Учет вычислительной и орг.техники организации. Курсовая по БД. 5. Инструкция пользователя 23
 Скачать 1.14 Mb.
|
|
Тит. лист Содержание Введение 3 1.ОПИСАНИЕ ЗАДАЧИ 5 1.1.Описание предметной области 5 1.2.Характеристика входной информации 8 1.3.Характеристика выходной информации 11 1.4.Требования к базам данных и приложению 13 2.Концептуальная модель БД 14 3.Этапы проектирования базы данных 15 3.1.Проектирование таблиц 15 3.2.Проектирование отношений сущность-связь 16 3.3.Проектирование схемы данных 16 4.Описание приложения БД 20 4.1.Формы 20 4.2.Отчеты 22 5.Инструкция пользователя 23 6.Описание операторов создания БД 23 Заключение 24 Список литературы 25 ВведениеАвтоматизированные системы являются неотъемлемой частью любого бизнеса и производства. Практически все управленческие и технологические процессы в той или иной степени используют средства вычислительной техники. Всего лишь один компьютер может заметно повысить эффективность управления предприятием, при этом не создавая дополнительных проблем. Сегодня персональные компьютеры устанавливают на каждом рабочем месте и уже, как правило, никто не сомневается в их необходимости. Значительные объемы средств вычислительной техники и их особая роль в функционировании любого предприятия ставят перед руководством целый ряд новых задач. Новые для бизнеса и производства задачи, связанные с управлением средствами вычислительной техники, можно пытаться решать по-старому, пренебрегая теми выгодными особенностями, которые отличают компьютер от сверлильного станка или телевизора. Бухгалтер или экономист, помогающий руководителю управлять имуществом предприятия, склонен рассматривать вычислительную технику просто как вид основных средств, не зная о том, что незначительное (с его точки зрения) изменение характеристик этого вида основных средств может кардинально отразиться на прибыли предприятия. С другой стороны, специалист отдела информационных технологий, который знаком с техническими аспектами автоматизации, не всегда может подготовить необходимую для управленческих целей отчетность по средствам вычислительной техники. Причина этой неспособности может заключаться не в халатности или незнании основ бухгалтерии, а в сложности или даже невозможности проведения полного аудита вычислительной техники в соответствии с динамикой ее изменения и модернизации. Конфигурация компьютеров изменяется на современном предприятии почти каждый день и проведение “вручную“ ежедневной ревизии требует немыслимых накладных расходов. Поэтому эффективное управление средствами вычислительной техники может быть только автоматизированным. В основе управления средствами вычислительной техники лежит автоматический учет. Автоматический учет средств вычислительной техники заключается в диагностике, сборе и хранении информации о характеристиках компьютеров и периферии. Это значит, что компьютеры должны автоматически определять свои основные характеристики, и в соответствии с определенным регламентом передавать их в базу данных. На основании данных автоматического аудита, сведений о предприятии и сотрудниках формируется хранилище сведений о вычислительной технике (хранилище СВТ). Целесообразно рассматривать хранилище СВТ как составную часть единого информационного хранилища предприятия. Используя хранилище СВТ, различные структурные подразделения предприятия (бухгалтерия, экономисты, отдел ИТ) могут проводить анализ, планирование и прогнозирование показателей эксплуатации вычислительной техники. Аналитическая работа этих отделов должна быть организована таким образом, чтобы с одной стороны отделы могли выполнять возложенные на них функции контроля, а с другой - подготавливать актуальную сводную информацию для руководства. Мониторинг аналитических сводок различного уровня детализации не должен ограничиваться просмотром бумажных отчетов. Эффективной формой представления оперативных данных является интерактивное информационное табло, на котором сведения об эксплуатации вычислительной техники наглядно представлены в виде таблиц, графиков и на различных схемах (организационной структуры предприятия, производственного процесса и т. д.). На основании актуальной сводной информации, представленной в различных разрезах, руководство может принимать взвешенные и обоснованные решения по компьютеризации их предприятия. ОПИСАНИЕ ЗАДАЧИОписание предметной областиЛюбая вычислительная или офисная техника определяется сроком службы, нуждается в ремонте, пересмотре, замене каких либо деталей, обновлением и весь этот учёт, из-за большого количества компьютерной и офисной техники, трудно вести вручную, так как это занимает более длительное время и требует конкретного и точного внимания. Поэтому в рамках данного курсового проекта была поставлена задача автоматизации учёта по ремонту и обслуживанию компьютерной и офисной техники организации. Программа учет вычислительной техники и орг. техники организации предназначена для автоматизации процесса диагностики, сбора и хранении информации о характеристиках компьютеров и периферийных устройств. Решение данной задачи должно обеспечить: систематизацию информации по организационной технике; осуществление расчета амортизации организационной технике; сбор статистической информации; осуществление контроля по внутреннему перемещению техники. формирование необходимых выходных ведомостей; оперативное получение развернутой информации по выполненным работам за конкретный период; надежное хранение данных. Предметом исследования является ручная обработка данных о движении вычислительной и организационной техники организации. Ход решения задачи выглядит следующим образом: Администратор информационно-вычислительного центра является непосредственным исполнителем ряда работ, в ходе которых обязательно образуются самые разные документы (требования на поставку офисной техники и расходно-комплектующих материалов, акт на списание и журналы учета офисной техники и расходно-комплектующих материалов, и т. п.). Не менее важна четкая работа с документами в ходе исполнения конкретных действий на предприятий. Правильное оформленное и сохраняемое требование на поставку, грамотно составленный акт списания и т.д. - все это неотъемлемая составляющая часть работы, за которую отвечает администратор. В обязанность администратора входит обеспечение организации необходимыми расходно-комплектующими материалами, единицами вычислительной и офисной техники. Кроме того, он осуществляет контроль за работоспособностью и использованием техники, так как этого требует внутрифирменная техника безопасности. Важным условием обеспечения структурного подразделения техникой и расходно-комплектующими материалами является правильное определение потребности в них. Администратор совместно с бухгалтером составляет заявку на поставку. Экспедитор принимает груз от поставщика, особое внимание уделяется состоянию тары, пломбы, а в случае их повреждения требует проверки и сдачи груза. Администратор принимает технику по наличию документов, таких как требование и счет-фактура, подписанные генеральным директором и утвержденным главным бухгалтером. По счет фактуре администратор сверяет количественные данные по документам с наличием техники при приеме. В получение техники и расходно-комплектующих материалов администратор расписывается в требовании (счет - фактуре). Счет-фактура используется в том случае, если количественные данные отпущенных единиц товара поставщиками не сходятся с количественными данными из требования администратора организации. Вся полученная техника и расходно-комплектующие материалы приходуются на склад организации. 9 При перемещении организационной техники со склада в одно из подразделений учреждения, в бухгалтерию поступает распоряжение от генерального директора, где бухгалтер, согласно распоряжению, заполняет накладную внутреннего перемещения. Администратор информационно - вычислительного центра получает распоряжение от бухгалтера на установку и введение в эксплуатацию указанной техники и осуществляет установку и оборудование данной техники. В случае неполадок и выхода из строя вычислительной или офисной техники, администратору поступает заявка на ремонт от материально - ответственного лица из подразделения организации. Сотрудник ИВЦ, по заданию администратора, проводит осмотр неисправной техники и устанавливает причину неполадки и сообщает администратору о той или иной форме поломки. Администратор выписывает на склад требование на выдачу необходимого количества расходно-комплектующих материалов для проведения ремонта с данной техникой. На основании этого требования, выданные со склада расходно-комплектующие материалы, списываются со склада. Количество выданных расходно-комплектующих материалов заносится в журнал по расходу расходно-комплектующих материалов. Далее работа администратора заключается в обработке информации, полученной из первичных документов. Вся обработка осуществляется ручным способом, что не рационально, и требует более чёткого контроля над оформлением документов. После этого администратор может составлять необходимые отчеты. Отчет «Вычислительная техника» содержит информацию о имеющейся в подразделениях организации вычислительной техники. Отчет «Офисная техника» содержит информацию о имеющейся в подразделениях организации офисной техники. Отчет «Расходно-комплектующие материалы» содержит информацию об имеющихся на складе расходно-комплектующих материалах. Отчет «Динамика расходных материалов» представляет собой результатный документ, содержащий сведения об израсходованных расходно-комплектующих материалах. Отчет «Износ техники» содержит информацию о технике, срок амортизации которой истек. Отчет «Остатки расходно-комплектующих материалов на складе» содержит информацию об имеющихся на складе расходно-комплектующих материалах. Отчеты составляются ежемесячно в двух экземплярах: первый экземпляр предназначен для бухгалтерии, второй же остается у администратора для проведения итоговой отчетности по данной задаче, которая составляется в конце года на основание ежемесячных отчетов по движению расходно-комплектующих материалов. Конечными пользователями выходных документов являются администратор и бухгалтер. Характеристика входной информацииКак носитель информации первичный документ представляет собой бланк установленной формы, заполненный необходимыми данными и подписанный должностными лицами, что придает ему юридическую силу. Информация заносится в первичный документ, как вручную, так и с использованием технических средств. Носителем первичной информации в задаче «Автоматизация учёта по ремонту и обслуживанию компьютерной и офисной техники» являются следующие первичные документы: Таб. 1. Входные документы
Требование на поставку выписываются администратором ИВЦ и содержит информацию о вычислительной и офисной технике, а также расходно-комплектующих материалах, которые необходимо закупить. Требования скрепляют печатью организации. Счет-фактура является сопроводительным документом, который содержит информацию о поступлении техники или расходно-комплектующих материалов, справочные данные о месте нахождения поставщика и покупателя, их расчетных счетах, отделениях банков, обслуживающих их, телефоны/факсы и т.д. Счет-фактура состоит из следующих граф: ассортимент приобретенных товаров, единица измерения, количество, цена за единицу товара, стоимость товара без налога, НДС, стоимость товара с НДС, страна происхождения; Заполняется ответственным лицом от поставщика и подписывается ответственным лицом от покупателя, главным бухгалтером. Счет-фактура выписывается в 3-х экземплярах: продавцу для списания товаров, покупателю для оприходования товаров, в банк на оплату за проданные товары. Акт на списание. При составлении потерь от порчи расходно-комплектующих материалов и при окончании срока амортизации вычислительной и офисной техники составляется акт на списание. Акт составляется в двух экземплярах комиссией, назначенной руководителем организации с участием главного бухгалтера, при этом выясняются причины порчи расходно-комплектующих материалов, а также устанавливаются виновные в этом лица. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию организации , второй – остается у администратора. Требование на выдачу расходно-комплектующих материалов составляется администратор и передается на склад при получении расходно-комплектующих материалов, необходимых для производства ремонта вышедшей из строя техники. Журнал по расходу расходно-комплектующих материалов состоит из следующих граф: наименование расходно-комплектующих материалов; единица измерения; количество; дата расхода; кому отпущено; подпись того, кому отпущены расходно-комплектующие материалы; подпись кладовщика. Журнал заводится ежегодно, в конце каждого месяца сдается в бухгалтерию на проверку. После проверки бухгалтер возвращает журнал обратно кладовщику со своей подписью. При перемещении организационной техники со склада в подразделение предприятия, в бухгалтерию поступает распоряжение от генерального директора, и бухгалтер, согласно распоряжению, заполняет накладную внутреннего перемещения. Характеристика выходной информацииВ результате решения задачи появляются следующие выходные документы: Таб. 2. Выходные документы
Отчет «Вычислительная техника» содержит информацию о имеющейся в подразделениях организации вычислительной технике. Отчет «Офисная техника» содержит информацию о имеющейся в подразделениях организации офисной технике. Отчет «Расходно-комплектующие материалы» содержит информацию о имеющихся на складе расходно-комплектующих материалах. Отчет «Динамика расходных материалов» содержит информацию об израсходованных расходно-комплектующих материалах. Отчет «Износ техники» содержит информацию о технике, срок амортизации которой истек. Отчет «Остатки расходно-комплектующих материалов на складе» содержит информацию об имеющихся на складе расходно-комплектующих материалах. Результаты отчетов «Расходно-комплектующие материалы. Приход» («Расходно-комплектующие материалы.Расход») обеспечивают формирование информации о наличии (о расходах) расходно-комплектующих материалов в количественно-суммовом выражение, которая необходима для осуществления контроля за наличием (за расходами) расходно-комплектующих материалов. Ведомость остатков расходно-комплектующих материалов представляет собой сводный документ, обобщающий данные по движению расходно-комплектующих материалов в организации за определенный период времени, чаще всего за месяц. Отчеты составляются ежемесячно в двух экземплярах: первый экземпляр предназначен для бухгалтерии, второй же остается у администратора для проведения итоговой отчетности по данной задаче, которая составляется в конце года на основание ежемесячных отчетов по движению расходно-комплектующих материалов. Конечными пользователями выходных документов являются администратор и бухгалтер. Требования к базам данных и приложениюАвтоматизация данной задачи и внедрение базы данных должны сократить время на обработку данных, а также своевременно получать нужные документы, обеспечит освобождение учетного персонала от трудоемких работ, повышение качества получения выходных форм при минимальных затратах времени. Автоматизированная система учета должна позволить с помощью технических средств обеспечить сбор, накопление, обработку информации, формирование оптимальной организации учета офисной техники. Применение современных технических средств (устройства вывода информации) позволит перенести формируемый программой отчет на бумажный носитель. Но главная первостепенная задача автоматизации – это уменьшение трудозатрат, то есть работа пользователя заключается только во вводе информации с первичных документов. Остальную же подавляющую часть работы выполнит представляемый программный продукт. Он позволит осуществлять контроль вводимой информации, будет практически лишена вероятность ввода некорректных данных, что делает программу приемлемой даже для пользователя с начальными навыками работы на ПК. Программа во многом облегчит обработку информации, позволяя осуществлять фильтрацию и поиск по большому количеству показателей. Пожалуй, одной из главных функциональных особенностей программы является начисление амортизации, а также формирование ряда отчетов, содержащих сведения – характеристики, использующиеся при учете организационной техники. При автоматизированном учете администратору надо будет только вносить изменения в данные, а отчеты будут формироваться автоматически, по запросу. Целью автоматизации является: создание единой базы данных; разработка многооконного приложения; вычисление и заполнение расчетных полей таблицы; формирование и просмотр отчетов. На основание выше указанных положительных факторов в организации уменьшатся экономические затраты. Появится возможность получать отчеты в разрезах: техники и расходно-комплектующих материалов. Это позволит более детально и своевременно анализировать учет по ремонту и обслуживанию компьютерной и офисной техники. Концептуальная модель БДПроэктироуемая модель БД учет вычислительной техники и орг. техники в ненормалезованном виде представлена в табл. №3:
В табл. 4 представлена модель БД в нормализованном виде 1НФ:
По результатам вышеперечисленной таблице получаются следующие отношения: A1,B1,C1,D1,E1,M1->X1,Y1,Z1; A2,B2,C2,D2,E2,M2->X1,Y1,Z1; A3,B3,C3,D3,E3,M3->X1,Y1,Z1; A14B4,C4,D4,E4,M4->X2,Y2,Z2; A5,B5,C5,D5,E5,M5->X3,Y3,Z3; A6,B6,C6,D6,E6,M6->X3,Y3,Z3; A7,B7,C7,D7,E7,M7->X3,Y3,Z3; Далее в резульате приведения данных отношений получаем структуру БД в нормальной форме Бойса-Кодда: R1(X,Y,Z) и R2 (A,B,C,D,E,M). Этапы проектирования базы данныхПроектирование таблицНа данном этапе спроектируем структуру таблиц будущей БД:  Проектирование отношений сущность-связьНа данном этапе спроектируем связи между таблицами:  Проектирование схемы данныхНа рис. 1 представлена схема данных БД учет выч. техники и орг. техники:  Описание БД На Рис. 2 представлено описание полей и аттрибутов табл. dolgnost:  На Рис. 3 представлено описание полей и аттрибутов табл. oborudovanie:  На Рис. 4 представлено описание полей и аттрибутов табл. OS:  На Рис. 5 представлено описание полей и аттрибутов табл. otdel:  На Рис. 6 представлено описание полей и аттрибутов табл. otvetstvennoe_lico:  На Рис. 7 представлено описание полей и аттрибутов табл. rashod_materials:  На Рис. 8 представлено описание полей и аттрибутов табл. rashod_materials:  Описание приложения БДФормыРис. 9. Главное окно программы (вкладка Вычислительная и орг. техника)  Рис. 10. Главное окно программы (вкладка Расходные материалы)  Рис. 11. Окно изменения записей в таблице Вычислительная и орг. техника  Рис. 12. Окно изменения записей в таблице Расходные материалы  ОтчетыРис. 13. Отчет Вычислительная и орг. техника  Рис. 14. Отчет Расходные материалы  Инструкция пользователяПосле запуска гавного окна программы Учет выч. и орг. техники появляются две вкладки. В вкладке выч. и орг. техника можно просматривать информацию о оборудовании предприятия. В вкладка орг. техника позволяет получить информацию по расходным материалам предприятия. Для изменения или добавления данных об оборудовании или расходных материалах, нужно либо нажать на кнопку изменить запись в таблице или в пунке меню Правка выбрать команду изменить таблцу. В пункте меню Сортировка можно произвести сортировку данных в таблицах по заданному критерию. В пункте меню Файл можно сформировать отчеты по оборудованию и расходным материалам. Описание операторов создания БДДля разработки БД учет вычислительной техники и орг. техники и пользовательского интерфейса использовались Microsoft Access 2003 и Borland Delphi 6. Таблицы БД разрабатывались в режиме конструктора. Для подключения к БД оболочки Delphi для создания пользовательского интерфейса использовались такие компоненты Delphi как adoconnection, adotable, datasource. ЗаключениеТаким образом в рамках курсового проекта была разработана БД и программа учета вычислительной техники и орг. техники. Удобное главное меню позволяет легко найти необходимую информацию. Программа позволяет добавлять или изменять информацию БД. Позволяет производить сортировку данных по заданному критеприю. Также в программе можно строить отчеты. Программу в дальнейшем можно развивать, например добавлять новые отчеты, разграничение прав доступа и т.д. Данная программа имеет огромное экономическое значение: своевременный учет и анализ организационной техники позволит формировать статистические данные. Можно легко отследить оснащенность подразделений организации компьютерной техникой. Постоянное накопление данных обеспечивает возможность статистического исследования в вышеприведенной предметной области. Одной из основных задач данной автоматизированной системы является предоставление своевременного и полного обеспечения необходимой информацией об организационной технике. В функции данной автоматизированной системы также входит обеспечение надлежащей организации обработки и хранения полученной ранее информации, контроль за ее использованием и учет. Программный продукт автоматизирует учет по ремонту и обслуживанию компьютерной и офисной техники, систематизирует используемую информацию, при постоянном использовании в несколько раз уменьшит трудовые затраты в данной области и окажет, несомненно, позитивное воздействие на деятельность предприятия. Список литературы1. Архангельский А.Я. Работа с локальными базами данных в Delphi 5. - М.: ЗАО «Издательство БИНОМ», 2000. 2. Бобровский С.Г. Delphi 5.Учебный курс. - СПб.: Питер, 2001. 3. Ганенко А.П., Милованов Ю.В., Лопсарь М.И. Оформление текстовых и графических материалов при подготовке дипломных проектов, курсовых и письменных экзаменационных работ. - М.: ПрофОбрИздат, 2001. 4. Гофман В.Э., Хоменко А.В. Работа с базами данных Delphi.- СПб.: Питер, 2000. 5. Дейта К. Введение в системы баз данных. – М.: Наука, 2002. 6. Карпов Б. Delphi: Специальный справочник. - СПб.: Питер, 2002. 7. Кузнецов С.Д. Основы современных баз данных. – М.: Нолидж, 2001. 8. Культин Н.Б. Delphi 6. Программирование на Object Pascal. - СПб: БХВ -Петербург, 2003. 9. Орлик С.Г. Секреты Delphi. М.: ЗАО «Издательство БИНОМ», 2003. 10. Тейксейра С., Пачено К. Delphi 6. - М.: Вильямс, 2002. 11. Ульман Д. Основы систем баз данных. – М.: Финансы и статистика, 2000. 12. Фаронов В. В. Delphi 4. Учебный курс. – М.: Нолидж, 2001. |