Слияние документов. Цель работы получение навыков работы по формированию серийных документов, используя возможности текстового процессора Microsoft Word. Задание

• Название: Цель работы получение навыков работы по формированию серийных документов, используя возможности текстового процессора Microsoft Word. Задание
• Дата: 14.11.2022
• Размер: 47 Kb.
• Имя файла: Слияние документов.doc
• Тип: Решение; #787283

Часто случается, что один и тот же документ необходимо распечатать в большом количестве экземпляров, отличающихся друг от друга только несколькими словами. Это могут быть: письма, квитанции, соглашения и т.п. Для автоматизации этого процесса в текстовом редакторе MS Word существует операция слияния, которая на основе информации, содержащейся в двух документах, формирует требуемые экземпляры документов. Решение этой задачи включает в себя четыре этапа:

1. 
   Определение списка полей в документе, на место которых будет вставлена переменная информация. Каждому полю дается имя.
   
2. 
   Создание файла с данными.
   
3. 
   Создание основного документа-макета, в котором заполняется постоянная информация, и указываются места вставки переменной информации.
   
4. 
   Слияние данных с документом.
   

Цель работы:получение навыков работы по формированию серийных документов, используя возможности текстового процессора Microsoft Word.

Задание: создать шаблон документа по образцу. В качестве источника данных используйте таблицу MS Excel. Разрешается добавлять в таблицу вспомогательные поля, которые заполняются только с использованием формул. Дополните образец информацией, которая будет загружаться из таблицы. Выполните слияние документов в Word и сделайте корректным текст документа так, чтобы он изменялся в зависимости от того, какая информация на нем появится. Альтернативные варианты текста приведены в скобках. Выполните отбор документов по одной из групп и сформируйте документ слияния. Загрузите на сайт курсов документы Шаблон слияния, Данные слияния документ Письма.
Образец документа:
Уважаемый (ая) Имя Отчество!
С радостью (грустью) сообщаю, что по итогам обучения по курсу «Финансовая математика» вы набрали Сумма баллов, что соответствует оценке «зачтено» («не зачтено»). Поздравляю вас с успешным окончанием курса! (Пересдача зачёта состоится в сентябре).
С уважением, ваш преподаватель.
Конец образца
Примечание: зачёт выставляется с 45 баллов.


Порядок выполнения:

1. 
   Запустите MS Word.
   
2. 
   Создайте текст документа по образцу с собственными дополнениями.
   
3. 
   Запустите MS Excel и откройте файл с данными. Отредактируйте или добавьте нужные поля.
   
4. 
   Выполните слияние файлов MS Word (Шаблон слияния) и MS Excel (Данные слияния). Для этого в меню Рассылки – Начать слияние – Пошаговый мастер слияния.
   
5. 
   Этап 1. В области Выбор типа документа выберите Письма.
   
6. 
   Этап 2. В области Выбор документа выберите Текущий документ.
   
7. 
   Этап 3. В области Выбор получателей выберите Использование списка и щелкнуть по значку Обзор и откройте документ MS Excel (Данные слияния).
   
8. 
   Этап 4. Можно приступать к вставке в основной документ полей слияния. Чтобы вставить поле, надо:
   

12. 
    поместить курсор в то место, где должна быть использована информация из источника данных;
    

1. 
   нажать кнопку Другие элементы на панели Слияние;
   

1. 
   выбрать Поля базы данных;
   

1. 
   из развернутого списка выбрать нужное поле и нажать кнопку Вставить. Поле будет вставлено в позицию курсора;
   

1. 
   нажать кнопку Закрыть.
   

9. 
   Сделайте корректным текст документа. В редакторе MS Word есть средства анализа, позволяющие выбрать один из вариантов значения поля в зависимости от некоторых параметров. Для этого:
   

12. 
    выделите словосочетание или слово, которое требуется изменять, в зависимости от того кому адресован документ к мужчине или к женщине, далее нажмите пиктограмму Правила – IF…THEN…ELSE во вкладке Рассылки;
    

1. 
   в диалоговом окне Вставка поля IF: в поле Поле выбрать из списка Пол, в поле Оператор выбрать из списка Равно, в поле Значение указать значение пола «м» (символ записывается так же, как он записан в таблице MS Excel), в поле Вставить следующий текст записать текст, который нужно вставить, если пол имеет значение «м», в поле В противном случае… вставить текст, который будет вставлен, если значение поля Пол не будет равно «м».
   

10. 
    Процедуру коррекции необходимо применить ко всем словам, с неоднозначным текстом.
    
11. 
    Этап 5. Выполните отбор записей, т.е. подготовите окончательный документ, который будет содержать только те документы, которые будут удовлетворять условию вашего варианта. Для этого нажмите на пиктограмму Изменить список… - Фильтр, и выберите поле и оператор в зависимости от условия вашего варианта.
    
12. 
    Этап 6. Завершение слияния. В области Слияние нажать кнопку Изменить часть писем... Откроется окно Составные новые документы. Выбрать нужный вариант (например-все) и нажать ОК.
    

После выполнения слияния в активном окне будет показан документ под названием Письма, содержащий созданные письма.