архив. 2Определение хронологических границ Архивных Фондов и крайних да. 2Определение хронологических границ Архивных Фондов и крайних дат документов Фонда

• Название: 2Определение хронологических границ Архивных Фондов и крайних дат документов Фонда
• Анкор: архив
• Дата: 11.11.2022
• Размер: 100.5 Kb.
• Имя файла: 2Определение хронологических границ Архивных Фондов и крайних да.doc
• Тип: Документы; #782447

2Определение хронологических границ Архивных Фондов и крайних дат документов Фонда
Хронологические грани­цы фонда организации - официальные даты образования и ликвидации учреждения (ор­ганизации), т.е. крайние даты деятельности фондообразователя.

Вид фонда	Хронологические границы фонда
Архивный фонд учреждения	Официальные даты образования и ликвидации учреждения
Архивный фонд личного происхождения	Даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода
Объединенный архивный фонд	Даты образования и ликвидации наиболее раннего и наиболее позднего по времени деятельности учреждений, документы которых вошли в состав фонда

Крайние даты документов фонда - даты наиболее раннего и наиболее позднего документов, входящих в состав фонда.
Далеко не из любого документального фонда может быть сформирован архивный. При определении фондообразователя следует учитывать юридическую самостоятельность учреждения, признаками которой являются:
наличие правового акта об образовании учреждения (акт, ус­тав, указ, декрет, закон, положение);
самостоятельный баланс, смета, счет в банке;

штатное расписание;

самостоятельное ведение делопроизводства (бланк, гербовая пе­чать и др.).

Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами документов фонда, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности организации, или если в фонд уч­реждения передаются для завершения производством дела учрежде­ния-предшественника.

Крайние даты документов архивного фонда личного происхожде­ния могут быть расширены за счет документов, связанных с от­кликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, проведением мероприятий, которыми отмеча­ются юбилейные даты.
В современных условиях частой реорганизации учреждений задача определения границ архивного фонда является актуальной, потому что необходимо решить вопрос о присоединение новых документов к уже существующему фонду или создавать новый фонд. Границы архивных фондов могут изменяться в по следующим факторам:
-изменение конституционных основ государственности;
-изменение административно-территориального деления;
-изменение формы собственности;
-реорганизация фондообразователя

3

Основные понятия архивоведения

Документ – зафиксированная на материальном носителе инфор­мация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Архивное дело – отрасль деятельности, обеспечивающая орга­низацию хранения и использования архивных документов.

Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а также имею­щий ценность для собственника.

Архивным фондом организации или лица называется вся совокуп­ность документов, образующихся в процессе деятельности какого-либо фондообразователя.

Фондообразователем называется учреждение или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд.

Архивный фонд – это совокупность архивных до­кументов, исторически и (или) логически связанных между собой.

Фондирование документов – распределение документов по ар­хивным фондам и архивным коллекциям.

Документная информация – это сведения, различные данные, содержащиеся в документе

4

Данным Указом были определены новые сроки хранения документов в ведомственных архивах до передачи в госархивы на постоянное хранение:

15 лет — документы федеральных органов государственной вла­сти, учреждений, организаций, предприятий федерального и рес­публиканского подчинения;

10 лет — документы местных органов государственной власти, учреждений, организаций, предприятий краевого и областного подчинения;

5 лет — документы органов местного самоуправления, учрежде­ний, организаций, предприятий городского и районного под­чинения, предприятий сельского хозяйства;

75 лет – документы загса и документов личного состава, запи­сей нотариата и судебных дел, нехозяйственных книг;

10 лет — документы совместных предприятий, организаций, объединений;

10 лет — научная, технологическая, патентная документация;

15 лет – конструкторская документация;

25лет — проектная документация по капитальному строительству;

5 лет — телеметрическая документация;

Не более 3 лет — с момента изготовления кинофонодокументов и видеограмм;

3 года — фотодокументы;

5 лет — документы на машинных носителях

5

Федеральная архивная служба РФ

Государственное управление архивным делом в Российской Федера­ции осуществляется Президентом РФ, Правительством РФ, пра­вительствами республик в составе РФ, органами исполнитель­ной власти краев, областей, автономной области, автономных округов, городов и районов через образуемые ими органы управления архивным делом.

Ведение архивного дела возлагается на центральный орган исполнительной власти РФ в области архивного дела – Феде­ральную архивную службу России (Росархив), ее органы и уч­реждения.

В систему Росархива входят:

Государственные органы управления архивным делом республик в составе РФ, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов, районов;

Архивные учреждения – федеральные госархивы и центры хра­нения документации, центральные госархивы и центры хране­ния документации республик в составе РФ, госархивы и цен­тры хранения документации краев, областей, автономной об­ласти, автономных округов, городов, районов;

Научно-исследовательские учреждения и другие организации и предприятия, обеспечивающие ее деятельность.

Росархив является федеральным органом исполнительной вла­сти, осуществляющим государственное регулирование в облас­ти архивного дела и контроль за сохранностью, комплектова­нием, использованием Архивного фонда РФ. На местах функ­ции Росархива выполняют архивные органы местной исполни­тельной власти.

Задачи Росархива:

Организация и обеспечение формирования, сохранности, использования Архивного фонда РФ;

Анализ состояния архивного дела, изучение тенденций и закономерностей, определение концепции и стратегии его развития с учетом региональных особенностей;

Разработка единых принципов организации хранения, комплектования, учета, использования документов Архивного фонда РФ;

Развитие и совершенствование совместно с федеральными орга­нами государственной власти и органами государственной вла­сти субъектов РФ архивного дела и делопроизводства, в том чис­ле государственной системы делопроизводства и унифициро­ванных систем документации;

Координация деятельности подчиненных федеральных государственных архивов, научных и других организаций, обеспечение их функционирования;

Контроль за соблюдением законодательства РФ в области архив­ного дела;

Ведение централизованного госучета документов Архивного фон­да РФ и обеспечение информацией о его составе и содержании органов государственной власти, физических и юридических лиц;

Осуществление международных связей в области архивного дела и делопроизводства.

Росархив организует и контролирует работу государственных архивных учреждений.

Архив – учреждение или структурное подразделение учреждения, организации, предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. В зависимости от сроков хранения архивных документов архивы подразделя­ются на постоянные и временные.

Постоянное хранение документов государственной части Ар­хивного фонда РФ осуществляют федеральные государствен­ные архивы, центры хранения документации и их филиалы, центральные государственные архивы, государственные архи­вы, центры хранения документации республик, краев, облас­тей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов и их филиалы, районные и городские архи­вы. Районные и городские архивы могут осуществлять времен­ное хранение документов государственной части Архивного фонда РФ до передачи их на постоянное хранение в соответст­вующие учреждения Росархива.

6

Основные положения отбора документов с повторяющейся информацией на постоянное хранение

Этот критерий получил наибольшее применение в экспертизе управленческой документации. Так как в учреждениях образуются документы идентичного содержания, или документы, несущие информацию о содержании других документов.

Документы с повторяющейся информацией могут быть в одном учреждении, во всех учреждениях ведомственной или отраслевой системы и даже в учреждениях разных систем. В управлении почти каждый новый документ изучается на основании повторения информации других документов.

Наиболее характерно повторение информации для таких систем документации как плановая, отчетная. Информация может повторяться дословно и в виде обобщения данных. Документы, на основе которых были созданы новые принято называть первичными источниками информации, а документы поглотившими их информацию – вторичными.

Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы:

Формальный (когда происходит простое воспроизведение до­кументной информации во вторичных источниках) с такими фор­мами, как дублетность, цитирование и суммирование;

Аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации) с такими формами, как обобщение, реферирование и изложение.

Как форму повторяемости информации выделяют вариант­ность, которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничто­жению учитывается формальный вид повторяемости информации.

Наиболее распространенной формой повторяемости информа­ции является дублетность.

Следует четко разграничивать дублетные документы (докумен­ты, размноженные при помощи множительной техники и имею­щие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке).

Дублетные документы, как правило, в фондах учреждений пред­ставлены постановлениями, решениями, циркулярами вышесто­ящих учреждений, которые при описании указываются как ко­пии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности

7

Экспертиза ценности документов личного происхождения

При проведении экспертизы ценности доку­ментов личного происхождения на основе критериев сначала оп­ределяется ценность фонда, а затем проводится оценка докумен­тов. Документы личного происхождения отражают не только фак­ты реальной действительности, но и отношение к ним автора, зависящее от социальной позиции, накопленного жизненного опыта и специфики эмоционального восприятия мира. Истори­ческие события предстают перед нами в свете его индивидуально­го отношения к ним. Вследствие этого отражение внешнего мира в документах личных архивов, не теряя своего объективного зна­чения, приобретает и субъективный характер.

В настоящее время не разработаны критерии экспертизы ценно­сти для отбора документов личного происхождения на государствен­ное хранение, поэтому пользуются системой общих критериев.

С учетом специфики документов личного происхождения кри­терии экспертизы ценности документов личного происхождения подразделяют на две группы:

Критерии ценности фондов личного происхождения;

К группе относятся:

Значение творческой и общественной деятельности фондооб­разователя;

История фонда и его состав;

Взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (так, документы малоизвестного лица могут быть ценны в связи с уже имеющимися в государственных архивах документами, могут под­тверждать и дополнять их).

Критерии ценности документов личного происхождения.

К группе относятся:

Значение творческой и общественной деятельности автора до­кумента;

Время и место создания документа;

Значимость содержания документа, его информационная, художественная и научная ценность;

Внешние признаки документа (сохранность, степень автографичности, наличие помет и др.);

Взаимосвязь с другими документами (может носить характер повторяемости информации).

8

Организация проведения и оформления отбора документов на хранение и уничтожение.

Подготовка дела к передаче в архив – оформление и описание дела для передачи в архив.

Дело – совокупность документов или документ, относящихся(йся) к одному вопросу или участку деятельности, помещенных(й) в отдельную обложку.

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответст­вии с установленными правилами.

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.

Порядок формирования дел:

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел;

В дела помещаются только исполненные документы в соответст­вии с заголовками дел по номенклатуре;

В дела помещаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

Документы разных сроков хранения группируются в дела раздельно;

В дела не должны помещаться документы, подлежащие возвра­ту, дублетные экземпляры документов, черновики;

Документы в деле располагаются по их хронологии;

Дело не должно превышать 250листов при толщине не более 4 см;

Приложения к документам независимо от их датировки, присоединяются к тем, к которым они относятся;

Каждый помещенный в дело документ должен быть правильно оформлен;

Документы личного состава формируются в дела отдельно от документов по основной деятельности.

Полному архивному оформлению дел подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и личного состава.

Для полного архивного оформления дела обязательно соблю­дение следующих основных требований:

Подшивка или переплет дела;

Нумерация листов дела;

Составление листа-заверителя дела;

Составление внутренней описи документов;

Внесение уточнений в реквизиты обложки дела, касающихся на­звания организации, регистрационного индекса дела, крайних дат и заголовка дела.

Документы временного (до 10 лет) хранения подлежат частич­ному оформлению, в них допускается не проводить системати­зацию документов, не нумеровать листы дела, не составлять заверительную надпись.

Передача дел на хранение в ведомственный архив. После опера­тивной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ве­домственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

В процессе передачи дел необходимо проверить:

Правильность формирования и оформления дел;

Соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и коли­чество этих же дел, включенных в опись.

Проверка формирования дела предполагает установление соответ­ствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. Принципы формирования дел отражены в их заголовках, кото­рые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения.

Дела, передаваемые в ведомственный архив, должны подвер­гаться в структурном подразделении полному оформлению. Это зна­чит, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно оформлена, т.е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и след­ственные дела, а также другие категории дел составляется внут­ренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номера листов дела, на которых нахо­дится документ.

Сопоставление количества дел в номенклатуре и в описи — очень ответственная задача. Если в описи дел постоянного и долговре­менного хранения меньше, чем было заведено в соответствии с номенклатурой, об этом следует составить справку и предпринять все меры к розыску недостающих дел.

Ниже приводятся сроки хранения документов в архиве учреждения.

Вид документации

Срок хранения, лет

Записи актов гражданского состояния.; документы по личному составу; записи нотариальных действий и судебных дел; хозяйственные книги

75

Научная, технологическая, патентная документация

10

Конструкторская документация

15

Проектная документация по капитальному строительству

25

Телеметрическая документация

5

Кинодокументы, фонодокументы, видеофонограммы

3

Фотодокументы

3

Документы на машинных носителях

5

Передача дел на хранение в государственных архив. Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреж­дения, а также по актам приема-передачи.

В государственном архиве строго следят за соблюдением сро­ков передачи документов от источника комплектования в госар­хив.

Комплек­тование государственного архива документами данного фондооб­разователя осуществляется в несколько этапов:

На заседании ЭПК госархива утверждается опись дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив (этот экземпляр описи остается в государственном архиве);

В ведомственный архив выезжает сотрудник государствен­ного архива для проверки физического и санитарно-гигиеничес­кого состояния дел, оформления дел и т.д.;

На последнем этапе, в соответствии с описями поединично передаются дела на постоянное хранение. В особо цен­ных делах проверяется количество листов. Если количество дел в описи больше количества реально передаваемых дел, в описи де­лается новая итоговая запись, а ведомственный архив составляет справку о причинах отсутствия дел.

Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение.

9-14

Требования к зданиям и помещениям архива:

Архив должен раз­мещаться в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или помещении;

Не до­пускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, не отапливае­мых, без вентиляции помещений;

Архив должен быть предоставлен несколькими помещениями так называемого основного назначения: хранилище документов; помещения для приема, временного размещения, акклиматиза­ции документов; помещение для использования документов; рабочие комнаты сотрудников архива;

Помещения архива должны быть безопасны в пожарном отношении, гарантированны от затопления и иметь за­пасной выход;

В помещении архива не должно быть газовых и водонесущих труб;

В помещениях архива электропроводка должна быть скрытой, а рубильники – распола­гаться вне помещений хранилищ.

Световой режим:

Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте;

Естественное освещение должно быть рассеянно специальными светорассеивателями;

Для искусственного освещения применяют лампы накалива­ния в закрытых плафонах. Допускается применение люминесцен­тных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра;

Документы хранят в переплетах, пап­ках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа и т. П;

Температурно-влажностный режим:

Бумажные документы должны хранится при температуре 17-19 oС и относительной влажности воздуха 50 – 55%;

Черно-белые пленочные материалы должны хранится при температуре 15 °С и влажности 40-55%;

Документы на магнит­ных лентах и дисковых носителях должны хранится при температуре 15 – 20 °С и влаж­ности воздуха 50-65%;

В помещениях не должно быть резкого колебания температуры и влажности;

Температурно-влажностный режим в хранили­щах необходимо регулярно измерять, а параметры записывать в регистрационном журнале. Измерения проводятся при помощи спе­циальных контрольно-измерительных приборов: термометров, психрометров, гигрометров, которые размещают в главном про­ходе, вдали от отопительных и вентиляционных систем.

Санитарно-гигиенический режим:

Архивохранилища должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем появление насекомых, грызунов, пле­сени, пыли;

Обязательно проведение влажных уборок, обеспыливания, обра­ботки водными растворами антисептиков;

При проведении уборок и санитарных обработок антисептика­ми растворы не должны попадать на документы.

Охранный режим:

Хранилище в рабочее время должно быть закрыто на ключ, право доступа к нему должно быть ограничено и т.д;

Вынос документов из архива осуществляется только по пропус­кам в установленном порядке;

Обязательно должны быть тех­нические средства защиты (решетки на окнах, сигнализация и т.д.)

15

Основные учётные документы

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, со­став и состояние архивных документов в единицах учета.

Все учетные документы делятся на внутренние и централизо­ванного государственного учета и различаются по составу в него­сударственных, государственных, ведомственных архивах, архи­вах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным де­лом субъектов РФ и Росархиве.

Внутренние учетные документы.

К внутренним документам относится:

Книга поступлений

Список фондов

Лист фонда

Архивная опись

Дело фонда.

Книга поступлений предназначена для первичного учета посту­пающих в архив документов. С ее помощью можно узнать откуда, когда, в каком состоянии и в каком количестве получены доку­менты для архива. Можно установить поступления в архив фондов и дел за любой период времени. Книга поступлений помогает пра­вильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определен­ный отрезок времени.

В книгу поступлений в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступ­ление первичным или вторичным. При ведении книги необходи­мо обратить внимание на следующие моменты: сдатчик-фондо­держатель может не совпадать с фондообразователем, в таком слу­чае следует указать их обоих.

Состав документов указывается на основании сдаточной опи­си, а если ее нет, то на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления.

Список фондов представляет собой перечень наименований ар­хивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления.

Указывается официально принятое название учреждения-фондообразователя и официально принятое сокращенное на­звание.

Если название фондообразователя менялось, то указывается его последнее наименование. Главная цель списка фондов – закрепить за каждым фондом свой уникальный номер.

Лист фонда включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличии описей.

Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и со­стояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступле­нии и выбытии документов.

Лист фонда состоит из трех основных разделов:

Сведения о переименованиях фондообразователя;

Сведения о местонахождении фонда и его номере;

3)сведения о движении (поступлении и выбытии) документов фонда.

Архивная опись является учетным справочником, на основе ко­торого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда).

Дело фонда – комплекс документов, отражающих историю архивного фонда.

Из дела фонда можно получить следующие све­дения:

О дате создания учреждения; подчиненности; функциях; реорганизации;

Условиях хранения материалов;

Видах научно-технической обработки материалов.

16

Документы централизованного государственного учета. Основным документом централизованного учета в государствен­ном архиве и архиве учреждения является паспорт архива органи­зации, который составляется архивами учреждений в зависимости от состава документов (на управленческую, КФД и НТД). В него включаются данные об условиях хранения документов, количе­стве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря каждого года.

Паспорт государственного архива на 1 января каждого года со­держит значительно большее число показателей и состоит из сле­дующих разделов:

Архивные материалы;

Страховой фонд копий;

Научно-справочный аппарат;

Условия хранения документов.

Карточка фонда служит основой для создания фондового ката­лога субъекта Федерации и Центрального фондового каталога Федеральной архивной службы. Она содержит сводные данные из листа фонда.

Карточки фонда составляются только в государственных архи­вах и архивах Российской академии наук. В архивах учреждений и архивах отраслевых фондов они не составляются.

17

Недробимость архивных фондов

Основными принципами фондообразования являются:

Недробимость фонда;

Единое название фонда;

Единый номер фонда;

Единое хранение фонда.

Принцип недробимости фонда – фонд нельзя расчленять, перемешивать его составные части с документами других фондов. Требуется разыскать и соединить разрозненные части фондов, согласно их происхождения.

Фондообразователем называется учреждение или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд.

Архивный фонд – это совокупность архивных до­кументов, исторически и (или) логически связанных между собой.

Фондирование документов – распределение документов по ар­хивным фондам и архивным коллекциям.

18

19

Существует 3 категории доступа:

Открытого – открытыми являются все АД, доступ к кот не ограничен м/народным договором РФ, закон-ом РФ, а также распоряжением собственника/ владельца АД, находящихся в частной собственности.

Ограниченного – В ст. 25. Установлены ограничения на доступ к АД:

Доступ к АД м.б. ограничен в соотв. С м/народным договором РФ, закон-вом РФ.

Ограничивается доступ к АД независимо от их форм собств-ти, содержащим сведения, составляющие гос и иную охраняемую закон-вом РФ тайну.

Ограничения на доступ к АД, составляющих гос. Тайну, на срок 30 лет со времени их создания. К ним относятся сведения в военной области, в области экон-ки, науки, техники, в области внешней политики и экономики, обеспеч-щие суверенитет и безоп-ть гос-ва, в области разведывательной, контрразведывательной, оперативно-розыскной деят-ти.

К подлинникам особо ценных доков, в т.ч. уникальных доков, и докам АФ РФ, признанным находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.

Ограничение на доступ к АД, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания доков. С письм разрешения гражданина, а после его смерти с письм разрешения наследников гражданина ограничение на доступ к АД, содержащим сведения о личной …….., может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных доков.

Доки, хранящиеся на особых условиях – АД собственника или владельца, кот передавая их в архив установил в договоре условия доступа к ним и их использования.

Т.о. Архив обеспечивает доступ пользователя к секретным делам, делам, содержащим конфиденциальную информацию, базам данных с учетом ограничений, установленных зак-вом РФ, и условий, которые установили собственники или владельцы АД при их передаче в архив.

Архив не вправе ограничивать или определять пользователю условия использования информации, полученной им в результате самостоят поиска или предоставленной ему в порядке оказания архивом платных услуг, за исключ. Случаев, предусмотренных законодательством РФ или оговоренных в договоре архива с пользователем по информационному обслуживанию.

Организация работы по рассекречиванию АД – снятие ранее введенных ограничений на распространение сведений и на доступ к ним. По мере истечения сроков секретного хранения доков, они рассекречиваются, и поступают в открытый доступ

20

21-22

Функции архивов. Основные функции архивов это: хранение необходимой ретроспективной информации и обеспечение общественных нужд в этой информации. Они реализуются в процессе таких направлениий деятельности архивов: накопление документной ретроспективной информации еѐ упорядочение, хранение, поиск, организация использования.

Можно определить функции архивов в обществе более широко:

Управленческая. Архивы являются неотъемлемым звеном в системе

Государственного управления, являются своеобразными «арсеналами власти»;

Сохранения. Архивы являются хранителями социальной (индивидуальной и коллективной) памяти общества и передают еѐ из поколения в поколение;

Культурная. Формирование, функционирование архивов и использование архивных документов является своеобразным культурным процессом, который иллюстрирует уровень развития общества. Архивы – феномен культуры.

Поисковая. Архивы обеспечивают возможности поиска необходимой информации, создания информационно-поисковых систем.

Информационная. Архивы являются хранилищами информации наряду с библиотеками, музеями и др.

Виды архивов. Исходя из определения понятия «архив», которое является полисемичным, а также из характеристики целого ряда выполняемых архивами функций закономерным является существование различных видов архивов. Архивы в зависимости от формы собственности могут быть:

• государственными – к ним в Республике Беларусь в соответствии з законодательством относятся республиканские, областные, зональные; из государственного бюджета финансируется и деятельность территориальных (районных и городских) архивов;

• негосударственными (частными) – к ним могут относится архивы коммерческих предприятий, организаций и учреждений, общественных объединений и партий, конфессиональные и личные (семейные, родовые) архивы, а также коллекции и собрания («сборы»).

Традиционно в зависимости от состава и специфики документации могут создаваться:

• архивы организаций («ведомственные архивы») (временно хранящие документы одной или нескольких государственных или негосударственных организаций);

• архивы научно-технической документации (учреждений работающих с научно-технической и проектной документацией);

• архивы литературы и искусства (учреждений занимающихся вопросами

Литературы и искусства, деятелей культуры, литературы и искусства);

• экономические архивы (предприятий, комерческих компаний);

• научные архивы (научных организаций, деятелей науки);

• архивы устной истории (аудио- и видеовоспоминаний различных лиц).

В зависимости от вида носителей информации архивы можно разделить на:

• традиционные архивы (документы на бумажных носителях);

• кино- и видео- архивы;

• фотоархивы;

• фоноархивы;

• архивы электронных документов.

Такая группировка в целом закреплена в архивном законодательстве Беларуси и зарубежных стран, а также в практике создания различных видов архивов при определении их профиля (см. раздел «Классификация документов Национального архивного фонда Республики Беларусь»)

23

24