деловые комуникации тема деловая беседа. Деловая беседа
 Скачать 31.6 Kb.
|
|
Министерство образования и науки РФ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Пермский национальный исследовательский политехнический университет» Березниковский филиал кафедра «Химической технологии и экологии» Доклад По дисциплине Деловые коммуникации Тема: «Деловая беседа» Выполнил: студент Группы БТПП-20В Заостровских А.А. Проверил: канд. психол. наук, доцент кафедры ОНД БФ ПНИПУ Семенова М.Н. Березники, 2021 Деловая беседа Условно деловое общение можно условно разделить на прямое (непосредственный контакт) и косвенное (наличие между оппонентами пространственной или временной дистанции). Считается, что непосредственный контракт обладает большей результативностью, так как поддерживается эмоциональным воздействием и внушением. В целях достижения результатов совместной деятельности и решения значимых проблем сформировался целый комплекс разнообразных форм деловых коммуникаций. К такому числу принято отнести : - деловые беседы, встречи, и интервью Современная деловая беседа представляет собой устный речевой контакт между взаимозаинтересованными людьми, имеющими необходимые полномочия для установления деловых отношений и решения деловых проблем. В ходе деловой беседы устанавливается взаимосвязь и взаимодействие между оппонентами, для обмена информацией и опытом, предполагающее достижение конкретного результата, решение определенной проблемы или реализацию определенной цели. Недостаточно чтобы осуществился речевой контакт, необходимо, чтобы слова были сказаны к месту, обращены к конкретному человеку и понятными для него условиями. Практика деловых коммуникаций демонстрирует, что для решения бизнес-проблем необходимо научиться налаживать контакты друг с другом. Поэтому беседы в бизнесе получили широкую распространённость и лидерство среди многообразных форм взаимодействия. Зачастую деловая беседа является единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции, позволяет принять заранее вами подготовленное предложение. Мастерство делового общения проявляется в умении вести деловые беседы – то есть устанавливать устный контакт, призванный стимулировать решение конкретных проблем. Беседы различаются по: длительности, форме, цели и содержанию. Можно выделить следующие виды бесед: - беседы информационного характера; - беседы дисциплинарного характера; - беседы, связанные с поручением задания; - беседы, связанные с контролем выполнения задания; - беседы в ходе конфликтной ситуации, направленные на ее разрешение; - беседы неформального характера для улучшения психологического климата; - беседы при найме и увольнении. К числу важнейших функций деловой беседы следует отнести: - поддержание взаимоотношений с партнером; - совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов; - контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий; поддержание деловых контактов; стимулирование деловой активности. Деловая беседа - это устный контакт между деловыми партнерами, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивных подходов к их решению. Главная задача деловой беседы - убедить партнера принять конкретные предложения. К числу важнейших функций деловой беседы относят: - взаимное общение работников из одной деловой сферы; - совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов; - контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий; - поддержание деловых контактов; - стимулирование деловой активности Как форма общения деловая беседа подчиняется всем законам и правилам - психологическим и этическим межличностного общения. Вместе с тем у деловой беседы есть и свои особенности. Они касаются прежде всего структуры и типов деловой беседы. В качестве основных этапов деловой беседы традиционно выделяют следующие. Подготовка к деловой беседе. Прежде чем вступить в контакт, нужно продемонстрировать вашу готовность к общению улыбкой. Выбирая модель поведения, внимательно вглядитесь в собеседника. Что он из себя представляет? В каком состоянии находится? Что в нем преобладает - рациональное или эмоциональное? Каков его жизненный опыт? Каким образом он пришел к позиции, которую излагает? Основные требования к деловому разговору. 1. Правильность – грамотность речи («кто владеет словом – владеет миром»). 2. Точность – соответствие высказываний мыслям говорящего. 3. Краткость – отсутствие ненужных повторов, излишней детализации и словесного мусора. 4. Доступность – простота речи, соответствие ее содержания уровню подготовленности аудитории к восприятию. 5. Использование приемов обратной связи: «Я правильно понял, что…».«Правильно ли я понял, что …». Правильность речи дает возможность заинтересовать собеседника, публику, завоевать их доверие, если обладает: Семантической грамотностью; Стилистической грамотностью; Лексическая грамотностью; Паронимическая грамотность; Правильное ударение, склонение, спряжение; Богатый литературный словарный запас; Установление места и времени встречи. Договариваясь о месте и времени встречи, можно использовать следующие позиции: а) позиция "сверху": "Я жду вас в 16.00 у себя в кабинете"; б) позиция "снизу": "Мне хотелось бы с вами посоветоваться. Когда и куда мне подъехать?" ("Когда вы сможете меня принять?"); в) позиция "на равных": "Нам следует обсудить этот вопрос основательно. Давайте согласуем место и время нашей встречи". 3. Начало беседы. Нужно очень хорошо знать суть предмета, цель, которую они преследуют в данном общении, четко представлять результаты, которые они хотят получить. Любой человек, общаясь со множеством других людей, постепенно накапливает свой личный опыт и формирует свои собственные представления о приемах эффективного общения. Если возникают сложности в начале беседы, особенно с незнакомыми собеседниками. Типичным примером является спонтанное возникновение симпатии или антипатии, в основе которой лежит личное впечатление, вызванное тем, что наш собеседник нам кого-то напоминает. Это может оказать как позитивное, так и негативное воздействие на ход беседы. Особенно опасно, если возникают предубеждения и предрассудки. В таких случаях нужно действовать осмотрительно, не торопясь Постановка проблемы и передача информации. Информирование о деле, с которым вы пришли на встречу, должно быть предельно конкретным и опираться на знание следующих важных коммуникационных особенностей: - говорить следует на "языке" собеседника. - передавать информацию с учетом целей и интересов собеседника, делая его соавтором своих идей, а не противником. - учитывать мотивы и уровень информированности (компетентности) собеседника по конкретной проблеме; - постараться отказаться от монолога и перейти к диалогу, используя для этого конкретные вопросы и размышляя вместе с собеседником; - наблюдать за реакциями партнера по общению и гибко менять свое поведение исходя из ситуации (изменять сложность, скорость, "громкость" изложения информации). Существует пять основных групп вопросов: Закрытые вопросы. Это вопросы, на которые ожидается однозначный ответ "да" или "нет". лучше задавать не тогда, когда нам нужно получить дополнительную информацию, а в тех случаях, когда мы хотим быстрее получить согласие или подтверждение ранее достигнутой договоренности. открытые вопросы. Это вопросы, на которые нельзя ответить "да" или "нет", они требуют какого-то пояснения. Это вопросы "что?", "кто? задают в тех случаях, когда нужны дополнительные сведения или необходимо выяснить мотивы и позицию собеседников Риторические вопросы. На эти вопросы не дается прямого ответа, так как их назначение - вызвать новые вопросы и указать на нерешенные проблемы. Задавая риторический вопрос, говорящий надеется "включить" мышление собеседника и направить его в нужное русло Переломные вопросы. Они удерживают беседу в строго установленном направлении или же поднимают целый комплекс новых проблем. Подобные вопросы задаются в тех случаях, когда мы уже получили достаточно информации по одной проблеме и хотим "переключиться" на другую. Опасность использования этих вопросов заключается в возможности нарушения равновесия между партнерами. Вопросы для обдумывания. Они вынуждают собеседника размышлять, тщательно обдумывать и комментировать то, что было сказано. Цель этих вопросов - создать атмосферу взаимопонимания. Аргументирование. Наибольшее влияние на партнеров в деловой беседе оказывает аргументация (от лат. - суждение) - способ убеждения кого-либо посредством значимых логических доводов. Она требует больших знаний, концентрации внимания, присутствия духа, корректности высказываний, при этом ее результат во многом зависит от собеседника. Для того чтобы аргументация была успешной, важно войти в положение партнера, "почувствовать" его. В аргументации, как правило, выделяют две основных конструкции: - доказательная аргументация, с помощью которой можно что-то доказать партнеру; - контраргументация, с помощью которой можно опровергнуть убеждения партнера При этом обе конструкции включают в себя две категории аргументов: 1) факты или соображения, свидетельствующие о том, что данное предложение (позиция, решение) позволят собеседнику получить какие-то выгоды; 2) факты или соображения, убеждающие собеседника в том, что данное предложение (решение) позволит избежать каких-то конкретных неприятностей. Парирование замечаний собеседника. Замечания собеседника означают, что он вас активно слушает, следит за вашим выступлением, тщательно проверяет вашу аргументацию и все обдумывает. Существует следующие виды замечаний: - невысказанные замечания; Такие замечания, которые собеседник не успевает, не хочет или не смеет высказать, поэтому мы сами должны их выявить - предубеждения; Они относятся к причинам, вызывающим неприятные замечания, особенно в тех случаях, когда точка зрения собеседника полностью ошибочна. В подобной ситуации вам необходимо выяснить мотивы и точку зрения собеседника, подойти к взаимопониманию. - ироничные замечания; (ехидные) замечания. Такие замечания являются следствием плохого настроения собеседника, а иногда и его желания проверить вашу выдержку и терпение. - замечания с целью получения информации; Такие замечания являются доказательством заинтересованности вашего собеседника и имеющихся недостатков в передаче информации. - замечания с целью проявления себя; эти замечания можно объяснить стремлением собеседника высказать собственное мнение. - субъективные замечания; Такие замечания характерны для определенной категории людей. Типичная формулировка таких собеседников: "Все прекрасно, но мне это не подходит" - объективные замечания; Это замечания, которые собеседник высказывает для того, чтобы развеять свои сомнения. Эти замечания искренни, без всяких уловок. Собеседник хочет получить ответ, чтобы выработать собственное мнение - замечания с целью сопротивления. Замечания, как правило, возникают в начале беседы, поэтому они не являются и не могут быть конкретными. Причина их чаще всего состоит в том, что ваш собеседник не ознакомился с вашими аргументами, а тема беседы четко не определена. Принятие решения и фиксация договоренности. Если вам удалось переубедить партнера, можно переходить к достижению договоренности. Это рекомендуется делать с помощью цепочки вопросов. На этом этапе беседы особенно важно проявить хладнокровие и выдержку и соблюдать некоторые правила: - нельзя колебаться, демонстрировать неуверенность; - следует сохранять спокойствие; - оставляйте в запасе один сильный аргумент; - не сдавайте свои позиции до последнего, пока не испробуете все возможности либо пока собеседник несколько раз отчетливо не повторит "нет". - Достигнутую договоренность надо зафиксировать. Можно предложить подписать подготовленный документ, можно зафиксировать и в устной форме. Завершение деловой беседы. Если не удалось достичь договоренности, то необходимо красиво выйти из контакта. Если договоренность достигнута, то не следует злоупотреблять расположением и временем партнера. Итоги беседы должны быть резюмированы. Весьма полезно для приобретения опыта: - сделать записи о сути решения в рабочий блокнот в присутствии партнера; - составить официальный протокол решения; - установить конкретные сроки исполнения решения и способ информирования друг друга о результатах намеченных действий; - поблагодарить собеседника и поздравить его с достигнутым решением; - выход из контакта осуществить сначала невербально (изменить позу, отвести глаза, встать), а затем речевым прощанием. 9. Анализ результатов деловой беседы. Любую беседу после ее завершения необходимо анализировать. Это дает возможность осознать допущенные просчеты, накопить полезный опыт на будущее. Анализ беседы предполагает ответить на следующие вопросы: 1. Помните ли вы цель разговора? 2. Каков конкретный результат встречи? 3. Мог ли он быть лучшим? 4. Все ли аргументы вы использовали? 5. Удачно ли вы отвечали на вопросы? 6. Удачно ли вы парировали замечания партнера? 7. Какой была атмосфера беседы? 8. Правильную ли психологическую позицию занимали вы и ваш партнер? 9. Какое впечатление вы произвели на партнера? 10. Есть ли возможность повторной встречи? Анализируя беседу, не корите себя за возможные упущения |