Делопроизводство
 Скачать 127.88 Kb.
|
|
Делопроизводство Стремление организовать руководство документационным обеспечением аппарата управления существует, вероятно, с тех самых пор, как этот аппарат появился. Ведь установление единых или весьма схожих правил работы с документами вытекает из самой сути производства дел, т.е. письменно зафиксировать решение управленческих задач, придать этим решениям и их обоснованиям официальный характер (юридическую силу) и передать эту официальную информацию, зафиксированную в документах, как внутри своей локальной системы управления, так и в другие организации. Подавляющая часть управленческой работы нуждается в фиксации своих действий, поэтому каждому предприятию необходима эффективная система ДОУ – документационного обеспечения управления. Состав практически применяемых правил документирования, форм документов, технологий обработки и хранения документов напрямую зависит от функций организации. Этим можно объяснить то, что проблемы управления документационным обеспечением находятся в постоянном развитии. Значительно отличаются в различных организациях количественно и качественно службы ДОУ. С точки зрения документирования можно выделить три основные функции современной организации: 1. документационное обеспечение, т.е. документирование процедур управления; 2. коммуникации, или технологии документационного обеспечения; 3. организация учета и хранения документируемой информации в оперативных и перспективных целях. Современные исследователи аппарата управления сравнивают его с нервным центром предприятия – здесь формулируется долговременная политика, здесь накапливаются, хранятся и поддерживаются в рабочем состоянии информационные массивы, составляющие «память» организации, отсюда осуществляется ежедневное руководство. Исходя из этого можно сделать вывод, что реализация функций управления невозможна без хорошо поставленной службы документационного обеспечения управления. В настоящее время существует множество предприятий, учреждений и фирм с развитой системой документационного обеспечения и специальной структурой службы ДОУ. Успех принимаемых решений во многом уже зависит от состояния и качества информационной деятельности, и, чтобы справиться с мощным потоком подлежащих обработке данных, осознается необходимость приспособить к меняющимся требованиям и организацию своих делопроизводственных служб. 1.Шпора Подавляющая часть управленческой работы нуждается в фиксации своих действий, поэтому каждому предприятию необходима эффективная система ДОУ – документационного обеспечения управления. Современные исследователи аппарата управления сравнивают его с нервным центром предприятия – здесь формулируется долговременная политика, здесь накапливаются, хранятся и поддерживаются в рабочем состоянии информационные массивы, составляющие «память» организации, отсюда осуществляется ежедневное руководство. Исходя из этого можно сделать вывод, что реализация функций управления невозможна без хорошо поставленной службы документационного обеспечения управления. 2.Деловые (служебные) письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления. Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки. По функциональному признаку письма можно разделить на две группы: письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки. письма, не требующие ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.). Письма можно классифицировать по аспектам: письмо-напоминание - факт напоминания; письмо гарантийное - выражение гарантии, документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным; письмо-подтверждение - указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт; письмо-ответ - по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнение просьбы; информационное письмо - информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях; письмо-приглашение - письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем. инициативное письмо - это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов; сопроводительное письмо - письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму; письмо-предупреждение - предупреждение о возможных ответных шагах и т. д. Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, т. е. быть многоаспектным. По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. В сфере торговых отношений сложились определенные типы коммерческих писем: письмо-запрос; ответ на запрос; письмо-извещение; письмо-предложение (оферта); письмо-ответ на предложение; письмо-подтверждение заказа; письмо-отказ от поставки товара, от оплаты и т. п.; письмо-рекламация; письмо-ответ на рекламацию и др. По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов. По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста. 2.Шпора. .Деловые (служебные) письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо - всегда официальное сообщение. По функциональному признаку : требующие ответа и не требующие ответа. Письма можно классифицировать по аспектам: письмо-напоминание ,письмо гарантийное, письмо-подтверждение, письмо, информационное письмо, письмо-приглашение, инициативное письмо сопроводительное письмо, письмо-предупреждение - По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. В сфере торговых отношений сложились определенные типы коммерческих писем: письмо-запрос; ответ на запрос; письмо-извещение; письмо-предложение (оферта);письмо-ответ на предложение; письмо-подтверждение заказа; письмо-отказ от поставки товара, от оплаты и т. п.; письмо-рекламация; письмо-ответ на рекламацию и др. 3. Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП). В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90). С 01.07.1998 года в Российской Федерации введен в действие ГОСТ Р 6.30-97 [3], внесший существенные изменения в оформление управленческой документации в связи с компьютеризацией делопроизводства. Имеется некоторый опыт в создании других систем унифицированной документации (финансовой, торговой, снабженческо-сбытовой и др.). 3.Шпора Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП). В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90). С 01.07.1998 года в Российской Федерации введен в действие ГОСТ Р 6.30-97 [3], внесший существенные изменения в оформление управленческой документации в связи с компьютеризацией делопроизводства. |