Отчет по практике. отчет по практике. Блоксхема документооборота с указанием входного и выходного потоков
 Скачать 3.11 Mb.
|
|
Информационно-справочная работа Одна из главных целей регистрации — создание базы данных о документах организации. На основе этого банка данных можно за несколько минут определить: - у кого, где и в какой стадии работы находится любой документ; - в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу. Справочная картотека составляется из регистрационных карточек. Разделителями в справочной картотеке будут названия структурных подразделений или направления деятельности в организации. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий, услуг и т.д.). Отдельно ведется картотека обращений граждан (предложений, заявлений, жалоб). Отдельная картотека по тематическому признаку заводится на законодательные, нормативные и распорядительные документы. Значительно расширяет возможности информационно-справочного обслуживания автоматизированная система регистрации. Современные системы управления базами данных (СУБД) позволяют составлять запросы и получать ответы по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа Аналогично осуществляется и поиск самих документов. Поиск может осуществляться по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке: входящий номер документа дата поступления документа, вид документа, корреспондент, территория, исполнитель документа, исходящий номер документа дата отправления документа и т.д. Соответствующие значения полей либо вводятся с клавиатуры либо (для классифицируемых значений) выбираются из соответствующего списка (вид документа, исполнитель и т.п.). Справка может выдаваться: по конкретному документу (где находится, стадия подготовки, результат исполнения, место хранения); теме или содержанию (конкретный документ, группа документов); корреспонденту (конкретный документ, все документы автора, все документы автора по определенному вопросу, все документы автора за определенный период); региону, стране, области, городу. Поиск может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости — по архивной базе данных (документы предшествующих лет). При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме. В случае поиска неисполненного документа результатом является информация, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ. Отправка документов. Обработка и отправка исходящих документов проводится службой документационного обеспечения управления (ДОУ), или секретарем-референтом (секретарем), или экспедицией (экспедитором). Получив документ к отправке, проверяют правильность его оформления: -наличие подписи; -наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, то проставляют); -наличие заголовка; -правильность адресации; -наличие адреса, если документ предназначен разовому корреспонденту; -наличие всех листов в документе и указанных приложений. Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или является некомплектным, то он возвращается исполнителю на доработку. При отправке документа по почте он вкладывается в конверт; документы, направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт. Конверты адресуются и маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты готовятся заблаговременно. Все оформление проводится в строгом соответствии с требованиями почтовых правил. В последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается. Передача информации с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу и повышает надежность доставки. Однако не следует забывать, что при передаче документов по электронной почте возникает несколько проблем: удостоверение достоверности подписи, применение специальной программы «электронной подписи» и заключение специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: составление проекта исходящего документа; визирование проекта документа; проверка правильности оформления проекта документа; подписание документа руководителем; регистрация документа (журнал, РК, персональный компьютер); • проставление номера на документе; проверка правильности адресации; отправка документа адресату; подшивка второго экземпляра (копии) в дело. Организация контроля над исполнением документов Контроль за исполнением порученного задания является одной из функций управления. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу — это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль за сроками исполнения документов ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления. Сроковый контроль можно разделить на текущий и предупредительный. Ведение контроля требует знания несложных методов, приемов и наличия технических средств. Все документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены на контроль. Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения — это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов. Сроковая картотека. Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель — это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2—3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они находятся здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Зарегистрировав полностью документы, секретарь расставляет карточки по срокам исполнения, т.е. ставит каждую карточку на то число, на которое документ должен быть исполнен. На отдельные карточки выписываются и все пункты распорядительных документов. В произвольной форме можно записывать на карточку и устные поручения руководства. Таким образом, используя сроковую картотеку, секретарь легко может узнать, что и на какой день должно быть исполнено. Помимо текущего контроля секретарь должен вести предупредительный контроль. Для этого он берет карточки на задания, срок исполнения которых истекает через три дня, и предупреждает об этом каждого исполнителя. Документ считается исполненным в том случае, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, это также фиксируется на оборотной стороне карточки. После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную. Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении. Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется на ПЭВМ. Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Оформление и индексация дел 1.Номенклатура дел В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка документов в дела. Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов вдела, служит номенклатура дел. Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Иначе говоря, номенклатура дел — это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности. Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные, или индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); типовые и примерные. Индивидуальная номенклатура дел может быть составлена для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. Сводная номенклатура как классификационный справочник имеет структурную схему построения, в которой названиями частей (классами) являются наименования структурных подразделений. Каждая организация обязана иметь свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. Разработка конкретных номенклатур дел начинает проводиться в учреждениях в IV квартале с тем, чтобы она была завершена не позднее декабря, и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие. Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Основные правила работы ведомственных архивов указывают, что типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и являются нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер. Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ней, предъявляемые нормативно-методическими документами — Государственной системой документационного обеспечения управления. Основными правилами ведомственных архивов — и изучить методические материалы при их разработке. Используются также положение об учреждении или его структурном подразделении, штатное расписание, перспективные и текущие планы, описи дел постоянного и временного хранения. Но главным источником при составлении номенклатуры являются совокупность документов, как полученных извне так и созданных в процессе деятельности подразделения. Таблица 1. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме.
В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит из двух частей — обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения в структурном подразделении дополнительных непредусмотренных заранее дел, если такие появятся в течение года. Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. В течение года под одним названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах. Для их учета в конце года заполняется третья графа. В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установлен. Если дело формируется из документов, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, сроки их хранения согласовываются с архивом и экспертной комиссией (ЭК) учреждения. Пятая графа заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки об уничтожении дел, о передаче дел в архив, незавершенных делах; делах, переходящих на следующий год, и т.п. Проект номенклатуры дел учреждения рассматривается и одобряется ЭК учреждения, визируется заведующим ведомственным архивом, после чего направляется на согласование в государственный архив, если документы поступают на государственное хранение. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем учреждения. Если учреждение не сдает документы на государственное хранение, его номенклатура дел может согласовываться с ЭК вышестоящей организации. Печатается номенклатура дел не менее чем в четырех экземплярах: первый хранится в делопроизводственной службе учреждения, второй — в государственном архиве, с которым она согласовывалась, третий — в ведомственном архиве, четвертый экземпляр является рабочим и в виде выписок (разделов номенклатур) направляется в структурные подразделения для заведения по ним дел. Экземпляр, согласованный с государственным архивом и утвержденный руководителем учреждения, имеет постоянный срок хранения и включается в сводную номенклатуру в раздел делопроизводственной службы. Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается с соответствующими поправками и утверждается руководителем учреждения на следующий год, В таком случае Государственный архив уведомляется, что номенклатура дел на следующий год остается без изменений. Однако не реже одного раза в пять лет номенклатура подлежит составлению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, не предусмотренными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел. В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. При ее составлении следует учитывать в числе прочих сведения графы 3 — количество дел (томов, частей). В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих дел подсчитывается количество дел постоянного хранения, длительного хранения (свыше 10 лет), временного хранения (до 10 лет включительно). Таблица 2.
Рабочий экземпляр номенклатуры обычно прикрепляется к внутренней дверце шкафа, где хранятся дела; с его помощью можно быстро установить номер нужного дела и найти необходимый документ. Только правильно составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документа. Формирование дел. Исполненных документов в учреждении накапливается много. Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы, как уже упоминалось, после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки. Формирование дела определяется как отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела. Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивают не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел. Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел являются Основные правила работы ведомственных архивов и Государственная система документационного обеспечения управления. Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть на основании указанных нормативных актов изложен в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных категорий дел. Этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел. Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов. Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства. В небольших учреждениях дела централизованно формирует и хранит секретарь. В структурных подразделениях выделяют лиц, ответственных за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляют ведомственный архив и соответствующий государственный архив. Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка — папка-скоросшиватель или папка-регистратор. На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, — лучше официально признанное сокращенное наименование (например, «Горбачев-Фонд», «Атлантиксторм», «МГИМО» и т.п.). Затем с новой строки пишется название структурного подразделения (например, «Бухгалтерия» или «Отдел кадров»). Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре, например, «Дело № 02-24», где «02» — индекс структурного подразделения, а «24» — порядковый номер дела по номенклатуре. Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры. Внизу обложки дела указывается срок хранения (если дело имеет постоянный срок хранения, пишется «Хранить постоянно»). Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и помещаться в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность. В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появления документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру под резервным номером. Документы включаются в дело только в одном экземпляре Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров. Толщина каждого дела не должна превышать 30—40 мм (около 250 листов). Если документов больше, дело разделяется на два тома или более. При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важнейшим из них является группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные с рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, однако после принятия решения и окончания дела документы переформируются. Документы формируются в дело только за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в учреждении, а также выборных органов и их постоянных комиссий, формируемые в дела за период их созыва. Особенность в формировании имеют дела учебных заведений, формируемые по учебным годам, документы театров, характеризующие сценическую деятельность и группируемые в течение театрального сезона, дела фильмов, рукописи, истории болезни и др. Внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке, но возможны сочетания и комбинации. Как правило, документы в деле группируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему размещение документов в последовательности решения вопроса. Эта группировка совпадает с хронологическим принципом группировки. При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц, объектов, предметов. В нумерационном порядке группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (квитанции, накладные и т.п.) 3.Оформление дел. Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. После этого проводится работа по оформлению дел для последующего хранения и передачи их в ведомственный архив. Оформление дела, т.е. определяемую установленными правилами подготовку дела к хранению, проводят работники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел или секретарь. В зависимости от ценности документов и, соответственно, сроков хранения дел проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения для экономии средств и времени подлежат упрощенному оформлению. Прежде всего, выявляется их наличие в соответствии с номенклатурой дел. Проверяется правильность формирования дел (не попали ли в список дел документы с постоянным сроком хранения), они остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и перекладываются в другой шкаф или сдаются в архив. Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят готовят к сдаче в архив учреждения. Основное внимание сосредоточивается на делах постоянного длительного (свыше 10 лет) сроков хранения и поличному составу. В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечении управления и Основных правил работы ведомственных архивов проводится их полное оформление, которое включает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов; составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; оформление всех реквизитов обложки дела. В конце каждого дела обязательно вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи и в тех случаях, когда к делу будет составлена внутренняя опись бланки форм внутренней описи. Все листы дела для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруют черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Лист заверительной надписи не нумеруется. Если дело имеет несколько томов, каждый том нумеруется отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. В случае пропуска при нумерации небольшого количества листов на них ставятся номера предыдущих листов с прибавлением букв «а», «б», «в» и т.д.; то же делают, если несколько соседних листов пронумеровано одной цифрой. Все эти исправления отмечаются в конце дела в заверительной надписи. Если при нумерации листов допущено много ошибок, номера зачеркиваются и все дело нумеруется заново. В конце дела для учета количества листов на отдельном листе-заверителе дела составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, оговариваются все особенности в нумерации и физическом состоянии документов в деле. Для дел с особо ценными документами, личных, судебных и следственных, дел о присуждении ученых степеней и званий, дел на авторские свидетельства и патенты при подготовке к сдаче в архив составляется, если она не велась в течение года, внутренняя опись документов. Составлять внутреннюю опись рекомендуется также к делам, заголовки которых не полно раскрывают содержание документов. В этом случае внутренняя опись облегчит использование документов дела и поиск необходимой информации. В конце внутренней описи дела составляется итоговая запись с указанием цифрами и прописью общего количества документов в деле, включенных в опись, и количества листов описи. Дела подшиваются прочной ниткой в твердую обложку (папку) в четыре прокола или переплетаются. При брошюровке нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке (это бывает, если нарушаются установленные государственными стандартами размеры полей), к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и будет подшит. Картон для обложек дел постоянного хранения и документов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечивать долговременную сохранность документов. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело. Оформление обложки дел. Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации Ее элементы определяет ГОСТ 17914-72. Ряд сведений уже был вынесен на обложку в момент заведения дела по номенклатуре; наименование учреждения и его подчиненность; наименование структурного подразделения; делопроизводственный индекс дела; заголовок дела; срок хранения дела. При подготовке дела к хранению или сдаче в ведомственный архив эти элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если оно содержит особо ценные документы), проставляются также: дата дела; количество листов в деле; архивный шифр дела. На обложке дела постоянного хранения в соответствии с требованиями стандарта в верхней части перед названием учреждения оставляют место для наименования государственного архива, в который дела будут переданы из ведомственного архива. Если в течение года в наименовании учреждения или структурного подразделения произошли изменения или дело передано в другое структурное подразделение, при оформлении к хранению на обложке дела дописывается новое название, а старое заключается в скобки. Заголовок дела, перенесенный на обложку в начале года из номенклатуры дел, нуждается в обязательной проверке и часто в уточнении путем полистного просмотра документов. Следует помнить, что заголовок должен точно, кратко в обобщенной форме отражать основное содержание документов. При этом факты и события, отраженные в документах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке указывается вид дела (дело, переписка, материалы, журнал и т.д.) или вид документов (протоколы, доклады, приказы, отчеты, акты), затем — автор или корреспондент (если это переписка) и далее — вопрос, отражающий содержание документов. Если в деле имеются особо ценные документы, документы-приложения к основному документу, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение, или документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и наличие которых в деле не может быть определено по его заголовку, к заголовку составляется аннотация. Пишется аннотация после заголовка с красной строки. Подлинность документов дела в заголовке специально не оговаривается, она подразумевается. Наличие копий документов в заголовке указывается. Количество листов в деле выносится на обложку в соответствии с данными заверительной надписи дела. Срок хранения, проставленный к началу делопроизводственного года в соответствии с номенклатурой, может быть уточнен по решению ЭК учреждения. Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве учреждения. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела. Составление описей. На документы постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись, таким образом, служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в строго определенном порядке. Так как на дела постоянного хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу описи составляют раздельно, то и систематизация дел ведется по каждой указанной группе раздельно. Основные правила работы ведомственных архивов предлагают также составлять отдельно описи на дела, состоящие из специфических характерных только для данной организации документов (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.) и описи на служебные ведомственные издания. Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопросов, хронологии или по алфавиту. При систематизации дел можно воспользоваться ведомственным или типовым перечнями документов с указанием сроков хранения, можно использовать номенклатуру дел. Дела по личному составу систематизируются отдельно, на них составляется самостоятельная опись. При большом объеме специальной документации — технической, технологической, рационализаторских предложений — на нее также составляются отдельные описи. В описание каждого дела входят: порядковый номер; индекс дела; заголовок дела (в том числе аннотация); дата; количество листов; примечания. В описи дел со сроком хранения свыше 10 лет перед примечанием имеется графа «Срок хранения дела». Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела. В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером. Если в опись вносятся подряд дела с однотипным содержанием и одинаковыми заголовками, разрешается внести полностью заголовок первого дела, а все остальные обозначить словами «То же». При этом все различия заголовка и другие данные вносятся в опись полностью. В графе описи «Примечания» делаются отметки об особенностях физического состояния дела, о передаче дела или отдельных документов из него другим учреждениям и т.д. В учреждениях, не имеющих структурных подразделений, образующих в процессе своей деятельности не более 20 дел постоянного хранения в год, составляется общая опись. В крупных учреждениях описи составляются на дела каждого структурного подразделения в отдельности. В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления обработка дел и отбор их на государственное хранение должны производиться регулярно по окончании делопроизводственного года. Годовой раздел описи надела, подлежащие постоянному хранению, составляется в каждом структурном подразделении под методическим руководством ведомственного архива работником делопроизводственной службы, секретарем или лицом, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении. Опись дел структурного подразделения должна быть представлена в ведомственный архив через год после завершения дел в делопроизводстве. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы учреждения и утверждается руководителем структурного подразделения. Если структурное подразделение крупное и в нем есть ЭК, то опись до ее утверждения руководством рассматривается и одобряется ЭК. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах: один экземпляр остается в делах структурного подразделения, второй передается в ведомственный архив вместе с делами. Информационно-поисковая система (название программного комплекса и краткое описание). В настоящее время в связи с ростом объема информации, обусловленным развитием экономики, расширением номенклатуры выпускаемой продукции, строительством новых объектов, освоением новых районов, количество документации, создаваемой в организациях, предприятиях, фирмах, стремительно растет. Это обусловливает необходимость четкой постановки работы с документами — в противном случае закономерно появление документов низкого качества, плохо составленных и плохо оформленных, не содержащих полную и ценную информацию, требующих увеличения срока обработки. Решение этой задачи возможно при условии использования системы автоматизированного делопроизводства, которая предоставляет следующие возможности: ввод, подготовка и редактирование документов; составление документов на основе типовых шаблонов, хранящихся в памяти персонального компьютера (ПК); осуществление регистрации документов; осуществление контроля исполнения документов; систематизация документов, формирование дел; хранение и поиск документов; обмен документами с руководством и сотрудниками; пересылка документов. Автоматизация процедур делопроизводства позволяет значительно повысить производительность труда за счет сокращения времени на составление, обработку и передачу документов и снизить затраты на их хранение. В результате работа с документами становится более оперативной и эффективной. Автоматизация делопроизводства предполагает автоматизацию подготовки документов предприятия, регистрацию и учет поступающих в организацию документов, прохождение внутренних документов, а также контроль за их исполнением. Хорошая организация документооборота способствует своевременному прохождению документов по подразделениям организации и равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, эффективному управлению предприятием. Автоматизация служб делопроизводства обеспечивает увеличение объема выполняемой работы и уменьшение затрачиваемого для этого времени. Документооборот организации представлен потоками документов различных категорий, схема движения которых разрабатывается руководителем службы делопроизводства. Автоматизированные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству учреждения. Современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного обеспечения управленческой деятельности предприятий поддерживают полный жизненный цикл документа. Электронные офисные системы Автоматизированный офис — это совокупность программно-аппаратных средств и систем, обеспечивающих взаимосвязанное и согласованное решение разнородных управленческих задач: сбор и фиксирование необходимой информации, ее передачу, обработку преобразованной информации для анализа, планирования и контроля деятельности. Информационные системы предприятия, обрабатывающие электронные документы, принято называть электронным офисом. Офисная система — это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации. Задачи электронной офисной системы: автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока; организация одновременного доступа к документам различных пользователей; осуществление эффективного поиска информации; обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов. Офисные системы должны обеспечивать эффективное выполнение следующих функций: ввод, подготовка и редактирование документов; регистрация документов; совместная работа над документами; контроль исполнения документов; создание баз данных (хранение документов); прием и пересылка документов; систематизация документов, формирование дел; подготовка к хранению и архивное хранение дел. На нашем предприятии используется офисная система автоматизации документооборота и делопроизводства «OPTIMA-Workflow». Система «OPTIMA-Workflow» предназначена для автоматизации основных процедур делопроизводства — создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для организации конфиденциального документооборота. Система отслеживает и фиксирует процесс движения документов с учетом времени и имени исполнителя. В системе поддерживаются специальные стандарты зашиты, используются современные методы криптографической защиты и средства ЭЦП для защиты от преднамеренного или случайного вмешательства. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||