Отнт. А. Ю. Босова Москва бином. Лаборатория знаний 10 класс Базовый уровень Учебник
 Скачать 6.18 Mb.
|
|
Глава5.современныеинформационныетехнологии различного назначения и объёма: от заявления о приёме на работу до составления отчёта по результатам проделанной работы. Можно выделить следующие виды текстовых документов • художественный текст • научный текст • деловой документ • рекламный документ личный документ. Для каждой из перечисленных разновидностей текстовых документов существует определённый набор правил, которых следует придерживаться при работе над ними. Личное письмо отличается по стилистике от официального документа, а художественное произведение — от научного текста. Различаются также словари наиболее употребляемых слови терминов для перечисленных разновидностей документов. Дайте характеристику каждому из видов текстовых документов — художественному тексту, научному тексту, деловому документу, рекламному документу, личному документу Виды программного обеспечения для обработки текстовой информации Существует множество программных продуктов, предназначенных для работы с текстовой информацией. Представим классификацию этой разновидности прикладного программного обеспечения по его назначению. Текстовые редакторы — это программы, которые помогают подготовить текст простой структуры, ноне обладают необходимыми средствами оформления его для печати. Типичный пример редактор Блокнот (в ОС Текстовые процессоры — более сложные программные комплексы, позволяющие выполнить оформление текста, точно задать его расположение, включить в него графические материалы. Примеры — Microsoft Word, OpenOffice Специальные программные средства для подготовки научных текстов, содержащих математические, химические или другие формулы, сложные схемы и специфические обозначения, используемые в научных, учебных и технических публикациях и документах. При подготовке научных, технических и учебных текстов часто используется свободно доступная система подготовки публикаций TEX. текстовые документы §23 Издательские системы — комплексы программных средств, позволяющих выполнить весь цикл допечатной подготовки издания импорт или набор текста, его оформление и расположение на листах, вставку иллюстраций и сложных объектов, ив итоге — вывод издания на печать. Примерами таких программ могут быть пакеты Adobe InDesign, Scribus, QuarkXPress. Процесс и результат создания страниц издания называют вёрсткой, а точную копию самого издания — оригинал-макетом. Использование издательских систем позволило значительно сократить срок подготовки печатных изданий, снизить трудоёмкость этого процесса, значительно расширить творческие возможности дизайнеров печатных изданий. Электронные переводчики и словари предназначены для автоматического перевода текстов с одного языка на другой, проверки правописания текстов на разных языках. Особым видом словарей являются тезаурусы — словари, в которых слова связываются на основе каких-либо лексических отношений (например, слова являющиеся синонимами, антонимами и т. п. Примеры — PROMT, ABBYY Системы оптического распознавания текстов (например, ABBYY FineReader) предназначены для преобразования отска- нированного графического изображения текстового документа в текстовый формат. Кроме того, программы для работы с текстовой информацией интегрированы в системы программирования, а также являются частью редакторов, предназначенных для создания веб- страниц создание текстовых документов на компьютере При подготовке текстовых документов на компьютере используются три основные группы операций ввод, редактирование, форматирование. Операции ввода позволяют сформировать содержимое и первоначальный вид текстового документа и сохранить его в памяти компьютера. Ввод может осуществляться не только набором с помощью клавиатуры, но и путём сканирования бумажного оригинала и последующего перевода документа из графического формата в текстовый (распознавания 236 Глава5.современныеинформационныетехнологии Напомним основные правила ввода текстовых документов с помощью клавиатуры Между словами ставится только один пробел. • Переход на новую строку в процессе набора текста происходит автоматически, не требуя ввода специального символа. • Окончание абзаца маркируется нажатием клавиши Enter, позволяющей перейти на новую строку — первую строку нового абзаца Перед знаками препинания (такими как ; : . , ! ?) пробел не ставится. Перед тире вводится пробел. После любого знака препинания вводится один пробел или символ конца абзаца. • Знак дефис в словах вводится без пробелов После открывающих и перед закрывающими скобками ({ } ( ) [ ]) и кавычками пробел не вводится Для ввода римских цифр используются прописные латинские буквы I, V, X, L, C, D, M. • Знак неразрывный (нерастяжимый) пробел препятствует символам, между которыми он поставлен, располагаться на разных строчках, и сохраняется фиксированным при любом выравнивании абзаца (не может увеличиваться, в отличие от обычного пробела. Этот знак очень удобно применять при вводе дат (которые не принято располагать на двух строчках, фамилий с инициалами и т. п. Например АС. Пушкин. Ставится знак неразрывный пробел с помощью одновременного нажатия комбинации клавиш Ctrl + Shift + пробел. При вводе и редактировании текста полезно включать режим отображения скрытых символов — символов, которые вводятся пользователем при наборе текста, но при печати не выводятся на бумагу, а на экране отображаются только при включении соответствующего режима (табл. 5.1). Режим отображения скрытых символов даёт возможность лучше понять структуру документа. Для автоматизации ввода в современных текстовых процессорах существуют инструменты Автозамена_и_Автотекст'>Автозамена и Автотекст. Бывает, что при вводе текста с клавиатуры пользователь допускает опечатки вместо нужной клавиши нажимает соседнюю, пропускает букву, меняет две буквы местами. Такие опечатки исправляются автоматически инструментом Автозамена, имеющим встроенный словарь наиболее типичных опечаток и ошибочных написаний. текстовые документы §23 Таблица примеры скрытых символов Название символа Клавиша комбинация клавиш) Изображение Пробел Пробел Конец абзаца Enter Неразрывный пробел + Shift + пробел Разрыв строки + Разрыв страницы + Для быстрого ввода стандартных фраз по нескольким первым буквам можно использовать инструмент Автотекст. Он автоматически предлагает вставить короткую фразу из списка элементов автотекста, как только будут набраны несколько первых букв этой фразы. Операции редактирования (правки) позволяют изменить уже существующий электронный документ путём добавления или удаления фрагментов, перестановки частей документа, слияния нескольких файлов, разбиения единого документа на несколько более мелких и т. д. (рис. рис 5.1. Основные операции редактирования документов 238 Глава5.современныеинформационныетехнологии На протяжении многих веков для внесения изменений в текст нужно было заново переписывать его. Основное преимущество компьютерной технологии создания текстовых документов заключается именно в удобстве его редактирования. Возможность быстро исправлять ошибки является одной из основных причин повсеместного перевода подготовки текстовой информации с бумажной на компьютерную основу. Ввод и редактирование при работе над текстом часто выполняются параллельно. При вводе и редактировании формируется содержание текстового документа. Совокупность значений свойств объекта называют форматом объекта, а изменение этих значений — форматированием объекта. Операции форматирования позволяют точно определить, как будет выглядеть текст на экране монитора или на бумаге после печати на принтере. Операции форматирования могут применяться как к отдельным объектам текстового документа (табл. 5.2), таки ко всему документу в целом. В первом случае говорят о прямом форматировании, во втором — о стилевом. Таблица объекты текстового документа и их свойства Объект Свойства объекта Символ Шрифт, размер, цвет, начертание, видоизменение и др. Слово Межзнаковый интервал и др. Абзац Отступ от границ левого и правого полей, отступ первой строки, выравнивание, междустрочный интервал, расстояние между абзацами и др. Страница Размеры страницы, её ориентация, размеры полей, колонтитулы и др. Список Вид списка (маркированный, нумерованный, многоуровневый) и др. Таблица Количество строки столбцов, их высота и ширина, границы, заливка и др. Графическое изображение Тип, размер, положение, обтекание текстом и др текстовые документы §23 Такие действия по оформлению документа как выравнивание абзацев, установка абзацных отступов и интервалов между абзацами, строками в абзацах и символами в словах и т. п. выполняются специальными средствами текстовых процессоров, а не вставкой пробелов и пустых строк. Для облегчения анализа и последующего преобразования текста очень важно соблюдать основные правила его ввода, редактирования и форматирования. В современных текстовых процессорах есть специальные инструменты, обеспечивающие автоматическую нумерацию страниц, таблиц и рисунков. При работе с большими текстами, как правило, применяют стилевое форматирование. Смысл этой операции заключается в том, что структурным элементам, несущим одну и туже функциональную нагрузку (например, заголовкам одного уровня, основному тексту, примерами т. д, назначается определённый стиль форматирования — набор параметров форматирования (шрифт, его начертание и размер, абзацные отступы, междустрочный интервал и др.). стиль — это имеющий имя набор значений свойств объектов каждого типа, входящих в текстовый документ. В заключение приведём основные правила оформления текстов основной текст документа желательно оформлять водном формате, другой формат использовать для выделения заголовков, отдельных смысловых фрагментов количество разных цветов и шрифтов в документе не должно превышать трёх; • размер символов и междустрочный интервал следует подбирать такими, чтобы текст читался легко, без дополнительной нагрузки для глаз цветовая гамма должна отвечать назначению документа — поздравительная открытка может иметь яркий, насыщенный окраса простое письмо стоит оформлять в более спокойных тонах однотипную информацию целесообразно представлять в списках и таблицах 240 Глава5.современныеинформационныетехнологии • графические изображения в документе (рисунки, диаграммы, схемы) должны дополнять содержание текста, разъяснять или иллюстрировать его отдельные моменты графические изображения следует оформлять в едином стиле на всех страницах документа рекомендуется делать одинаковый фон и поля, если иное не требуется содержанием документа средства автоматизации процесса создания документов Мы рассмотрели основные операции ввода, редактирования и форматирования документов. Многие из них в той или иной мере направлены на автоматизацию процесса создания текстовых документов. Ещё больше возможностей в этом направлении обеспечивает использование шаблонов, макросов и средств, обеспечивающих работу со структурными компонентами доку- мента. Многие типовые документы должны иметь стандартный вид, который определяет, что и где размещается в создаваемом тексте, например кому адресован документ, от кого он, дата создания документа и другие реквизиты. Требования к оформлению, структуре и содержанию многих документов устанавливаются стандартами. Все они находятся в открытом доступе в Интернете. Найдите в Интернете и познакомьтесь со следующими стандартами ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ГОСТ 2.105-95 «ЕСКД. Общие требования к текстовым документам ГОСТ Р 7.0.5-2008 «СИБИД. Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления ГОСТ 7.32-2001 «СИБИД. Отчёт о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления». Какие из них имеют статус государственных, а какие — межгосударственных Как это отражено в названии стандартов? Что означают аббревиатуры ГОСТ, ЕСКД, СИБИД? Какие из этих стандартов могут быть полезны в вашей учебной деятельности текстовые документы §23 В текстовых процессорах есть шаблоны для создания документов разного типа. Шаблон — это отформатированный определённым образом доку- мент-заготовка, который хранится в отдельном файле и используется в качестве основы для создания новых документов определённого типа. Пользователю достаточно ввести свою информацию в отдельные блоки шаблона, иона автоматически приобретёт заранее заданное оформление. В недалёком будущем каждому из вас для поиска подходящей работы придётся составить и разослать резюме. Подготовить его лучше всего с использованием соответствующего шаблона (рис. рис 5.2. Шаблон резюме 242 Глава5.современныеинформационныетехнологии В текстовом процессоре Microsoft Word все шаблоны распределены натри группы 1) установленные — шаблоны документов определённых типов писем, факсов, отчётов и др, которые инсталлированы на компьютере в составе пакета Microsoft Office; 2) Microsoft Office Online — шаблоны документов разнообразных типов (поздравительных открыток, визиток, бюллетеней, сертификатов, грамот, приглашений, заявлений, календарей и др, которые расположены на веб-сайте Microsoft Office Online; 3) шаблоны пользователя — шаблоны, которые созданы пользо- вателем. При запуске программы Microsoft Word автоматически открывается шаблон Новый документ (файл Normal.dotm). При этом по умолчанию устанавливается формат (значения свойств) основных объектов документа — страницы, абзаца, символа, а также зада тся стилевое форматирование заголовков, списков, таблиц и др. Запустите имеющийся в вашем распоряжении текстовый процессор. Исследуйте формат основных объектов документа в шаблоне новый документ, выяснив для них значения свойств, приведённых ниже: страница абзац символ • Ориентация Размер листа Верхнее поле Нижнее поле Левое поле Правое поле Междустрочный интервал Интервал после абзаца Выравнивание Отступы Шрифт основного текста Размер Цвет Интервал В процессе работы над документом в программе Microsoft Word часто приходится выполнять задания по некоторому алгоритму, состоящему из определённой последовательности действий. Например, подчеркнуть слова, написанные латинскими буквами, отформатировать какое-то слово во всём документе определённым образом и др. макрос — это последовательность команд, сгруппированных в одну макрокоманду, для автоматического выполнения определённого задания текстовые документы §23 Основное назначение макроса состоит в том, чтобы освободить пользователя от многократного повторения однообразных действий вовремя обработки текстового документа, выполнить за него рутинную работу. Макрос создаётся один раз, сохраняется в шаблоне или документе и может многократно выполняться для автоматизации и ускорения обработки текстового документа. Многостраничные документы (рефераты, брошюры, книги и т. п) принято делить на структурные части — главы, параграфы, пункты и т. п, создавая таким образом иерархическую структуру документа. Рассмотрим в качестве примера структуру этого учебника. На верхнем (нулевом) уровне иерархии находится название документа (Информатика. 10 класс на первом уровне — названия глав, второй уровень составляют названия параграфов, третий — названия пунктов в параграфах, дальше размещается основной текст учебника. структура документа — это иерархическая схема размещения составных частей документа. Использование в текстовом процессоре Microsoft Word специальных стилей с именами Заголовок 1, Заголовок 2 и т. д. даёт возможность автоматизировать создание иерархической структуры документа. В текстовом процессоре Microsoft Word для просмотра структуры документа используется режим просмотра Структура. В нём удобно редактировать иерархическую схему документа, изменяя с помощью специальных инструментов уровень текстовых фрагментов и последовательность их размещения. Современные текстовые процессоры позволяют автоматически создавать оглавления документов, в которых к заголовкам разделов разных уровней применено стилевое форматирование. С помощью специальной команды пользователь указывает, заголовки каких уровней следует включить в оглавление, и абзацы указанных стилей автоматически выбираются из текста документа и помещаются с указанием номеров страниц, с которых они были взяты, в новый раздел «Оглавление». оглавление документа — это перечень названий структурных частей документа, упорядоченных в соответствии сего иерархической схемой, с указанием соответствующих номеров страниц 244 Глава5.современныеинформационныетехнологии 23.5. совместная работа над документом Под совместной (коллективной) работой над документом принято понимать участие нескольких человек в создании одного текстового документа, при которому каждого из них есть возможность отслеживать все изменения, сделанные в документе другими разработчиками, а также осуществлять возврат к одной из предыдущих версий документа. На протяжении долгого времени процесс совместной работы над документом был устроен так кто-то создавал текст на заданную тему, распечатывал его и отдавал другому человеку. Этот человек дописывал от руки свои вставки и комментарии и возвращал черновики на доработку. Такие итерации могли происходить неоднократно, в результате работа шла медленно, к тому же отдельные ценные мысли и идеи могли быть утеряны безвозвратно. Современные инструменты создания текстовой информации предоставляют принципиально иные возможности для совместной работы над документом, поддерживая следующие варианты её организации 1. Документ, над которым ведётся работа, можно сделать составным, объединяющим несколько других документов. Каждый разработчик создаёт и редактирует свою часть составного документа независимо от других, при этом в процессе работы он может просматривать текущую версию общего документа. Такой вариант организации совместной работы основывается на возможности создания мастер-документа, к которому могут прикрепляться другие документы. 2. Каждая из частей составного документа может редактироваться несколькими людьми. Для этого в современных текстовых процессорах предусмотрена возможность отслеживать и протоколировать сделанные изменения, делать примечания — пометки на полях. Для отслеживания собственных исправлений, а также чтобы другие соавторы могли вносить изменения в документ, текстовый процессор предлагает использовать маркеры исправлений. Маркеры исправлений помогают увидеть, какие изменения были внесены в документ по сравнению сего последней версией. Для изображения исправлений используется специаль- текстовые документы §23 ный формат, например подчёркивание. С помощью маркеров исправлений можно сохранить запись о каждом сделанном исправлении ив дальнейшем либо принять его, либо отказаться. Исправление помечается полным именем его автора, датой и временем создания. При совместной работе над документом важно, чтобы в настройках текстового процессора были указаны корректные данные о пользователе, т. к. именно они останутся в редактируемом доку- менте. Примечания — это обозначенные инициалами и пронумерованные комментарии, которые записываются и отображаются в специальном окне примечаний и не затрагивают текст документа. Перед тем как вставить примечание, имеет смысл выделить фрагмент текста, который следует прокомментировать. В этом случае при просмотре примечания текст, к которому оно относится, будет подсвечен. Имеются возможности сравнения двух версий документов или объединения всех исправлений и примечаний в один документ, для просмотра их всех сразу. Сделанные в тексте изменения перед сохранением окончательной версии документа можно принять или отклонить. Оба рассмотренных варианта организации совместной работы поддерживаются ив, ив. Можно редактировать документ непосредственно в сети, также отслеживая все изменения, сделанные другими пользователями. Этот вариант поддерживается Google Docs — сетевым приложением, доступным через веб-браузер. Поскольку редактируемый документ сохраняется на сервере, он доступен всем пользователям, между которыми он разделяется. Каждый раз при сохранении документа сохраняется его новая версия и информация о том, кто этот документ редактировал. Команда просмотра изменений открывает список сделанных изменений с указанием, кто и когда их внёс. Различные версии документов можно сравнить между собой 4. Можно использовать и промежуточный вариант, когда документ редактируется локально на компьютере, а храниться в сети и там же отслеживаются все изменения 246 |