|
|
Архитектура СЭД. Архитектура решения систем электронного документооборота
АРХИТЕКТУРА РЕШЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Архитектура корпоративной системы управления документами
Подсистемы решения по управлению документами
|
Решаемые задачи
|
Централизованное хранилище электронных документов
|
Документы нужно надежно хранить и обрабатывать
|
Система управления документооборотом
|
Документы нужно обрабатывать в соответствии с процедурами, действующими в компании
|
Коммуникационная среда
|
Участники бизнес-процессов должны иметь эффективные средства взаимодействия
|
Интеграционные компоненты
|
Система электронного управления документами должна быть связана с другими компонентами корпоративной информационной системы
|
Системные компоненты
|
Все это должно на чем-то работать
| | | | Хранилище документов - единая база данных на сервере позволяет надежно хранить документы, систематизировать их и быстро находить нужную информацию. Таким образом реализуется важнейший принцип электронного управления документами: документ хранится в единственном экземпляре в месте, хорошо защищенном от несанкционированного доступа
- c точки зрения пользователей хранилище должно выглядеть как нечто простое и привычное. К примеру, структура «библиотеки», в которой документы сложены в "папки", а те находятся на
«полках» виртуальных «шкафов», позволяет легко ориентироваться в новой, электронной, среде и снижает психологический барьер при внедрении системы
- бумажные документы должны попадать в нужное место электронного хранилища в результате их сканирования, а электронные - прямо из той программы, в которой они создаются. Например, пользователю предлагается сохранять документ, созданный с помощью MS Word, не в «папке» на своем личном жестком диске, а в «папке» центрального хранилища
- для быстрого поиска документов хранилище снабжается механизмом сквозного или, как его еще называют, полнотекстового поиска, позволяющим за очень короткое время найти нужный документ по содержащимся в нем ключевым словам. Это напоминает привычный уже поиск в Интернете
Управление электронными документами в едином информационном пространстве
Корпоративное хранилище документов
- Настраиваемая система каталогов
- Централизованная навигация по всему хранилищу документов
- Сквозной поиск по словам, фразам, папкам, типам документов и пр.
- Поддержка «живой» структуры организации
Коллективная подготовка документов
- Check-in/Check-out
- Ведение версий документов
- Создание документов по шаблонам
- Циклы, обсуждения, ознакомления и согласования, рассылка уведомлений
- Передача готовых документов во внешние системы…
Система управления документооборотом
инструменты, отражающие бизнес-процессы организации - Workflow Automation).
визуальный конструктор бизнес-процедур с очень простым набором условных обозначений. С его помощью процесс обработки документа изображается как последовательность шагов. На каждом шаге определяется, что следует сделать с документом и кто должен быть исполнителем. По окончании шага система на основании
заданных условий направить
автоматически вычисляет, "по какой стрелке"
документ дальше, и происходит автоматическое
уведомление следующего исполнителя. При этом все участники
процесса могут
наблюдать его в виде наглядной диаграммы и
видеть, на какой стадии обработки находится документ (сам он при этом остается в централизованном хранилище, а участники документооборота просто по очереди получают доступ к нему).
с помощью визуального конструктора задаются и другие параметры рабочего процесса, например контрольные сроки и полномочия
Типовой процесс работы с документом
Коммуникационная среда - электронная почта - обеспечение эффективного взаимодействия участников автоматизированного документооборота, если в вашей организации пока нет корпоративного почтового сервера, для быстрого обмена почтой между сотрудниками, то в ходе создания системы управления документами это неизбежно придется сделать.
- средства мгновенной связи (Instant Messaging) – общение участников бизнес-процессов "в режиме реального времени": получать информацию о наличии друг друга на рабочем месте, обмениваться текстовыми сообщениями, а также проводить аудио- и видеоконференции. Средства мгновенной связи значительно повышают скорость выполнения деловых процедур и особенно полезны в многоофисной среде. При этом в географически распределенных компаниях их внедрение может окупиться просто за счет уменьшения числа телефонных разговоров.
- корпоративные порталы - это своеобразный "пульт управления", предоставляющий в распоряжение пользователя всю информацию, необходимую для работы, а также "органы управления". Одна из особенностей современных порталов - то, что пользователь может настраивать "пульт управления", выводя на него только те элементы, которые необходимы именно ему, и располагая их на экране удобным для себя образом.
- портал по управлению документооборотом - с его помощью сотрудники компании могли бы следить за ходом обработки всех своих документов и постоянно иметь перед глазами полный список своих задач, возможно, относящихся к различным бизнес-процессам.
Интеграция и системные компоненты следует заметить, что система электронного управления документами - это всего лишь одна из компонент информационной системы предприятия, причем, как правило, создается она не в первую очередь. И, конечно, система должна быть интегрирована в общую среду таким образом, чтобы не возникало участков с «ручной» обработкой информации. Типичный пример интеграции: заявка на закупку оборудования, созданная и прошедшая процедуру согласования с помощью системы управления документооборотом, автоматически передается для исполнения в ERP-систему серверы, дисковые массивы, библиотеки оптических дисков или магнитных лент, сканеры для массового ввода документов и программное обеспечение для «оживления» всей этой техники |
|
|
Скачать 0.83 Mb.