Делопроизводство
 Скачать 127.88 Kb.
|
22. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВВ понятие делопроизводство входит кроме документирования информации и организации документооборота, также хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия. Данный вид хранения называют оперативным, при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида: хранение документов в процессе их исполнения; хранение исполненных документов. Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями "Срочно", "На исполнение", "На подпись" и т.д. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел. По ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, а номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Требования, предъявляемые к номенклатуре дел, изложены в части 3.4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела называется формированием дела. Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства – службой документационного обеспечения управления (ДОУ), при децентрализованном – как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год и др.); дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Более подробно порядок формирования дел описан в части 3.5 Основных правил работы архивов организаций. Кроме формирования дела предусмотрен также процесс его оформления, который должен осуществляться по правилами, изложенным в части 3.6 Основных правил работы архивов организаций. Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), включая документы по личному составу, должны передаваться для хранения в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. При этом передача дел осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. Подробнее порядок комплектования архива организации и передачи в него дел описаны в частях 3.1, 3.2, 3.3 и 3.7 Основных правил работы архивов организаций. Дела временного хранения (до 10 лет включительно), как правило, на хранение в архив организации не передаются: они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. В последние время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упросить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей. Создавать такие электронные хранилища документов лучше только в тех организациях, в которых не эксплуатируются системы автоматизации документационного обеспечения управления, а их внедрение не планируется. В своем большинстве системы, автоматизирующие ДОУ, позволяют при регистрации документа сохранять файл с его образом в специальном хранилище. 23. Организация контроля за исполнением документовКонтролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, — с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 № 1118-р председателем Комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки — принятием нового акта, индивидуальные — распоряжением руководителя, который их установил. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов. Службой контроля осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя; напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов. Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.). Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет — не реже одного раза в год, заданий последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц, заданий, поручений текущего месяца — каждые десять дней и за пять дней до истечения срока. Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом отправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты исполнения и содержания соответствующих мероприятий. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях. Служба документационного обеспечения или лицо, ответственное за документацию, учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизованно или децентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать вдела машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. 24. Формирование дел - группировка документов в дела согласно номенклатуры. К началу нового года разрабатывается или пересматривается номенклатура дел. Готовятся папки для формирования новых дел согласно номенклатуры дел. На папках указываются реквизиты: ¨ наименование вышестоящей организации; ¨ наименование учреждения; ¨ наименование структурного подразделения; ¨ номер (индекс) дела; ¨ название дела; ¨ дата (начало и окончание); ¨ количество листов; ¨ срок хранения. На делах постоянного хранения указывается: “хранить постоянно”. Исполненные документы распределяются и раскладываются в дела в день исполнения или на следующий день. В дела подшиваются документы, исполненные в течение одного календарного года, в которых проставлены все делопроизводственные пометки. Прежде необходимо проверить наличие реквизитов: подписи, даты, индекса, заверительной надписи, отметки об исполнении (В дело № ). Документы постоянного хранения - уставы, приказы, положения, отчеты, протоколы собраний. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. При большем количестве документов их формируют в самостоятельные дела по узким вопросам: “Переписка с фирмой “Омега” о поставке множительной техники”, “Переписка с облстатом”, “Переписка со строительной фирмой “Атлант” и т.д. Документы подшивают в хронологическом, алфавитном или нумерационном порядке. Документы личных дел следует подшивать в алфавитном порядке. Накладные и квитанции - в нумерационном. В хронологическом порядке подшивают служебные письма, систематизируя их так, чтобы письмо-ответ было подшито за письмом-запросом. По хронологии подшивают распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления). Дела по заявлениям и жалобам граждан формируют отдельно от общей переписки. Приказы по общей деятельности подшивают в дела отдельно от приказов по личному составу. Приложения к документам большого объема подшивают в отдельные тома, а небольшие - присоединяют к документам, к которым они относятся. Документы оформляют в твердых папках-скоросшивателях или в более удобных папках-регистраторах, применяемых в последнее время. Оформление дел проводится тщательно, чтобы в архив поступали дела, не требующие дополнительной обработки. Хранить дела следует в запирающихся шкафах, разделенных на ячейки, в которых можно поставить 5-10 папок с документами. Располагают папки вертикально, что обеспечивает быстрый поиск нужного дела. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре, а на внутренней дверце шкафа крепится копия НД. Последовательность расположения дел на полке должна соответствовать НД. При поиске документов сначала находят номер нужного дела по номенклатуре, затем по номеру - папку с документами. В последнее время получила распространение система подвесного хранения в специальных шкафах, сложная по устройству, но обеспечивает компактное хранение и быстрый поиск. Горизонтальный способ хранения - менее удобен (папки лежат стопками). При формировании дел следует руководствоваться следующими правилами: 1 - документы группируют в дела только за календарный год; 2 - исключение составляют переходящие дела, а также личные дела, которые формируют в течение всего периода работы сотрудника в учреждении; 3 - документы учебного заведения формируют за учебный год; 4 - нельзя помещать в дело документы постоянного и временного хранения; 5 - включают в дело документы в одном экземпляре; черновики и размноженные копии в дело не подшивают. При выдаче документа, подшитого в дело, на его место закладывается лист-заместитель, в котором указывается: кому, когда и на какой срок выдан документ. При необходимости дело может быть выдано во временное пользование. На его место помещается карта-заместитель с указанием номера дела, даты выдачи, фамилии лица, которому оно выдано, даты возвращения, росписи в получении и приеме дела. Выдача бухгалтерских дел производится по распоряжению главного бухгалтера. Выдачу копий документов, вынос дел из учреждения или передача в другое структурное подразделение можно производить только с разрешения руководителя учреждения или начальника структурного подразделения. Выдавать документы из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях (по требованию судебно-следственных органов) изъятие производится с разрешения руководителя, а вместо документа оставляют заверенную копию и акт о причине изъятия. Хранятся дела централизованно в канцелярии или в структурных подразделениях (у исполнителей – нежелательно). Дела должны храниться в шкафах. Заключительным этапом работы с документами является подготовка дел к сдаче в архив для последующего хранения. В структурных подразделениях дела хранятся еще год после их формирования для дальнейшей работы, а потом их сдают в архив. |