Делопроизводство. Вопросы и задания для самоконтроля. Дикая Ольга Дмитриевна мено201мз Вопросы и задания для самоконтроля
 Скачать 109.73 Kb.
|
|
Дикая Ольга Дмитриевна МЕНО-201мз Вопросы и задания для самоконтроля Почему государственный служащий должен обладать навыками редактора? Культура деловой служебной переписки во многом зависит от решения проблем этикетного характера. Деловой этикет проявляется как в форме, так и в содержании служебных писем. Ключевые фразы строго официальных и полуофициальных писем имеют существенные различия. Составляя письмо, адресант должен точно знать необходимые виды официальных обращений, типичные языковые формулы выражения просьбы, отказа, извинения, претензии и т.д. Каковы методика и техника редактирования служебного документа? Методика редактирования служебного документа предполагает определенную последовательность в редакторской работе. Правильным направлением при редактировании служебного документа является поступательное движение от текста к слову: • сначала редактор исправляет фактологические и логикосмысловые ошибки и недочеты в целостном тексте; • затем переходит к исправлению нормативно-стилистических и собственно стилистических ошибок в построении сложных и простых предложений; • в последнюю очередь осуществляется языковая работа над словосочетанием и отдельными словами. Профессионалами-редакторами замечено, что соблюдение именно такой последовательности в процессе редактирования сводит к минимуму пропуск ошибок или недочетов в тексте, исключает двойную работу со словом. Редактирование документа должно осуществляться поэтапно. Обычно эта работа состоит из трех основных этапов: 1) первичное знакомство с текстом документа и его логикосмысловой анализ; 2) проверка фактического материала документа; 3) собственно редактирование с исправлением всех видов языковых ошибок. Назовите основные типы ошибок, нарушающих понимание смысла и логики текста Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства» (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант: «снизить себестоимость»). Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например «конструкторат», «переорганизация», а также слов, относящихся к разговорной лексике, например «секретарша», «лаборантка». Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: «в апреле месяце» (апрель — именно месяц, и ничто иное), «информационное сообщение» (любое сообщение содержит информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: «польза от использования», «следует учитывать следующие факты», «данное явление полностью проявляется в условиях»... Приведите примеры типичных ошибок, встречающихся в текстах служебных документов Грамматические ошибки Неправильное употребление падежей. Ошибки при склонении фамилии. Ошибки при употреблении количественных имен числительных. Изменение грамматической формы слов, входящих во фразеологический оборот. Структурные ошибки Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Синтаксические ошибки Самая распространенная ошибка в деловых бумагах - нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Морфологические ошибки Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Лексические ошибки Неправильное использование слов-терминов. Неуместное или неоправданное использование иностранных слов. Заимствование иностранных слов Употребление архаизмов Тавтология или смысловые повторы, возникающие в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Неразличение паронимов. Ошибки в употреблении слов-синонимов. Ошибки при применении фразеологизмов в деловой речи. Стилистические помехи Технические помехи К техническим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). Основная причина возникновения технических помех – небрежность при составлении делового письма. С какими трудностями этикетного характера сталкивается служащий при написании делового письма? При написании письма или оформлении документа существует ряд трудностей этикетного характера. Деловой этикет проявляется как в форме, так и в содержании документов. Очень важно, например, точно знать необходимые виды обращений в официальном письме, типичные формулы выражения просьбы, отказа, извинения, претензии и т. д. Рассмотрим наиболее употребительные языковые формулы официально-делового письма. Обращение. Обращение к адресату нередко используется не только в письма полуофициального характера, но и в служебной переписке, если ситуация требует обращения непосредственно к должностному лицу. При обращении к адресату учитываются его служебное положение, служебное положение адресата, сфера деятельности того и другого и некоторые другие аспекты. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является: Уважаемый господин (жа) (фамилия)! Уважаемый господин министр! В письмах- приглашениях, извещениях и др. допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Николай Петрович! В последнее время употребление восклицательного знака после обращения заменяетс на запятую. При этом текст самого письма, начинается с абзаца, но не традиционной прописной буквы, а как в английском, со строчной, например: Уважаемый Сергей Александрович, обращаемся к Вам с предложением... Заключительные слова. Правила русского этикета требуют: если текст документа начинается формулы личного обращения к адресату, то и в конце текста, перед подписью, должна быт заключительная формула вежливости: С уважением, (подпись). Языковые клише пронизывают в деловой корреспонденции весь текст. В официальных письмах с помощью определенных языковых формул выражаются самые разные аспекты содержания: извинение, благодарность, просьба, разрешение. Эти языковые формулы являются нормой современного русского этикета, и нет необходимости изобретать собственные этикетные фразы. В качестве примера приведем некоторые из них. Формулы, подтверждающие получение письма или документа. Сообщаем Вам, что мы получили (такой-то документ) от (дата)... Формулы благодарности. Благодарим Вас за… Формулы, употребляемые при отправке документов. Высылаем (договор, документацию, проект Устава и др.)… Формулы, выражающие подтверждение. Подтверждаем получение… Формулы, выражающие напоминание. Напоминаем Вам, что (срок представления проекта, задолженность по оплате и др.)... Формулы, выражающие извещение. Сообщаем, что (к сожалению, не можем выслать и др.) Ставим Вас в известность, что (Ваши рекомендации утверждены) При написании делового письма используются и другие языковые формулы, выражающие различные деловые ситуации. Но всегда следует помнить, что в этих фразах не должно быть излишней вычурности, так называемой ложной вежливости. Например: Не откажите в любезности... Если Вас не затруднит... Также недопустимо использовать в тексте делового письма слишком резкие, требовательные и категоричные фразы. Например: Категорически требуем... Рассмотрите и утвердите наш проект. Общий тон письма должен быть спокойным и вежливым, без излишних эмоций. Соблюдением этикета в деловой письменной речи является строгое употребление личных местоимений. Поскольку деловое общение является официальным по своему характеру и его участники - это должностные лица и работники государственного аппарата, действующие от имени организаций, то при формулировке просьб, запросов, предложений приняты следующие формы местоимений. 1. Первое лицо множественного числа. Например: Просим... Сообщаем... Подтверждаем... 2. Третье лицо единственного или множественного числа. Например: Министерство считает возможным... Дирекция и профсоюзный комитет убедительно просят.... З. Первое лицо единственного числа используется в письмах конфиденциального характера, а также в документах, оформленных на бланках должностных лиц. Например: Прошу... Ставлю Вас в известность... Довожу до Вашего сведения.... В ведомственной письменной речи наблюдается тенденция к утрате местоимения Я. Например: вместо «я прошу» пишут «прошу». Но нельзя написать «мною решено», правильно: «я решил». Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением ОН. Это местоимение может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому в служебных документах его следует использовать с особой осторожностью. Очевидно, что в приказе, постановлении, распоряжении, характеристике необходимо указывать фамилию лица и его инициалы даже при повторах. Орфографическая этикетная особенность ведомственной письменной речи связана с написанием прописной буквы в местоимении Вы (во всех формах) в качестве вежливого обращения к одному лицу. В чем состоит смысл стандартизации делопроизводства? Утвердить новые нормы, реформировать правила и требования по составлению и оформлению деловых бумаг. Это делают, чтобы распространить результаты унификации для их всеобщего применения. В чем заключаются преимущества электронного делопроизводства перед традиционным? высокая скорость обработки документов; возможность автоматизации многих аспектов документооборота; компактность — электронная база данных занимает меньше места, чем бумажные дела; высокая степень защищённости информации; возможность удалённой работы с документами. Что такое оцифрование документа и в каких целях оно используется? Это процесс преобразования аналоговых технологий и физических объектов в цифровые. Например, сканирование бумажных документов, использование облачного хранилища для хранения всех важных файлов устранило необходимость в громоздких шкафах для бумаг. Каковы основные требования к режимы хранения документов? Под технологией хранения документов понимают комплекс мероприятий, направленных на обеспечение сохранности документов в процессе хранения. К числу этих мероприятий относят физико-химическую обработку документов, создание оптимального режима их хранения, реставрацию документов, изготовление гарантийных копий. Существуют следующие режимы хранения: 1. световой; 2. температурно-влажностный; 3. противопожарный; 4. охранный. Какие виды документов составляют группу документов по трудоустройству, учету и работе с кадрами? Трудовые договоры с сотрудниками Личные карточки работников Трудовые книжки Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки Штатное расписание Должностные инструкции Правила внутреннего трудового распорядка График отпусков Положение о персональных данных Согласия на обработку персональных данных Положение об оплате труда Табель учета рабочего времени Расчетный листок и документ об утверждении его формы Приказы Назовите отличие таких документов, как «приказ» и «распоряжение». Приказ – это акт руководителя, направленный на решение определенных организационных задач и содержащий обязательные для подчиненных распоряжения. Приказы постоянно применяются в хозяйственной жизни. Например, прием на работу и увольнение работника оформляется приказом работодателя. В государственных организациях издание приказов и распоряжений регламентируется нормативными актами. Распоряжение – это акт руководителя, его подчиненного, либо представителя, направленный на решение определенных организационных задач и содержащий обязательные для подчиненных распоряжения. Тоже широко распространен на практике. Например, в ч. 6 ст. 193 ТК РФ указано, что применение дисциплинарного взыскания для сотрудника может оформлено как приказом, так и распоряжением. Из определений видно уже как минимум одно отличие – приказ издается руководителем, а распоряжение может быть издано другими начальниками. Но это не все отличия, об остальных ниже. Основные отличия приказа и распоряжения.  Как следует оформлять названия организаций в реквизитах документов? Наименование организации - автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением). Над наименованием организации - автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Какие реквизиты являются обязательными для всех видов документов? Обязательными реквизитами документов всех систем являются: наименование организации - автора документа; код организации - автора документа; название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок); заголовок к тексту; код формы документа; дата документа; индекс; текст; визы; подпись; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В чем состоит смысл унификации документов? Процесс унификации текста документа заключается в выборе оптимальных языковых форм и закреплении их за типовыми управленческими решениями. Данный процесс может проходить на уровне фраз, текстовых блоков или всего текста деловой бумаги. Результатом этой работы становится повышение оперативности подготовки и оформления управленческих решений. Назовите общие функции, свойственные всем документам. Главная, единая для всех документов функция – хранение и передача (распространение) информации во времени и в пространстве. К общим функциям относятся: • информационная, т.е. любой документ является носителем информации, его цель – удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний, сохранять эту информацию во времени и в пространстве; • социальная, т.е. всякий документ является выражением той или иной социальной потребности; • функция фиксации, т.е. документ является средством фиксации информации о принятых управленческих решениях и результатах функционирования системы управления; • коммуникативная, т.е. документ является информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности, выступая средством прямой и обратной связи между управляющей и управляемой системами, между государственными организациями, должностными лицами. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна; • кумулятивная, т.е. с помощью документа информация не только передается, но и накапливается, собирается, упорядочивается с целью ее сохранения для нынешнего и будущих поколений; • культурная, т.е. документ – это письменный исторический источник, памятник истории и культуры, выступающий средством закрепления и передачи культурных традиций. |