Лабораторная работа. 44. ms. Access. Виды запросов. Создание запроса параметрического
 Скачать 42.08 Kb.
|
|
44.MS.Access.Виды запросов. Создание запроса параметрического. Microsoft Office Access - реляционная СУБД корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Основные компоненты MS Access:построитель таблиц; построитель экранных форм; построитель запросов; построитель отчётов. Запрос– это средство выбора необходимой информации из базы данных. Применяются два типа запросов: запрос по образцу – средство для отыскания необходимой информации в базе данных. Он формируется не на специальном языке, а путем заполнения бланка запроса в окне Конструктора запросов. структурированный язык запросов это запросы, которые составляются из последовательности инструкций. Эти инструкции задают, что надо сделать с входным набором данных для генерации выходного набора. Все запросы Access строит на основе этих запросов. Существует несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный запрос, создание таблиц. Параметрические запросы-Запросы, представляющие собой варианты базового запроса и незначительно отличающиеся друг от друга, называются параметрическими. В параметрическом запросе указывается критерий, который может изменяться по заказу пользователя. Последовательность создания параметрического запроса: Создать запрос в режиме конструктора или открыть существующий запрос в режиме конструктора. В Бланк запроса в строке Условия отбора ввести условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например [Введите город] Закрыть окно Запрос на выборку, на вопрос о сохранении изменения ответить – Да. Вернуться в окно базы данных, где созданный запрос будет выделен. Выполнить запрос, щелкнув по кнопке: Открыть. В появившемся на экране окне диалога «Введите значение параметра» надо ввести, например город, информацию о успеваемости котором необходимо получить, выполнить щелчок по кнопке ОК. 46. MS. Access.Виды запросов,форм и отчетов Microsoft Office Access - реляционная СУБД корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Основные компоненты MS Access: построитель таблиц; построитель экранных форм; построитель запросов; построитель отчётов. Запрос– это средство выбора необходимой информации из базы данных. Применяются два типа запросов: запрос по образцу – средство для отыскания необходимой информации в базе данных. Он формируется не на специальном языке, а путем заполнения бланка запроса в окне Конструктора запросов. структурированный язык запросов это запросы, которые составляются из последовательности инструкций. Эти инструкции задают, что надо сделать с входным набором данных для генерации выходного набора. Существует несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный запрос, создание таблиц. Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или фай Простой отчет содержит элементы управления, которые связаны (соединены) с различными таблицам и запросами. Иерархический отчет содержит другие отчеты, которые называют подчиненными отчетами. Подчиненные отчеты внедряются, когда требуется отобразить данные из таблиц со связью «один-ко-многим». Отчет, содержащий отсортированные записи. Можно сортировать по одному полю или по нескольким полям в источнике записи и задавать порядок сортировки. Отчет, содержащий сгруппированные записи. Для записей в отчете можно задать один или несколько уровней группировки и определить порядок сортировки для каждого уровня. Отчет, содержащий несколько столбцов. В отчете из нескольких столбцов данные отображаются в одном или нескольких столбцах. Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса. Способы создания форм: Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности)Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию) Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи) Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи) Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица) Автоформа: сводная таблица; Автоформа: сводная диаграмма; Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph);Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel). Создание формы с помощью Мастера. Вызвать Мастер форм можно несколькими способами. Один из них – выбрать Мастер форм в окне диалога Новая форма и щелкнуть на кнопке ОК. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее. В первом окне необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или запросов). Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Затем доступные поля требуется перевести в Выбранные поля, выделив их и щелкнув на кнопку >>.Затем надо выбрать внешний вид формы, например в один столбец и щелкнуть Далее. В последнем окне Мастера требуется ввести имя формы и указать дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра и ввода данных; Изменить макет формы. 58.MS.EXCEL. ЛИСТЫ ЗАКАЗЫ И БЛАНК ЗАКАЗА,ЧТО ОБЩЕГО,В ЧЕМ РАЗНИЦА РАБОТ? Во-первых, необходимо сказать, что лист «Бланк заказа» полностью зависит от листа «Заказы». У этих работ больше различий, чем сходств. Общее у них то, что основа этих работ заключается в формулах, которые мы задаем. Формулы необходимы для упрощения нашей последующей работы. Различия этих работ в том, что лист «Бланк заказа» содержит данные об одном заказе. Т.е. мы задаем номер заказа, в ответ нам открывается информация о наименовании, дате, количестве, цене, скидке товара, названии фирмы-заказчика, также о том, кто оформил заказ. А в листе «Заказы» нам предоставляется полная информация о всех заказах, а не только об одном. Этот лист содержит такие данные, как: месяц заказа, дата заказа, номер заказа, номер товара, наименование товара, количество, цена за ед., название фирмы-заказчика, код фирмы-заказчика, сумма заказа, скидка и сколько всего оплачено. Т.е. на листе «Заказы» мы можем увидеть эти данные о всех товарах. Также мы можем фильтровать по любому из этих полей. Например, мы можем увидеть данные заказов, сделанных только за январь или сделанных по определенным скидкам 47.MS. Access. Импортирование данных. Таблица «Список заказов». 1. Запустить программу MS. Access , выбрать Импорт таблиц – Ок. В открывшемся окне Импорт в поле Тип файла указать MS. Excel. В поле Имя файла выбрать свой файл Заказы, нажать на кнопку Импорт. 2. Шаг 1.Выбрать импортируемый лист Клиенты нажать на кнопку Далее. 3. Шаг 2.Отметить первая строка содержит заголовки столбцов. Нажать на кнопку Далее. 4. Шаг 3.Нажать на кнопку далее. 5. Шаг 4нажать на кнопку далее. 6. Шаг 5.Отметить Определить ключ и рядом в окне выбрать Код. Нажать на кнопку Далее. 7. Шаг 6. Указать в какую таблицу производиться импортирование, а именно Клиенты. Нажать на кнопку Готово. 8. Шаг 7.Выйдет сообщение Импорт файла в таблицу Клиенты завершен. Нажать ОК. Аналогично импортируется лист Заказы, только в шаге 4 выбирается не импортировать для полей – Месяц заказа, Наименование товара, Цена за ед, Название фирмы заказчика, сумма заказа, Скидка, Оплачено всего. Для полей Номер заказчика и Код товара в поле Индекс, выбирается Да(допуст. Значения допускаются). А в шаге 5, ключ ставится на поле Номер заказа. Шаг 6 Импортирование производится в таблицу Список заказов, Готово. 48. MS. Access. Таблица. Конструктор Microsoft Office Access - реляционная СУБД корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Основные компоненты MS Access: построитель таблиц; построитель экранных форм; построитель запросов; построитель отчётов. При использовании базы данных данные сохраняются в таблицах — списках записей, относящихся к определенной теме. Существует несколько способов создания таблиц. Можно создать таблицу с помощью таблицы Мастер. Создание таблицы путем ввода данных в таблицы данных.Создание таблицы в режиме конструктора. Создание таблицы с помощью Конструктора таблиц. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью конструктора или нажать на кнопку Создать в верхней части окна базы данных, выбрать из списка в окне Новая таблица элемент Конструктор и нажать кнопку ОК.2. окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля ввести имена полей создаваемой таблицы. В столбце Тип данных для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле. В столбце Описание можно ввести описание данного поля (не обязательно).5В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках Общие и Подстановка ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию.6После описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы). 7.На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>? нажать кнопку Да. 8.В окне Сохранить как в поле Имя таблицы ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку ОК. 9.В ответ на. сообщение Ключевые поля не заданы и вопрос: Создать ключевое поле сейчас? нажмите кнопку Да если ключевое поле необходимо, или кнопку Нет) если такого не требуется. После указанных действий в списке таблиц в окне базы данных появятся имя и значок новой таблицы. Ввести данные в созданную таблицу можно, открыв таблицу в режиме Таблицы. 49.MSEXCEL.Имя ячейки,столбца.«Лист Бланк Заказа» Имя столбца Наведите курсор на ячейку, где цифры хотите поменять на буквы, нажмите правую кнопку мыши, выберите формат ячеек и потом выберите из списка строчку текстовый. Имя ячеек У каждой ячейки есть адрес. Он состоит из имени колонки и строки (B2, A10 и т.п.). Не всегда бывает удобно пользоваться адресами ячеек. Эксель дает возможность присвоить каждой ячейке уникальное имя, характеризующее ее суть или функцию. Для того, чтобы дать ячейке имя надо: Выделить ячейку. Щелкнуть в окне с адресом (оно находится слева над рабочей областью), ввести имя ячейки и нажать [Enter]. Бланк Заказа 1. Переименуйте рабочий лист Лист4 на имя Бланк заказа. 2. Установите курсор в ячейку D3 и введите запись Заказ №. Номер заказа следует поместить в Е3. Его под-черкните, выбрав в списке Линии рамки нижнюю линию. В ячейку F3введите запись от и уменьшите шири-ну столбца. 3. В ячейке G3 должна быть указана дата заказа. Ее вставим с помощью формулы: =ЕСЛИ($E$3=“ ”; “ ”;ПРОСМОТР($E$3;Заказ; Дата)) В дальнейшем при разработке бланка все области, предназначенные для ввода переменных данных, следует подчеркивать, используя список Линии рамки панели инструментов Форматирования. Значения в строке 3 должны быть выделены полужирным начертанием и иметь размер шрифта 14 пунктов. 4.В ячейку С5 введите запись Название фирмы-заказчика. Постарайтесь ввести текс т.о., чтобы он занял две ячейки С5 и D5. 5.Для названия фирмы отведите ячейки E5, F5, G5. Чтобы при заполнении бланка название фирмы вставлялось автоматически, поместите в Е5 формулу =ЕСЛИ($E$3=“ ”; “ ”;ПРОСМОТР($E$3;Заказ; Фирма2)) Подчеркните название фирмы и разместите по центру диапазона из трех ячеек. Для этого выделите ячейки и активизируйте в панели Форматирование кнопку Объединить и поместить в центре. 6. В ячейку Н5 введите запись Код, а в ячейку I5 поместите формулу =ЕСЛИ($E$3=“ ”; “ ”; ПРОСМОТР($E$3;Заказ; Код2)) 7.В ячейку С7 введите запись Наименование товара. 8. Ячейка E7должна содержать формулу =ЕСЛИ($E$3=“ ”; “ ”;ПРОСМОТР($E$3;Заказ; Товар2)), а ячейкам E7, F7, G7назначьте подчеркивание и центрирование. 9. В ячейку Н7 введите символ №, а в ячейку I7 – формулу: =ЕСЛИ($E$3=“ ”; “ ”;ПРОСМОТР($E$3;Заказ; Номер2)) 10. В ячейку С9 введите запись Заказываемое количество. 11. В ячейку Е9 –формулу =ЕСЛИ($E$3=“ ”; “ ”;ПРОСМОТР($E$3;Заказ; Количество)) 12. В ячейку F9 –запись ед. по цене и выровнять ее относительно центра столбцов F и G. 13. Ячейка Н9 должна содержать формулу =ЕСЛИ($E$3=“ ”; “ ”;ПРОСМОТР($E$3;Заказ; Цена2)), этой ячейке следует назначить подчеркивание и денежный стиль. В ячейку I9 –запись за ед. 14. Введите в С11 текст Общая стоимость заказа, а в Е11 поместите формулу =ЕСЛИ($E$3=“ ”; “ ”;ПРОСМОТР($E$3;Заказ; Сумма)), и установите параметры форматирования: подчеркивание и денежный стиль. 15. В ячейку F11 –запись Скидка(%). Выделите F11, G11, Н11и выполните щелчок по кнопке Объединить и по-местить в центре . В ячейку I11 поместите формулу =ЕСЛИ($E$3=“ ”; “ ”;ПРОСМОТР($E$3;Заказ; Скидка2)), и установите параметры форматирования: подчеркивание и процентный стиль. 16. В ячейку С13 –текст К оплате. А в ячейке D13разместите следующую формулу =ЕСЛИ($E$3=“ ”; “ ”;ПРОСМОТР($E$3;Заказ; Оплата)), и установите параметры форматирования: подчеркивание и денежный стиль. 17. В ячейку Е13 введите запись Оформил(а):, выделитеЕ13, F13 и задайте центрирование текста. Затем выделите G13, Н13, I13 и задайте в них центрирование и подчеркивание. 18. В завершение установите ширину столбцов B и J равной 1,57, выделите B2- J14 и задайте обрамление всего диапазона. 19. Теперь в Е3 укажите Номер заказа, и перед печатью бланка свою фамилию. 50.MS.EXCEL.РЕДАКТИРОВАНИЕ ФОРМУЛ, АБСОЛЮТНЫЕ И ОТНОСИТЕЛЬНЫЕ АДРЕСА… Правила написания формул в Excel: два символа операций не должны стоять вместе; каждая открывающая круглая скобка должна иметь парную ей закрывающую скобку (Excel не позволит зафиксировать ввод формулы в ячейку при отсутствии парной скобки); в формуле рекомендуется использовать ссылку на ячейку в качестве переменной величины вместо конкретного значения; формула не может содержать более, чем 1024 символа, формулы можно разбить на множество более простых (принцип суперпозиции). Алгоритм. Ввод простой формулы Следующая простая формула служит для умножения 135 на 1%. =135*0,01 Для ввода простой формулы необходимо выполнить следующее. Выделить (активизировать) ячейку A3, для ввода формулы. Ввести символ “=” и символы формулы (нуль целых при вводе можно опустить). Обратите внимание, в левой части строки состояния отображается слово Ввод. Вводимые символы одновременно появляются в ячейке А3 и в строке формул. Зафиксировать ручной ввод формулы – нажать клавишу 51=55.MS.EXCELСОРТИРОВКА И ФИЛЬТРАЦИЯ ЭТ позволяют осуществлять сортировку данных, т. е. их упорядочение. Поле, по которому производится сортировка, называется ключом сортировки. Порядок сортировки данных (чисел, текстов, дат) в ЭТ может быть возрастающим или убывающим. При сортировке по возрастанию данные выстраиваются в следующем порядке:1) для числовых значений: от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа.2)для текстовых значений: пробел(ы), символы, буквы латинского алфавита (от A до Z), буквы русского алфавита (от А до Я);3) строки с пустыми ячейками в ключе сортировки располагаются в конце сортируемого списка. Скрытые строки не перемещаются. 4)Если сортировка ведется по одному ключу, то строки с одинаковыми значениями в этом поле сохраняют прежний порядок. Для сортировки записей необходимо установить табличный курсор в любое место таблицы и выполнить команду Данные - Сортировка. В появившемся окне диалога установить параметры сортировки и нажать кнопку ОК. После сортировки изменится порядок следования строк, но сохранится их целостность. При просмотре таблицы можно выполнить фильтрацию ее записей, чтобы на экране остались только те из них, которые отвечают некоторому правилу (фильтру). Для этого нужно установить табличный курсор в одну из ячеек таблицы и включить команду Данные - Фильтр - Автофильтр. В результате этих действий в ячейках с заголовками полей появятся кнопки свернутых списков (кнопки фильтров). В списке фильтров поля содержатся все значения этого поля без учета повторений. Они нужны для установки фильтра по значениям поля. Также можно задать фильтр пользователя. Для этого необходимо в раскрывающемся списке фильтров выбрать значение Условие. В появившемся окне диалога установить одно или два условия сравнения, которые соединяются переключателем И или ИЛИ. Условие сравнения состоит из знака сравнения и значения, относительно которого производится сравнение. При наборе значения сравнения можно использовать символы "*" и "?", а также раскрывающийся список. Если поле, по которому выполняется фильтрация, содержит числовые значения (числа, дату, время), то в списке фильтров можно использовать значение (Первые 10). После его выбора появляется окно диалога, в котором можно установить, какое количество записей, имеющих наибольшее или наименьшее значения в данном поле, следует отразить. Можно задать не конкретное количество записей, а долю в процентах от общего количества записей.Значение Все в списке фильтров отменяет фильтр по выбранному полю. Для отмены всех фильтров сразу необходимо выполнить команду Данные -Фильтр -Отобразить все. Все фильтры, а также кнопки фильтров, убираются с экрана после выключения команды Данные -Фильтр -Автофильтр. 39. Создание базы данных «Клиенты» в электронной таблице. Перечислить все действия. 1.Создать рабочую книгу и сохранить ее под именем Заказы(Своя фамилия). 2.Первому листу присвоить имя Клиенты. Для этого 2 раза нужно щелкнуть на ярлык Лист1 и переименовать его в Клиенты. 3. Ввести в ячейку А1 заголовок первого столбца- Название фирмы. Потом переместить указатель мыши в первую ячейку второго столбца. Для этого нажать на [Tab] или стрелку. Следует в ячейки А1-I1 ввести следующие заголовки: А1—Название фирмы-(любое название фирмы), В1--- Код-(любое четырехзначное число, у каждой фирмы свой код, т.е. нет двух одинаковых кодов), С1--- Контактная персона-(представитель фирмы, ответственный за контакты с клиентами: фамилия И.О.) D1---Индекс, Е1---Город, F1---Улица, G1---Телефакс, H1---Телефон, I1---Скидка(%)-(скидка в числовом выражении (0,1;0,4..) 4. Ввод записей. Для этого находясь в следующей строке заполненной области выбрать в меню Данные---Форма. Нажать Ок. Откроется диалоговое окно формы данных Клиенты. Ввести список 15 фирм. Фирмы распределить по 5 городам. Набрав первую запись нажать на кнопку Добавить. 5. Форматирование таблицы. Для ячеек I2-I14 задать процентный стиль(для этого нужно выделить данный диапазон и нажать на кнопку Процентный формат на панели инструментов Форматирование). 6. Сортировка данных. Необходимо выбрать в меню Данные---Сортировка. В диалоговом окне выбрать первый критерий сортировки Код и второй критерий Город и Ок. 7. Фильтрация данных. Выбрать в меню данные---фильтр/автофильтр. После щелчка на имени этой команды в первой строке рядом с заголовком каждого столбца появиться кнопка со стрелкой. С ее помощью можно открыть список который содержит все значения полей в столбце. Нужно выбрать название одного из городов в ГОРОД. Кроме значений полей, каждый список содержит еще 3 элемента: (Все), (первые 10…) , (условие…). С помощью элемента (Все) можно восстановить отображения на экране всех записей после применения фильтра. Элемент (Первые 10..) обеспечивает представление первых десяти записей списка. Последний элемент используется для формирования более сложного критерия отбора, в котором можно применить условные операторы И и ИЛИ. 8. Установить курсор в любую заполненную ячейку и выполнить след.действия: в меню Формат---Автоформат---Список2. 40. Работа с листами рабочей книги на примере «Филиалов». 1.Создать рабочую книгу и сохранить ее под именем Филиалы(Своя фамилия). 2. Подготовительный этап. Скопировать в буфер обмена с листа Товары книги Заказы данные о всех товарах, их ценах, номерах, для этого нужно скопировать диапазон ячеек A1-C12 листа Товары. 3. Перейти к первому листу книги Филиалы и в ячейку А3 вставить скопированное. В 3 строе в ячейки D3,E3,F3 ввести соответственно записи Количество заказов, Проданное кол-во и Объем продаж. Желательно сделать центрирование текста в ячейках и разрешить перенос текста по словам. 4. в ячейку F4 написать формулу: =C4*E4 и скопировать ее в ячейки F5-F14. 5. Ввести в ячейку В15 слово Всего:, а в ячейку F15 вставить формулу суммы или нажать на специальную кнопку панели инструментов Стандартная. Excel сам определит диапазон ячеек, содержимое которых следует суммировать. 6. Таких листов должно быть столько, сколько было городов в листе Клиенты. Нужно скопировать этот лист 4 раза. 7. Для этого установить курсор мыши на его ярлычке и нажать правую кнопку манипулятора. В контекстном меню выбрать команду Переместить/скопировать, в появившемся диалоговом окне указать лист, перед которым должна быть вставлена копия, активизировать опцию Создать копию и нажать ОК. 8. имена рабочих листов соответствуют названиям городов с листа Клиенты, например, Алматы, Астана, Караганда, Павлодар или другие города. Ввести название филиала, соответствующего названию листа и в ячейку А1 данного листа. 9. Дополнить лист Заказы еще одним столбцом. В ячейку М1 ввести слово Город . в ячейку М2 ввести формулу=ЕСЛИ(ЕПУСТО($Н2); «»;ПРОСМОТР($Н2;Код;Город)), протянуть эту формулу до строки 31 этого столбца. 10. Выбрать в меню Данные---Фильтр/Автофильтр. Выбрать в столбце Город первый филиал. 11. Консолидация данных. Скопировать с первого листа книги Филиалы диапазон А3-В14, вставить в ячейку А3 6 рабочего листа. 12. Приступаем к консолидации. Установить указатель ячейки в С3 и выбрать в меню Данные---Консолидация. 13. В списке Функции следует выбрать элемент Сумма. Указать в поле ввода ссылка диапазон ячеек, данные которых должны быть подвернуты процессу консолидации. 14. Установить курсор ввода в поле Ссылка, выполнить щелчок на ярлычке первого города, например-Алматы, выделить диапазон ячеек D3-F14 и нажать кнопку Добавить окна Консолидация. В результате указанный диапазон будет переставлен в поле Список диапазонов. 15. Затем нужно перейти на лист второго города. Диапазон указывается автоматически, нажать на кнопку Добавить и так 5 раз. 16. Если верхняя строка или левый столбец содержат заголовки, которые необходимо скопировать в итоговую таблицу, следует активизировать соответствующие опции в группе Использовать метки. В данном примере нужно активизировать опцию В верхней строке. 17. Включить опцию Создавать связи с исходными данными. 18. Кнопку Обзор следует использовать для выбора файла, который содержит консолидируемые данные. 19. Нажать кнопку ОК. 20. В ячейку А1 ввести название новой таблицы Итоговые данные. 21. Ввести в ячейку В70 значение Всего:,а в Е70-значок суммирования. И нажать на клавишу [Enter]. 22. теперь приступаем к определению доли от общей прибыли суммы, вырученной от продажи каждого товара. Для этого ввести в F9 формулу=Е9/$E$70 и скопировать ее в остальные ячейки столбца F (до ячейки F70). 23. Отформатировать содержимое столбца F в процентном стиле. 24. при консолидации данных программа записывает в итоговой таблице каждый элемент и автоматически создает структуру документа, что позволяет добиться представления на экране только необходимой инф-ции. 25.Скопировать формулу из F9 в ячейки F4-F8. 56. Слияние документов. Пригласительный билет Многие документы, создаваемые в MS Word, должны удовлетворять каким-либо стандартам расположения содержания (бланки, почтовые наклейки, конверты каталоги). Эти документы содержат некоторые одинаковые слова или фразы, к которым в каждом экземпляре приписывается специфическое содержание. Для создания таких документов в MS Word существует специальный метод, называемый слияние документов. Слияние можно использовать для создания не только почтовых наклеек и каталогов, но и любого типа документов, в которых поля сопоставляются данным. Подготовка стандартных документов нескольким адресатам состоит из следующих основных шагов: Создание основного документа. Основным документом слияния называется документ, который содержит текст и рисунки, одинаковые в каждой версии конечного документа. Создание или выбор существующего источника данных. Источником данных называется файл, содержащий данные, различающиеся в каждой копии составного документа. Источник данных может быть практически любая структурированная в таблицу информация. Вставка полей слияния. Поля, в которые переносится переменная информация из источника данных в основной документ перед выводом готового документа на печать, называются полями слияния. Вывод стандартного документа. При этом каждая строка (или запись) источника данных порождает отдельный документ на бланке, почтовую наклейку, конверт или элемент каталога. При этом составные документы могут быть объединены в новом документе для последующего просмотра и печати. Слияние (образец создания пригласительного билета). Этапы выполнения работы: 1. Сервис Þ Письма и рассылки - Слияние …- Выбираете основной документ (Письма, Электронное сообщение, Конверты, Наклейки, Каталог). Нажмите на кнопку Далее. Открытие документа 2. Выбор документа - Текущий документ 3. Напечатаете текст пригласительного билета. Нажмите на кнопку Далее. Выбор получателя. 4. Выбор получателей - Создание списка - Создать 5. Новый список адресов - Настройка… В окне Настройка списка адресов можно добавить новые поля, изменить порядок, удалить ненужные поля. Для нашего примера нужны поля: Имя, Фамилия, Пол, Индекс, Город, Адрес, Телефон. 6. В окне Новый список адресатов введите данные о гостях и нажмите кнопку Создать запись. Создайте список из 5 человек. Закрыть. Сохраните этот документ в своей папке под именем Мои гости. 7. Нажмите на кнопку Далее. Создание письма. 8. Вставка имен полей в основной документ. Установите курсор в левом углу приглашения после слов Пригласительный билет. Чтобы добавить сведения о получателях в письмо, выделите место в документе, а затем щелкните одну из следующих ссылок: Блок адреса…, Строка приветствия…, Почтовая марка…, Другие элементы… Вы выбираете Другие элементы. Откроется окно Добавление поля слияния. Выделить нужное поле и щелкнуть по нему. Вставить, Закрыть. Поставьте знаки препинания или пробелы между полями. Операцию повторить для всех полей. 9. Вставка поля приветствия. Установите курсор в том месте, где изменяется обращение (например, Уважаемый – ая). Затем в окне Создания письма выберите опцию Строка приветствия… - Откроется окно Формат строки приветствия. Можете выбрать приемлемый для вас формат приветствия. Нажмите ОК. 10. Нажмите на Далее Просмотр писем. Увидите одно письмо. Для просмотра другого письма нажмите одну из следующих кнопок . 11.Нажмите на Далее Завершение слияния 12.На следующем шаге можно Изменить часть письма или Напечатать. |