Курсовая работа 1. Анализ основных принципов обеспечения сохранности архивных документов
 Скачать 267.23 Kb.
|
Курсовая работа
Пермь 2022 СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ Актуальность курсовой работы заключается в том, что документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов - старение. Поэтому анализ основных принципов обеспечения сохранности архивных документов актуален и в наше время. Рассматривая степень изученности основных принципов обеспечения сохранности архивных документов, следует отметить, что каждый автор показывает ситуацию со своей точки зрения. Например, Горфейн Г.М. в своем исследовании «Архивоведение» показывает не только условия сохранности архивных документов, но и историю архивного дела в России, а также организацию документов и дел Архивного фонда Российской Федерации. Объектом исследования курсовой работы являются особенности условий хранения архивных документов. Предметом исследования являются основные принципы и требования для хранения архивных документов. База исследования – Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях. Цель настоящей курсовой работы - рассмотреть оптимальные условия для обеспечения сохранности архивных документов. Задачами курсовой работы в связи с поставленной целью являются: рассмотреть историю формирования принципов сохранности архивных документов; изучить особенности условий для хранения архивных документов; проанализировать требования к зданиям и помещениям архива; проанализировать обеспечение сохранности архивных документов. Основными методами исследования являются анализ литературы по теме исследования, сравнение и сопоставление, систематизация и классификация, обобщение. Практическая значимость моей курсовой работы заключается в определении и описании различных требований к системе сохранения архивных документов. Структура работы обусловлена предметом, целью и задачами исследования. Введение раскрывает актуальность, определяет степень научной разработки темы, объект, предмет, цель, задачи и методы исследования. В первой главе рассматривается история формирования принципов хранения архивных документов на примере нашей страны. А также изучение основных условий, необходимых для хранения архивных документов. Вторая глава посвящена анализу требований к зданиям и помещениям архивов и сохранности архивных документов. В заключении подводятся итоги проделанной работы, формируются окончательные выводы по рассматриваемой теме. ПРИНЦИПЫ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕННТОВ ИСТОРИЯ ФОРМИРОВАНИЯ ПРИНЦИПОВ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ Основная задача архивных учреждений - обеспечить сохранность документов. К сожалению, история развития архивной сферы нашей страны насыщена безвозвратной потерей документов. Причиной этого были как стихийные бедствия, так и безответственное отношение к документам, в том числе и со стороны государства. Среди граждан так же существует мнение о «бесполезности бумаг», о «пыльном архиве» - (а ведь архив в идеале должен быть обеспылен) как о чем-то не нужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. К сожалению, в 1990-е годы ХХ века были утрачены многие ценные документы ликвидируемых фирм, банков, в том числе документы по личному составу, необходимые для защиты прав и интересов их сотрудников. В соответствии с Положением о Федеральной архивной службе России (1998 год) обеспечение сохранности документов - одна из важнейших функций архивных учреждений. Подходы к решению проблемы угроз уничтожения и утраты документов имели свою особенность в каждый исторический период, оказывая влияние на формирование правовых основ их нейтрализации. В Древнерусском государстве накапливались, хранились и использовались многочисленные документы. Это спровоцировало развитие архивного дела. Непоправимый урон документации нанесли вторжения иноземных захватчиков. Многие документы погибли от княжеских междоусобиц, стихийных бедствий. Поэтому до нас дошло незначительное количество источников того времени. Во времена феодальной раздробленности документы хранились в церквях и монастырях, которые являлись крупными земельными феодалами. Для истории архивного дела Русского централизованного государства особое значение имеет Царский (или государственный) архив, который в XVI в. занимал центральное место среди хранилищ письменных материалов. В результате петровских реформ государственного аппарата архивы были отделены от канцелярий учреждений и стали самостоятельными структурными подразделениями. Юридически это было закреплено в Генеральном регламенте 1720 г., по которому предусматривалась обязательная сдача учреждениями документов в архивы по истечении определённого срока. В 1872 г. был создан Московский дворцовый архив, в который была включена и коллекция документов Оружейной палаты. В 1917 - 1918 гг. реальная угроза гибели культурных ценностей, оказавшихся бесхозными, была чрезвычайно высока. Создание Единого Государственного архивного фонда (ЕГАФ), была той единственной и правильной мерой, которая позволила в кратчайшие сроки сосредоточить документальное наследие Российской империи в государственных хранилищах. К началу Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. можно говорить о сложившейся единой системе управления архивами страны и, прежде всего, в организации, способах и приемах упорядочения, описания, учета архивных материалов, что создавало определенные условия для нейтрализации угроз уничтожения и утрат архивных документов. Положительное развитие ситуации в области ОСД, как показал опыт, было возможно только при централизованном управлении отраслью, комплексном подходе к реализации нормативных, методических, организационных и практических мер с соответствующим техническим обеспечением. В 1960 г., когда архивная отрасль была передана в ведение Совета Министров СССР, статус главного органа управления архивным делом вновь был повышен, и он стал называться Главное архивное управление при Совете Министров СССР (ГАУ при СМ СССР или Главархив СССР). В 1961 г. Правительство утвердило Положение о Главном архивном управлении и сети центральных государственных архивов СССР. Согласно этому Положению, ГАУ СССР – общесоюзный орган для научного и организационно-методического руководства архивным делом в стране. В Положении была закреплена командно-административная модель управления отраслью, сложившаяся в предыдущий период. До 1991 г. ГАУ СССР контролировало административные, финансовые, научно-методические, технические и многие иные направления деятельности государственных архивов всего Советского Союза. Указом Президента Российской Федерации «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» от 09.03.2004 № 314 Федеральная архивная служба России преобразована в Федеральное архивное агентство. Федеральное архивное агентство организует координацию деятельности научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов, а также может оказывать методическую помощь органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации, государственным и муниципальным архивам. 22 октября 2004 г. был принят Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», который стал главным нормативным документов в архивной сфере России. 1.2 ОСОБЕННОСТИ УСЛОВИЙ ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Необходимо соблюдать номы светового режима, температурно-влажностного режима, санитарно-гигиенического режима и охранного режима. Архив обеспечивает хранение архивных документов в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, что достигается: размещением архивных документов в архивном здании или в приспособленном под архивное хранение здании (помещении); применением соответствующих средств хранения архивных документов; созданием и соблюдением в архиве нормативных противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов; надлежащей организацией сохранности, включая проверку наличия и состояния архивных документов.1 Охранный режим в архиве устанавливается в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и разрабатываемой на его основе инструкцией о пропускном и внутриобъектовом режимах, утверждаемой приказом руководителя архива и согласованной с организацией, осуществляющей охрану архива на основании договора2. На основании Типовой инструкции, утвержденной Росархивом3, федеральные государственные архивы, архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы разрабатывают правовые акты и иные документы, регламентирующие пропускной и внутри объектный режимы, с учетом особенностей деятельности и реальных условий охраны организаций. Разрабатываемые архивами документы согласовываются с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, уполномоченными должностными лицами подразделений Росгвардии, территориальных управлений МВД России, частные охранные предприятия и Федеральной противопожарной службы МЧС России, несущими дежурство в архивах. Инструкция определяет: охрану территории и объектов организации; предотвращение бесконтрольного доступа посторонних лиц на территорию охраняемых объектов и внутри охраняемых объектов; предотвращение несанкционированного выноса, вывоза (вноса, ввоза), имущества, оборудования, материальных ценностей с территории охраняемых объектов (не территорию объектов); обеспечение внутреннего распорядка и мер пожарной безопасности на охраняемых объектах; обеспечение личной безопасности, защиты жизни и здоровья работников и посетителей организации; своевременное выявление угроз безопасности, а также потенциально опасных условий, способствующих нанесению материального и морального ущерба охраняемым объектам и хранящимся в них имуществу, оборудованию, материальным ценностям. В инструкции устанавливаются контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, порядок их сдачи под охрану и снятия с охраны, порядок хранения, получения и сдачи ключей. Средства охранной сигнализации устанавливаются на основной вход в здание (помещения) архива при отсутствии круглосуточного поста охраны, а также на аварийные и запасные выходы. При наличии в архиве уникальных документов, находящихся на сейфовом хранении, сейфы могут оснащаться индивидуальными средствами охранной сигнализации. Окна помещений первого этажа, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, рекомендуется оборудовать распашными запирающимися решетками, открывающимися наружу. Если архив размещен в здании, являющимся памятником архитектуры, что исключает установку решеток, следует укрепить остекление окон ударопрочной антивандальной взрывобезопасной бронирующей пленкой класса А3. Проход на территорию (в помещения) архива пользователями читального зала – в соответствии с Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации4; представителями судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов – в соответствии с законодательством Российской Федерации5 в пределах соответствующих полномочий (служебных заданий); работниками архива и иными лицами – по пропускам. При выдаче архивных документов, их копий, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий и материальных ценностей для экспонирования, реставрации, микрофильмирования и др. их вынос из здания (за пределы территории) необходимо оформление и выдача пропусков в соответствии с порядком, установленным локальным актом архива. Право на доступ в архивохранилище (помещение для хранения архивных документов) имеют: руководитель архива и его заместитель, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности; работники данного архивохранилища; другие работники архива в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего; иные лица в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего, с разрешения руководителя архива или уполномоченного им должностного лица. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ АНАЛИЗ ТРЕБОВАНИЙ К ЗДАНИЯМ И ПОМЕЩЕНИЯМ АРХИВА Обеспечение сохранности документов в архивах предполагает систему мероприятий, включающую рациональное размещение документов, контроль за их движением, физико-химическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойствам и внешних признаков документов, подвергающихся повреждению или разрушению, создание условий, исключающих их утрату. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием зданий и архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны и сигнализации; применением технических средств для создания оптимальных (нормативных) температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов в здании и помещениях архива; применением специальных средств хранения и перемещения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.). Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии со специальной нормативной и проектной документацией, согласованной с вышестоящим органом управления архивным делом. Архив размещается в специально построенном или приспособленном для постоянного хранения документов здании, или отдельных помещениях зданий. Здание архива должно быть удалено от объектов, опасных в пожарном отношении (нефтехранилищ, бензоколонок и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений санэпидстанций о степени загрязненности воздуха и службы пожарной охраны. Здание архива должно отвечать техническим требованиям, обеспечивающим высокую долговечность основных конструкций здания и их огнестойкость (вторая степень огнестойкости, категория пожароопасности «В»), обладать технической укрепленностью в соответствии с действующими нормативами по охранному и противопожарному режимам. Здание архива должно быть оборудовано средствами охранной сигнализации и защищено открывающимися решетками на окнах нижних этажей. Здание архива должно представлять собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений, экономичности. Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать рациональное взаимодействие функциональных подразделений архива, сохранность документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии. К помещениям основного назначения относятся: хранилища; рабочие помещения работников архива; помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных документов; помещения для обеспыливания, переплета и реставрации документов; помещения для приема и временного хранения, акклиматизации документов; помещения для воспроизведения документов (микро-.ксеро-фото-копирования, фотореставрация и т.п.), обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов; помещения для хранения учетных документов; комплекс читального зала (читальный зал, участок выдачи, участок информационно-поисковых систем, временное хранилище); выставочный зал. методический кабинет; научно-справочная библиотека; Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза должна установить степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт. Не допускается прием в эксплуатацию ветхих строений, деревянных построек, зданий с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением, а также не имеющих естественной вентиляции воздуха. Предназначенные для хранения документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии. Хранилища должны быть максимально удалены от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Хранилища отделяют помещений архива несгораемыми стенами перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, а также технологические или бытовые выводы воды. При проектировании размещения хранилищ в специальных и приспособленных зданиях предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон. Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры хранилищ, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения документов не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества. Хранилища должны иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности. Высота хранилищ зависит от технологического оборудования, принятого для хранения документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций. Хранилища должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам и лестничным клеткам. Не допускается хранение фоно-, видео- и машиночитаемых (электронных) документов на носителях с магнитным рабочим слоем в хранилищах с паразитными постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 А/м. Хранилища документов на нитрооснове (опасной, горючей) должны быть территориально отделены и изолированы от хранилищ с остальными документами. В нижней зоне хранилищ для документов на нитрооснове следует предусмотреть дополнительную вытяжку воздуха. Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки для переносной аппаратуры (пылесосов, ламп и т.д.) — герметичными или полугерметичными. Шнуры переносной аппаратуры должны иметь резиновую изоляцию. Хранилища оборудуются общими и поэтажными электрическими рубильниками. Рубильники, распределительные электрощиты и предохранители, обеспечивающие питание розеток и их отключение, устанавливаются вне хранилищ. По окончании работы в хранилище аппаратура, электрические розетки последовательно обесточиваются. Здания архивов и хранилища должны быть оборудованы средствами пожаротушения и оповещения о пожаре согласно ГОСТ 12.1.004-91 и оборудованы противопожарным водоснабжением. Питание внутреннего противопожарного водопровода осуществляется двумя вводами. Выводы пожарного водопровода, пожарные краны устанавливаются за пределами хранилищ с учетом действующих норм и правил противопожарной безопасности. При каждом кране необходимо иметь гибкий прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки обслуживаемого хранилища. При оснащении хранилищ автоматическими системами пожаротушения и переносными огнетушителями предпочтение отдается использованию веществ, не оказывающих побочного разрушающего действия на документы (углекислота и т.п.). Количество и места размещения переносных огнетушителей устанавливаются в соответствии с действующими противопожарными нормативами с учетом специфики применяемого оборудования. В целях противопожарной защиты всё электрооборудование, применяемое в архиве, должно обеспечиваться заземлением. Аппаратура для работы с аудиовизуальными и машиночитаемыми (электронными) документами, должна иметь защиту от поражения электрическим током, по своим параметрам и режимам работы отвечать требованиям ГОСТ 24863-87; 12.2006. В целях противопожарной безопасности в процессе работы с документами на нитрооснове запрещается: иметь на рабочем месте более трех рулонов пленки; оставлять рулон пленки без присмотра на фильмопроверочном столе; пользоваться при перемотке пленки электроприводом; перематывать пленку со скоростью более 25 м/мин (рулон длиной 250 м должен перематываться не менее, чем за 10 мин), допускать трение о поверхность оборудования (дисков, нижних софитов и т.п.) во избежание появления зарядов статического электричества; бросать коробки с пленкой, ударять их друг о друга, о пол, металлические и другие предметы.  Рисунок 2.1 – Система обеспечения пожарной безопасности подведомственной Росархиву организации АНАЛИЗ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ Под сохранностью документа понимается его состояние, которое характеризуется степенью удержания эксплуатационных свойств (прочности, эластичности, износостойкости составляющих документ материалов). Сохранность документов в архиве обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Это обеспечивается хранением документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима. Размещение хранилищ в помещениях без окон допускается при наличии у них искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена. Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло покрытий и т.п. Для искусственного освещения в хранилищах применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте 1 м от пола — 20-50 лк, на рабочих столах — 100 лк. Защита документов от разрушающего действия естественного и искусственного света должна осуществляться во всех помещениях архива при любых видах работы с документами. Температурно-влажностный режим в хранилищах, оборудованных системами кондиционирования с воздуха, при хранении документов на бумажной основе должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим: температура 17-19° С, относительная влажность воздуха 50—55%. Температурно-влажностные параметры воздуха для надежного долговременного хранения аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов должны соответствовать нормам. В хранилищах с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима хранения с применением рационального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (±5°С) и относительной влажности воздуха (±10%) не допускаются. При длительном стабильном нарушении режима хранения (7-10 суток), сопровождающимся повышением относительной влажности воздуха до 80-90%, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение хранилища). В период технологической обработки документов допускается их временное хранение (до 2 мес.) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре 20±5° С и относительной влажностью воздуха 50±20%. Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях — не реже 1 раза в неделю; в хранилищах с нерегулируемым климатом — 2 раза в неделю; при нарушениях режима хранения — 1 раз в сутки. Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных журналах. В журналах также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения. Номенклатура применяемых контрольно-измерительных приборов (термометров, гигрометров, психрометров, электронных термогигрометров и т.п.), а также порядок измерения и регистрации параметров комнатного и наружного воздуха определяются действующими нормативными и методическими документами. Контрольно-измерительные приборы монтируют на одном щитке, размещая их в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем (контрольная точка). Устанавливают приборы в каждом хранилище по нормам: при комнатной системе — одна контрольная точка на комнату, при многоярусной — одна на ярус. Хранилища и другие помещение архива должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли; в них должны соблюдаться следующие требования санитарно-гигиенического режима. В хранилищах проводится систематическая влажная уборка. Не реже одного раза в год следует проводить обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок). При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают водными растворами антисептиков (формалина — 2%, катамина АБ — 5% и т.п.). В хранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение. В хранилищах должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата, опасного в санитарно-биологическом отношении. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах. Окна в помещениях архива, открывающиеся в теплое время года, следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ, наружные отверстия вентиляционных систем. С целью своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов документы (выборочно) и помещения хранилищ должны 2 раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) подвергаться обязательному энтомологическому и микологическому осмотру. При обнаружении биологических вредителей принимаются немедленные меры подработке документов, средств хранения, хранилищ: пораженные плесневыми грибами или насекомыми документы заворачивают в пленку или бумагу, изолируют в отдельном помещении (изоляторе) до решения вопроса о последующей передаче их на дезинфекцию или дезинсекцию, другую обработку; стеллажи и шкафы, в которых хранились пораженные плесневыми грибами документы, протирают водными растворами антисептиков (формалина — 3% или катамина АБ — 5% и др.) и просушивают; местную дезинсекцию хранилищ проводят инсектицидными аэрозольными препаратами, обрабатывая ими пол, плинтусы, окна, подоконники, стены на высоту до 1,5м; при массовом поражении документов проводят дезинфекцию и дезинсекцию Хранилищ силами санэпидстанций или карантинных служб под контролем работников архива; при плесневении стен, полов, потолков удаляют штукатурку и краску, обрабатывают поверхность водным 5%-ным раствором формалина, проводят ремонт с добавлением в строительные материалы растворов антисептика, устраняют причины увлажнения (протечек) помещений; уничтожение грызунов проводят силами санэпидстанций. При проведении уборки и санитарно-гигиенической обработки применяемые средства (вода, антисептики и т.п.) не должны попадать на документы. Для проведения санитарно-гигиенических работ предусматриваются санитарные дни. ЗАКЛЮЧЕНИЕ История развития архивов в нашей стране насыщена частыми случаями гибели документов. Причинами этого явились как климатические условия нашей страны, так и безответственное отношение к документам. Чтобы исправить ситуацию с 1550 года в стране начали издаваться законы, которые предусматривали различную ответственность за порчу и потерю документов. Законы такого же смысла издаются, по сей день, например, Положение о Федеральном архивном агентстве от 17 июня 2004 года и другие нормативно-правовые акты. Для того чтобы обеспечить сохранность документов необходимо знать следующие основы: обеспечение физико-химической сохранности документов; создание материально-технической базы хранения документов; учет движения документов; копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования; консервация документов. Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы в современных нормативных и методических документах, прежде всего в Основных правилах работы архивов организации, а также ряде ГОСТов и методических разработок. Основные площади здания отводятся под хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений. В хранилищах устанавливаются стационарные металлические стеллажи. Не только само здание, но и средства внутри его имеет значение для обеспечения сохранности документов. Параметры этой среды определяются соблюдением режимов хранения. Существуют следующие режимы хранения: световой; температурно-влажностный; противопожарный; охранный. Постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Для защиты документов от света применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах. Температура и влажность - основные факторы, обеспечивающие сохранность архивных фондов. В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим. Благоприятный микроклимат документов создается при положительной температуре и относительной влажности воздуха 30-60%. Не должно быть резкого колебания температуры и влажности в помещениях, так как это разрушает носитель информации. Климатический контроль осуществляется по трем климатическим параметрам: температуре, относительной влажности и абсолютной влажности воздуха. Для измерений используются специальные контрольно-измерительные приборы. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВНормативно-правовые актыГОСТ 12.1.004-91 Система стандартов безопасности труда (ССБТ). Пожарная безопасность. ГОСТ 24863-87 Магнитофоны бытовые. Общие технические условия Федеральный закон от 14.04.1999 № 77-ФЗ «О ведомственной охране». Приказ Росархива от 27.05.2019 № 76 «Об организации пропускного и внутри объектового режима в подведомственных Росархиву организациях». Литература 1. Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях. Москва 2021 год Текст: непосредственный. 330 с. Электронные и Интернет-ресурсы Федеральное архивное агентство - https://archives.gov.ru/documents/rules/pravila-2020.shtml (дата обращения 01.11.2022) Консультант плюс - https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40984/8f607f4737389c8b10b657d500bfa309dcb29d31/ (дата обращения 03.11.2022) 1 Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях. Москва 2021 год. 2 Федеральный закон от 14.04.1999 № 77-ФЗ «О ведомственной охране». URL: https://base.garant.ru/1351707/ (дата обращения: 26.03.2021); Федеральный закон от 03.07.2016 № 226-ФЗ «О войсках национальной гвардии Российской Федерации». URL: https://base.garant.ru/71433920/ (дата обращения: 26.03.2021); Распоряжение Правительства Российской Федерации от 15.05.2017 № 928-р «Об утверждении перечня объектов, подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации». URL: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71575786/ (дата обращения: 26.03.2021). 3 Приказ Росархива от 27.05.2019 № 76 «Об организации пропускного и внутриобъектового режима в подведомственных Росархиву организациях». 4 Приказ Росархива от 01.09.2017 № 143 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (зарегистрирован Минюстом России 01.11.2017, регистрационный № 48765) (далее – приказ Росархива № 143, «Порядок использования…»). URL: http://archives.ru/documents/prik143_2017.shtml (дата обращения: 26.03.2021). 5 Часть 1 статьи 57 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 46, ст. 4532; 2018, № 49, ст. 7523) (далее – ГПК); пункт 19 статьи 5 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, № 52, ст. 4921; 2016, № 1, ст. 60) (далее – УПК); пункт 2.1 статьи 4 Федерального закона от 17.01.1992 № 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 47, ст. 4472; 2014, № 30, ст. 4234) (далее – Федеральный закон № 2202-1). | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||