Самоучитель MS Outlook. 1. Знакомство с программой
 Скачать 22.71 Mb.
|
|
5.2. Собрания и события Собрание в Outlook — это встреча с приглашением лиц или привлечением определенных ресурсов. Собрание может быть обычным или сетевым. Приглашения на собрания рассылаются по электронной почте, а ответы на приглашения поступают в папку «Входящие». Можно изменять параметры собрания: расширить круг приглашенных, перенести на другое время. Для назначения собрания откройте меню «Действия» и выберите команду «Назначить собрание…».  В окне диалога «Планировщик собрания» можно определить список участников собрания и выбрать подходящее время для его проведения. Нажмите кнопку «Другие», чтобы выбрать участников из адресных книг Outlook,  и выберите команду «Добавить из адресной книги…».  Для добавления адреса выделите его в списке и нажмите кнопку «Обязательный», если присутствие адресата на собрании необходимо. Также можно добавить участника как необязательного, если его отсутствие не критично, но желательно, воспользовавшись кнопкой «Необязательный».  Для завершения выбора нажмите кнопку «ОК». В блоке выбора времени собрания отмечаются интервалы, в течение которых отдельные участники собрания будут полностью или частично заняты.  Цветовая маркировка интервала соответствует цвету метки, установленной для запланированного мероприятия - «Занят», «Под вопросом», «Отсутствует», и так далее.  Для собрания выбирается время, когда все приглашенные свободны. Для поиска подходящего времени можно воспользоваться кнопкой «Автовыбор».  В противном случае придется вручную задать значения в полях «Начало собрания» и «Конец собрания».  По завершению планирования нажмите кнопку «Организовать». Тема и место собрания, параметры повторения и другие сведения о собрании заполняются так же, как это делается при назначении встречи.  Для сохранения данных и рассылки приглашений нажмите кнопку «Отправить». Закройте «Планировщик собрания», нажав кнопку «Закрыть».  Мероприятие с продолжительностью более 24 часов в Outlook обозначается как событие. Примерами событий являются выставка-ярмарка, Олимпийские игры, отпуск, семинар. Обычно событие происходит однократно и может иметь продолжительность от одного до нескольких дней, но ежегодные события, такие как дни рождения и годовщины, происходят регулярно. Для других пользователей время встречи, запланированной на целый день, помечается как занятое, а время обычного или ежегодного события — как свободное. Для того чтобы запланировать событие, раскройте меню «Действия»  и выберите команду «Создать событие на целый день». Параметры события задаются аналогично параметрам встречи или собрания. 5.3. Использование списков рассылки Для отправки сообщений при планировании собраний удобно пользоваться списками рассылки. Используя списки рассылки, можно отправлять почтовые сообщения группе адресатов, не перечисляя каждого члена группы. Для создания списка рассылки переключитесь в папку «Контакты»,  раскройте меню «Действия» и выберите команду «Создать список рассылки».  В открывшемся окне диалога нужно задать имя нового списка рассылки.  Адреса в список можно добавлять по одному в окне диалога «Добавление новой записи», вызываемом нажатием кнопки «Добавить», или выбирать из имеющихся адресных книг Outlook.  Нажмите кнопку «Выбрать участников» из раздела «ленты» «Участники».  В списке адресных книг нужно выбрать соответствующую книгу.  Для добавления выделенного адреса в список рассылки нажмите кнопку «Участники».  После добавления нужных адресов нажмите кнопку «OK». Для завершения создания нового списка рассылки нажмите кнопку «Сохранить и закрыть».  Переключитесь в режим работы с календарем.  Раскройте меню «Действия» и выберите команду «Создать приглашение на собрание».  Заполнив поля «Тема» и «Место» и установив время для нового собрания, нажмите кнопку «Кому…».  В списке выбора адресов ранее созданный список рассылки отмечен специальным значком.  Добавьте его в список участников собрания. Нажмите кнопку «ОК». Список рассылки появится в поле задания адресов.  Щелкнув на значке «плюс», можно подставить вместо имени списка рассылки адреса всех его членов, однако обратное преобразование будет невозможно.  6. Отслеживание и напоминания. Задачи и заметки. 6.1. Отслеживание приглашений на собрание При создании нового собрания в Outlook всем его участникам рассылаются приглашения, на которые можно ответить определенным образом. Щелкните на полученном приглашении в папке «Входящие» для его просмотра.  В области чтения сообщений надо нажать на кнопку «Принять», чтобы согласиться с приглашением,  «Отклонить» - для отказа от приглашения,  «Под вопросом» - если надо отложить решение. Нажмите кнопку «Предложить новое время», если назначенное время неудобно, и желательно перенести собрание. Выберите новое время  и нажмите кнопку «Предложить время». Outlook автоматически сформирует соответствующее сообщение. В поле ввода текста можно добавить комментарии к сделанному предложению.  Для отправки сообщения нажмите кнопку «Отправить». Если в настройках Outlook указано немедленное отправление писем, то ответ на приглашение будет сразу отправлен, а его копия сохранится в папке «Отправленные». Перейдите в эту папку.  После предложения нового времени приглашение будет принято под вопросом.  Из папки «Входящие» приглашение, на которое получен ответ, удаляется. Если приглашение было принято или принято под вопросом, запланированное собрание появится в календаре. Перейдите в раздел «Календарь».  Можно изменить ответ на приглашение, открыв собрание в календаре. Щелкните на собрании дважды левой кнопкой мыши.  Раскройте раздел «Ответить» и выберите нужную команду.  Сообщение с новым решением можно отредактировать перед отправкой или отправить в том виде, в каком оно будет сформировано программой.  Выберите вариант «Отправить ответ сейчас».  Нажмите кнопку «ОК». Если приглашение было отклонено, то изменить решение можно, открыв его в папке «Удаленные» или попросив организатора отправить приглашение повторно. Организатору сообщения будет доставлено приглашение, не требующее ответа. В календаре организатора собрание отмечается сразу.  Открыв в календаре это собрание, организатор может в режиме «Отслеживание» просматривать полученные ответы и при необходимости вносить изменения, например, перенести время собрания или изменить список приглашенных. Нажмите кнопку «Отслеживание» в разделе «Показать». Для того чтобы изменить список приглашенных на собрание, откройте раздел «Участники» и воспользуйтесь командой «Добавить или удалить участников». В этом окне можно изменить список участников.  Для того чтобы изменить время проведения собрания, перейдите в режим «Планирование».  После внесения всех необходимых изменений нужно известить о них участников собрания. Для этого вернитесь в представление «Встреча»  и нажмите на кнопку «Отправить обновление».  Для отслеживания назначенных на текущую дату мероприятий удобно пользоваться окном Outlook «Список дел». Войдите в меню «Вид»,  раскройте раздел «Список дел»  и выберите команду «Обычное».  В список дел включаются различные элементы Outlook – встречи, задачи, электронные сообщения, помеченные отметкой «К исполнению», и так далее. Список дел дает пользователю общее представление о его планах на день. 6.2. Задачи и заметки Задачей в Microsoft Office Outlook называется поручение личного или служебного характера, выполнение которого можно проследить. Задача может быть разовой или повторяющейся. Повторение задачи происходит с равными интервалами или в зависимости от даты ее выполнения. Задачей является, например, отправка отчета в последний день каждого квартала или ежемесячная покупка канцелярских принадлежностей. Чтобы создать новую задачу, переключитесь в режим «Задачи»  и нажмите на кнопку «Создать». В поле «Тема» вводится название задачи.  В полях «Дата начала» и «Срок» можно задать время начала выполнения задачи и срок, к которому задача должна быть завершена.  В поле «Состояние» отражается состояние задачи – выполняется, завершилась и так далее,  а также оценка стадии выполнения задачи в процентах. В разделе «ленты» «Показать» переключитесь в режим «Подробно».  В данном представлении отображается и редактируется планируемая дата завершения задачи, объем работ и реально затраченное время, а также расстояние, расходы и вовлеченные организации.  Для сохранения параметров задачи нажмите кнопку «Сохранить и закрыть».  Помимо личных задач могут создаваться задачи, поручаемые другим пользователям. Пользователь, получивший поручение, становится временным владельцем задачи. Он может принять, отклонить или перепоручить задачу кому-либо другому. Если задача принята, пользователь, принявший ее, становится постоянным владельцем. Он может снова перепоручить задачу. Изменять задачу может только владелец. Чтобы поручить задачу кому-либо, щелкните на ней правой кнопкой мыши  и выберите в контекстном меню команду «Назначить задачу».  В поле «Кому…» задается адрес получателя.  Нажав кнопку «Отправить», можно отправить задачу получателю. Чтобы отменить переназначение задачи, нажмите кнопку «Отменить назначение» в разделе «ленты» «Управление задачей».  В процессе работы над задачей можно автоматически формировать и отправлять отчет о её состоянии.  Если выполнение задачи закончено, нажмите кнопку «Пометить как завершенную».  Задачи, помеченные как завершенные, можно просмотреть, переключившись в представление «Завершенные задачи».  Выберите это представление в области переходов Outlook.  Нажмите кнопку «Заметки», расположенную в нижней части области переходов.  Заметки Outlook заменяют пользователю бумажный блокнот с отрывными листками. Заметки можно использовать для записи вопросов, ценных мыслей, напоминаний и прочих коротких текстов. Открытые заметки остаются на экране даже при переключении в другой компонент Outlook. Для создания заметки нажмите кнопку «Создать». В открывшемся окне вводится текст заметки. При внесении изменений в заметку они сохраняются автоматически. Кнопка в левом верхнем углу  заметки служит для получения доступа к дополнительным настройкам и действиям. Для того чтобы закрыть и сохранить заметку, щелкните на крестике в правом верхнем углу.  По умолчанию, созданные заметки отображаются в области просмотра данных в виде значков.  6.3. Напоминания и уведомления В Outlook можно задать напоминание для любой задачи, сообщения электронной почты, контакта и встречи. К примеру, если в календаре запланирована встреча или собрание с включенным режимом напоминания, программа в установленное время откроет на экране окно оповещения, в котором будет отражена информация о времени, месте и содержании встречи. Щелкнув на кнопке «Прекратить», можно отменить напоминание для данной встречи,  щелкнув на кнопке «Отложить» – закрыть окно, но инициировать повторное напоминание через заданный промежуток времени.  Нажав на кнопку «Открыть», можно перейти в окно редактирования параметров события. Для того чтобы прекратить действие всех напоминаний и закрыть окно оповещения, нажмите кнопку «Прекратить все». Подтвердите отмену напоминания, нажав кнопку «Да».  Если оповещение не было отменено, оно может появляться даже после того, как время запланированного события истечет.  Режим напоминания можно выбрать во время создания или редактирования встречи. Нажмите кнопку «Создать» для создания новой встречи.  В окне редактирования параметров встречи откройте список «Напоминание» в разделе «ленты» «Параметры»,  где нужно выбрать, за какое время до встречи должно появляться напоминание. Чтобы отключить напоминание, выберите вариант «Нет».  Закройте окно, нажав крестик в его правом верхнем углу. Откажитесь от сохранения изменений, нажав кнопку «Нет».  Чтобы изменить установки оповещения по умолчанию, войдите в меню «Сервис»  и  выберите команду «Параметры…».В разделе «Календарь» на странице «Настройки» задаются нужные параметры режима напоминания.  Для того чтобы установить режим напоминания о сроках выполнения задач, нажмите на кнопку «Параметры задачи…» и в открывшемся окне включите опцию «Установить напоминания о сроках».  Нажмите кнопку «ОК» для сохранения сделанных изменений. В  ыберите время напоминания, для этого раскройте выпадающий список и выберите нужное время.Если пользователь перепоручает созданную им задачу другому пользователю, оповещение о сроках выполнения этой задачи отключается. Обязательным условием для получения напоминания является своевременный запуск программы Microsoft Office Outlook. Помимо напоминаний, Outlook может выдавать уведомления о поступлении новых сообщений электронной почты. Режим получения уведомлений также устанавливается в окне настройки параметров Outlook. Нажмите кнопку «Параметры почты…», и далее кнопку «Дополнительные параметры».  В открывшемся окне надо установить или отключить флажок «Отображать оповещение на рабочем столе для новых писем (по умолчанию только для папки "Входящие")».  Продолжительность отображения окна оповещения и его вид можно настроить, нажав на кнопку «Параметры оповещений на рабочем столе…». |