается как занятое. Чтобы запланировать повторение созданной встречи через определенные промежутки времени, нажмите кнопку «ленты» «Повторение».  В открывшемся окне диалога можно изменить время, отведенное для встречи, настроить параметры повторения встречи и задать период времени, в течение которого встреча будет повторяться, или общее количество повторений.  После выполнения требуемых настроек нажмите кнопку «ОК». Если какое-либо время, занятое повторяющейся встречей, пересекается с другой встречей, Outlook выдаст соответствующее предупреждение. Встречу можно превратить в другой элемент Outlook – собрание, определив список лиц, которые будут участвовать во встрече и должны быть о ней предупреждены. Нажмите кнопку «Пригласить участников» в разделе «ленты» «Действия».  Вид окна редактирования будет соответствовать работе с собраниями Outlook.  В поле «Кому…» нужно ввести список адресов для рассылки приглашений или выбрать их из адресной книги. Нажмите кнопку «Кому…» для выбора адресов в окне диалога. Для добавления адреса выделите его в списке  и нажмите кнопку «Обязательный», если присутствие адресата на собрании необходимо. Чтобы добавить адресата, который также получит приглашение, но отсутствие которого не будет критичным для проведения собрания, выделите его в списке и нажмите кнопку «Необязательный». Нажмите кнопку «ОК», чтобы завершить выбор адресов. Можно отменить приглашение участников на встречу. Нажмите кнопку «Отменить приглашение» в разделе «ленты» «Действия».  Для сохранения встречи нажмите кнопку «Сохранить и закрыть».  Встреча отображается в области просмотра данных календаря в соответствии с заданным режимом. Так, в режиме просмотра мероприятий одного дня описание встречи помещается в прямоугольную рамку, вертикальный размер которой соответствует выделенному временному интервалу. При изменении положения границ прямоугольника будет соответственно изменяться время встречи.  Переключитесь в режим просмотра «Неделя». З  десь отображаются все мероприятия, назначенные на текущую неделю, поэтому размер каждого элемента меньше, текст описания отображается не полностью. В остальном работа с отдельным элементом мало отличается от работы в режиме «День». В режиме просмотра «Месяц» вид отдельного элемента зависит от размера окна Outlook и режима отображения подробностей.  Например, при установке среднего уровня подробностей запланированные на день мероприятия отображаются в виде отрезков без описания.  |