Орыс тілі. деловая переписка электр,почта. Деловая переписка по электронной почте Шарыпханова Сымбат
 Скачать 1.11 Mb.
|
Деловая переписка по электронной почтеШарыпханова СымбатРЭТк-21-6Деловая переписка — важнейшая форма деловой коммуникации, а также наиболее часто употребляемая группа документов в письменном деловом общении. Она используется для оперативного информационного обмена между организациями, фирмами и т. д. Переписку отличает широкое видовое разнообразие — от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Деловая переписка имеет непосредственное отношение нс только к делопроизводству, но и ко всему процессу управления бизнесом. По тому, как ведется деловая переписка, каково отношение к ней в организации, можно судить о ее эффективности. Качество деловой переписки имеет прямое отношение также к имиджу организации. Грамотное отношение к деловым письмам, их квалифицированное составление и оформление создают привлекательный образ организации не только для актуальных, но и для потенциальных партнеров. Кроме этого хорошо поставленная деловая переписка способствует эффективному управлению организацией. Широкое распространение сегодня получила переписка посредством электронной почты. Ее системы расширили и интенсифицировали письменное общение. В результате оперативности увеличивается комфортность и привлекательность деловой переписки. Поэтому электронная почта рассматривается сегодня как весьма перспективная письменная коммуникация. Таким образом, грамотная, хорошо отлаженная деловая переписка является важнейшим компонентом современного менеджмента и всей деятельности организации. Электро́нная почта — технология и служба по пересылке и получению электронных сообщений (называемых «письма», «электронные письма» или «сообщения») между пользователями компьютерной сети (в том числе — Интернета). Электронная почта по составу элементов и принципу работы практически повторяет систему обычной (бумажной) почты, заимствуя как термины (почта, письмо, конверт, вложение, ящик, доставка и другие), так и характерные особенности — простоту использования, задержки передачи сообщений, достаточную надёжность и, в то же время, отсутствие гарантии доставки. В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Её преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. При этом следует помнить, что электронная переписка имеет свои нюансы, правила и этика. Получение писем Проверять почту следует не менее 2 раз в день – с утра и после обеда, иначе есть риск застопорить работу других людей и затянуть решение вопросов. Настройте автоматическую доставку/получение почты хотя бы каждые 10 минуты. Если Вы очень заняты и Вам пришло письмо, оцените от кого оно, тему и пробегите его глазами – это поможет быстро понять, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать; Самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты – сразу отвечать на письма. Поэтому, если Вы не ведете разговор или другую деятельность, не терпящую прерывания, ответьте на письмо сразу. Электронная подпись Ее наличие – полезно (есть наша контактная информация) и это хороший тон, демонстрирующий наш профессионализм. Подпись не должна превышать 5-6 строк. Она должна включать в себя минимум нашу фамилию и имя. Кроме этого желательно указать номер Вашего телефона, адрес электронной почты, название и физический адрес компании, а также адрес ее сайта. Имеют два варианта электронной подписи: для инициативных (собственных) писем с полной подписью и для ответов. Для ответов достаточно просто: С уважением, Фамилия Имя. Заключение Деловая переписка – одна из важнейших составляющих деятельности предприятия, поэтому для достижения наилучших результатов следует иметь в виду «человеческий фактор» (усталость, загруженность адресата работой, возможно, его плохое самочувствие). Поэтому тон любого письма должен быть корректным. Сочетание тщательно отобранной лексики и простота изложения должны обеспечивать убедительность и исключать дополнительную уточняющую переписку. Следует избегать неточностей, двусмысленности, профессионализмов и ненужных сокращений. Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже мелкое несоблюдение правил может сделать его дефектным с юридической точки зрения. Это особенно важно, при ведении международной переписки, т.к. за рубежом не принято ставить печать на коммерческие документы, достаточно одной подписи уполномоченного лица даже на заказах, отчетах и гарантийных письмах. Спасибо за внимание! |