акт. Акт как документ, его оформление
 Скачать 18.35 Kb.
|
|
АКТ КАК ДОКУМЕНТ, ЕГО ОФОРМЛЕНИЕ Акт — это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Большое количество оснований для составления акта определяют его многочисленные разновидности. Акты могут составляться при различных ситуациях. Например, при ревизиях и проверках, инвентаризации, передаче различных ценностей, при передаче дел, когда сменяется должностное лицо, при проведении испытаний оборудования или вводе в эксплуатацию готовых объектов и многое другое. Каждое актируемое событие должно оформляться соответствующей разновидностью акта. Акты документируют деятельность постоянных комиссий или созданных специально, для проведения обследования или приема-передачи и так далее. Акт могут составлять и созданные рабочие группы.Но иногда акт может быть составлен и одним лицом, к примеру, при проверке финансовой деятельности, проверке товаров, порче груза, ненадлежащей транспортировке и др. Во всех случаях в акте отражены только те факты, которые были обнаружены в ходе работы. Некоторые разновидности акта (например, акты проверок, ревизий и др.) не только фиксируют факты и события, но и содержат выводы, предложения, рекомендации, регламенты. Независимо от вида акта, оформляется документ по однинаковой схеме. Существуют акты и унифицированные, разработанные специально для конкретного вида деятельности или определенного учреждения. Например, акт описи недостающих документов в нотариальной конторе или акт проверки выполненных работ в строительной организации. Единые формы актов разрабатываются для повторяющихся ситуаций и, как правило, утверждаются соответствующими органами. Общероссийский классификатор управленческой документации включает, например, унифицированные формы таких актов, как акт списания бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, акт проверки сохранности товара, принятого покупателем на ответственное хранение, и др. Обязательными реквизитами акта являются: – наименование организации; – наименование вида документа (акта); – дата, адрес места составления; – заголовок к тексту, сам текст и подписи. Если акт предназначен для передачи другим организациям, т. е. является внешним документом, то в реквизитах заголовочной части указывается юридический адрес организации и автор документа. Дата и место составления акта должны соответствовать дате и месту проведения мероприятия. Заголовок соответствует названию типа документа, как правило, отвечает на вопрос – о чем? Акт о вскрытии бандероли Акт о списании материальных ценностей Акт о выделении на уничтожение документов с истекшим сроком хранения Текст акта разделен на три части: 1) введение –– должно содержать основания для проведения обследования, в случае необходимости нужно указать ссылку на нормативный акт или приказ руководства на основании которого проводится данная работа, указываются фамилии и инициалы членов комиссии с указанием занимаемой должности, при необходимости указать наименование организации. 2) констатирующая часть –– содержит в себе время проведения обследования или проведения работ, устанавливаются цели и задачи работ, указываются при помощи каких методов проводилось обследование. Текст констатирующей части при необходимости может быть разделен на абзацы; 3)выводы –– всегда указываются предложения или необходимые рекомендации, которые выносит комиссия по результатам обследования. В случае несогласия одного из членов комиссии с содержанием акта в качестве приложения оформляется Особое мнение члена комиссии. В конце текста указываются данные о количестве экземпляров акта и их местонахождении или адресатах, которым он направляется. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если иное не предусмотрено нормативными документами). Если есть приложения, на них ссылаются. Подписи ставятся в той же последовательности, что и во вступительной части, но без указания должностей. Акт подписывается всеми членами комиссии. В случае, если член комиссии имеет замечания к содержанию акта, он может выразить особое мнение с приложением его письменно к акту, но подпись ставится обязательно. Все лица, упомянутые в составленном акте, особенно те, к чьей работе сделаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием по получении. |