Главная страница

вкр на исправление. Т5.2.+лаб.раб.5.1+ВКР+на+редакцию (1). Автоматизация финансовоэкономического отдела тоо "бак"


Скачать 259.47 Kb.
НазваниеАвтоматизация финансовоэкономического отдела тоо "бак"
Анкорвкр на исправление
Дата17.12.2022
Размер259.47 Kb.
Формат файлаdocx
Имя файлаТ5.2.+лаб.раб.5.1+ВКР+на+редакцию (1).docx
ТипДокументы
#849125
страница2 из 7
1   2   3   4   5   6   7
1.2 Задачи финансово-экономического отдела


1.2.1 Особенности формирования и использования финансовых ресурсов предприятия в условиях рынка

Одним из наиболее удачных определений финансовых ресурсов является следующее:

Финансовые ресурсы предприятия — это денежные доходы и поступления, находящиеся в распоряжении субъекта хозяйствования и предназначенные для выполнения финансовых обязательств, осуществлению затрат по расширенному воспроизводству и экономическому стимулированию работающих.

Формирование финансовых ресурсов осуществляется за счет собственных и приравненных к ним средств, мобилизации ресурсов на финансовом рынке и поступления денежных средств от финансово-банковской системы в порядке перераспределения.

Первоначальное формирование финансовых ресурсов происходит в момент учреждения предприятия, когда образуется уставный фонд. Его источниками в зависимости от организационно-правовых форм хозяйствования выступают: акционерный капитал, паевые взносы членов кооперативов, отраслевые финансовые ресурсы (при сохранении отраслевых структур), долгосрочный кредит, бюджетные средства. Величина уставного фонда показывает размер тех денежных средств — основных и оборотных, — которые инвестированы в процесс производства.

Основным источником финансовых ресурсов на действующих предприятиях выступает стоимость реализованной продукции (оказанных услуг), различные части которой в процессе распределения выручки принимают форму денежных доходов и накоплений. Финансовые ресурсы формируются главным образом за счет прибыли (от основной и других видов деятельности) и амортизационных отчислений. Наряду с ними источниками финансовых ресурсов также выступают:

выручка от реализации выбывшего имущества;

устойчивые пассивы;

различные целевые поступления (плата за содержание детей в дошкольных учреждениях и т. д.);

мобилизация внутренних ресурсов в строительстве и др.

Значительные финансовые ресурсы, особенно по вновь создаваемым и реконструируемым предприятиям, могут быть мобилизованы на финансовом рынке. Формами их мобилизации являются: продажа акций, облигаций и других видов ценных бумаг, выпускаемых данным предприятием, кредитные инвестиции.

До перехода на рыночные условия хозяйствования значительные финансовые ресурсы предприятия получали на основе внутриотраслевого перераспределения денежных средств и бюджетного финансирования. Однако принципы рыночного хозяйствования, внедрение коммерческих начал в деятельность предприятий, естественно, потребовали принципиально иных подходов к формированию финансовых ресурсов. Ориентация на инициативу и предприимчивость, полная материальная ответственность обусловили два важнейших изменения в области финансовых взаимосвязей предприятий с другими структурами: во-первых, развитие страховых операций, и, во-вторых, существенное сокращение сферы безвозмездно получаемых ассигнований. В этой связи при переходе на рыночные основы хозяйствования в составе финансовых ресурсов, формируемых в порядке перераспределения, все большую роль постепенно будут играть выплаты страхового возмещения, поступающие от страховых компаний, и все меньшую — бюджетные и отраслевые финансовые источники. Предприятия смогут получать финансовые ресурсы: от ассоциаций и концернов, в которые они входят (лишь в том случае, если это предусмотрено механизмом использования соответствующих денежных фондов); от вышестоящих организаций — при сохранении отраслевых структур; от органов государственного управления — в виде бюджетных субсидий на строго ограниченный перечень затрат. Зато в условиях функционирования рынка ценных бумаг появятся такие виды финансовых ресурсов, как дивиденды и проценты по ценным бумагам других эмитентов, а также прибыль от проведения финансовых операций.

Использование финансовых ресурсов осуществляется предприятием по многим направлениям, главными из которых являются:

платежи органам финансово-банковской системы, обусловленные выполнением финансовых обязательств. Сюда относятся; налоговые платежи в бюджет, уплата процентов банкам за пользование кредитами, погашение ранее взятых ссуд, страховые платежи и т. д.;

инвестирование собственных средств в капитальные затраты (реинвестирование), связанное с расширением производства и техническим его обновлением, переходом на новые прогрессивные технологии, использование “ноу-хау” и т. д.;

инвестирование финансовых ресурсов в ценные бумаги, приобретаемые на рынке: акции и облигации других фирм, обычно тесно связанных кооперативными поставками с данным предприятием, в государственные займы и т. п.;

направление финансовых ресурсов на образование денежных фондов поощрительного и социального характера;

использование финансовых ресурсов на благотворительные цели, спонсорство и т. п.

С переходом на рыночные основы хозяйствования необычайно возрастает не только роль руководителей предприятий, членов правлений акционерных компаний, но и финансовых служб, игравших второстепенную роль в условиях административно-командных методов управления. Изыскание финансовых источников развития предприятия, направлений наиболее эффективного инвестирования финансовых ресурсов, операции с ценными бумагами и другие вопросы финансового менеджмента становятся основными для финансовых служб предприятий в условиях рыночной экономики. Суть финансового менеджмента заключается в такой организации управления финансами со стороны соответствующих служб, которая позволяет привлекать дополнительные финансовые ресурсы на самых выгодных условиях, инвестировать их с наибольшим эффектом, осуществлять прибыльные операции на финансовом рынке, покупая и перепродавая ценные бумаги. Достижение успеха в области финансового менеджмента во многом зависит от такого поведения работников финансовых служб, при котором главными становятся инициатива, поиск нетрадиционных решений, масштабность операций и оправданный риск, деловая хватка.

Мобилизуя денежные средства других собственников на покрытие затрат своего предприятия, работники финансовой службы прежде всего должны иметь ясное представление о целях инвестирования ресурсов и уже в соответствии с ними давать рекомендации о формах привлечения средств. Для покрытия краткосрочной и среднесрочной потребности в средствах целесообразно использовать ссуды кредитных учреждений. При осуществлении крупных капитальных вложений в реконструкцию и расширение предприятия можно воспользоваться выпуском ценных бумаг; однако, подобная рекомендация может быть дана лишь в том случае, если финансисты основательно изучили финансовый рынок, проанализировали спрос на разные виды ценных бумаг, учли возможное изменение конъюнктуры и, взвесив все это, тем не менее уверены в сравнительно быстрой и выгодной реализации ценных бумаг своего предприятия.[4]
1.2.2 Описание задач финансово-экономического отдела ТОО “БАК”

Формирование счет фактур по основным видам продукции: уголь и теплоэнергия;

Расчеты с поставщиками за ТМЦ, работы и услуги;

Ведение оперативной информации по дебиторско-кредиторской задолженности с партнерами по производственно-хозяйственной деятельности;

Ведение финансового учета по заключенным договорам;

Управление средствами на расчетных счетах в коммерческих банках;

Проведение актов взаимозачетов (от коммерческого отдела);

Управление ценными бумагами (векселями);

Информирование казначейства о задолженности контрагентов;

Сверка с бухгалтерией, казначейством по отчетным периодам;

Поддержание оперативной, достоверной и актуальной информации для реального учета финансового состояния, обоснованного управления всеми видами средств;

Отчетность перед финансовой дирекций, по которой она выполняет анализ ПХДП;

Предоставление органам налоговой инспекции и внутреннего аудита информации по расчетам с отдельными предприятиями, фондами.
2. АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОГО ОТДЕЛА ТОО ''БАК''
2.1 Описание существующей системы автоматизации финансового учета
Сеть в офисном здании ТОО “БАК” основана на одном сервере Microsoft WindowsNT 4.0 и рабочих станциях Windows 95/98. Сеть построена с использованием смешанной топологии сети. Сегмент сети, в которой функционирует финансовый отдел, имеет соединение рабочих станций по топологии “шина” без выделенного сервера, соединение выполнено коаксиальным кабелем, рабочий протокол для большинства приложений – TCP/IP, но используются также NetBEUI и IPX/SPX. Пользователи зарегистрированы на сервере по уникальным именам и паролям. Специалисты входят в сеть без указания домена, т.е. внутри группы сегмент имеет свойства одно-ранговой сети. Т.о. есть возможность доступа некоторым сетевым ресурсам (внутри финансового отдела) без регистрации на сервере. Это, конечно, является узким местом в обеспечении безопасности информации.

Для совместного доступа к таким сетевым ресурсам, как разделяемые базы данных и принтеры, используется функциональный компонент операционной системы Windows95 “Служба доступа к файлам и принтерам сетей Microsoft”.

На каждой рабочей станции установлен стандартный пакет прикладного программного обеспечения, с помощью которого, осуществляется текущий уровень автоматизации некоторых задач и выполняются обычные операции по обработке документов. В состав этого пакета входят:

Microsoft Office 97 Professional;

Microsoft NetMeeting – коммуникационная программа;

Outlook Express- почтовая программа;

Система перевода Stylus;

Программа распознавания сканированного текста CuneiForm.

Сегодня все финансовые расчеты выполняются совместно программами и людьми. Существуют несколько отдельных, созданных в разное время и со своими целями, таблиц на Excel’е и баз данных Access, для составления финансовых отчетностей деятельности предприятия в разном разрезе. В эти программы информация вводится без взаимосвязи друг с другом, кроме того, требуется дополнительная обработка и сверка со всеми отделами, которые работают с теми же данными независимо от начала и до конца.
2.1 Характеристика системы документооборота
Функции специалистов финансово-экономического отдела представлены в приложении 1.

Экономист по платежным документам (М):

Каждый банковский день получает выписки с банков с копиями платежных поручений о движении денежных средств на расчетных счетах ТОО ”БАК” в различных банках и вводит информацию в компьютер в базу Access;

Составляет платежные поручения в банк для передачи средств по поручению финансового директора;

Получает ежедневный отчет кассиров о движении наличных средств, сводит всех кассиров в одну ведомость;

Получает от НацБанка ежедневный курс валют, распечатывает и распространяет по всем отделам;

Готовит ежедневную справку по кассе и р/с для дирекции.

Все эти операции (за исключением курса валют) проводятся в файле БД Access. Вывод и составление необходимых документов (платежки, справка по кассе и р/с) автоматизирован и выполняется из базы.

Ведущий экономист по банку (L):

Входная информация:

от кассиров – справка о движении по кассе за день и месяц

от F – информация по договорам:

предприятие;

№ договора;

сумма договора;

процент наличной оплаты по денежной части.

от N – суммы взаимозачетов с предприятиями и населением за т/э, конкретно – денежная часть оплаты и задолженности

от B – остаток по задолженности из оперативной справки деб./кред. задолженности

от D – сумма предъявленных работ и оплаты по р/с

Выходная информация:

справка о движении по кассе за день и за месяц;

справка по оплате кредиторам за услуги;

платежный баланс по всем банкам (ежемесячный, ежедекадный)

Экономист L в базе Access на компьютере M обрабатывает всю информацию по банкам и кассе, некоторые данные используются совместно, разделение этапов выполнения некоторых задач. Например, данные о движении по кассе за каждый день составляют основу для расчета аналогичного отчета за месяц. Информация по выпискам с банков, которую вводит экономист M, служит основой для выполнения расчета платежного баланса по всем банкам экономистом L.

Справка по оплате кредиторам за услуги составляется вручную в форме электронной таблицы Excel, все данные экономист L получает от коллег личным визитом, что занимает много времени. Эта справка выдается ежемесячно, на ее подготовку же уходит около 2-х рабочих недель.

Расчет платежного баланса по всем банкам выполняется в 2 этапа:

Экономист L со своего компьютера имеет доступ к файлу базы Access у экономиста M, где хранятся оперативные ежедневные данные о движении по р/с. Для расчета платежного баланса есть отдельная база, которая связана с базой экономиста M. На основе этих данных и ежемесячных отчетов кассиров экономист L производит расчет баланса. Выходные таблицы формируются в Excel-форме;

Из-за несовершенства программы расчета платежного баланса, которая не учитывает конвертации валют, проводимых банком, наличия по несколько счетов в различных банках, и других сложностей современных форм ведения бизнеса, выходные данные необходимо обрабатывать вручную. Здесь играют роль профессиональные знания финансиста и опыт работы.

Экономист по углю (H):

Входная информация:

Накладные и др. документы по отгрузке угля – с разреза;

Наряд по суточной отгрузке – с отдела поставок БАК;

Договора, письма, контракты по отгрузке угля – юридический отдел, отдел маркетинга.

С этих документов необходима информация:

грузополучатель;

плательщик;

цена;

№ контракта;

дата отгрузки;

№ квитанции;

тоннаж;

ж.д.тариф;

договорной тариф;

№ удостоверения качества;

качество угля (Q – теплота сгорания);

таможенная декларация - № и дата (если есть).

На выходе формируется

  1. счет-фактура для потребителей за отгруженный уголь:

  1. сумма за уголь;

  2. НДС;

  3. железнодорожный тариф;

  4. договорной тариф (если есть).

  5. информация по взаимозачетам по углю;

  6. учет текущего железнодорожные тарифа;

  7. дебиторская задолженность за уголь по получателям и энергосистемам;

  8. оперативная справка по отгрузке угля и условиям оплаты;

  9. баланс отгрузки угля;

  10. сведения об отгруженном угле;

  11. дополнительные справки по требованию руководства.

  12. Т.к. экономист H работает с первичной информацией – отгруженный уголь, то расчет выходной отчетности производится довольно изолированно. Эта слабая связанность с другими с другими финансистами в работе ведения финансового учета дала возможность создания довольно надежной и функциональной программы, опять же на БД Access, которая требует минимального вмешательства в процесс образования выходной информации. Эта программа функционирует уже около года, и единственное обстоятельство, на которое следует обратить внимание при создании интегрированной системы, это то, что результат работы – выходные цифры экономиста H другие финансисты получают в виде оперативных распечаток или с архива отчетов личным визитом.

  13. Ведущий экономист ТМЦ по БАКу (D):

  14. Входная информация:

  15. Реестр счет фактур от экономиста G, требуемая информация:

  16. дата реестра;

  17. наименование товара или услуг;

  18. сумма.

  19. платежные поручения от экономиста M, движение по банкам и кассе;

  20. акты взаимозачетов, касающиеся ТМЦ, выполненных работ и услуг;

  21. письма, соглашения на поставку ТМЦ, выполнения работ и услуг;

  22. договора цессии (переуступка прав требований);

  23. Выходная информация:

  24. Дебиторско-кредиторская задолженность за ТМЦ, работы и услуги по компании без ТЭЦ;

  25. реализация ТМЦ, работ и услуг по компании без ТЭЦ;

  26. справка по расчетам с отдельным предприятием;

  27. взаимозачеты по ТМЦ по компании без ТЭЦ.

  28. Выходная отчетность формируется полностью вручную в Excel’е. Это связано с тем, что деловая информация не поддается синхронизации и строгой типизации: оплата по договорам может быть произведена в любой момент и самыми различными формами, товарные ценности используются в нестандартных операциях, т.е. обращаются не только как материалы для производства и чистый продукт производства.

  29. Уже сформированные и вручную откорректированные выходные данные в виде таблиц переносятся в базу 1С:Бухгалтерии, для дальнейшего использования в бухгалтерии (перенос реализован автоматическими процедурами).

  30. Экономист по теплоэнергии (E):

  31. Входная информация:

  32. Копии счет-фактур по ТЭЦу, реестр счет-фактур – от отдела сбыта ТЭЦ (1 раз в месяц), необходимая информация:

  33. Наименование предприятия;

  34. номер договора;

  35. сумма.

  36. Отчеты кассиров о поступлении за т/э – экономист M:

  37. Наименование предприятия (или от населения);

  38. Сумма..

  39. Ж.д. тариф от экономиста H;

  40. Сводная ведомость начисления за т/э – от отдела сбыта ТЭЦ

  41. Выходная информация:

  42. Дебиторско-кредиторская задолженность за ТМЦ, работы и услуги по ТЭЦ;

  43. реализация ТМЦ, работ и услуг по ТЭЦ;

  44. отдельно реализация т/э;

  45. взаимозачеты с населением за теплоэнергию.

  46. Ввиду того, что дирекция предпочитает рассматривать ТЭЦ как самостоятельное подразделение, т.к. ТЭЦ производит довольно специфичную продукцию – теплоэнергию, а также вследствие покупки данного предприятия последним, по нему ведется полный финансовый учет, как если бы это было самостоятельное предприятие. Весь финансовый учет по ТЭЦ ведет экономист E., т.о. она собирает и обрабатывает данные, аналогичные финансовой информации по производственно-хозяйственной деятельности компании “БАК”, образно говоря, она ведет БАК в минимуме.

  47. Все операции выполняются вручную, используя Microsoft Excel.

  48. Экономист по векселям (P):

  49. Входная информация:

  50. Акты приема-передачи векселей;

  51. предъявленные счет фактуры за ТМЦ, работы и услуги

  52. Выходная информация:

  53. информация по векселям для дирекции за месяц;

  54. вексельная задолженность по поставщикам ТМЦ.

  55. В Казахстане вексельная форма оплаты не поддерживается государством, поэтому используются векселя российских эмитентов для расчета с российскими поставщиками. В Казахстане оплата векселем рассматривается как акт встречного зачета материальных ценностей. Внутрифирменный учет вексельных операций затребован руководством.

  56. Экономист P ведет реестр векселей в специально организованной таблице Excel, которая включает в себя макросы для выполнения ординарных операций и расчета итоговых цифр. Это персональная таблица имеет связь со сводной таблицей задолженности за ТМЦ по компании на компьютере экономиста B. Раз в месяц B инициирует автоматическое перекачивание накопленных итоговых данных из реестра векселей.

  57. Экономист по договорам (F):

  58. Входная информация:

  59. От юристов – копии и оригиналы договоров, файлы ЭГУТ по переговорам – от связистов;

  60. Реализация ТМЦ по компании без ТЭЦ – от экономиста D;

  61. Реализация ТМЦ по ТЭЦ – от экономиста E;

  62. Реализация угля – от экономиста H.

  63. Выходная информация:

  64. Сводная таблица по всем кред./деб. задолженностям согласно договорам

  65. Вся информация по договорам поступает от юридического отдела и вводится в таблицу на Excel’е. Экономист F сверяет все данные по активным договорам с предприятиями по просроченности/задолженности платежа и ежемесячно выводит сводную таблицу в программе 1С:Бухгалтерия. Таблица договоров в Excel’е и сводные таблицы в 1С:Бухгалтерии не имеют автоматической связи – данные переносятся вручную, более того, они вообще ни с кем не связаны.

  66. Ведущий экономист по взаимозачетам (N):

  67. Входная информация:

  68. Журнал взаимозачетов:

  69. взаимозачеты по ТМЦ по БАК – экономист D;

  70. взаимозачеты по ТЭЦ – экономист E;

  71. взаимозачеты по углю – экономист H;

  72. взаимозачеты всех видов – экономист B;

  73. - копии актов взаимозачетов.

Платежный баланс по расчетному счету – от экономиста L;

Паспорта сделок по экспорту – таможенный сектор коммерческой дирекции:

Выходная информация:

платежный баланс по взаимозачетам за месяц, год;

регистрация, учет и контроль над исполнением паспорта сделки;

взаимозачеты с населением/предприятиями за т/э для экономиста L;

Справка по взаимозачетам и р/с – для экономического отдела.

Платежный баланс по взаимозачетам ведется как таблица Excel, данные для него экономист N берет из журнала взаимозачетов, в который данные вносят все, кто отвечает за проведение взаимозачета по определенному виду товара или по службе. Журнал взаимозачетов – электронная таблица Excel за определенный период со всей информацией по каждому зачету. Для результативной работы с обработкой информации из разных таблиц от экономиста N требуются глубокое понимание механизма проведения взаимозачетов и навыки владения инструментами Excel.

Паспорт сделки регистрируется в таблице Excel, затем для учета по периодам все данные переносятся в 1С:Бухгалтерию, для этого есть готовая процедура, встроенная в Excel-таблицу.

Главный экономист руководитель по учету и контролю (B):

Входная информация:

данные о выданных и полученных счет фактурах:

по отгрузке угля – от экономиста H;

по ТМЦ, Р и У по БАКу – от экономиста D;

по ТЭЦ – от экономиста E.

неисполненные векселя по предприятиям – от экономиста P;

письма о проведении взаимозачетов, не зарегистрированные в журнале:

Выходная информация:

Оперативная сводная таблица кред./деб. задолженности в целом по компании;

баланс кред./деб. задолженности за год для балансовой комиссии;

ввод отдельных взаимозачетов в журнал;

справки по просроченным задолженностям.

Данные по счет фактурам ТМЦ, работы и услуги по всем подразделениям экономист B получает в сводной таблице Excel, которая имеет обновляемые связи с соответствующими таблицами у экономистов D, E и H. Также автоматически переносятся итоговые данные по векселям.

В Excel-журнал взаимозачетов экономист B имеет удаленный доступ для ввода незарегистрированных взаимозачетов и необходимой корректировки данных. Из всех имеющихся данных у экономиста B локально организован расчет просроченных задолженностей.

Начальник отдела (A):

Финансовый анализ на основе данных от всех финансистов.

Входная информация:

от экономиста L:

Платежный баланс по всем банкам (ежемесячный, ежедекадный)

от экономиста E:

Журнал-ордер №6 по ТЭЦ (вся реализация);

учет реализованной т/э.

от экономиста F:

сводная таблица по всем деб./кред. задолженностям согласно договоров (1 раз в месяц распечатка в 1С:Бухгалтерии)

от экономиста P:

неисполненные векселя по поставщикам

от экономиста N:

платежный баланс по взаимозачетам

от экономиста C:

деб./кред. задолженность по дирекциям (еженедельно)

от экономиста K:

справка о задолженности по налогам (еженедельно);

справка о платежах в бюдж. и внебюдж. Фонды (ежемесячно).

Начальник финотдела получает все отчетные формы в виде распечатанных на бумаге таблиц, шаблоны формы и содержания которых имеются у первичных пользователей. Другие, нестандартные и эпизодически требующиеся виды отчетов, готовятся оперативно специалистами финотдела по требованию руководства, используя инструменты построения отчетов пакета Microsoft Office.[7]
1   2   3   4   5   6   7


написать администратору сайта