Проект по ТО. проект по то индивидуальная часть. 2. Диагностика организационных проблем и обоснование инновационных предложений
 Скачать 63.87 Kb.
|
|
2. Диагностика организационных проблем и обоснование инновационных предложений 2.1. Диагностика проблем В процессе развития организации всегда возникают организационные проблем, которые требуют немедленного управленческого решения. Организационная проблема – это противоречие, которое необходимо разрешить, некий аспект жизнедеятельности организации, вопрос, связанный с ее внутренней или внешней средой, вызывающий неудовлетворенность ситуацией и требующий своего решения.1 Организационные проблемы бывают связаны с различными сторонами жизнедеятельности организации: ее положением на рынке, бизнес-процессами, финансовыми показателями, кадровой ситуацией и пр. В ходе беседы с представителями ООО «Окна ТИСН» были названы такие проблемы, как неспособность организации эффективно использовать трудовые ресурсы, проблема производственной логистики Выявленные проблемы нуждаются в принятии быстрых решений, так как могут привести к последствиям, которые будут снижать эффективность деятельности ООО «Окна ТИСН». 2.2. Аналитика проблем Аналитика – это работа с данными, в результате которой получается информация, позволяющая быстро принимать управленческие решения. Эта информация, собранная вовремя и структурированная в удобном виде, позволяет делать анализ, заключения и выводы. Аналитическая информация должна быть актуальной, а это значит, что работу с информацией нужно вести регулярно. В зависимости от размеров компании и специфики рынка объем аналитической информации может быть различен. Существуют различные методы обработки данных. Наиболее востребованные и часто используемые методы ситуационного анализа – SWOT-анализ и АВС-анализ. Целью проведения SWOT-анализа является выявление маркетинговых проблем и возможностей, которые ожидают организацию в ее будущей деятельности. На основании полученных прогнозных оценок устанавливаются стратегические цели организации и разрабатывается стратегия маркетинга. Результаты SWOT-анализ организации ООО «Окна ТИСН» приведены в таблице:
После проведя диагностики и аналитик проблем, можно выделить в ООО «Окна ТИСН» проблему управления товарными запасами: либо организация держит на складе большой ассортимент продукции и несет убытки из-за того, что она не может всю ее реализовать; либо организация держит на складе маленький ассортимент продукции, но не может во время предоставить клиенту необходимый ему продукт, что опять же ведет организацию к убыткам. 2.3. Инновационные предложения Выделенная проблема ведет к уменьшению прибыльности предприятия, увеличению затрат, уменьшению оборотных средств и, как следствие, это отражается а заработной плате сотрудников. Все это объясняет необходимость решения данной проблемы. Целью любой организации является рост и развитие организации в целом и ее сотрудников в частности, что обуславливает значимость принимаемых решений по устранению проблем. В качестве инновационного предложения по устранению выделеной проблемы я хочу предложить систему «Кайдзен», которая учит, что нет ничего постоянного, все течет и изменяется, а постоянные пусть и крохотные шажочки в сторону улучшения лучше, чем рубить с плеча, и уж конечно, лучше, чем вовсем ничего не делать. Основные идеи системы заключаются в том, что производство должно ориентироваться в первую очередь на потребителя. Увеличение прибыли происходит за счет удовлетворения потребностей и требований клиента. При этом в системе «Кайдзен» важно признавать, что у предприятия существуют определенные проблемы и перестраивать систему сознания работников так, чтобы они не боялись штрафа за ошибки, а стремились работать так, чтобы их не допускать. Основная цель системы «Кайдзен» – непрерывное улучшение, непрерывный процесс совершенствования. Достигают этого при помощи реализации таких целей: повышение производительности; улучшение качества продукта; улучшение логистики; сокращение пустых трат; сокращение запасов; повышение готовности производственных средств; мотивация участников; сплочение команды; повышение ответственности сотрудников; корпоративный стиль управления; сглаживание иерархии; непрерывное повышение квалификации сотрудников на всех уровнях. 2.4. Проектное предложение Выбор данной инновационной идеи объяснятся тем, что система «Кайдзен» является новой в нашей стране и тем, что она находит применение не только в России, но и в других странах. Также я выбрала такую идею для решения проблемы, потому что имеется положительный опыт ее применения как в оконном бизнесе (ООО «Фабрика Окон»), так и в другой отрасли (компания Toyota). Идея проекта: нахождение способа оптимизировать количество товарных запасов и проверить действие методики «Кайдзен» на российской организации. На заводе ООО «Окна ТИСН», как и в большинстве российских компаний, действуют по самому обычному принципу: закупают материалы на склад на основе анализа предыдущих заказов, хранят их в течение нескольких недель, а на исходе все равно получают либо дефицит, либо переизбыток закупленных материалов. Заказы изготавливаются дольше, фурнитура пылится, рабочие путаются в бесконечном количестве артикулов. Опираясь на методику «Кайдзен» хочу предложить логистический проект Just-in-time («Точно в срок»). Придерживаясь которого сразу после заключения договора с крупным поставщиком – саратовским филиалом ТБМ вся информация о том, какие комплектующие и фурнитура необходимы для выполнения заказа, будет попадать в общую базу ООО «Окна ТИСН» и саратовского филиала ТБМ. И будет запущен режим Just-in-time, рассчитывающий оптимальные сроки для каждого производственного этапа: доставка фурнитуры, заказ редких деталей из Европы, время, затраченное непосредственно на производство. И десятки сотрудников будут получать эту информацию одновременно. На заводе ООО «Окна ТИСН» заказ будет вноситься в производственное задание, а компания ТБМ заранее будет получать точную дату доставки необходимых материалов на производство. И к назначенной дате в ТБМ будут собираться со складов все необходимые материалы, складываться в определенном порядке, комплектоваться в удобную упаковку и утром точно в срок доставляться в ООО «Окна ТИСН». Сотрудникам производства вместо того, чтобы тратить сутки на поиски необходимых материалов на складе или даже передавать информацию о недостатке каких-то комплектующих, теперь нужно будет просто прийти на рабочее место и начать работу. Как следствие, на производстве ООО «Окна ТИСН» отпадет необходимость в складе. А рабочие, занятые ранее на складах и погрузках – получат новую и более интересную работу. 3. Проектная разработка 3.1. Проблематизация Проблематизация – это метод, мотив, процесс и обязательный этап выявления затруднений в деятельности (реальных проблем), уточнения границ белых пятен области знаний, фиксации парадоксов и выявления противоречий. Проблематизация применяется для выбора целей и постановки задач в процессе исследований, в частности, при аналитической работе по открытым источникам информации. В качестве проблематизации была проведена работа по выявлению симптомов рассматриваемой проблемы. В ходе изучения были выявилены следующие симптомы: использование большой площади для хранения товарных запасов, что задерживает определенное количество денежных средств и не дает использовать их в других сферах деятельности предприятия; «заморозка» финансовых ресурсов в товарах с низкой оборачиваемостью, то есть денежные средства не находятся в обороте и не приносят прибыли предприятию; ухудшение свойств и товарного вида материалов из-за долгого срока хранения; дополнительный контроль за выдачей материалов на производство во избежании перерасхода. 3.2. Определение заказа на проектирование Стейкхолдарами проекта могут быть первичные или вторичные группы либо индивидуумы, на которые влияет компания и от которых она зависит. В нашем случае в ближний круг стейкхолдеров попадут только первичные, то есть собственники, сотрудники и бизнес партнеры по производственной цепочке. Стейкхолдеры формируют взаимозависимую систему, своеобразную «паутину», которая иногда поддерживает бизнес в трудную минуту, а иногда, напротив, лишает компанию возможности действовать. 3.3. Цели и задачи Целью проекта является оптимизация процесса закупки, хранения и переработки товарных запасов. Задачами проекта являются: уменьшение стоимости товарных запасов; уменьшение сроков хранения на складе товарных запасов; освобождение площади занимаемой товарными запасами для других нужд производства; освобождение работников склада от лишней работы по ежедневному набору материала для производства. 3.4. Стратегии, методы и ресурсы Следует понимать, что система «Кайдзен» направлена на мышление, ориентированное на процесс, а не на результат. Система в первую очередь работает с мышлением. В процесс должны быть вовлечены все: от менеджеров старшего звена до рядовых сотрудников и разнорабочих. Стратегия «Кайдзен» направлена на долгосрочную перспективу, а не на сиюминутную выгоду. Система предусматривает внимательность к процессу и своевременное устранение непродуктивных потерь, неоправданных затрат материалов, времени и усилий. Не каждая организация может себе позволить дополнительные финансовые вливания в проблемные участки, поэтому мы прибегаем именно к такой системе как «Кайдзен». Метод «Кайдзен» позволяет использовать минимальное количество ресурсов, но требует очень больших усилий от участников процесса. Для определения стратегии необходимо организовать встречу с компанией – партнером ТБМ и участниками проектной группы от ООО «Окна ТИСН», на которой необходимо определить ход дальнейших совместных действий, установить ориентировочные сроки готовности обеих организаций к реализации проекта, обозначить сотрудников, которые будут отвечать за определенные этапы. 3.5. План-график работ В ходе реализации проектной разработки будут реализованы следующие мероприятия:
3.6. Результаты С внедрением данного проекта в деятельность ООО «Окна ТИСН» ожидаются положительные результаты-эффекты, такие как: освобождение площади сладов и возможность использования ее в других целях; освобождение «замороженных» финансовых ресурсов и запуск их в оборот с целью получения прибыли; получение рабочими, занятыми ранее на складах и погрузках новой и более интересной работы; постоянное наличие продукции любого вида в хорошем качестве, не неся при этом никаких убытков. 3.7. Риски Конечно реализация данного проекта, как и любого другого невозможна без определенных рисков, они всегда присутствуют. Ожидаются следующие риски: возникновение либо излишков номенклатурных позиций, либо дефицита; так как нужна точность комплектации в выполнении суточного задания, возникает риск человеческого фактора в плане пересорта, недокомплектации заказа, что может вызвать дополнительные транспортные расходы. Предложения по управлению рисками должны приниматься совместно двумя организациями с детальным рассмотрением конкретных случаев их возникновения и удаление обстоятельств повлекших риски. 3.8. Бюджет Так как целью ООО «Окна ТИСН» является сокращение затрат на товарные запасы, их доставку и дополнительной суммы выплачиваемой работникам склада за переработку, все затраты на реализацию проекта переходят на фирму-партнера ООО «Т.Б.М.-Приволжье». В следствие чего, можно сделать вывод, что материальных вложений проект не требует, необходимо затратить лишь трудовые резервы ведущих сотрудников. 3.9. Сотрудники Разработчиками проекта являются: кайдзен – менеджер, прошедший обучение по программе «Кайдзен» со стороны ООО «Т.Б.М. – Поволжье» и начальник отдела МТО от ООО «Окна ТИСН». Исполнителями проекта являются все сотрудники, задействованные в программе поставок материала, а именно начальники отделов снабжения, заведующие складами обеих организаций, комплектовщики, водители, отвечающие за перевозку груза. Каждый из сотрудников должен иметь квалификацию соответствующую занимаемой должности. 3.9. Коммуникации План коммуникаций в проекте выглядит следующим образом: Директор ООО «Т.Б.М. – Приволжье» Директор ООО «Окна ТИСН»   Кайдзен - менеджер Начальник отдела МТО     Менеджер по снабжению  Заведующий складом Заведующий складом    Комплектовщик Водитель Комплектовщик 3.10. Документальное обеспечение Для реализации проекта ООО «Окна ТИСН» предоставляет ООО «Т.Б.М. – Приволжье» следующие документы: перечень номенклатуры всех позиций планируемой поставки от ООО «Т.Б.М. – Приволжье»; документы статистики по этим позициям за прошедший период; документы, подтверждающие входящую стоимость товара. ООО «Т.Б.М. – Приволжье» оформляет факт хозяйственного процесса в соответствии с законодательством РФ, то есть товарной накладной и товарно-транспортной накладной. Заключение По результатам проведенного исследования можно сделать следующие выводы относительно содержания и характера функционирования ООО «Окна ТИСН»: Основными целевыми ориентирами в деятельности администрации являются: долгосрочное партнерство, сотрудничество с профессионалами, выбор стабильных поставщиков, контроль за качеством выпускаемой продукции, информационное сопровождение клиентов на каждом этапе производства, взаимодействие отделов организации, соблюдение ГОСТов, установленных для данной отрасли; предоставление услуг населению, выполнение заказов для школ, детских садов и других социальных учреждений; прибыльность, рентабельность, положение на рынке, производительность, финансовые ресурсы, мощности, инновационные технологии. Внешняя среда организации включает в себя следующие основные элементы: финансовые организации, организации поставщики ресурсов, потребители, местное сообщество и т.д. (см. схема 1) Структура местной администрации относится к линейно-функциональному типу и сроится в соответствии с функционально-отраслевым распределением полномочий по решению вопросов структурными подразделениями. (см. Приложение 1) В ходе организационного аудита были выявлены проблемы ООО «Окна ТИСН», которые являются препятствием для эффективного осуществления целей. Также были предложены решения данных проблем. 1 Соловьев В.С. |